社会活动家是干嘛的:时间管理

优先处理何种事情 (1)紧急且重要，(2)紧急但不重要，(3)不紧急但重要，(4)不重要且不紧急“重要、不重要、紧急、不紧急”四个词凑到一起来形容事情的话，可以有四种组合：重要又紧急的、重要但不急的、不重要但紧急的、不重要又不紧急的。如果让你安排做事情的先后，该怎么排？你每天都围着哪种事情在耗费时间精力？这个问题看似简单，其实很是考验人的能力的。至少这些年来我观察是如此。

      首先，是如果让你安排事情先后，99%的人都会把重要又紧急的事情放到第一位，不重要又不急的放在最末吧？其次，是在真正的现实生活中，50%以上的人每天忙着的不重要的事（但很可能的确很急）而不自知。

      然后，便是我的“开坛讲法”了  。所以要把这几个词提出来细细琢磨，只因这四个词很好地包含了我们每天都要做的事情的特质，而如何正确制定自己的计划，实在是磨刀不误砍柴功的要紧事，再进一步，一个人成功与否，很大程度上也就体现在这里了。

     首先，一个优秀的人，一定要有敏锐的判断力，对于一件事重要与否应该在每一时间做出正确的判断，才方便下一步制定计划。而现实中很多人，在第一步判断重要性时便出了错：往往把一些不重要但很急的事当做要事大事来抓，每天忙得团团转但其实又真的没干什么，就向一个救火队员一样，哪里有火哪里跑，最后却收益甚微。这一点，在我周围的朋友中，XY表现得可算突出得很了（说了实话，别气别怒哈。。。）

      其次，真正的高手，是不会整天被所谓重要又紧急的事拖着到处乱转的。为什么？因为对这类人而言，重要又紧急的事一般不会太多。为什么？因为他们的注意力，一开始就没放在那99%的人的重要又紧急的事的范围里，他们关注的是重要但不紧急的事，这类事才是最值得投入精力的，因为它们是最有可能做好的事（时间充裕），而且一旦在开始就把这类事安排好了，那它们就没可能发展成重要又紧急的事了。大家以为那么多重要又紧急的事是哪里来的？除了部分突发事件，很多就是平时看来重要但不急的事到最后给拖出来的！再回来原点：我们为什么要订计划？不是为了好看为了心理安慰，很大程度上就是要在计划中把做重要但不急的事情的时间给分配出来啊！比如对学生而言，学外语，做锻炼，甚至交际，都很重要吧？但这些事比起交作业准备考试四六级来，显得就不急了，于是大家对不急的事干脆就能拖一天算一天，到了最后，要用到这些能力的时候，才惊慌地发现自己根本没来得及储备这方面的能量，于是开始临时抱佛脚。。。结果，冰冻三日非一日之寒，这佛脚实在不是好抱的，很多好的机会就这么眼睁睁看着失之交臂。

       以上观点，我很早从一位良师那里得来的，以为大家都明白，结果前日说与一朋友听，对方却道闻所未闻，所以今日写出来，与我的朋友分享。希望大家不要再走弯路，做事前多想一想，也算是对自己的一种提醒吧！很多时候，知道是一回事，要做到又是一回事了。所以需要大家相互鼓励，相互监督，以战胜自己的惰性。最后，如何做到这些？今天先不谈了，看看大家的看法，写这个的本意也是抛砖引玉嘛。。。

我认为有必须要解释一下紧急和重要的概念。因为你可能并没意识到，紧急与重要是完全相互独立的。只要你了解了这点，那么你就能轻松地从任务清单中挑选出自己的优先任务了。也许通过这个简单的任务图表可以更好的理解这个概念：

这个图表，它表达了以下几个特性。

四象限法”时间管理模型，很多人都听说过。

第I象限是重要又急迫的事。比如，同重要客户的约定、影响公司士气的突发性事件、生病治疗等等。这种事情一般要优先处理。

第II象限是重要但不紧急的事。比如，包括制定发展规划、考察、调研等。这种事我们要制定计划，按计划执行。

第III象限属于不紧急也不重要的事。既然不重要也不紧急。这种是你高兴就去办，不高兴就可以不去想的事。

第IV象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限，它会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。这种事情可以交到下级去办。

也就是说，处理事情的优先次序，先考虑事情的“轻重”，再考虑事情的“缓急”。

[本段内容是从其它的资料里摘录的： 比如锻炼身体保持健康是重要的事情，而看病则是紧急的事情。如果不锻炼身体保持健康，就会常常为了病痛烦恼。又比如防火是重要的事情，而救火是紧急的事情，如果不注意防火，就要常常救火。找工作也是如此，想好自己究竟要什么是重要的事情，找工作是紧急的事情，如果不想好，就会常常要找工作。往往紧急的事情给人的压力比较大，迫使人们去赶紧做，相对来说重要的事情反而没有那么大的压力，大多数人做事情都是以压力为导向的，压力之下，总觉得非要先做紧急的事情，结果就是永远到处救火，永远没有停歇的时候。]

大部分人都知道，重要且紧急的事情优先做，而第IV象限的事情最后去做。但是第II、IV象限的事情，往往处理不好关系。大部分人把时间都用在了处理紧急且不重要的事情，最终导致重要的事情总没有时间去做。许多重要的事情，并不紧急；而许多紧急的事情，并不重要。

把时间和精力更多地用在规划、团队建设、战略性的研究和分析，与重要的客户、合作伙伴建立联系，以及沟通协调上面。

那么不重要但很紧急的事情，又不得不处理？怎么办？作为管理者，一定要善于把“紧急不重要”的事情，充分放权给自己的下级。要知道，培养你的下级、建设你的团队，也是你的重要工作。

这件对你来说“不重要”的事情，对于你的下级来说，可能就是“非常重要”的了。因为这个任务是你直接安排给他的，他必须全力来完成。

每个岗位上的人，都做对于他来说“重要”的事情，那么他们对于工作的认同度，对于工作的兴趣，也会提升。

上面的情况很理想，但是，在现实中，有时候很难界定。

周末约了个重要的客户去打球，老板却临时安排了作业，哪个更“重要”呢？这确实是件很难取舍的事情。对于普通的经理来说，客户是他的衣食父母，但是上司的要求又必须要按时完成。所以两件事情都是重要的。客户的事，可能这是一次签订大合同的机会；而老板的作业，可能是关系到业务发展的大事。这是个两难的选择，就需要统筹去安排和把握了，虽然因为都属于重要的事情，哪个更紧急就先处理哪个。

如是客户想要一个方案，比方说他们想要做一次海外推广，或者想要搞一个针对时尚人士的市场推广计划，完全可以授权给下级去做这件事情。不要担心他们一次做不好，那是他们成长的一部分。但是你要记着，要留出足够的时间去修改。

并不是说要让“重要的”事占据所有的时间，人总是需要休息的，压力也是需要缓解的，正常的人际交往还是需要的，还是那句爱因斯坦的话

　　诸葛亮说：“这只铁桶最大的容量，象征着在一段时间内，一个人的最大工作量。碎石象征着既重要又紧急的事务，石块象征着重要、但不紧急的事务，细沙象征着紧急、但不重要的事务，水象征着既不重要也不紧急的事务。”他一边说，一边画事务分类表给刘备看。

紧急、重要

不紧急、重要

紧急、不重要

某些必要而不重要的会议、活动

A(碎石型的事务)

B(石块型的事务)

Ｃ(细沙型的事务)

D(水型的事务)

危机

发掘新机会

不速之客的接待

一些可做可不做的杂事

急迫的问题

规划

某些信件、文件、电话的处理

一些不必要的应酬

有期限压力的计划

改进产能

某些会议的出席

有趣的活动

建立伙伴关系

防患于未然

　　
　　“你通常偏重于处理哪一类事务呢？”诸葛亮问。刘备毫不犹豫地回答：“当然是A类。”诸葛亮继续问道：“那么，B类事务呢？”刘备说：“我也知道B类事务相当重要，可就是没有时间顾及”
　　
　　诸葛亮问：“是不是像这样？”他把铁桶中装满碎石，然后，那块石头怎么也装不下去了。
　　
　　“是这样。”刘备点点头。
　　
　　诸葛亮又问道：“如果换一种装法呢？”他把石块一一放进铁桶里。当铁桶里再也装不下一块石头时，他停下了来，问：“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了？”
　　
　　“是。”刘备回答。
　　
　　“真的吗？”诸葛亮问。随后，他不紧不慢地抓起一把碎石，放在已装满石块的铁桶表面，然后慢慢摇晃，然后又抓起一把碎石…不一会儿，这一小桶碎石全装进了铁桶里。“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了？”诸葛亮又问。
　　
　　“还……可以吧。”有了上一次的经验，刘备变得谨慎了。
　　
　　“没错!”诸葛亮一边说，一边把细沙缓缓地倒在铁桶的表面。他慢慢摇晃铁桶。大约半分钟后，铁桶的表面就看不到细沙了。
　　
　　诸葛亮再一次间道：“现在铁桶装满了吗？”
　　
　　“还…没有。”刘备虽然这样回答，但心里其实没底。
　　
　　“没错!”诸葛亮一边兴奋地说，一边慢慢地把水往铁桶里倒。水罐里的水倒完了，诸葛亮抬起头来，微笑着问：“这个实验说明了什么？”
　　
　　灵感像闪电一样从刘备的脑海划过，他惊奇地说：“我明白了，这就是您所说的分类处理、优先解决吗？”
　　
　　“对。你很聪明。”诸葛亮顿了顿，说：“这个实验告诉我们：如果铁桶里早已装满了碎石、沙子和水，那么你就再也没有机会把石块装进铁桶里了。可是，如果你首先把石块装进去，铁桶里还会有很多你意想不到的空间来装剩下的东西。因此，有效率的时间管理需要你分清楚什么是石块？什么是碎石、沙子和水？并且总是把石块放在第一位。”
　　
　　“可是，”刘备仍然有些迷惘，“这四种分类究竟对结果有何影响呢？”，诸葛亮说：“整天忙于处理碎石型事务的人，时刻有压力感，总在处理危机、收拾残局，因此显得心力交瘁。偏重于沙子一类事务的人，通常缺乏自制力、短期行为严重，喜欢巧言令色，人际关系浮泛。偏重于水一类事务的人，可谓全无责任感，恐怕连目己如何维生都很困难。”
　　
　　刘备继续问道：“会不会因为偏重石块而耽误了碎石呢，因为砰石毕竟来得紧急呀!”
　　
　　“体知道碎石怎样来的吗？它是石块破碎而成的。”诸葛亮笑道，“偏重于石块一类事务的人，他的碎石会很少。偏重于碎石一类事务的人，他的碎石会源源不断。”
　　
　　刘备若有所思地点点头。
　　
　　诸葛亮继续说：“只有偏重于石块一类事务的人，才是真正有效率的人，他善于审时度势，能够抓住问题的关键，急所当急，当机立断并防患于未然。尽管有时也会有燃眉之急，却能设法降到最低。因此，这类人显得有远见、有理想，守纪律，自制力强，生活平衡有规律，而且能成大事。”