李子柒是富二代吗:归档文件的分类和档号编制探讨

《归档文件整理规则》对归档文件的整理方法作了灵活而又具体的规定，认真研读，仔细揣摩，深刻领会，大有所获。现结合县级基层档案馆室的工作实际，就《归档文件整理规则》中的分类以及档号编制问题提一些不成熟的见解，与各位同仁商榷。

一、归档文件的分类

《归档文件整理规则》对文件分类规定：归档文件可以采用年度——机构（问题）——保管期限分类法或保管期限——年度——机构（问题）分类法等，同一全宗应保持分类方案的稳定。按机构（问题）分类，本项可以视情况予以取舍。笔者理解为：形成文件较多的大的机关单位可以按年度——机构（问题）——保管期限分类法进行三级分类，形成文件较少的小的机关单位则可按年度——保管期限进行二级分类。事实上，在县级以下机关单位，文件形成都不多，可采用年度——保管期限二级分类法，即在同一年度内将文件分为永久、长期、短期三个保管期限，在同一保管期限内不再按机构或问题分类，而是直接按时间顺序排列文件。这样做有四点理由：一是便于文件材料的及时归档和利用。设想一下，如果实行三级分类，档案人员就要等到年终归档文件收集齐全后，进行集中分类，要花很长时间才能完成分类、排列、编号、编目、装盒一系列归档工作，以后才能提供利用，平时利用文件就难查找。而实行二级分类，文书档案人员在文件办理完毕后，即可将文件准确划分保管期限，加盖归档章后入盒归档，平时就能完成文件归档工作，既简化了程序，又不影响平时利用档案。二是不影响计算机检索档案原件。在计算机管理文档的前提下，对于查阅文件而言，只要归档文件存放位置正确，那么，是否按机构（问题）进行分类，都不影响计算机检索，计算机可以从机构、主题词、责任者、文种等各个特征进行检索。三是不影响文件之间的有机联系。过去立卷，要按机构或问题分类，将相同类型文件放在一起组卷，目的是保持文件间的有机联系，便于案卷标题的编制，最终便于手工检索。而现在是计算机管理文档，同类文件不管其实体是否存放在一起，计算机都可以将同类文件找出排列在一起，就是说，同类文件是否存放在同一盒中已无关紧要，计算机可以帮你实现文件之间的有机联系。四是减少了归档工作量，提高了归档工作效率。不按机构或问题分类，又减少了一道工序，编制件号也只需编三个流水号，减少了若干个流水号，这样可以减少相当大的工作量，工作效率也会随之提高。所以，县级机关有必要对归档文件的分类进行简化，舍去机构（问题）这一类，分清年度和保管期限即可。

二、归档文件的档号编制

《归档文件整理规则》关于档号的编制规定：归档文件应按照分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（不选用时无需设置）。笔者理解为：如果分类方案是三级分类，则档号编制结构为：全宗号——年度——机构（问题）——保管期限——件号五层。全宗号、年度、保管期限、件号都可用字符表示，而机构（问题）只能用汉字，无法用字符表示，如果人为用数字代替，则各单位所用数字代表的类别就不一样，要识别该数字的含义，就得查分类方案。如果分类方案实行二级分类，则档号编制结构为：全宗号——年度——保管期限代号——件号四层，都可用字符表示，例如：024——1998——2——14。与过去的档号（全宗号——目录号——案卷号——页号）比较，不同的是取消了目录号，代之以年度；取消了案卷号，代之以件号；取消了页号，增加了保管期限代号。过去的档号规则是：在同一全宗内不得有相同的目录号；在同一目录内不得有相同的案卷号；在同一案卷内不得有相同的页号。而现在的档号规则可理解为，在同一全宗内不可缺少年度；在同一年度内不得有相同的保管期限；在同一保管期限内不得有相同的件号。

笔者认为：《归档文件整理规则》没有能充分考虑档案馆室的衔接问题，因此在件号和盒号问题上值得商榷。

《归档文件整理规则》规定：件号的编制包括室编件号和馆编件号，馆编件号在档案移交进馆时编制，按进馆要求标注。实际上，室编件号和馆编件号可以合二为一，因为两者之间并没有矛盾冲突，档案室编的件号，在档案移交进馆后，档案馆可照样使用；如果有增补的归档文件，则可接在最后一份件号之后续编件号，也无需重编件号。且重编件号也不符合基层工作的实际情况，档案接受进馆时，再重新编制件号，则会增加很大的工作量，人力物力都跟不上。

关于盒号是否作为档号？《归档文件整理规则》规定：“在档案移交进馆时按进馆要求编制盒号”。就是说：在档案室，盒号不作为档号，可不编，档案室只有一个全宗号，要调阅档案原件，知道年度——保管期限代号——件号就可调出。而在档案馆，有上百个全宗，如果没有盒号，那么调阅档案原件就必须知道全宗号——年度——保管期限代号——件号，四号缺一不可。如果给一个全宗的所有档案盒编一个流水号，即盒号，那么，调阅档案原件只要知道文件所在的全宗号和盒号就可调出，调档的速度就会大大提高。如此说来，在档案馆，盒号作为档案原件存放的确切位置是不可缺少的，盒号在调档时代替了年度——保管期限代号——件号的功能。那么，这就要求我们在将档案移交进馆编制盒号的同时，应在归档文件目录中标注各件所在的盒号，也就是说，归档文件目录应增加盒号项，这样录入计算机后，如调阅某份文件，只要输入文件名，就可查出此份文件的全宗号和盒号，便能迅速调出原件，大大提高查档工作效率。