kindle 导入:学习管理学定律改进办公室工作

办公室主任　李伟刚
办公室要适应新形势、解决新问题,围绕中心、服务大局、当好参谋、狠抓落实,圆满完成局党委交给的各项任务,必须不断学习机
关事务管理知识,掌握有关社会管理学理论及其定律,不断改进工作。
一、借鉴“马太效应”,增强效率意识
《新约·马太福音》中有这样一则故事:国王交给3个仆人每人一锭银子,让他们去做生意,第一个人赚了10锭银子,国王奖励给
他10座城堡;第二个人赚了5锭银子,国王奖励给他5座城堡,第三个人把银子一直保存完好。于是国王命令将第三个人的一锭银子也
赏给第一个人。并说:“凡是少的,连他所有的也要夺过来;凡是多的,还要给他,叫他多多益善”。这就是“马太效应”理论。“马太
效应”给我们启示:第一,赢家通吃。一个单位或企业要想在某一个领域保持优势,就必须在此领域迅速做大做强。当你在某个领域或项
目中成为领头羊时,即使投资回报率相同,也能更轻易地获得比弱小的同行更大的收益。第二,事在人为,路在人走,业在人创。能自强
必受重视、有作为必得支持、有贡献必有地位。如果固步自封、守着自己的地盘安于现状,终将难逃被竞争对手吞噬的下场。我们也应该
大力表扬和鼓励那些想干事、能干事、干实事、干好事的干部。增强时间观念,保持工作快节奏、高效率,提倡“有事即办、急事快办、
办就办好”的工作作风。第三,要创造一个宽松和谐的环境,真正启用能人。不能象国王那样只给银子,其他就不管了。一方面,要积极
搭建发展的平台,也就是马斯洛所说的实现人的最高需求,因为每个人都渴望获得发挥个人聪明才智、实现人生价值的机会和空间。另一
方面,要量才而用,做到人尽其才,才尽其用。使每个人的自有优势充分发挥出来,这样,再运用“马太效应”理论予以奖励,才更为合
理。
二、遵循“木桶定律”,增强整体合力
“木桶定律”的原理是:一只沿口不齐的木桶能够装多少水,取决于木桶中最短的那块木板,而不是最长的那块。它告诉我们:任何
一个组织都有一个共同点,即组织的各个部分往往优劣不齐,但劣势部分却往往影响着整个组织的水平。就办公室人员自身而言,要经常
自我检查,找到自身“最短的木板”,经常与其他同志相比,自己哪一块是“最短的木板”;加强学习和密切配合,不断加长“最短的木
板”。就办公室整体而言,一要团结拼搏。树立“一盘棋”思想,发扬团队精神,齐心协力做好工作。二要敢于负责。办公室无小事,每
个人的一举一动、一言一行,都代表着办公室甚至省管局的形象和整体水平。因此,任何一项具体工作,任何一件细微之事,都要有精益
求精的责任意识。从大局着眼,考虑到大局影响和可能出现的问题,从小处入手,严谨细致,防止纰漏。做到“五个不要”:不要让领导
交办的事情在我手里耽搁;不要让该作好的工作在我手里做砸;不要让不该发生的事在我手里发生;不要让来办事的人在我这里受到冷遇
;不要让办公室的整体形象因为我受到损害。三要乐于奉献。办公室突击任务比较多、加班加点多,没有乐于奉献的精神是难以胜任的。
四要勤奋敬业。勤能补拙,勤奋是修补“最短木板”的最好工作方法。
三、发挥“鲶鱼效应”,增强竞争意识
西班牙人爱吃沙丁鱼,但该鱼很娇贵,极不适应离开大海后的环境。用不了多久就会死掉。为延长它的存活期,渔民想出一个办法,
在鱼舱里放进几条沙丁鱼的天敌鲶鱼,为了躲避天敌的吞食,沙丁鱼在有限的空间里快速游动,反而保持了旺盛的生命力。这就是经济学
上讲的“鲶鱼效应”。有竞争才有活力,有压力才有动力。今年上半年,在局领导的大力支持下,局人事处、保卫处、省宾馆和接待车辆
管理中心协助办公室面向社会公开招聘了3名驾驶员和3名保安员,新招人员均是临时工身份。新人员、新面孔、新的管理办法、新的用
人机制。通过4个月的磨合、运转,先后调换了5名保安员,机关同志从比较生疏到逐渐熟悉,从不太适应到基本认可。实践证明,这两
个岗位的工作改善比较明显。现在看,这项改革比较成功,尤其是机关公务用车服务,各方面反映比较满意。受其影响,其他岗位的服务
人员的服务意识、服务态度和服务质量也得到了明显提高。
四、运用“阳光法则”,增强管理艺术
“阳光法则”源于一则寓言:北风和太阳比威力,看谁能把行人身上的大衣脱掉。寒风凛冽的北风,想通过更大的风把人的衣服吹掉
,结果行人把大衣裹得紧紧的。阳光则把温暖照射在行人身上,行人因为暖意融融,始而解开纽扣,继而脱掉大衣,阳光获得了胜利。“
阳光法则“说明了一个道理:温暖胜于严寒,做事要遵循事物的规律,要善于诱导而不是强制,这样,才能激发主体的积极性,从根本上
解决问题。作为管理者应该经常细心观察和不断总结,知道不同群体最需要的是什么?在实践中我们发现那些低收入层(大多指操作性岗
位)员工最为关心的是劳动收入的如数兑现和绝对额的增加。笔者过去曾去过一个小印刷厂,它的工作环境十分狭小而简陋(在一个仓库
里),但员工都专心致志地做着手上的活,不用人看管。为什么如此自觉?因为最重要的一点:各道工序详细的定额报酬制定得清清楚楚
,每天多干多得。由此可见:欲发挥普通员工的能动性,找到劳动效率和劳动收入的平衡点才是关键。
至于那些较高收入层(大多数从事日常管理)员工,他们在得到了彼此认可的报酬后,自然会把关注点移到另一个方面,那就是能力
进一步得到施展,及被领导信任的程度。
运用“阳光法则”来实施管理,就是要尊重下属,体贴、同情、关心下属,尽量满足不同层次员工的需求。不断激发他们工作的积极
性。这样,往往会收到纯经济激励所不能达到的效果。
五、切记“蝴蝶效应”增强自身建设
1979年12月,洛伦兹在华盛顿的美国科学促进会的讲演中提出:一只蝴蝶在巴西扇动翅膀,有可能会在美国的德克萨斯引起一
场龙卷风。“蝴蝶效应”告诫我们:如果对一个微小的纰漏(关键性的纰漏)不以为然或听任发展,往往像多米诺骨牌那样引起崩溃。一
颗雪球可能引发一场雪崩,一根火柴可以点燃整个森林。一个起初并不被人们重视的“非典”病毒,最终不但给人们的生命带来威胁、给
社会带来恐慌,也使国家的经济损失严重。西方流传这样一首民谣:丢失一个钉子,掉了一只蹄铁;掉了一只蹄铁,折了一匹战马;折了
一匹战马,伤了一位将军;伤了一位将军,吃了一场败仗;吃了一场败仗,亡了一个帝国。马蹄铁上一个钉子是否会丢失,本是初始条件
的十分微小的变化,但其“长期”效应却是一个帝国存与亡的根本原因。这就是军事和政治领域中的所谓“蝴蝶效应”,听起来不可思议
,但是确实能够造成这样的恶果。因此,我们要切记“蝴蝶效应”,加强自身建设。在工作和生活中,一定要廉洁自律,防微杜渐。严格
遵守各项规章制度,一要慎微,“祸患常积于忽微”。努力做到“心不动于微利之诱,目不眩于五色之惑”。二要慎独,要想人不知,除
非己莫为;三要慎始,万事开头难,有益的事再难也要做,有害的事再容易也不能开头;四要慎情,警惕个别人所谓的“感情投资”和形
形色色的“公关”,特别是慎交朋友。五要慎终,淡泊名利,宠辱不惊。在工作中感受到乐趣,在奉献中实现自己的人生价值。