九宫格火锅logo:提升个人工作效率的圣经！

找出效率不彰的根源
为什么许多上班族觉得时间不够用？工作时间长但是效率不彰？
虽然他们有足够的专业知识应付职场所需，但在我们的教育中，从来没有课程教导关于效率的问题。
依循以下的方式，立刻提升工作效率！
增进个人工作效率的第一原则是：来到手边的事务，立即处理！
Do it NOW !
这里所谓的事务，不包括你目前无法处理以及无需处理的事务。除此以外，只要看到任何你有办法处理，而且必须处理的事，立刻将它完成，尤其是文件、电子邮件等经常性事务，以节省重复阅读的时间。
立刻拿起电话拨给小芳、回覆电子邮件、回覆客户的抱怨信、向老板报告问题。你将惊异地发现，只需耗费少许时间即能将事务处理完美！
克服拖延恶习
拖延无疑是职场中最凶残的时间杀手。如果你是个习于拖延的人，立即动手可以帮你克服拖延的恶习。
许多人不自觉地拖延事务，而且精于此道。『我没有时间！』、『这件事不急，所以我想有空时再处理。』是最常用的理由，总之，就是没处理。
耗费精力找藉口拖延，何不花同样精力找出解决之道：如果玛莉不在，谁能给我资讯？如何能现在解决这事？
所有的思考方向只指向一个目的：立刻将这事处理完毕，不必耗费第二次精神。将你的精力花费于处理事务，而不是找寻拖延的藉口。
Organize it NOW !
养成立即动手做习惯的同时，运用条理分明的工作方法，将可节省时间，提升工作效率。
你处于杂乱的办公室而不自觉吗？办公室和办公桌的紊乱，正是造成工作无效率的主要原因。
办公室紊乱的祸首是文件，而电子邮件泛滥又形成新的灾难，接下来是杂物，我们必须经常检视办公室内的杂物，判断它们是否有必要性和实用性，如果答案是否定的，应该毅然抛弃。
由细节着手
如果你希望做事条理分明，创造高效率，必须由一般人忽略的细节着手：必备的文具是否随手可得？工作是否方便顺手？这正是常遭忽略，却十分必要的基本检视。
举例来说：在工厂生产线上，若工人每次安装汽车轮胎时，都须弯腰拾起一件工具，生产线就必须加装杠杆装置，以减轻工作负担并节省时间。
相同地，如果你每次打电话都必须翻找电话簿，显然你必须调整工作方式，以方便立即动手做。
保存文件的小秘诀
许多上班族都有不轻易丢弃文件的倾向。保存文件的原则究竟为何？不妨考虑下列几点：
你是否因为「以防万一」而保存文件？
你的参考档案是否过于庞大？
保存文件时，在“井然有序”的原则下，问自己：「需要的时候，如何找到它？」
公司内是否有其他人员保存同类文件，如果答案是肯定的，即无需重复保存，除非你经常使用。
这份文件是否应该交由专责部门保存？
你是否应协调他人以决定文件保存方式？
提升建档效率的小秘诀
下列诸点可以增进你的建档效能：
使用悬吊式卷宗，不但建档方便，寻找迅速，归档也方便。箱型悬吊式档案柜的效果最佳。
明显标示档案名称，以利寻找和归档。
档案名称交错排列，以便搜寻时一目了然，无需动手翻阅。同类档案子目，使用一个颜色标签；不同类档案子目，使用不同颜色标签。
编制档案目录，即使秘书请假，你仍然可以轻易寻获档案，更可避免重复建档。
决定工作方法，养成习惯
聪明的做事方法，关键在于集中处理例行性、相类似事务，以节省时间将精力专注于重要事务。
也就是说，你必须先判断何者为必须先行处理的重要事务，而后寻求最有功效的处理方式。。
首先，你必须决定哪件事务优先处理？其次问自己：「如果不按照这个次序，效果是否更好？」然后再问：「我能否更常以高效率处理事务？」
按照既定时程作业
如果你希望完成某项工作，务必排定时程表。在庞杂的业务中举棋不定，严重影响工作效率。
因此，避免使自己经常面对抉择，应事先排定各项工作时程，时间一到，即专心处理排定的工作，不受其他事务干扰。
你每天早上刷牙前曾否思量：「我应该先刷牙？还是先喝杯咖啡？」当然你想都没想过，因为起床即刷牙是你的习惯，不需思考。
由于习惯，你无需费心决定先做哪一项，照着习惯做就对了！处理办公室事务，也是同样道理。
帕金森原则
帕金森原则（Parkinson’s law）指出，你分配给某项工作的时间，即是你完成该项工作花费的时间。如果你分配一个小时处理电子邮件，你很可能在既定时间内完成。如果你订定一个最后时限完成某项企划案，你将在时限届临之前完成。
处理电子邮件的正确方法
处理电子邮件如同处理传统邮件、语音留言，适用「现在动手做」原则，关键在于何时动手做。
建议每天处理电邮三到四次。一般而言，传送电邮的人并不期望立即获得回覆，因此你每天在抵达办公室时，午休前以及下班前处理电邮，即已足够。
在时程表上排定处理电邮的时段，尽可能在预定的时间内处理完毕。如果时间常不敷应用，表示你必须适度阻绝若干电邮传入。
记住！所谓的处理并非浏览稍后再回覆，而是立即动手完成回覆的动作。
Plan it NOW !
工作压力太大？业务太多？时间太少？重要工作无法完成？这些状况都是没有事先计划或计划不完善导致。
拟定计划的目的之一在于创造明确性，使你清楚知道该做什么，或在某段期间该完成哪些事。
拟定计划的目的在于建构行动的图像－脑海中的清楚图像。一个完善的计划必然具有这个特性，以免行动盲目无章，无法形成明确图像的计划不是完善的计划。
何谓完善的计划？
一项计划包括三个要素：明辨轻重缓急、时间管理、适宜可行。
不论生活或工作上的每一个目标，都应该事先企划规划。完善的规划如一系列图片，清楚呈现每一个行动细节，循何步骤，利用何种资源，花费多少时间，以达成目的。
你是否曾经听过一个有趣的问题：「如何吃完一只大象？」标准答案是「一次咬一口」，这即是完成大事的秘诀。如果你花时间将庞杂事务切割成众多可处理的事件，将可提升效率。这个原则适用于长期和短期目标，也适用于纷杂事务，并适用于日常生活。
付诸实际行动
百折不挠的精神和贯彻始终的毅力是成功的关键。
重新建立备忘系统，清除桌上的备忘纸条，放入排定处理的日期档中。
将琐碎事务记载在工作簿里，并养成习惯。
使用以周为单位的行事历，以发挥御繁以简的功效。
充分运用行事历的功能，以追踪督导并贯彻计划。
善加利用数位工具。
充分授权以提升工作品质和效率。务必做到授予工作即赋予权力，不做无谓的干扰。
拟定周计划时列明追踪督导的项目。运用一对一面谈时段与部属充分沟通，激发团队力量。
行动成功的决定性因素在于有头有尾，贯彻始终。
养成好习惯
好的工作习惯是效率的基础。许多人认为改变习惯很难，但如果你曾因为偶然或好奇进入一家未到过的餐厅，发现厨师手艺一流，而每周前往，这就是养成新习惯，实则不难
先尝试，发现箇中好处，自然乐于采行。因此，当发现提升效率的新方法，应立即施行。
最不好的坏习惯是决不肯改变坏习惯。试着踏出第一步，你将发现自己不是习惯的奴隶，而是习惯的主子！