袁文康现李倩演的电视:联合行文中常见的病误浅析11

联合行文中常见的病误浅析

                               岳海翔

联合行文是机关的一种重要行文方式。它是指两个或两个以上的平级机关和单位为处理同一事项而共同发文，其目的在于使各联办单位步调一致，协同动作，从而增强公文的权威性，并可有效地精简文件。由于联合行文需要各个联办同单位的协调配合，其所涉及的内容事项较为复杂，因而必须按照特定的规范要求行事，方能顺利实现行文的目的。然而，从实践来看，当前不少机关或单位在联合行文方面尚存在许多问题，直接影响了工作的正常开展和公文处理的规范化建设。这些问题之较常见者，大体有以下几个方面：

一、联合行文各单位的级别不具有对等性。联合行文的各个单位之间必须是同一级别，这是联合行文应当遵循的一条重要原则。对此，2000年8月24日国务院公布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）第十六条明确规定：“同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。”据此可以看出，联合行文的各单位之间必须是同级关系，亦即对等关系，级别高的单位不能与级别低的单位联合行文。但在实践中，有些联合行文却违反这一原则，例如××市××区人民武装部为了做好2002年秋季的征兵工作而与市政府联合行文，其中人民武装部虽然是独立的法人单位，但其级别要比政府低，故而二者不可联合行文，应以人民武装部的名义单独行文为妥。如能以政府的名义行文，则更为理想。

二、联合行文的单位过多过滥。既然是联合行文，当然其主体至少要有两个，但最多是多少却没有明确的量化限制。尽管如此，也要注意把握其必要性与适度性。《办法》第十三条规定：“行文应当确有必要，注重效用。”联合行文时尤应遵循这一原则，而决不能不视具体情况，不看有否必要，只是为了广造声势，扩大影响，动辄以联合行文形式发布，其结果只能事与愿违，贻害工作。例如有一份《关于加强科技市场管理的通知》，其联合行文的单位竟然多达8个，包括科委、科协、工商局、税务局、财委、计委、专利局和物价局，该份文件的首页并排印有8家红色版头，版头之下则是并列的8个发文字号，而且在文尾还盖有8个单位的公章，以致于出现“版头排列，文号成串，图章扎推”，显得既多且滥。正确的做法是，因此例所涉及的联办单位太多，故而可只标识主办单位一家的版头，而将其他协办单位名称纳入标题或者公文的开头部分，就显得较为科学、合理了。

三、联合行文所用文种不够恰当。尽管联合行文的方向是多向性的，但其所涉及的公文种类却相对较为稳定。属于联合行文的公文名称，通常是“通知”、“决定”、“报告”和“函”等等。行文时必须根据行文的目的、联合行文各单位的职权范围和与受文单位之间的行文关系准确确定使用相应的文种，不可粗疏。实践中，有些联合行文却没有这样做，例如某市三大百货商场拟联合举办“迎新春商品交易洽谈会”，向市有关单位行文，其标题为《关于联合举办“迎新春商品交易洽谈会”的通告》，这里用“通告”文种是不恰当的，因为它是下行文，用于向社会各有关方面公布应当遵守或者周知的事项，具有强制性质，而告知有关单位举办商品交易洽谈会，联合行文的各单位与受文单位之间属于不相隶属的关系，所以不能使用“通告”，而应用“函”。

四、联合行文各相关格式要素的标识不合规范。主要表现在：一是各联办单位的排列次序不当。按照《办法》的规定，联合行文时应将主办机关的名称排列在前。但在实践中，有些联合行文却违反了这一规定，如××县林业局拟就制止乱砍滥伐森林一事与××县公安局联合行文，按规定其版头部分应将××县林业局的名称排在前面，但在正式行文时却按职能大小把××县公安局排列在前，显欠规范。这里顺便提及的是，如系行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关和人民团体联合行文，则要注意按规定依照党、政、军、群的顺序排列，而不可拘泥主办机关排列在前的做法。其二是发文字号的标识不当。按照《办法》规定，联合行文时，只需标明主办单位的发文字号，但有些行文却不如此。仍如上述《关于加强科技市场管理的通知》，其在版头部分竟将8个联办单位的发文字号并列标出，显得极其繁琐，也有悖规定。其三是用印不符合规范。对于联合行文的用印，应当视其行文方向的不同而有所变化。《办法》规定：“联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。”其中，对联合上报的公文作出只加盖主办单位印章的规定，目的在于简化手续，提高工作效率，但实践中不少上行文唯恐不加盖印章就显得不够郑重或者不负责任，于是就无一遗漏地全部加盖。例如××省公安厅所属的五所人民警察学校因进行教育体制改革和布局结构调整一事联合向省公安厅政治部行文，其在文尾落款处并列署有五所警校的名称，而且分别加盖公章。这种做法是不规范的，应当按规定只由主办单位加盖公章即可。其四是对成文时间的确定和标识不合规范。联合行文时，因其文稿需经各方的领导同志签署意见并签字，“中转”时间可能较长，那么成文时间如何确定？《办法》中明确规定；“联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。”但在实践中有些联合行文却以主办单位领导人的签发日期为准，是有悖规定的；还要注意对于成文时间的标识必须依照《国家行政机关公文格式》的规定写公元全称，而且要用汉字数字（“零”写为“○”）；如系两个机关联合行文，应将成文时间拉开，左右各距版心7个字，以便加盖印章。加盖印章时要将主办单位印章在前，两印章间互不相交或相切，相距不能超过3mm；如系三个以上机关联合行文，则要将各联办单位名称（可用简称）在正文与成文时间之间列出，每排最多排3个印章，最后如余一个或两个印章，均居中排布，然后在其右下侧标识成文时间。这些标识规定可以说是非常清楚的，但从实际情况来看，有些联合行文却没有循此执行，特别是在有关的尺寸规格以及对数字的使用（有的用阿拉伯数字）上，存在的问题就更多。仍以前文××县林业局和××县公安局的联合行文为例，其在文尾落款部分将两个单位的名称一并列出，同时分别加盖公章，而其成文时间却使用了阿拉伯数码，这显然是与《格式》的规定相抵触的，应当加以更正。

（作者单位：中国公文写作研究秘书处）