中财网男生发卡固定刘海:讓你的職場生涯更順遂，生活中更添智慧！
来源：百度文库 编辑：中财网 时间：2024/05/07 16:32:52
〈搶鮮讀〉《PQ提高工作效能100招》第七招
有效追蹤每一項工作、專案和約會。
文?羅拉．史黛克
资料来源：http://www.ylib.com/ymba/reading/(遠流博識網:::YMBA辦公室)
发布日期：2005-10-28
摘改日期：2006-12-21
「HUG」原則
每個人都有他自己的一套時間管理系統，以追蹤各種約會和該做的工作。有人習慣寫在記事本上，有人習慣使用電子記事本。不管使用什麼方法，你的時間管理系統都必須符合「HUG」（Handy、Usable、Garbage-free ）原則：
隨身攜帶（Handy）：我稱那些不隨身攜帶時間管理系統的人，為「紙片人」 （Scrappers）。這種人很容易辨認，因為他們會弄得到處都是紙片：信封、便利貼，甚至火柴盒的盒蓋。這些人不習慣隨身攜帶時間管理系統去開會或吃午餐，由於沒東西可以記，就隨手找張小紙片來寫（或者乾脆寫在手上）。無論你的時間管理系統是掌上型電腦（PDA）、萬用手冊或筆記本，都要隨身攜帶，因為你無法預料在什麼時間、什麼地方會需要重新安排約會，或確認某件工作的到期日。如果你的時間管理系統太笨重，不符合隨身攜帶的原則，那你可以換一個較小的。
使用方便（Usable）：一套使用方便的系統，可以將你的個人生活和職場生活結合在一起。如果你曾試著把工作行事曆和家庭或（個人生活）行事曆分開，那你一定明白會有一些衝突。你可能在家跟朋友講電話，對方想約你星期四一起吃午飯，可是由於你的工作行事曆不在身邊，雖然你隱約記得那天好像另有約會，但因不太確定，所以你還是答應這個約會，等你確定那天另有安排時，就會發生約會時間重疊的問題。又或者上班時，你的工作小組想在星期六上午安排一個簡報會議，但是你因家庭行事曆放在家裡，所以會議被排入了行程。等回到家，你才發現那個週末兒子有一場足球聯賽。所以，把生活所有的行事曆都收在同一個系統，隨身攜帶比較好。此外，你可以寫上你的聯絡資料並註明「拾獲者有獎賞」的字樣，以防不小心遺失了。
沒有雜物（Garbage-Free）：不論是萬用手冊、資料夾或筆記本，都應該可以拿起來甩一甩而不會有任何紙張掉下來。你的時間管理系統可不是一個公事包，敏感的數據應該放入工作備忘夾中（詳細內容請見第3章）。萬用手冊內頁雖然有「財務管理」一項，但你不須強迫自己使用它的格式（我就使用 QuickBooks Pro 商務財務軟體）。如果你的個人生涯規劃是存在電腦的Word檔中，那萬用手冊內的「目標」項目就不必再寫一遍。換句話說，時間管理系統可以依個人需求，做個人化及適當的修改。
假如你想用萬用手冊，那該選哪一種呢？（書本式與電子式萬用手冊的比較，請見第8章第78招）這些年來我用過許多不同牌子的萬用手冊，這些萬用手冊各有優點，可以各取所需。我比較喜歡法蘭克林柯維（FranklinCovey），因為手冊內的表格和可以靈活運用的特性。在決定使用哪一種萬用手冊之前，不妨先參考你同事所使用的品牌、他們使用的方法及使用後的感覺。
時間管理系統的主要內容
行事曆。市面上有很多行事曆，每種行事曆都針對不同需求而設計。如果你每天的行程只有一兩個約會或會議，那每月一頁的行事曆就能滿足你的需求；如果你的會議很多又必須記錄，那每週一頁的行事曆可以提供比較大的載錄資料空間。如果每月一頁的行事曆格子太小，那就用每週一頁的行事曆。一天一頁或一天兩頁的行事曆的優點，是可以把一整天的約會、每日預計完工表、會議大綱等都收錄在同一個地方。或者，你也可以自行設計個人專用的行事曆，用文書處理軟體製作一個空白表格，多拷貝幾份，再填上日期和月份，打三個孔，裝入三孔夾裡。你也可以用微軟 Outlook這種電子式行事曆，不必拷貝，只要按一下滑鼠，就可以顯示每月、每週和每天的約會狀況。
預計完工表。用來記錄需要採取行動的工作項目。建議你使用兩種不同的預計完工表︰每日預計完工表和工作總表。每日預計完工表是你每天早上進辦公室後第一個要看的東西，也是你離開辦公室前最後要看的東西；它可以幫助你集中工作焦點。至於工作總表的內容則會常常更動，目的是用來記錄未來想做、但還沒放入每日預計完工表中的預定工作。使用預計完工表的好處是先把要做的事記錄下來，以免忘記。舉例來說，如果你想去超市買點東西，可以先列一張清單，到了超市採買完就走人。如果不列清單，你就得在超市裡繞來繞去，瀏覽所有的商品，然後希望你的眼睛正好落在某種商品上，好喚起你的記憶。如果在購物前半小時就先列好購物清單，你就可以把時間拿來做更重要的事。
標籤A到Z。可以用來記錄地址和聯絡人資料。如果你是用電腦軟體或電子郵件管理軟體來記錄姓名和電話，那不妨利用PDA做資料同步傳輸，這樣就可以隨時檢索你需要的資料。我自己會利用A到Z標籤來追蹤通訊資料和各種表單。如果你是用萬用手冊，那可以買一些同樣大小的橫格紙，把經常往來的人名寫在最上面，例如：部屬、客戶、上司、父母等。當你想要和某人討論某事、卻又沒有時間立即處理時，只要把重點寫在紙上，再把紙條放入手冊內相對應的人名所在的位置。等你累積好幾張未處理的名單，再一併打電話，跟對方約時間談一談。
專案。每一個大型專案的資料都要獨立建檔。專案可以是業務專案、家庭專案或私人專案，像開發新業務發表會、協調部門聚餐、重新裝潢浴室等。利用數字標籤追蹤每一個專案的最新進度、完工日期或重要資訊。任何與這個專案有關的書面文件，都要保存在一個獨立的檔案裡。
個人資料。我的萬用手冊中收錄的資料如下：駕駛執照號碼、孩子的社會安全證號碼、想讀的書目清單、演講內容中的小故事和想法、空白表格、打電話給客戶用的時區圖、生日和週年紀念日、保單號碼和其他個人資料。
──（摘自《PQ提高工作效能100招》）
有效追蹤每一項工作、專案和約會。
文?羅拉．史黛克
资料来源：http://www.ylib.com/ymba/reading/(遠流博識網:::YMBA辦公室)
发布日期：2005-10-28
摘改日期：2006-12-21
「HUG」原則
每個人都有他自己的一套時間管理系統，以追蹤各種約會和該做的工作。有人習慣寫在記事本上，有人習慣使用電子記事本。不管使用什麼方法，你的時間管理系統都必須符合「HUG」（Handy、Usable、Garbage-free ）原則：隨身攜帶（Handy）：我稱那些不隨身攜帶時間管理系統的人，為「紙片人」 （Scrappers）。這種人很容易辨認，因為他們會弄得到處都是紙片：信封、便利貼，甚至火柴盒的盒蓋。這些人不習慣隨身攜帶時間管理系統去開會或吃午餐，由於沒東西可以記，就隨手找張小紙片來寫（或者乾脆寫在手上）。無論你的時間管理系統是掌上型電腦（PDA）、萬用手冊或筆記本，都要隨身攜帶，因為你無法預料在什麼時間、什麼地方會需要重新安排約會，或確認某件工作的到期日。如果你的時間管理系統太笨重，不符合隨身攜帶的原則，那你可以換一個較小的。
使用方便（Usable）：一套使用方便的系統，可以將你的個人生活和職場生活結合在一起。如果你曾試著把工作行事曆和家庭或（個人生活）行事曆分開，那你一定明白會有一些衝突。你可能在家跟朋友講電話，對方想約你星期四一起吃午飯，可是由於你的工作行事曆不在身邊，雖然你隱約記得那天好像另有約會，但因不太確定，所以你還是答應這個約會，等你確定那天另有安排時，就會發生約會時間重疊的問題。又或者上班時，你的工作小組想在星期六上午安排一個簡報會議，但是你因家庭行事曆放在家裡，所以會議被排入了行程。等回到家，你才發現那個週末兒子有一場足球聯賽。所以，把生活所有的行事曆都收在同一個系統，隨身攜帶比較好。此外，你可以寫上你的聯絡資料並註明「拾獲者有獎賞」的字樣，以防不小心遺失了。
沒有雜物（Garbage-Free）：不論是萬用手冊、資料夾或筆記本，都應該可以拿起來甩一甩而不會有任何紙張掉下來。你的時間管理系統可不是一個公事包，敏感的數據應該放入工作備忘夾中（詳細內容請見第3章）。萬用手冊內頁雖然有「財務管理」一項，但你不須強迫自己使用它的格式（我就使用 QuickBooks Pro 商務財務軟體）。如果你的個人生涯規劃是存在電腦的Word檔中，那萬用手冊內的「目標」項目就不必再寫一遍。換句話說，時間管理系統可以依個人需求，做個人化及適當的修改。
假如你想用萬用手冊，那該選哪一種呢？（書本式與電子式萬用手冊的比較，請見第8章第78招）這些年來我用過許多不同牌子的萬用手冊，這些萬用手冊各有優點，可以各取所需。我比較喜歡法蘭克林柯維（FranklinCovey），因為手冊內的表格和可以靈活運用的特性。在決定使用哪一種萬用手冊之前，不妨先參考你同事所使用的品牌、他們使用的方法及使用後的感覺。
時間管理系統的主要內容
行事曆。市面上有很多行事曆，每種行事曆都針對不同需求而設計。如果你每天的行程只有一兩個約會或會議，那每月一頁的行事曆就能滿足你的需求；如果你的會議很多又必須記錄，那每週一頁的行事曆可以提供比較大的載錄資料空間。如果每月一頁的行事曆格子太小，那就用每週一頁的行事曆。一天一頁或一天兩頁的行事曆的優點，是可以把一整天的約會、每日預計完工表、會議大綱等都收錄在同一個地方。或者，你也可以自行設計個人專用的行事曆，用文書處理軟體製作一個空白表格，多拷貝幾份，再填上日期和月份，打三個孔，裝入三孔夾裡。你也可以用微軟 Outlook這種電子式行事曆，不必拷貝，只要按一下滑鼠，就可以顯示每月、每週和每天的約會狀況。
預計完工表。用來記錄需要採取行動的工作項目。建議你使用兩種不同的預計完工表︰每日預計完工表和工作總表。每日預計完工表是你每天早上進辦公室後第一個要看的東西，也是你離開辦公室前最後要看的東西；它可以幫助你集中工作焦點。至於工作總表的內容則會常常更動，目的是用來記錄未來想做、但還沒放入每日預計完工表中的預定工作。使用預計完工表的好處是先把要做的事記錄下來，以免忘記。舉例來說，如果你想去超市買點東西，可以先列一張清單，到了超市採買完就走人。如果不列清單，你就得在超市裡繞來繞去，瀏覽所有的商品，然後希望你的眼睛正好落在某種商品上，好喚起你的記憶。如果在購物前半小時就先列好購物清單，你就可以把時間拿來做更重要的事。
標籤A到Z。可以用來記錄地址和聯絡人資料。如果你是用電腦軟體或電子郵件管理軟體來記錄姓名和電話，那不妨利用PDA做資料同步傳輸，這樣就可以隨時檢索你需要的資料。我自己會利用A到Z標籤來追蹤通訊資料和各種表單。如果你是用萬用手冊，那可以買一些同樣大小的橫格紙，把經常往來的人名寫在最上面，例如：部屬、客戶、上司、父母等。當你想要和某人討論某事、卻又沒有時間立即處理時，只要把重點寫在紙上，再把紙條放入手冊內相對應的人名所在的位置。等你累積好幾張未處理的名單，再一併打電話，跟對方約時間談一談。
專案。每一個大型專案的資料都要獨立建檔。專案可以是業務專案、家庭專案或私人專案，像開發新業務發表會、協調部門聚餐、重新裝潢浴室等。利用數字標籤追蹤每一個專案的最新進度、完工日期或重要資訊。任何與這個專案有關的書面文件，都要保存在一個獨立的檔案裡。
個人資料。我的萬用手冊中收錄的資料如下：駕駛執照號碼、孩子的社會安全證號碼、想讀的書目清單、演講內容中的小故事和想法、空白表格、打電話給客戶用的時區圖、生日和週年紀念日、保單號碼和其他個人資料。
──（摘自《PQ提高工作效能100招》）