中财网超市免费收银软件:在“别人的思考”里思考！
来源：百度文库 编辑：中财网 时间：2024/05/02 14:17:47
在“别人的思考”里思考！
修辞学是撰写商务电子邮件最困难的部分。如果用平常说话的语气，很容易被视为无礼，这是因为眼见为凭，文字用看的比用听更容易被放大检验。
因此，撰写商务电邮前，不妨用以下3个动作暖身：
1. 想到此时是面对着对方，而不是面对键盘与荧幕，这样可以让语气温暖一点。但要记得，书写时要比口语对话再稍微正式一点。
2. 设想对方看了你的信之后可能有的观点，也就是要在别人的思考里思考。
3. 了解对方和你一样都是大忙人，讲重点即可。 多一点体贴，想办法让你的电邮，看起来简短扼要，有亲和力但不失礼。
之后，撰写的重点如下：
结构：第一段与最后一段是重点
电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第一段。如果信件很长，最好在结尾的部分，再度强调第一段的重点。
要求：主动说出你期待对方做的事情
当你想要收件者采取行动时，如果电邮的内容长，在信件的一开始，就说明你的要求。如果内容很短，不超过一个荧幕可以读完的范围，就直接在信件内容的结尾提出要求即可。
日期：日期与时间要明确
在电邮中提到的日期与时间，一定要具体，你说的下个月或是下周三到底是什么时候？因此最好改成明确的日期，例如「下周三」改写成「9月27日」、「下个月」改写为「10月」；此外，时间也要明确，是上午还是下午？是以自己或对方的时区为准？以免双方认知不同而产生误会。
主题
如果一次要和对方讨论的事情是不同的主题，建议分开不同的电邮传送，也就是说，每封信的主题最好只有一个，这样对方会比较好针对单纯的主题加以回信。
回覆
如果你回覆对方的来信时，使用对方的主旨回覆，让对方知道这是来自于你的回覆。此外，如果想要在主旨点出回覆的重点，可以在邮件本文内容的第一行写上「回覆主旨：ＸＸＸＸＸＸ」，让对方知道这是回覆哪一封信。
风格
检查自己写的电邮时，试试看读出声音，对话式的写作风格轻松但不失礼，而且也比较自然顺畅。
语感
1. 采用主动的语气。让收信者知道，是谁应该来做这件事情。例如： A. 你对这件事情有什么想法？ B. 有谁可以提供意见给我？ 看得出来吗？A比B来得主动而明确。
2. 动词比名词更有力量。让我们唸唸看以下两句话： C. 让我们做个计划吧！ D. 让我们计划这件事情。 在D句里，「计划」两个字被用在动词的表现，会比C句用在名词有力量。
最后也是最重要的是，当你使用职场的电子邮件对外沟通，就应该谨守商业电子邮件的分寸，不要假公济私，撰写或传送与职场毫无关系的内容，因为在某些你不知情的状况之下，电邮可能会被保存在企业的公用硬盘或备份档案中。
撰写e-mail的5大禁忌
1. 别考验耐性：电邮里避免语焉不详，如果你抓不到重点，试着用条列重点的方式书写。此外，附件档案过大的电邮，通常大家都不想点开，因为要冒着中毒的风险等待下载。
2. 别考验记性：写清楚你的联络方式，别让对方只知道你的电邮账号，连本名、电话、地址、传真号码全都不知道。
3. 别考验心性：要做到基本礼仪，不可没大没小又爱装熟。
4. 别考验人性：不希望第三人知道的事情，就绝对不要在电子邮件或MSN中提起。因为，任何透过电子界面沟通的事情都会留下纪录，难保两方撕破脸时，成为你个人、甚至是企业信用的致命伤。
5. 别考验眼力：在内容里的第一行字重覆标题的叙述，再一次提醒收件者应该注意的事。重要的时间、地点、人事物都可以用颜色标起来。但要注意的是，不要用闪烁的字型与颜色，虽然那会强迫收件者看见，但基本上是伤害眼力，而且对人不礼貌。
修辞学是撰写商务电子邮件最困难的部分。如果用平常说话的语气，很容易被视为无礼，这是因为眼见为凭，文字用看的比用听更容易被放大检验。
因此，撰写商务电邮前，不妨用以下3个动作暖身：
1. 想到此时是面对着对方，而不是面对键盘与荧幕，这样可以让语气温暖一点。但要记得，书写时要比口语对话再稍微正式一点。
2. 设想对方看了你的信之后可能有的观点，也就是要在别人的思考里思考。
3. 了解对方和你一样都是大忙人，讲重点即可。 多一点体贴，想办法让你的电邮，看起来简短扼要，有亲和力但不失礼。
之后，撰写的重点如下：
结构：第一段与最后一段是重点
电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第一段。如果信件很长，最好在结尾的部分，再度强调第一段的重点。
要求：主动说出你期待对方做的事情
当你想要收件者采取行动时，如果电邮的内容长，在信件的一开始，就说明你的要求。如果内容很短，不超过一个荧幕可以读完的范围，就直接在信件内容的结尾提出要求即可。
日期：日期与时间要明确
在电邮中提到的日期与时间，一定要具体，你说的下个月或是下周三到底是什么时候？因此最好改成明确的日期，例如「下周三」改写成「9月27日」、「下个月」改写为「10月」；此外，时间也要明确，是上午还是下午？是以自己或对方的时区为准？以免双方认知不同而产生误会。
主题
如果一次要和对方讨论的事情是不同的主题，建议分开不同的电邮传送，也就是说，每封信的主题最好只有一个，这样对方会比较好针对单纯的主题加以回信。
回覆
如果你回覆对方的来信时，使用对方的主旨回覆，让对方知道这是来自于你的回覆。此外，如果想要在主旨点出回覆的重点，可以在邮件本文内容的第一行写上「回覆主旨：ＸＸＸＸＸＸ」，让对方知道这是回覆哪一封信。
风格
检查自己写的电邮时，试试看读出声音，对话式的写作风格轻松但不失礼，而且也比较自然顺畅。
语感
1. 采用主动的语气。让收信者知道，是谁应该来做这件事情。例如： A. 你对这件事情有什么想法？ B. 有谁可以提供意见给我？ 看得出来吗？A比B来得主动而明确。
2. 动词比名词更有力量。让我们唸唸看以下两句话： C. 让我们做个计划吧！ D. 让我们计划这件事情。 在D句里，「计划」两个字被用在动词的表现，会比C句用在名词有力量。
最后也是最重要的是，当你使用职场的电子邮件对外沟通，就应该谨守商业电子邮件的分寸，不要假公济私，撰写或传送与职场毫无关系的内容，因为在某些你不知情的状况之下，电邮可能会被保存在企业的公用硬盘或备份档案中。
撰写e-mail的5大禁忌
1. 别考验耐性：电邮里避免语焉不详，如果你抓不到重点，试着用条列重点的方式书写。此外，附件档案过大的电邮，通常大家都不想点开，因为要冒着中毒的风险等待下载。
2. 别考验记性：写清楚你的联络方式，别让对方只知道你的电邮账号，连本名、电话、地址、传真号码全都不知道。
3. 别考验心性：要做到基本礼仪，不可没大没小又爱装熟。
4. 别考验人性：不希望第三人知道的事情，就绝对不要在电子邮件或MSN中提起。因为，任何透过电子界面沟通的事情都会留下纪录，难保两方撕破脸时，成为你个人、甚至是企业信用的致命伤。
5. 别考验眼力：在内容里的第一行字重覆标题的叙述，再一次提醒收件者应该注意的事。重要的时间、地点、人事物都可以用颜色标起来。但要注意的是，不要用闪烁的字型与颜色，虽然那会强迫收件者看见，但基本上是伤害眼力，而且对人不礼貌。