企业平台化口号:计算机操作50岁以上(含50岁)干部计算机操作电子教材（word版）第四章 公文处理系统

图4-16

用鼠标在“数据项名称”域内单击，其右端出现 标志，用鼠标单击该标志，系统弹出与所选对象有关的数据项列表（列表的内容由系统根据用户选定的操作对象所包含的信息自动生成），选择其中的一个数据项作为排序项，可以通过滚动条的上下滚动找到所需的排序项：用与上述相同的方式在“方式”域内指定排序方式（正序、倒序）。至此所选操作对象的第一排序项及排序方式设置完成。用鼠标在下面的空白处单击，系统将再生成一条排序项及排序方式设置记录，依次可设定第二、第三……排序项及排序条件等。按“确定”钮完成本次排序条件设定操作，系统将按照用户指定的排序项及排序方式对所选操作对象中的记录进行排序；按“清空”钮清除全部已设定的排序方式，以便重新设置新的排序方式。

2. 过滤

案例4-17  文书小李想要设定特定的记录信息

操作过程：使用“过滤”功能。打开任一操作对象（信箱、文件夹、收发文登记簿、催查办登记簿、办文情况登记簿），选择“对象”菜单中的“过滤”命令或按F7键，系统将打开过滤条件设置屏幕，并根据用户的设定对当前操作对象中的记录进行过滤。过滤条件设定屏幕的屏幕布局如图4-17。

图4-17                                          图4-18

过滤条件包括逻辑符、数据项、比较符和值四部分。逻辑符用于设定过滤条件间的逻辑关系（并且、或者）；数据项用于选择与过滤条件有关的项（由系统根据用户选定的操作对象所包含的信息自动生成）;比较符用于设定过滤条件时限定数据项与值之间的比较关系；值的列表中只显示用户所选操作对象已有的某类数据项的值。

设置过滤条件的操作与设置排序的规则相同，即：

按“确定”钮完成本次过滤条件设定操作，系统将按照用户指定的过滤方式显示文件信息；按“清空”钮清除全部已设定的过滤条件，以便重新设置新的过滤条件。

3. 刷新

案例4-18  文书小李想要及时查看到最新信息

操作过程：使用“刷新”功能。打开任一操作对象（信箱、文件夹、收发文登记簿、催查办登记簿、办文情况登记簿），通过“对象”菜单中的“刷新”命令或按F5键，系统将刷新当前操作对象中记录的内容。对记录刷新的目的是为了保证用户及时查看到操作对象中的最新信息。

4.3.2  系统辅助功能

(一) 修改口令

案例4-19  办公室王主任想要修改口令

具体操作：选择“选项”菜单中的“修改口令”命令，系统将打开如图4-18。

在“旧口令”项中输入原口令（即本次登录的口令），在“新口令”项中输入您新定义的口令（不超过16个字符），在“再认定”项中再次输入您新定义的口令作为对新口令的认定，按“确认”钮，完成修改口令的操作，下次再进行系统登录时应使用新口令；按“取消”钮则放弃对原口令的修改。

(二) 修改签字密码

选择“选项”菜单中的“修改签字密码”命令，系统将打开如图4-19。

图4-19                                 图4-20

在“旧密码”项中输入原签字密码，在“新密码”项中输入您新定义的签字密码（不超过16个字符），在“再认定”项中再次输入新定义的签字密码作为对新签字密码的认定，按“确认”钮，完成修改签字密码的操作，下次进行签名时应输入新签字密码。按“取消”钮则放弃对原签字密码的修改。

相关说明

1. 初次使用本系统时，要首先修改登录口令和签字密码；为了自身系统的安全，注意随时更换您的口令及签字密码。

2. 记住口令和签字密码并注意保密，一旦忘记请与系统管理员联系；如果口令或签字密码泄露，要尽快更改。

3. 建议使用字母、数字及运算符号混合组成的密码。

(三) 修改电话号码

选择“选项”菜单中的“修改电话号码”命令，系统将打开如图4-20。

输入您的联系电话，并按“确认”钮，则以后拟稿时，文头纸中所有与电话号码有关的信息将由系统自动填入。

(四)修改留言消息

选择“选项”菜单中的“修改留言消息”命令，系统打开设置留言信息如图4-21。

图4-21

输入留言消息，并确保留言信息有效，按“确认”钮，完成设置留言信息的操作。

(五) 修改排名顺序

选择“选项”菜单中的“修改排名顺序”命令打开修改排名顺序屏幕，布局如图4-22。

图4-22

用鼠标单击屏幕上方的人员表按钮，人员列表中列出了所有文件接收对象的姓名及排列顺序。当需要调整某个人的排名顺序时，只要选中该人，然后将排名顺序项的值改为希望更改的序号（无需更改别人的序号），将光标移开当前记录即可。系统将根据指定的序号自动调整其排名顺序，其他人员的排名顺序也会相应调整。

按“存盘”钮保存本次设定的排名顺序，以后的文件传递列表将按此顺序显示。

按“退出”钮退出修改排名顺序屏幕。

提示：这里仅以人员表为例介绍修改排名顺序的方法，修改部门、组的排列顺序的方法与此相同。

4.4  收文处理

收文处理主要包括收文登记、填收文处理签、文件正文及附件内容的输入、各种文件登记簿、拟办、批办、注办等。

4.4.1  收文登记

在《公文处理系统》中，“收文登记”是收文处理的最初环节，是对所收文件的自然特征及其处理情况登记在册，主要记载文件的来源、内容和去向，用以掌握和控制文件收进后的运转过程。这项内容主要由文书和其他文件管理部门的人员（内勤）来学习。

公文处理系统提供了两种文件登记的方式：

(一) 对纸质文件的登记（主要由文书来掌握）

对纸质文件的登记有两种方式可以打开收文登记屏幕进行登记：

1. 选择“收文”菜单中的“收文登记”命令，打开收文登记屏幕；

2. 打开收文登记簿，按“登记”按钮，打开收文登记屏幕。如图4-23

图4-23

文书小李在登记一个新文件时，外收文登记屏幕的右端有三个复选框，分别为“清空新记录”、“立即扫描”和“立即分送”，它们的作用是什么？

相关说明

1. 选中“清空新记录”标志，则每登记完一个文件（按“确定”钮），就会自动清空本次登记的内容，并接受下一次登记；若不选中该标志，则系统每登记完一个文件（按“确定”钮）就会保存本次登记的内容，以便下一次的登记在本次登记的基础上（此标志特别适用于登记多个内容相近的文件）。

2. 选中“立即扫描”标志，则每登记完一个文件，系统将自动打开收文屏幕，以便执行扫描文件正文的操作。

3. 选中“立即分送”标志，则每登记完一个文件，系统将自动打开文件传递屏幕，以便进行文件传递；若同时选中“立即扫描”标志，则先执行扫描操作，再执行分送操作。

从收文登记屏幕我们可以看出，收文登记的内容主要包括：收文日期、来文单位、来文字号、标题、密级、缓急、份数、页数、限办日期、返回日期、发文日期、总收文字、收文号、类目号和保管期限等。

对文书小李如何填写收文登记项目，说明如下：

1. 密级、缓急、总收文字、来文字、保管期限的输入可以通过下拉列表进行选择，即用鼠标单击该输入域右边的 钮，可获得有关的选择（“来文字”的选择信息来源于您以前的输入，由系统的处理学习功能获得）。

2. “来文单位”、“承办单位”项的输入既可直接输入，也可通过鼠标单击“来文单位”、“输入单位”输入域右边的 钮打开系统提供的单位选择屏幕后再选择有关单位（如图4-24）；其中列出的或供选择的所有单位的分类及名称均是通过系统维护程序建立的。

用鼠标单击单位列表中带有红色标志的单位类别名称，系统将以树型结构逐级打开各级单位。从中选择相应的单位，按“确定”钮，系统返回收文登记屏幕，同时在相应位置显示选定单位。

图4-24                                       图4-25

3. “主题词”的输入既可以由用户直接输入，主题词间用空格分隔。也可由用户通过鼠标单击主题词输入域右边的 钮，系统将打开一个主题词选择屏幕（如图4-25）。其中主题词表的内容是由系统维护程序预先定义的。

主题词的选择方式：首先用鼠标单击选择主题词大类，系统将自动刷新相应的类别词：其次，用鼠标单击选择主题词类别词，系统将自动刷新与所属类别词对应的类属词；类别词、类属词均可作为主题词。

通过此屏幕选择主题词，也可按“自动标引”钮，由系统根据标题进行自动标引。但自动标引一般与文件主题词有出入。

提示：

1. 主题词的输入建议使用用户直接输入的方法。

2. 来文的信息登记完后，按“确认”钮，完成一个文件的登记，相应的外收文登记簿上的待办类中将增加一条新记录，同时系统将自动填写收文处理签的内容。如果按“关闭”钮，则放弃上述输入。

3. 对纸质文件，进行文件登记的同时，系统将自动填写收文处理签的内容，用户在必要时还需输入文件的正文及附件的内容。对纸质文件的登记，系统允许连续登记多个文件，每登记一个文件之后，系统仍保持登记文件状态，直至按“关闭”钮退出文件登记为止。

4. 对跨年度的来文登记，在编总收文号时，请按收文日期进行编号，系统将按发文日期进行归档。除此之外的其他项目的登记与前面介绍的登记方法完全相同。

(二) 对电子（信箱中的文件）文件的登记

对电子文件的登记由文书和文件管理部门人员共同学习掌握

案例4-20  文书小李对电子文件登记

对电子文件的登记方式有两种：

l. 同时打开信箱和外收文登记簿，用鼠标在信箱中选择要进行登记的文件，按住鼠标右键并拖拽至外收文登记簿后，松开鼠标右键；

2. 打开信箱，用鼠标在信箱中选择要进行登记的文件，按信箱屏幕上方的“登记”钮。

相关说明

对电子文件的登记，系统也支持连续登记多个文件。当从信箱中选择多个文件进行登记时，系统打开的登记屏幕右端有一个“全部登记”标志（图4-26），当选中该标志时，按“确定”钮，系统将一次性把选定的记录信息登记到外收文登记簿中并且退出登记屏幕；若不选中该标志，则每按一次“确定”钮就登记一条选定的信息，直到所有选定的信息登记完为止。后者允许用户逐个修改每份文件的登记信息。

图4-26

4.4.2  填收文处理签

收文处理签即文件处理单，用于记载文件的特征、拟办意见及办文经过等。每个文件对应一个收文处理签，是第一次收文登记时由系统自动产生的，其中关于文件的信息是由系统根据收文登记的有关内容自动填入的。只有具备权限的人才能通过“填收文处理签”命令打开收文处理签屏幕，并修改或补充填写其中的内容。如果登记中漏登项目，通过填写收文处理签来修改或补充填写其中的内容。

案例4-21 文书小李填收文处理签

操作步骤

第一步：用鼠标在外收文登记簿中选中一个文件，选择“收文”菜单中的“填收文处理签”命令，系统将打开收文屏幕的“收文处理签”屏幕，并允许修改或补充有关文件的信息。如图4-27。

第二步：在收文处理签屏幕，按“确认”钮，完成填写或修改收文处理签的工作。

按“取消”钮，则放弃所作的修改。按“打印收文处理签”钮，则打印收文处理签的内容，包括拟办、注办意见。

4.4.3  文件正文及附件的输入

案例4-22  文书小李输入文件的正文、附件

操作步骤

第一步：进行收文登记；

第二步：在收文登记簿上选中要输入正文或附件内容的文件；

第三步：选择“收文”菜单中的“填收文处理签”命令进入收文屏幕之“收文处理签”屏幕，用鼠标单击收文屏幕上方的“正文、附件”标签进入“正文、附件”屏幕，屏幕布局如4-28。

图4-27                                    图4-28

当要输入正文的内容时，用鼠标在正文部分的白色区域内单击，则该区域的下方出现一排功能按钮。同样，当要输入附件的内容时，用鼠标在附件部分的白色区域内单击，则该区域的下方同样会出现一排功能按钮。功能按钮所在的区域即为当前操作的部分。灰色的按钮表示该按钮（功能）暂时不能使用。

文件正文或附件的输入方式共有三种：手工录入、磁盘拷入、扫描输入。对于外收文常用的方法是扫描输入，手工录入和磁盘拷入很少使用。

(一) 扫描输入

采用扫描的方法输入文件可以真实地反映文件的情况，即文件经扫描输入计算机后，若不加任何识别处理，则在屏幕上显示的文件内容与格式就是其纸质文件的内容与格式，扫描后的文件只能阅览，不能在文件上直接批改。

案例4-23  扫描输入文件

操作步骤：

第一步：收文登记，在收文登记屏幕上选中“立即扫描”按钮，登记后按“确认”钮，进入收文处理屏幕；

第二步：在正文文件列表中选中文件；

第三步：按“扫描”，系统打开扫描操作控制屏幕。

另一种执行文件扫描的方式：

第一步：打开外收文登记簿，选中要扫描的文件，选择“收文”菜单中的“文件扫描”命令，系统打开如图4-29，在此屏幕上按“扫描”钮，系统也将打开扫描操作控制屏幕；

图4-29

第二步：在扫描操作控制屏幕，选择扫描方式，用鼠标单击“扫描”按钮，完成文件扫描。

相关说明

1. 扫描操作控制界面中的“扫描方式”是用于指定扫描仪的工作方式，包括：单页扫描、多页单面扫描、多页双面扫描。

2. 扫描控制屏幕中各按钮的功能如下：

“扫描”        开始扫描文件。

“重扫该页”    重扫选定是指当前页的内容。通过状态条两侧的箭头按钮选择要重扫的页作为当前页，按“重扫该页”按钮，系统将不对重扫的页进行编号，而是沿用本页原来的页号。

“删除该页”    删除选定的当前页的内容。通过状态条两侧的箭头按钮选择要删除的页作为当前页，按“删除该页”按钮，删除当前页，系统将自动调整该页后面的文件页号。

“删全部页”    删除扫描仪中全部页的内容。一般在需要全部重扫文件或不想保存扫描文件的内容时使用此功能。

“插入页”      在已有的扫描文件中插入一页或多页的内容。通过状态条两侧的箭头按钮选择要在其后插入内容的页作为当前页，按“插入页”按钮。

“打印该页”    打印选定当前页的内容。

“打印全部页”  打印该扫描文件的全部内容。

“旋转该页”    用于旋转当前扫描页。按“旋转该页”按钮，从系统打开的屏幕中选择任一转换模式，按“确定”钮。

提示：对所有扫描文件，系统允许用户根据自己的需要设定文件显示比例。同时扫描文件页数较多时，当要查看某页的内容时，除了通过状态条两侧的箭头按钮逐页滚动查找相关页外，也可直接选择跳转页码直接定位到指定页。

(二) 手工录入

案例4-24  手工录入文件

操作步骤

第一步：在正文文件列表中选中文件；

第二步：按“录入”钮，系统将启动文字处理软件 Microsoft Word以提供文件编辑手段；

第三步：在编辑屏幕的左上端有一组按钮，用于保存、打印、显示文件修订情况和退出系统等；如图4-30。

图4-30

第四步：在“收文”屏幕中的任一子屏幕中按“确认”钮完成文件录入操作。

(三) 磁盘拷入

对保存在磁盘上的文件正文附件的内容，可通过系统提供的“拷入”功能输入本系统。具体方法如下：

1. 在正文文件列表中选中文件，如果是第一次输入，正文文件列表可能为空，只需在正文列表的空白区域单击即可；

2. 按“拷入”钮，系统打开接收文件屏幕，屏幕布局如图4-31。

图4-31

指定文件在磁盘上的存储路径及文件名，按“确认”钮，系统即可将指定的磁盘中的文件的内容读入系统的正文或附件文件中，并按系统自身的文件命名原则予以命名，使之成为系统的一部分。

文书小李将登记好的收文再分送出去，文书的收文工作就结束了。文件的分送请参照前面讲过的文件传递。

4.4.4  各种文件登记簿

文书把文件分送之后，按流程应该是办公室领导的拟办工作。但作为文书和内勤人员，还必须掌握收、发文登记簿，内部文件登记簿，催查办登记簿和办文情况登记簿的使用。

(一) 收、发文登记簿和内部文件登记簿

由于内部文件登记簿与收、发文登记簿的屏幕、功能按钮及操作方式基本相同，在此一并介绍。

案例4-25  打开外收文登记簿

操作步骤

第一步：用鼠标单击工具栏内的“外收文登记簿”按钮；

第二步：选择“对象”菜单中的“外收文登记簿”命令；

第三步：选择“收文”菜单中的“收文登记”命令，系统在打开收文登记屏幕的同时也打开外收文登记簿。

案例4-26  打开发文登记簿

操作步骤

第一步：用鼠标单击工具栏内的“发文登记簿”按钮；

第二步：选择“对象”菜单中的“发文登记簿”命令；

第三步：选择信箱中的一条发文信息，按“登记”按钮，系统在打开发文登记屏幕的同时也打开发文登记簿。

案例4-27  打开内部文件登记簿

第一步：用鼠标单击工具栏内的“内收文登记簿”；

第二步：选择“对象”菜单中的“内部文件登记簿”命令；

第三步：选择信箱中的一条内部文件信息，按“登记”钮，或者选择“收文”菜单中的“收文登记”命令，系统打开内部文件登记屏幕的同时也打开内部文件登记簿。

通过上述方法可打开收、发文登记簿，内部文件登记簿。上述登记簿的屏幕布局如图4-32。

相关说明

登记簿中各按钮的功能：

“登记”只有外收文登记簿中包含此按钮，并且此按钮仅用于登记外收的纸质文件的有关信息；发文和内部文件登记簿中此按钮为灰（无效）。如图4-32。

图4-32

按“登记”钮，系统将启动收文登记屏幕，依次输入关于文件的有关信息，按“确认”钮，完成一个文件的登记，相应的收文登记簿上将增加一条新记录。系统提供连续登记文件住处的功能，直至按“关闭”钮为止。

“分送”即文件传递，用于文书及文件管理部门人员根据文件的内容及性质将文件分发给有关的部门、组及个人等。

用鼠标在收发文登记簿的文件列表中选择一个或多个要分送的文件，按“分送”钮，进入文件传递屏幕。文件传递的操作请参看前节内容。

“阅文”用于阅览文件的正文及附件内容。与阅文有关的操作，请参看前面查看文件正文及附件内容。

“收回”用于弥补因失误造成的文件传递错误。与收回有关的操作请参看文件收回的内容。

“办结”用于标识文件的办理状态。在公文处理系统中文件的办结标志一般由文书、档案员根据文件的办理情况设定。此按钮只对具有设置文件办结权限的文档人员有效。当判定文件已全部办理完成后，用鼠标在收、发文登记簿中选中该文件，并按“办结”钮，文件将从一种状态转为办结状态。文件的办结状态为全局状态，即文件一旦定为办结，则它在所有信箱或登记簿中的状态均为办结。文件的办结标志可为办文统计提供依据。

“文件跟踪”用于跟踪文件的的传递流程，了解文件的运转情况。与文件跟踪有关的操作请参看关于“文件跟踪”功能的介绍。

案例4-28  关闭收、发文（或内部文件）登记簿

第一步：用鼠标单击屏幕右上角的 钮，关闭收、发文（或内部文件）登记簿；

第二步：用鼠标单击屏幕左上角的控制钮 ，并选择“关闭’命令。

(二) 催查办登记簿

公文处理系统为用户提供了对收文和内部文件的催办功能，每个文件管理部门拥有一个催查办登记簿，文秘人员在发送催查办消息时填写催办单，并在催查办登记簿中进行登记。催查办消息的发送只适用于部门而不针对某个人。

案例4-29  打开催查办登记簿

第一步：用鼠标单击工具栏内的“催查办登记簿”按钮；

第二步：选择“对象”菜单中的“催查办登记簿”命令。

催查办登记簿的屏幕布局如图4-33。

图4-33

相关说明

1. 催查办登记簿中的信息是在发催查办消息时由系统自动登入的，用户自己不能直接在登记簿中修改。

2. 发出催查办消息的部门：文秘人员选择被催办的单位并填写催查办通知单，在发出催办单的同时由系统在催查办登记簿的“发出催查办单”类中进行登记。

3. 收到催查办消息的部门：通过部门信箱上的“登记”按钮，将收到的催查办消息登记在本部门催查办登记簿的“接收催查办单”类中。

4. 与催查办登记簿中文件有关的操作：

催查办登记簿中提供了两类共四种显示信息的方法。一类是“接收催查办单”，与此对应的分类方法为“待办”、“已办”，所有已作出答复的催办单的信息均属“已办”类，其余属于“待办”类，系统缺省显示“待办”类的信息；另一类是“发出催查办单”，与此对应的分类方法是“未回复”、“已回复”，所有已由接收方给出答复的催办单的信息均属于“已回复”类，其余属于“未回复”类，系统缺省显示“未回复”类的信息。

对催查办登记簿中的文件信息，系统提供两种操作，即查看催查办单的详细内容和查阅文件内容。

“催查办单”用于查看催查办单的详细内容。用鼠标在催查办登记簿中选中一个文件，按“催查办单”按钮，系统将打开催查办单，并简要显示文件的简单信息及与文件催办有关的指示情况。接收催办单的一方可在催查办单下部的“反馈信息”栏内对催办作出答复。

“阅文”用于查阅文件的内容。

催查办就是文秘人员根据文件的承办时限和有关要求对公文办理过程所实施的催促和检查，即督促办文。可利用“催查办”功能发催办消息。

5. 催查办单

案例4-30  发催查办单

操作步骤

第一步：打开收文登记簿，从中选择要催办的文件（用鼠标单击该文件所在的记录行）；

第二步：通过“文件跟踪”功能了解文件的传递过程，从中找到文件当前的位置（信箱）；

第三步：选择“收文”菜单中的“催查办”命令，系统将打开如下屏幕（图4-34）以选择被催办的单位；

图4-34

第四步：用鼠标单击屏幕上的  钮，打开被催办单位列表，单位列表中所列的单位为该文件的所有接收单位（文件的发件方可以发催办消息），从中选择要催办的单位，按“确认”钮，系统将打开催查办通知单屏幕，屏幕布局如图4-35。

图4-35

第五步：在“批办情况”栏内输入对文件的催办意见，按“催查办”钮，系统在发出催办单的同时会自动在本部门的催查办登记簿的“发出催办单”类内予以登记。

收到催查办通知单的单位的文秘人员从部门信箱中选中该催办消息，并按“登记”钮，系统将自动在该部门催查办登记簿的“收到催办单”类予以登记。

要查看催办单的有关内容，需打开催查办登记簿，并选择“收到催办单”类，从收到的催办单列表中选中一个文件，按“确认催查办单”钮，系统打开催查办通知单屏幕，此时该屏幕上的“催查办”钮变成“回复”钮，通过滚动按钮可以查看关于该文件的所有催办信息；在“反馈信息”栏内输入对本次催办单的答复意见，按“回复”钮，完成对本次催办单的答复。

如果按“放弃”或“关闭”钮，则放弃上述操作并退出催办单屏幕。

案例4-31 关闭催查办登记簿

第一步：用鼠标单击屏幕右上角的 钮，关闭催查办登记簿；

第二步：用鼠标单击屏幕左上角的 钮，并选择“关闭”命令，可以关闭催查办登记簿。

案例4-32 登记办文情况

操作步骤

第一步：打开“办文情况登记簿”

1. 用鼠标单击工具栏内的“办文情况登记簿”按钮；

2. 选择“对象”菜单中的“办文情况登记簿”命令打开办文情况登记簿。

办文情况登记簿屏幕布局如图4-36。

图4-36                                       图4-37

从上述屏幕可以详细了解所有本部门发出文件在接收方的办理情况，查看某一接收单位或某一个文件时，可通过系统提供的“过滤”功能，或限定“登记日期”和办文状态（指文件办理的全局状态，如“未办结”、“已办结”）等手段对办文情况登记簿中的文件信息进行过滤。若该文件在接收方“已办”，系统将自动填写办文情况登记簿中的“对方寄出日期”项；对有限办时间的文件，若未及时办理，系统将按安装《公文处理系统》时的系统设置，通过改变信息的显示颜色予以提示“将要超时”、“已超时”等，文秘人员也可以通过办文情况登记簿中的上述信息酌情发催查办消息。若文秘人员认为某类文件没有催办的必要，也可将办文情况登记簿中的此类文件删除。

第二步：设定已办条件

1. 通过屏幕中的“选项”钮可以定义文件“已办”条件。按“选项”钮，系统打开如图4-37。

2. 选择其中一项作为“文件已办”的标准（单选钮）。当接收方为非公文处理用户时，通过选定上面的“允许登记手工送回的纸质文件”项，系统支持以手工方式填写“对方寄出日期”项的内容。按“确定”钮退出办文情况登记簿选项屏幕。

提示：对办文情况登记簿中的文件，系统提供“阅文”和“文件跟踪”操作。

案例4-33 关闭办文情况登记簿

第一步：用鼠标单击屏幕右上角的 钮，关闭办文情况登记簿；

第二步：用鼠标单击屏幕左上角的控制钮 ，并选择“关闭”命令，可以关闭办文情况登记簿。

4.4.5  拟办

案例4-34 办公室王主任提出拟办意见

操作步骤

第一步：打开信箱，从中选择要办理的文件（用鼠标单击该文件所在的记录行）；

第二步：通过选择“收文”菜单中的“拟办”命令，系统将打开收文屏幕的“收文处理签”屏幕，屏幕布局如图4-38。

第三步：查看“收文处理签”屏幕中关于文件的有关说明及“正文、附件”屏幕中正文及附件的内容；

第四步：在“收文处理签”屏幕，将光标定位于拟办意见栏；（必须以“拟办”命令进入收文屏幕，此时拟办意见区域为白色，可以接受输入，否则为灰色）；

图4-38

第五步：输入拟办意见，按“确认”钮，系统将保存拟办意见，完成拟办工作。按“取消”钮则放弃输入的拟办意见。

4.4.6  批办

案例4-35  张局长批办文件

操作步骤

第一步：打开个人信箱，从信箱中选择要批办的文件（用鼠标单击该文件所在的记录行）；

第二步：选择“收文”菜单中的“批办”命令，系统将打开收文屏幕；

第三步：进入“收文处理签”屏幕，查看文件的有关信息，进入“正文、附件”屏幕，查看正文及附件的内容；

第四步：用鼠标单击收文屏幕上端“领导批示”标签，打开批示屏幕。

屏幕左边的“批示人列表”记录了以往所有批示人的名字，用鼠标选择任一签批人就可以查看其批示的内容（内容出现在右下角的批示内容区域）。签批人列表中可保存一个人的多次批示（出现多个相同的名字，分别对应每次的批示）；

第五步：进行批示时，请先用鼠标在批示人列表下方的空白区域内单击以插入一条新批示，然后在批示内容区域内输入批示意见、建议等；

第六步：将光标定位到标有“签名”的输入域内，并输入签字密码，按“回车”键，此时批办人的名字就会在屏幕左边的“批示人列表”区域内出现；

第七步：按“确认”钮，系统将接受批示意见并返回个人信箱，完成批办工作；按“取消”钮则放弃本次的批示，并且签名也会从批示人列表中消失。

提示：如果本次意见没有签批完，可暂时不签名，按“确认”钮退出，系统将保存本次签批的内容，并允许下次进行“批办”处理时继续签批。只有当签批人正式签名后，其姓名才会在签批人列表中出现，这时签批人的任何签批意见都将作为一条新意见存在。

4.4.7  注办（各处领导）

案例4-36 流转税处刘处长收到文件提出注办意见

操作步骤

第一步：打开信箱，从中选择要办理的文件；

第二步：选择“收文”菜单中的“注办”命令，系统打开收文屏幕；

第三步：进入“收文处理签”屏幕，注办栏由注办人签名列表和注办意见两部分组成（必须以“注办”命令进入收文屏幕，此时注办栏为白色，可以接受输入，否则为灰色）；如下图4-39。

图4-39

第四步：将光标定位到注办人列表下方的空白区域生成一条新的注办意见记录，用鼠标单击注办人签名列表右侧的按钮，系统将弹出签字密码输入框，输入签字密码并按回车，则注办人签字列表中将加入本次填写注办意见的注办人姓名，以后别人查看注办意见时即可通过选择相应的注办人来查看他的注办意见；将光标定位到注办栏右侧的意见栏内，输入文件办理经过及结果，按“确认”钮，系统将保存注办的内容，并返回个人信箱；按“取消”钮则放弃输入的注办意见。

4.5  发文处理

发文处理的主要内容包括拟稿、改稿、审核、审批、签发、会签处理、登记、编号、排版、校对等。对于这部分内容系统用户根据自己的角色、权限来掌握。

4.5.1  拟稿

拟稿是发文处理的最初环节，拟稿是公文处理系统中全体用户都拥有的权限，也是全体用户都要学习掌握的。

案例4-37  某局法规处小王拟稿，下发通知。

操作步骤

第一步：打开文件夹；

第二步：按“新建”钮系统打开公文自己文种选择屏幕；

提示：如果要修改文件夹中已有的文件，请在文件夹中选定文件，按“修改”钮，可对其进行编辑修改，但是这里要修改的文件必须是从未提交过的文件，否则“修改”功能无效。

第三步：选择适当的公文文种，按“确认”钮，系统将打开与所选类型相对应的文头纸屏幕；

第四步：填写文头纸；

第五步：编辑正文、附件及有关文件；

第六步：建立有关文件；

第七步：按“确定”钮，退出发文屏幕，完成拟稿；

第八步：将文件送交出去。

相关说明

(一) 选择适当的公文文种

公文处理系统中包含的公文种类及其对应的公文格式是通过系统维护程序进行定义，供拟稿人选择。起草新文件时，请在打开的文件夹中按“新建”钮，系统将打开公文文种选择屏幕，屏幕布局如图4-40。

图4-40                                    图4-41

用鼠标选择与发文相对应的公文种类（单击），按“确认”钮，系统将打开与所选类型相对应的文头纸屏幕。

(二) 填写文头纸

文头纸是发文文件的一部分，它将随文件的运转而与文件正文等一同提交。文头纸的填写是由多人分多次逐步填写完成的，拟稿人只需填写与文件有关的内容，包括密级、缓急、发文字号的发文类型部分（发文字）、文件标题、主题词、会签单位、主送单位、抄送单位等，其他如审批、审核、会签、签发的签名部分及发文号等则是在文件运转过程中由各有关人员填写。

不同种类、不同性质的文件所对应的文头纸的格式也不尽相同。

正式发文的文头纸格式的屏幕布局如图4-41。

从文头纸屏幕我们可以看到：

1. 密级、缓急及发文字等项的填写是通过鼠标单击输入域右边的 钮，并从下拉的选项中选择相应的值；

2. 主办单位、拟稿人、日期（拟稿）、电话等项由系统根据用户登录的信息及实际拟稿日期自动填入；

3. 标题项由拟稿人输入，将光标定位到标题输入域，然后输入标题；

4. 主送单位和抄送单位的填写方式基本相同，均可通过以下两种方式进行输入：一是在相应位置直接输入单位名称；二是将光标定位在单位输入域，然后用鼠标单击“主送单位”、“抄送单位”按钮，然后通过单位选择屏幕（如图4-42）选择有关单位。

图4-42

其中列出的可供选择的所有单位的分类及名称均是通过系统维护程序建立的。整个单位列表采用树型结构，带红色标志的类表示其中还包含子类。用鼠标单击选择会签单位所属的类，再从中选择相应的单位。按“确定”钮，完成选择单位操作；

5. 主题词的输入有三种方式：一是由用户直接输入主题词，主题词之间用空格分隔；二是用户用鼠标单击主题词输入域右边的 钮，系统打开一个主题词选择屏幕，如图4-43所示。

图4-43

用户可通过“自动标引”按钮由系统根据标题自动标识主题词（用户在自动标引的基础上进行修改）；三是借助系统提供的主题词表自己选择适当的主题词。主题词区域内的值允许用户编辑，包括输入、修改、删除等，按“确认”钮，完成主题词的操作并返回“文头纸”屏幕。如果按“取消”钮，则取消选择的主题词并返回“文头纸”屏幕。

提示：文头纸填写完成后，即使不想马上编辑正文，也应立即进入正文编辑，以便将文头纸中填写的文件标题自动带入，否则下次编辑正文时将需要重新输入标题。

(三) 编辑正文和附件

文件正文附件的编辑是拟稿的核心内容。对正文文件，目前系统支持手工录入和软盘拷入两种文件输入方式；对附件和有关文件，系统还支持扫描输入。

1. 正文的编辑

(1) 用鼠标单击发文屏幕上端的“正文、附件”标签进入“正文、附件”屏幕，该屏幕主要用于保存正文、附件及有关文件的文件列表，屏幕布局如图4-44。

图4-44

(2) 用鼠标在正文区域内单击，然后按“编辑”钮，系统将启动Word编辑程序。在编辑屏幕左上端有一组按钮（图4-45），用于保存文件的“存盘退出”、打印文件的“打印”、显示修订情况的“显示修订”和返回系统的“不存退出”功能按钮。

图4-45

(3) 输入文件正文后，按“存盘退出”钮保存正文文件的内容并返回发文屏幕，完成拟稿。

提示：如果要编辑的文件正文内容已保存在C盘或A盘中，进入Word编辑程序后，将编辑好的文件打开，通过“复制”和“粘贴”功能拷入到文件的正文中，这是拟稿中比较常用也比较方便的做法。

正文文件列表中的多条记录分别对应于正文文件的多个版本。对拟稿者而言，在文件起草过程中，正文部分的文件清单始终只保留一个版本（修改的最后版本），文件提交后，其他人对文件正文修改后，系统将保留修改痕迹并在正文的文件清单中增加一个新的版本记录。

2. 附件的编辑

附件是附属于正文的文件，公文运转中，附件始终随正文一起运转。附件可以是一个新起草的文件，也可以是一个原来已存在的文件。建立附件的操作方法如下：

(1) 用鼠标在附件的文件清单的空白区域单击，系统将自动将光标定位到一个新的附件记录；

(2) 当起草一个新文件作为附件时，依次输入“顺序号”和“附件名称”，然后按“编辑”钮即可按照与编辑正文同样的方法编辑附件的内容：

(3) 按“扫描”钮可扫描一个文件作为附件；

(4) 当选择一个已有的文件作为附件时，先输入“顺序号”，然后将光标定位到“附件名称”区域，用鼠标单击该区域右侧的按钮，系统将显示可供选择的文件列表，从中选择所需的文件即可。选中的文件名称会出现在附件文件的文件列表中。

(四) 将起草的文件送出去

在文件夹中选择一个要提交的文件，按“转交”钮，系统将打开文件传递屏幕，选择传递对象后按“发送”钮，完成提交文件的操作。

4.5.2  改稿

案例4-38  法规处吴处长修改小王的拟稿

操作步骤

第一步：打开个人信箱，从信箱中选择要进行改稿的文件；

第二步：选择“发文”菜单中的“改稿”命令，系统将打开发文屏幕；

第三步：通过“文头纸”屏幕查看文头纸的有关信息，但不能修改；

第四步：通过“领导批示”屏幕查看领导的有关批示的内容；

第五步：打开“正文、附件”屏幕，修改文件正文或附件的内容；

第六步：按“确认”钮，退出发文屏幕，系统将保存对该文件内容的所有变更；按“取消”钮，则放弃保留对该文件的内容修改。

相关说明

1．拟稿人起草公文时，在文件正式提交前对文件的修改均通过文件夹的“修改”功能实现，文件一旦提交，则文件夹中的“修改”功能无效，只有等文件再次传回信箱时，再通过“发文”菜单中的“改稿”功能进行修改。

2．使用“改稿”功能只能修改正文、附件的内容，不能修改文头纸的内容。

4.5.3  公文的审批、审核及签发

公文处理系统中“审批”、“审核”、“签发”的操作步骤基本相同，其工作的内容都是对拟稿人起草的公文的内容等进行检查、修正等，主要包括：拟稿人选择的发文种类及填写文头纸的内容（如发文字、标题、会签单位、主送抄送单位等）是否准确，文稿是否规范，文字表达是否简明、准确。审批人、审核者及签发人均可对发文的不妥之处予以更改，系统将保存各自的修改版本，同时均可在发文屏幕的“领导”审批屏幕中填写审批意见。

三者的不同之处在于审批（初审、复审）、审核（初核、复核）及签发者在完成有关操作后，在文头纸中签名的位置不同。另外，对“签发”而言，签发人还需在文头纸上明确签署签发意见，如“发”、“缓发”、“不发”等。发文稿一经签发即成定稿，可据此印刷正式文本。

审批、审核及签发的操作步骤：

1．打开个人信箱，从信箱中选择要进行审批、审核或签发的文件；

2．选择“发文”菜单中的“审批”、“审核”、“签发”命令，系统打开发文屏幕，屏幕上方有三个标签，分别标有“文头纸”、“正文、附件”和“领导审批”，这三个标签分别对应一个屏幕，可分别核查文头纸、阅改正文及附件和填写审核意见（对审批、签发功能有效）；

3．核查文头纸是否正确，对不妥之处予以修改；

4．阅改正文及附件的内容；

5．填写审批意见并签名；

6．在文头纸的相应位置签名；

7．签发人在文头纸上签名并明确签署签发意见。

案例4-39  张局长签发文件

操作步骤

第一步：打开个人信箱，从信箱中选择要进行签发的文件；

第二步：选择“发文”菜单中的“签发”命令，选择“领导审批”屏幕；

第三步：阅改正文及附件的内容；

第四步：签发人在文头纸上签名并明确签署签发意见。

相关说明

完成以上各步骤的主要操作内容有：

(一) 核查文头纸是否正确。用鼠标单击发文屏幕上方的“文头纸”标签，打开文头纸屏幕，依次检查拟稿人所填各项是否准确，对填写错误或不妥之处予以修改。

(二) 正文及附件的阅改。

1．用鼠标单击发文屏幕上方的“正文、附件”标签，系统打开正文、附件及有关文件的列表屏幕，正文清单中显示文件正文的不同版本及对应该版本的正文编辑者的编辑日期等；附件和有关文件清单中分别显示附件列表和有关文件列表（注：对有关文件只能阅览，不能修改）。

2．阅改正文、附件时，应在文件清单中选定要阅改的正文或附件（正文要选择最新的版本），选择“编辑”功能，系统将打开WORD编辑程序，可以对文件进行修改。

提示：如果只想阅览文件，请选择“阅文”功能。

3．修改文件内容时，在编辑屏幕的左上端有一组按钮（图4-46），按“存盘退出”钮，保存对文件所做的修改并返回发文处理屏幕。

“显示修订”按钮的功能是显示文件修订情况。用鼠标单击“显示修订”按钮，会看到文件中用不同颜色的字表示的修改痕迹（如果曾经有人修改过），这是系统提供的功能，目的是使你了解文件的修改情况（一种颜色对应一个人所做的修改）。

提示：正文的文件一旦更改，则正文文件清单中将增加一条记录，以记录正文文件的不同版本及对应于该版本的正文编辑者和编辑日期。

系统只允许对正文文件的最后版本进行修改，但可以阅览任何一个版本的文件。

(三) 保存正文的不同版本

拟稿人起草的文件一旦提交，系统就将其作为正文文件的第一版本保存并显示在正文清单中，在此基础上，以后任何具有正文修改权限的用户对正文文件所做的修改，均生成新版本，并将在正文文件列表中显示。

提示：无论初审、复审、初核、复核或签发，凡要在文头纸的相应位置签名者，均需生成一个新的正文版本后方可签名（无论是否修改），其目的是为了明确签名者所承担的责任。

(四) 填写审批、签发意见

修改文件正文后，负责审批（初审、复审）及签发文件的领导还应在“领导审批”屏幕中明确签署意见批示。

1．用鼠标单击收文屏幕上方的“领导审批”标签，系统将打开用于领导批示的屏幕。领导批示屏幕中仅“签名”、“意见”的“审批内容”三项允许填写。

2．用鼠标在批示人列表下方的空白域内单击以插入一条新批示。在批示内容区域内输入批示意见、建议等。在“意见”栏内选择常用的简短批示。

3．将光标定位到标有“签名”的输入域内，输人签字密码，按回车，姓名就会在屏幕左边的“批示人列表”区域内出现。（提示：通过批示人列表可以查看其他人的批示意见）

4．按“确认”钮，完成签批意见工作。系统接收批示意见并返回个人信箱，同时保存审批文件过程中对文头纸、正文、附件的修改内容及批示意见等。如果按“取消”钮，则放弃本次的批示，并且您本次的签名也会从“批示人列表”中消失，系统返回个人信箱；与签批意见同时放弃的还包括对文头纸及正文、附件的修改内容。

提示：如果本次意见没有签批完，可暂时不签名，按“确认”钮退出，系统将保存本次签批的内容，并允许下次进行“审批”处理时继续签批。只有当签批人正式签名后，其姓名才会在签批人列表中出现，这时签批人的任何签批意见都将作为一条新意见存在。

(五) 在文头纸上签名

在审批、审核或签发工作完成之后，请通过鼠标单击发文屏幕上方的“文头纸”标签，进入“文头纸”屏幕，从中选择与您的工作相对应的繁体字处并输入您的签字密码（允许签名的区域为白色，否则为灰色），按回车，则该密码对应的名字将显示在屏幕上，核实名字是否正确，按“确认”钮完成签字操作。

(六) 清稿

清稿是对留有修改痕迹的公文稿进行整理以方便阅读。系统提供了两种清稿方法：

1．利用系统提供的“显示修订”功能。进入文件的编辑状态后，只要不选择“显示修订”状态，系统自动显示清稿。

2．利用 Word提供的“修订”功能，查找全部的修订处，并借助“接受”/“拒绝”功能对文件的修改结果进行整理，以获得清稿。

4.5.4  会签文件的处理

会签是撰拟公文过程中，主办单位主动与有关单位协商并核签的一种办文程序，一般当公文的内容涉及本单位的多个部门或与其他单位有关时，需要进行会签。会签分为内部会签和外部会签。

(一) 内部会签

操作步骤

第一步：打开个人信箱，从信箱中选择要进行会签的文件；

第二步：选择“发文”菜单中的“会签”命令，系统打开发文屏幕；

第三步：查看“文头纸”、“正文、附件”的内容，对不妥之处予以更改；

第四步：在“领导批示”屏幕签署会签意见并签名；

第五步：在文头纸中的会签单位列表中找到本单位，并在“领导签名”位置输入签字密码并按回车；

第六步：将会签文退回主办单位。各会签单位签署完对会签文意见后，按“确认”钮返回个人信箱，并通过信箱屏幕上的“转交”或“退回”钮打开文件传递屏幕，及时将文件退回来文单位。

(二) 外部会签

对外部会签文，本系统只提供了“送外部会签”和“登记外部会签结果”两项功能，而具体的签批过程则不包含在本系统之内。

操作步骤

第一步：从信箱中选择要进行外部会签的文件并进行发文登记；

第二步：文件登记后，在打开的发文登记簿中选中要送外部会签的文件，并选择“发文”菜单中的“送外部会签”命令，系统将修改发文登记簿中该文件的处理状态为“送外部会签”；

第三步：登记外部会签结果。送外部会签的文件（纸质）送回后，文书确定其为外单位送还的会签文而非收文后，打开发文登记簿，在登记簿中选中该文件的记录，选择“发文”菜单中的“登记外部会签结果”命令，通过“登记外部会签”屏幕，将外部会签单位领导对文件的有关批示输入计算机；

第四步：依次输入屏幕中的各项内容，按“确定”钮，完成登记外部会签结果操作，返回发文登记簿，按“取消”钮，则放弃上述登记，返回发文登记簿。

4.5.5  发文登记

发文登记的目的在于为了对发文的有关情况进行管理，明确文件去向、明确有关责任，以备查询。

公文处理系统提供了两种发文登记的方式：

1．在部门信箱中选中要登记的发文文件，用鼠标单击“登记”钮，在打开的发文登记屏幕中补充输入登记项的内容，实际上大多数内容已从信箱中带入，可根据需要进行修改，按“确认”钮即可；此时部门信箱中的文件信息消失，而发文登记簿中新增一条记录；

2．同时打开部门信箱、发文登记簿，按住鼠标右键将部门信箱中的发文文件拽到发文登记簿中，完成发文登记。

提示：发文登记是以文件正式签发并被赋予发文号之后的登记作为最终的记录。因为文件一旦签发即具有法定效应，因此不允许再对其内容等作任何修改。

4.5.6  发文编号

发文编号就是给办结并签发后的文件进行编号。因为发文号是发文字的一个组成部分，对发文进行编号是发文规范化的一个必不可少的步骤。

案例4-40  文书小李为法规处的文件进行发文编号．

操作步骤

第一步：文件签发完毕后，送回机要室，文书对文件进行登记；

第二步：登记簿中选中该文件，按“阅文”钮打开发文屏幕，检查文件的文头纸中的签发人是否已签发，并且签发日期不能为空；

第三步；检查文件是否办结，因为没有办结标志的文件不能编号。当然，也可直接按“发文编号”命令，由系统做上述检查；

第四步：选择“发文”菜单中的“发文编号”命令，系统核定文件已办结且签发人已正式签发后自动生成并填写发文号。

相关说明：发文号的顺序由系统自动维护，用户不能自己修改。

4.5.7  排版、校对

排版、校对功能均是针对文件的正文及附件的内容进行处理，对文头纸、领导批示的信息只能阅读，不能更改。

操作步骤

第一步：从信箱中选定要进行排版或校对的文件；

第二步：选择“发文”菜单中的“排版”或“校对”命令，系统将打开发文屏幕；

第三步：选中“正文、附件”屏幕，并从中选择要进行排版或校对的文件（最新版本），按“编辑”钮，系统将启动Microsoft Word，利用Word功能进行排版等工作；

第四步：按“保存”钮返回发文之“正文、附件”屏幕；

第五步：按“确认”钮完成排版、校对工作，并返回信箱。

4.6  通告栏

《公文处理系统》中的通告栏是为了在单位内部广播式地发布各种消息、通知等而设置的。系统用户均能打开通行栏，并可根据用户权限发布或阅读通告栏的内容。通告栏中的通告信息按“发布时间”的先后顺序逆序排序，最新发布的排在最前面。

4.6.1  进入通告栏

通告栏程序独立于公文处理系统，进入通告栏与进入公文处理系统的操作步骤完全一样，只要打开办公自动化组中用鼠标双击通告栏图标     即可；

系统在进入通告栏屏幕之前，也将首先打开登录屏幕以进行用户进入通告栏的合法性验证。输入您在本系统中注册的用户名及口令。

按“确认”钮，系统在确定您为该系统的合法用户后将启动通告栏，否则系统将提示系统登录失败信息，并期待您再次输入正确的用户名及口令；按“取消”钮表示您自己主动放弃了本次的登录操作。

系统判定您为合法用户后将打开通告栏屏幕。通告栏屏幕分为两部分，即通告信息列表和通告信息发布屏幕。列表布局如图4-46。

图4-46

4.6.2  通告栏中各按钮的功能

用于发布新消息、通知等；

用于更新通告栏内的消息清单；

用于读通告栏中某条消息的详细内容；

用于对通告栏内的信息进行排序；

用于对通告栏内的信息进行过滤，以方便查看。

功能按钮下面是通告栏内所有消息的列表，包括消息的通告范围、发布人（单位）、发布时间、标题及经手人等。通过水平、垂直滚动条的移动可查看上述与消息有关的记录信息。

4.6.3  发布消息

在通告栏列表屏幕，按“发布”钮，系统打开通告栏发布屏幕，屏幕布局如图4-47。

图4-47

依次输入标题和通告内容。屏幕下端的发布单位、发布日期及发布人等信息是系统根据发布人的登录信息自动填入的，系统允许修改发布单位。按“确定”钮，完成一条消息的发布：按“取消”钮，则放弃本次消息的发布。

按“确定”钮退出通告栏发布屏幕后，系统将弹出通告范围选择屏供发布者选择发布范围，屏幕如图4-48。

用鼠标单击选择发布范围，可以同时选择多个范围，再次单击取消选择。按“确定”钮，完成对发布范围的选择。发布范围确定后，系统也允许在布告栏屏幕中修改发布范围，但只允许发布者本人修改。

图4-48

4.6.4  阅读消息内容

l. 选择一条消息，按“内容”钮，系统将打开通告栏发布屏幕，以查看所选消息的详细内容；

2. 通过屏幕右上角的记录滚动钮，可翻看通告栏中的任何一条通知的内容：当通告的内容不能在一屏内显示时，可通过屏幕右端的滚动条查看。

4.6.5  消息刷新

阅读消息前，按“刷新”钮，能够及时看到布告栏中的新消息。

4.6.6  关闭通告栏

关闭通告栏的方法有多种，使用下面其中一种即可关闭。

1. 用鼠标单击屏幕右上角的 钮；

2. 用鼠标单击屏幕左上角的控制钮 并选择关闭命令；

3. 用鼠标单击屏幕上的“关闭”钮。