城寨英雄云盘:财务人员实战Excel之二---------凭证与凭证汇总表

财务人员实战Excel之二---------凭证与凭证汇总表(未完，接下章)

第1节、凭证汇总表 科目代码录入

第2节、凭证汇总表的制作

第3节、凭证明细表中的自动筛选

第4节、编制一、二级科目代码

第5节、凭证明细表样板设置科目代码的录入方式

第2章　Excel 凭证与凭证汇总表

第1节、凭证汇总表科目代码录入

    有些工作注定是繁琐而没有创造性的重复劳动，比如科目代码的录入工作等。但这些工作就像基本功，只有基本功练好了，才有了学习高深武功的资本。

　　凭证时记录会计信息的重要载体，是生成对外报表的数据基础。汇总凭证是财务工作中的一个重要环节，重大的财务报表也是从这些源头上来。录入、汇总、分析、规划，一步步形成了完善的核算体系。

步骤01 新建工作表

　　启动Excel自动新建一个工作簿，保存并命名。双击工作表标签，将工作表改名为“科目代码”，按回车键确定。单击鼠标右键弹出快捷菜单，为工作表标签设置一个颜色。

步骤02   设置数据有效性

    选中A2单元格，点击“数据”→“数据工具”→“数据有效性”，弹出“数据有效性”对话框，“设置”→“允许”→在下拉列表中选择“自定义”。在“公式”文本框中输入公式：“=COUNTIF(A:A,A2)=1”，点击确定完成设置。

知识点：COUNTIF函数

COUNTIF函数用来返回计算区域中满足给定条件的单元格的个数。
　　函数语法COUNTIF (range,criteria)range：为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。
　　criteria：为确定哪些单元格倍计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式和文本。
　　函数说明Excel提供其他的函数，可用来基于条件分析数据。

例如要计算基于一个文本字符或某个范围内的一个数值的总和，可以使用SUMIF函数。若要使公式返回两个基于条的值之一，例如某个指定销售量的销售红利，则可使用IF函数。
　　在本例中，是指在A列中查找和A2单元格中数字相同的单元格个数为1，即在A列没有与A2单元格中的数字相同的单元格。

步骤03   用格式刷复制设置　

    选中A1单元格，单击“开始”→剪贴板上的格式刷按钮，此时，光标起了变化。按住Shift键不放，单击A100单元格，第一列格式复制完成，光标回复常态。

步骤04   输入数据、完善表格
    这里可没有窍门或技巧，老老实实根据公司的科目输入数据吧。数据录入完成，简单设置字体、字号和边框线即可。

步骤05   冻结窗口

    根据每个公司情况的不同，科目的数量也不同。在进行数据录入的时候，财务人员经常会遇到这样的情况：不管多大的显示器，都无法完整显示表格，给录入工作带来些许不便利。录入时间一长，还可能出错。这个时候可以用到Excel[Http://www.officewhy.com/excel/]冻结窗格的功能。在本例中就遇到这种情况，这时，选中A2单元格，点击“视图”→“窗口”→“冻结窗格”

→“冻结首行”。现在，我们下拉表格操作时，第一行始终固定不动，非常方便查看。

第2节、凭证汇总表的制作

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前面一系列工作，其目的就是为了编制凭证汇总表，只有经过数据汇总，才能给出一个明确的数据，成为规划决策的依据。这里我们选择一些重要的项目为大家讲解汇总表的制作，当然，在实际凭证汇总中，每个项目都是不能省略的。

步骤01   新建工作表
    在“凭证明细表“工作簿中，将Sheet3改名为“凭证汇总”，在A1单元格输入“凭证汇总表”，在A3：C3中分别输入标题。选中B2单元格，在右键菜单中选择“设置单元格格式”→“日期”→“2001年3月”。然后输入表格的时间“2009-5-7”。在C2单元格输入“编号：第 号至第 号”。

步骤02   输入科目名称

在A4:A19单元格区域中输入科目名称，在A20单元格输入“合计”。

步骤03   设置货币格式
    选中B4:C19单元格区域，点击鼠标右键弹出快捷菜单，选择“设置单元格格式”→“数字” →“分类”→“货币”，将“小数位数”的值设置为“2”，“货币符号”选择“无”，“负数”选择“-1,234.10”，然后点击确定按钮完成单元格区域设置。

步骤04   编制借方金额汇总公式
    选中B4单元格，在编辑栏中输入公式：“=SUMIF(凭证明细!$F:$F,$A4,凭证明细!D:D)”，按回车键确认。将光标移动到B4单元格右下角，当光标变为黑十字形状时，按住鼠标左键不放，向下拖动鼠标到B19松开，即可完成公式的复制。适当调整B列列宽，使B列内容能够完全显示出来。

步骤05   编制贷方金额汇总公式
选中C4单元格，在编辑栏中输入公式：“= SUMIF(凭证明细!$F:$F,$A4,凭证明细!E:E)”，用上面的方法，拖动完成C5:C19单元格区域公式的复制。

步骤06   编制金额合计
    选中B20单元格，点击“编辑”中的Σ符号，自动生成求和公式，用同样的方法完成C20的金额合计。

步骤07 完善表格

    表格中的0很影响表格的美观，可以采用前面说过的方法取消零值的显示。点击Office按钮→Excel选项→高级→此工作表的显示选项→去掉复选项“在具有零值的单元格中显示零”→确定。

　　设置工作表的字体、字号和边框线，根据个人爱好对表格进行美化。还可以在“页面布局”→工作表选项→网格线→去掉“查看”复选框中的勾→确定。这样就取消显示网格线了。

步骤08 工作表的保护

    每个人都明白财务报表对于财务工作的重要性，每个数据都是严谨不可随意更改的。很多人拥有查阅报表的权利，但却没有修改数据的权利。做财务工作的人都知道，哪怕是一个数字，都足以改变全盘。那么，怎样保证工作表不被随意改动呢？除了对自己电脑的加密保护外，工作表同样可以设置密码保护。

　　在“审阅”→更改→保护工作表→在“取消工作表保护时使用的密码”，现在，想要修改工作表，系统都会弹出一个警告窗口。如果需要修改数据，就要先撤销工作表保护，需要输入事先设定的那个密码。当然，一定要记住这个密码，否则自己也无法修改工作表中的数据了。我们还可以设置保护工作簿，对于一个系统的表格，这样的保护措施是必要的。

第3节、凭证明细表中的自动筛选

步骤01 设置自动筛选

　　选择A1:G1单元格区域，点击“数据”→“筛选”，此时，在A1:G1单元格区域的每个单元格的右侧会出现一个小三角的下拉按钮。

步骤02 进行筛选查询

　　单击A1单元格右侧的下拉按钮，然后选择“6”，“凭证明细”工作表中就会筛选出“序号”为6的记录。搭配其他几项进行筛选查询，

　　可以更加精确地查找到符合条件的记录

步骤03 美化表格

　　对表格的字体、字号、边框线等进行简单设置，为方便显示A1:G1单元格区域适当加宽。为方便浏览，可使用冻结窗格的功能。

第4节、编制一、二级科目代码

步骤01 输入一级科目代码

　　选中F2单元格，在编辑框输入公式：“=VLOOKUP(C2,科目代码!$A$2:$C$171,2,FALSE)”，按回车键确认。

　　选中F2单元格，将光标放在单元格的右下角，当光标变成黑十字形状时按住左键不放，向下拖拽到相应位置后松开左键，即可完成该列的公式复制。

步骤02 输入二级科目代码

    选中G2单元格，输入公式：“=VLOOKUP(C2,科目代码!$A$2:$C$171,3,FALSE)”，按回车键确认。选中G2单元格，将光标放到右下角，当光标变成黑十字形状，按住鼠标左键不放，向下拉动鼠标到相应位置，松开左键即可完成该列公式的复制

　　知识点：

本例公式说明

一级科目代码公式：是指在“科目代码”工作表的A2:C171单元格区域的A列中查找与“凭证明细”工作表中C2单元格中内容相同的单元格，然后返回对应B列中的内容到当前单元格。

二级科目代码公式：是指在“科目代码”工作表的A2:C171单元格区域的A列中查找与“凭证明细”工作表中C2单元格中相同的单元格，然后返回对应C列中的内容到当前单元格。

第5节、凭证明细表样板设置科目代码的录入方式

步骤01   新建工作表
    单击工作表标签Sheet2，改名为“凭证明细”，然后在A1:G1单元格区域输入标题名称。

步骤02   定义科目代码名称
    单击“科目代码”工作表标签进入“科目代码”工作表，选中A2:A100单元格区域，然后单击菜单“公式”→“定义名称”→弹出“新建名称”对话框，在“名称”中输入“data”，然后单击确定按钮。这样就将“科目代木”工作表中的A2:A100单元格区
域的名称定义为“data”。

步骤03   设置数据有效性
    单击“凭证明细”工作表标签，选中C2:C204单元格区域，点击“数据”→“数据工具”→“数据有效性”，在弹出的“数据有效性”对话框，在“设置”→“允许”→选择“序列”。

    在“来源”中输入“=data”，单击确定按钮。

步骤04   单元格边的下拉列表
    此时，单击C2单元格，在单元格的右侧会出现一个下拉按钮，鼠标单击下拉按钮会弹出一个下拉列表，列表中的内容是“科目代码”工作表中的科目代码，用户可以用鼠标选择输入内容。

步骤05   输入数据
    在A2:E204单元格区域输入数据，遇到数字过长，可适当调整列宽，让单元格中的数据完整显示。