民生银行董事长洪崎:皮卡王财务管理制度

皮卡王集团财务管理制度
第一章               总则
为了适应市场经济发展的需要，强化企业自我约束能力，规范企业财务行为，进一步加强集团公司的财务管理和经济核算，促进企业经济效益的不断提高，根据财政部制定的《企业财务通则》和《工业企业财务制度》有关规定，结合集团公司的经营理念，特制定本制度。
本制度是集团公司各个分公司、职能部门开展财务活动必须遵循的原则和规范。
第二章               资金的筹集和使用
资金是企业生产经营必需的“血液”，资金的筹集和使用是公司财务管理的首要任务，也是企业合理地运用资金，搞好资本动作，提高资金的营运效果，促进公司经济效益提高的一项重要工作。
2．1借入资金
资金部负责办理各项资金的借入，归还手续。借贷过程中，坚持“信誉至上，多渠道筹集，确保经营所需”的原则，及时输各项资金的收付业务，资金部内勤人员要设立长短期借款明细帐薄，及时登记借款的单位、来源、利率、金额、借款日期、还款日期以及担保（抵押）方式等事项，并与财务经常进行核对相符。每月底编制银行借款报表，供公司领导决策。
2．2销售贷款
2．2．1产品销售贷款的回笼，由销售部门负责。销售部门统计人员要建立产品销售与贷款回笼台帐，及时收回销售货款，杜绝呆帐、坏帐损失，并定期同财务部和购货单位进行核对，做到帐目准确、清楚。
2．2．2直接汇入财务部或财务部直接收取的货款，要及时传递给销售记帐，每星期对帐一次。
2．2．3销售部门每月底要报送产品销售及货款回笼情况表，以便公司领导掌握销售信息，提高产品的市场竞争能力。
2．3资金收支计划：
2．3．1资金收支计划的编制、执行，由财务部门负责。各分公司、部门应于每月25日前，向财务部门报送下月的资金使用计划表，各分公司和财务部门还应编制收入计划。
2．3．2各单位、部门包括生产、供应、营销业务，凡用款在3000元以上的项目，都要编入财务收支计划管理，财务部门根据资金存量和轻重缓急情况，进行认真地计划、安排，报总经理批准后执行。
2．3．3未列入计划的项目，财务部门有权拒付，或列入下月计划，用款单位或个应直接到财务部办理，不得越级办理。2。3。4实行“以收定支，综合平衡”的原则，各收款部站要确保收入，财务部门要严格控制支出，如有变更，应报请总经理批准，并通知有关用款部门。
2．3．5使用资金1-5万元，需提前1天上报，使用资金5-10万元，需提前3天上报，使用资金10万以上，需提前5天上报，以利财务筹集资金，保障资金供应。
2．3．6每月底财务部要对资金收付计划的执行情况进行总结，反馈。
第三章现金管理
现金是货币资金的重要组成部分。根据国务院《现金管理暂行条例》的有关规定，为了切实加强现金管理工作，严肃财政财经纪律，减少现金统量，促进公司的生产经营活动，公司的现金收支管理必须做到：
3．1管理原则
3．1．1现金及货币资金管理，实行“收支两条线”原则，归口管理部门为公司资金结算中心。
3．1．2公司所有现金收入，必须划入结算中心开设的专项账户，任何单位和个人，一律不得坐收坐支。
3．2现金收入
3．2．1现金收入范围：包括不能转帐单位和个人的销售收入；不足转帐起点的小额收入以及差旅费剩余款、赔偿款、备用金、预支款退回收入等。
3．2．1一切现金收入都应及时足额交给资金结算中心，出纳人员应当当面点清现金，并开具销售发票或收款收据，除上述可直接收入现金的项目外，其余收款业务原则上都须通过银行转帐结算。
3．2．3现金收妥后，应在发票上加盖“现金收讫”章及出纳印章。
3．3现金付出
3．3．1现金支出范围包括：职工工资、津贴、各种奖金、差旅费、采购物资（指不能转帐的单位和个人）及其他零星支出。
3．3．2根据“谁经办，谁负责”的原则，所有现金支出，必须取得合法或合理合规的原始凭证，即盖有“财税专用章”的正式发票，并在发票背面注明开支用途，经办人姓名，经财务审核后，自报总经理或权的领导批准，方可到出纳处报销。
3．3．3加强支出发票的审核管理工作，所有支出票据，都要由财务总监进行审核，报销时，发现手续不齐；开虚作假或未经审核的发票，财务部门有权拒绝报销，或退回补办手续。
3．3．4对某些确实没有正式发票的项目，要取得或填制原始凭证到财务部开具“付款凭证”（或经财务部授权同意后，开具“收款凭证”）后，再按规定手续办理。
3．3．5职工预支工资、借款额不得超过应付工资额的一半，借款手续如下：借款填制《借款单》，职工由车间主任批准，职员由各部门负责签字，然后到出纳处办理借款。出差的借款，按照《差旅费报销规定》办理。
3．3．6现金付出后，应在发票上加盖“现金付讫”章及出纳人员章。
库存现金限额管理
库存现金每日限额为一万元，超过限额的现金收入，必须当日存入银行。
3．4现金收支管理
3．4．1严格审查现金的各项收支是否符合有关政策、法令和财经制度的规定，审查发票手续是否完备，对手续不全的，应拒绝办理。
3．4．2现金收付要当面点清，及时登记现金日记帐、银行存款日记帐，每日必须结出库存余额，并经常核对，发现长款或短款，或帐帐、帐实不符的，应及时报告财务主管人员及公司领导，认真查明原因，及时处理。
3．4．3不准挪用公款，不准用白条子充抵库存现金，不准擅自坐支现金。
3．4．4出纳人员不得代为办理有关签字手续。
第四章银行存款管理
为了加速资金周转和依法有效利用资金，促进公司各项工作的健康发展，根据《银行结算法》的有关规定，对公司的银行存款管理规定如下：
4．1除按规定可以用现金收付的项目外，其他一切经济往来必须通过银行转帐办理，以减少现金流量，保证资金的完整。
4．2出纳人员应根据各项收支业务的有关凭证及时登记银行存款日记帐，并按日结出余额，按月与银行核对，做到帐实相符。
4．3财务人员要严格按照银行结算的要求，填制或开具各种银行票据，根据经批准的资金收支计划，分别轻重缓急，给予及时办理，并加盖“转帐”印章。企业各项收入所取得的票据（包括汇票、支票等），应于当日解交银行（如遇休息日，顺延）。
4．4每月底，要编制银行存款余额调节表，对未达帐项进行调节。
4．5必须严格执行银行结算纪律，不得出租、出借帐户，不得签发空白支票，空头支票和远期支票。
4．6加强支票等银行票据的管理，设立支票登记簿，支票的领用、作废、缴销都应按规定要求办理。
第五章 往来款的管理
为了促进企业生产经营中的各种耗费能够尽快得到补偿，确保企业资金的正常循环和及时周转，维护企业利益不受侵犯，对企业的各项往来款项要进行严格的管理。
5．1应收帐款
5．1．1销售货款由销售部门负责，原则上销售产品必须先付款后发货，需要赊销的，必须签订合同，并将合同副本（或复印件）、出库单一并交财务部审核后、盖章，方可到仓库发货。销售合同的签订按合同规定办理。
5．1．2发生应收款项，经办人员必须向购货方索取发票、合同、欠条（可以是传真）等有关凭据，并负责催收货款工作，直到收回全部款项。
5．1．3各分公司的销售收入，应及时上交结算中心，不得截留或挪用。每月底，应向公司财务部报送当月的销售收入、上交货款及结存情况。财务部要积极协助销售部门催收各项应收款项，要有专人负责，督促销售部门按合同规定收取货款，也可直接向客户催款，经多次催收无效的，有权提交公司领导处理，确保企业资金不受损失。
5．1．4结算中心每月应编制各分公司的往来款对帐单、并及时与各分公司核对正确。
5．1．5由于销售部门经办人员的过失，造成对外销售货款无法收回，经公司造成损失的，扣发经办人员的工资、奖金，并赔偿一切损失，构成刑事的，依法提交司法机关处理。
5．1．6每月由财务部编报应收帐款帐龄表，报公司主要领导。
5．2应付款项
5．2．1供应部负责清理、核对各项应付款项工作，在公司计划的前提下，及时编制应付款项明细清单，分清轻重缓急，及时支付应付款项，以保证公司的声誉。
5．2．3财务部应当建立应付款明细帐目，及时同客户核对、查询，同时也应经常与供应部进行核对，做到帐实相符。
5．3内部往来款项
职工预支或存入款项，应由结算中心负责清理、核对、登记工作。建立明细帐目，每月编制收入、付出明细报表，并应及时督促归还，办理核销手续：
5．3．1职工因公出差预支的差旅费，应填写《出差审批单》，经公司领导批准后，方可到财务部办理；出差返回后，一周内应办理报销手续（无特殊情况），逾期的，每天扣罚10元。
5．3．2其他款项（如预支工资、借款等）均应填制《借款单》，经批准后，方可给予支付，财务部及时进行催收、核销工作。无特殊情况，预支款必须于当月、当笔进行核销，前笔未结清的，不得预支下一笔款项。
5．3．3财务部应积极协助有关部门和经办人员，做好各项往来款项的结算工作，及时督促有关人员归还借款或办理报销手续，确保企业资金不受损失。
第六章  物资采购管理
6．1采购物资的审批权限：
以下物资的采购由总经理或其授权领导批准。
A）        基建、固定资产的购置，出差费用、招待费用、预支款项的开支。
B）        生产所需物资的采购
C）        办公用品、劳保用品的购买。
D）        备品备件的采购。
6．2采购物资的审批程序：
A）各部门申请购买物资，由经办人员填写《申购单》，经部门负责人签字同意，并报公司相关领导批准后，进行采购。需进库的物资，还应由仓库人员签字。
B）采购人员必须凭批准的《申购单》采购，办理好入库手续。发票报销时，《申购单》必须一同附上，以便查对。
C）领用办公用品、劳保用品，必须到行政办统一办理，行政办在发放时，要进行登记、签字，并严格控制使用。
第七章 固定资产管理
固定资产是企业管理的主要内容之一，必须坚持“技术管理与经济管理相结合”的原则，公司固定资产的购置、安装、使用、维修、更新直至报废的全过程进行综合管理。
7．1固定资产职责分工：
（1）设备管理部门是固定资产的实物综合管理部门，负责日常组织、控制监督和按排实施的管理职能，
A）要建立有关固定资产管理台帐，具体办理固定资产的验收、移交、转移调拔、增减变动、更新改造、拆迁盘点、报废处理以及有关技术资料，日常原始记录和统计报表的收集、整理归档工作。
B）要建立固定资产卡片制度。
（2）财务部负责公司固定资产的会计核算工作，全面反映和监督固定资产的增减变动和使用情况，并按财务制度规定进行明细核算，按月计提折旧，每年一次会同相关部门，对各类固定资产进行定期盘点检查工作，发现盘盈盘亏情况，及时按规定程序，报公司处理，做到帐、卡、物相符。
（3）各使用、仓管部门（人），负责对本部门固定资产的合理使用、维修保养、妥善保管，对保管不善造成损坏的，应负赔偿责任。
（4）新增的固定资产，应及时办理有关手续，并指定专人保管。
7．2固定资产采用平均年限法，净残值为固定资产原值的5%。固定资产提完折旧后仍可使用的，不再计提折旧；提前报废的，要补提足折旧。
7．3固定资产的使用年限为：（1）房屋及建筑物：20年
（2）机器设备（含室内装修）：10年。
（3）电子设备、运输工具：5年。
（4）其他设备：5年。
7．4人事调动，应将固定资产管理资料列入移交内容之一。
第八章  存货管理
存货管理工作（包括原材料的供应、使用、产品的生产、销售等）是企业组织生产经营活动的一个重要环节，在企业管理工作中有关极为重要的地位。
8．1采购部门应根据批准的生产计划制定出采购计划，经公司领导批准后，每月25日前，将计划送交财务部，以便财务部筹措资金。
8．2采购部门根据批准的材料计划采购进货，采购时，要坚持货比三家，比质比价，按时组织货源到库，保证生产需要。
8．3所有材料进公司，都必须办理入库验收和计量手续，采购员、仓管员、质检员必须当场清点、验收，合格后，方可办理入库，并且在材料发票上共同签字后，交财务办理付款。
8．4验收过程中，发现数量、质量不符合要求时，应及时查找原因，分清责任，由采购员及时与对方单位联系索赔、退货。
8．5仓管员对入库的材料要根据类别、性质进行分类分批存放，同时应有名称、规格、型号、数量的明显标志，要求堆放整齐，留有通道，上轻下重，左整右零，确保仓库美观整，便于正确地收发和盘点。发放时，做到先进先出，有期限的先出的原则，防止过期报废，造成不必要的损失。
8．6仓管员必须做到“四清”、“四保”和“三相符”，即货清、帐清、质量清、用途清，保质、保量、保生产、保安全，帐、卡、物相符。树立高度的责任感，对存货开展经济维护、保养和翻仓，防止锈蚀、霉烂，对剧毒物品、贵重物资、危险品必须专库、专柜、专人保管，严格执行保安的有关规定。
8．7建立严格的材料清查盘点制度，仓管员必须做到每月盘点，年终由仓管员、财务人员在有关部门配合下，进行一次全面清仓查库，发现盘亏破损及时上报处理。入库单、出库单日清月结，做到帐目清楚，单子按月装订成册存档。
8．8材料的发出必须凭手续齐全的领料单发料，领料单必须写明时间、领用单位、用途、名称、规格、数量等内容，领料人及仓管员必须签名，以示责任。
8．9产成品的出库（即产品销售），应由销售部门根据有关规定，填写产成品出库单，填写时，必须写明产成品的名称、规格型号、数量等。再到财务部审核、盖章后，到仓库办理出库。
8．10仓管中必须凭手续完整的出库单，发放产成品。
第九章  业务招待费管理
业务招待费是指企业在经营活动中，用于接待应酬的各种费用。为了加强公司经营业务及外来宾客来公司指导工作的就餐费用及其他应酬费用的审批，报销工作，坚持“必需、合理、从简、节约”的原则，反对铺张浪费，力争在提高公司经济效益的前提下，把钱用在刀上。
9．1业务招待费的审批程序：
（1）因经营或工作需要而开支的业务招待费，小额开支的，先由部门负责人审核，后经总经理批准。
（2）大额开支的，坚持“先批后用”的原则，即部门负责人事先向公司领导提出申报，经批准后，方可开支。报销手续仍需逐级审批。
（3）原则上，招待宾客在公司食堂就餐。特殊情况，需要到外面就餐的，应事先征得公司领导的同意。
9．2业务招待费的开支标准：
（1）一般客人原则上在食堂就餐，每人每餐标准10元。
（2）重要客人的就餐由总经理安排。市级以下的有关部门、单位、供销客户来人，一般在食堂就餐，标准如下：
A、早餐每人每餐2元。
B、一般客户，在食堂吃工作便餐，一人的标准为每餐10元。3-4人的，每人每餐20元（不包括酒水）。
C、特殊人员，需提高就餐标准的，事先应征得公司领导批准，方可开支。
9．3需就餐的人员，应由对口部门经办人员，提早与行政办公室取得联系，说明人数、标准，由行政办通知食堂，做好就餐准备。
9．4就餐后，由经办人员在食堂就餐登记本上签字，月底由食堂进行汇总结算，开具付款凭证，经总经理批准后，到财务部办理报销手续。
第十章  差旅费报销规定
10．1预支差旅费
10．1．1所有到东阳、义乌市以外地区出差的人员，都需到财务部领取并填写《出差审批单》，财务部凭批准人意见，支付出差人的预支款，《审批单》由出纳暂存。
10．1．2出差归来，根据行政办在《审批单》中核准的出差日期，填制差旅费报销单，经财务部审核，报部经理批准后报销。《审批单》存行政办。
10．1．3出差人员预支的差旅费，应在报销时一次结清，无特殊情况，应在一周内结清，逾期每天罚息10元。
10．2交通费开支标准
10．2．1一般工作人员出差，乘坐火车为硬席车，轮船为三等舱位，但夜间乘坐在车船上过夜六小时以上，或连续乘车时间超过十二小时的，可购硬席卧铺票。
部级以上（包括相当于部级）的人员出差，可以乘坐火车为硬席卧铺，轮船为二等舱位。
10．2．2工作人员出差一般不得乘坐飞机，但出差任务特殊的，经总经理批准，可乘坐飞机普通舱位。
10．2．3出差人员一般不得乘坐出租车，公交车费凭据报销。到义乌市出差的标准参照市内标准执行。
10．3住宿费开支标准
10．3．1工作人员出差住宿费采取限额控制的办法，特殊情况超过限额标准，须说明充分理由，由总经理批准后，方可报销。
住宿费的限额等级标准为：
出差地点
每日限额标准
职级
特殊地区
（元/天）
一般地区（元/天）
东阳、义乌市内（元/天）
总经理
根据工作需要报销
副总经理、总工（监）总经理助理
150
90
60
部长及相当于部长人员
90
60
40
其余人员
60
50
30
特殊地区指：深圳、珠海、汕头、广州、厦门、上海。
10．3．2工作人员离开本市出差，其住宿费在限额标准以内，凭据报销，节约部分，奖励50%，超过规定限额的，本人自负。但参加培训或销售点提供住宿的，其节约部分不予奖励。
10．3．3不同级别人员一起出差，经总经理批准后，住宿费按就高不就低的原则执行。
10．3．4培训、学习、开会主办单位统一安排食宿的，按实报销。如主办单位提供食宿的不得再作报销。
10．4出差人员的伙食补助费
10．4．1出差人员的伙食补助费，每人每天的补助标准为：
东阳市内每人每天补贴5元（不用膳或出差时间不到6小时的不得补救），市外省内10元，省外15元，特殊地区（包括广州、深圳、珠海、汕头、厦门、上海等地）22元。当天来回的，兰溪金华等地12元，杭州、衢州等地15元，上海等地20元。
10．4．2部级干部因公出差（含部级以上人员），不报销请客伙食费的，在东阳市外每人每天补贴伙食费30元。如由出差对方单位或驻外企业报销伙食和用膳的，均不得补贴。
10．4．3因公出差邀请有关单位人员洽谈业务，在承办公务中需请客吃饭的，其伙食标准一般应控制在每人每餐40元内（特殊情况除外）。已报销请客伙食者，不得再领取出差补贴费和报销伙食费，对随行人员不属请客对象的，不得享受请客待遇。
可报销请客伙食费的对象限于：集团公司总裁、副总裁、总经理助理、总师、各分公司的法定代表人。其他人员要请客报销的，需事先经领导批准。
10．4．4报销请客伙食费，应取得正式发票，据实报销，如有弄虚作假冒领的，一概作贪污议处。
10．5凡在车船上过夜的，在途中期间，可加发夜间伙食补贴每天10元。
10．6伙食费系对白天的伙食费补助，中午12时前返回或中午12时后出发的，当天的伙食费减半发给，晚上8时以后出发或早上7时以前返回公司（或家里）的，不能发给当天的伙食补助费。
10．7乘坐车船符合第10．2．1条规定，而不买卧铺票（船票）的，按本人实际乘坐的车船票价，发给差价部分50%的补助费，超过标准的，超过部分自负50%。若借宿在亲朋好友处，则按50%奖励，出差人员的行李寄存费，凭票据报销。
10．8出差人员趁出差之机，绕道回家或旅游的车船费，扣除直线单程车船费后，给予报销，超过部分由个人自理。违纪情况另行处理。
10．9驾驶人员出差补贴标准，每旬由公司派车负责人对照行车记录审核后，再经领导签字后予以报销。
第十一章 成本管理
成本管理是企业生产经营过程中的费用发生和成本形成所进行的预测、决策、控制、核算、分析与考核等一系列的管理工作，是企业财务管理工作中的一个重要环节。
11．1做好各项成本核算的基础工作，制定和完善各项消耗定额、费用定额和劳动定额，建立和健全原始记录、计量制度及材料物资的收发领退、盘点等管理制度，核算和监督在产品的动态，保护在产品的安全完整，这加强生产资金管理，加速生产周转提供信息。
11．2建立包括事前的成本预测和成本计划，事中的成本控制和成本核算，以及事后的成本分析和成本考核相结合的完整的成本管理体系。
11．3财务人员要严格执行国家关于成本开支范围的规定，正确地计算产品成本，划清收益性支出与资本性支出，产品生产成本与营业处支出，成本费用开支与盈余公积支出的界限。每月要编报生产（非生产）经营管理费用明细表，车间及公司实际总成本和实际单位成本表，分析成本费用的升降原因以及成本计划的执行情况，以便及时采取措施，降低产品成本，提高公司的经济效益。
11、4根据公司当前生产和特点，以及成本管理要求，产品成本的核算采用品种法结转完工产品的成本。
11、5统计员每月底向生产计划部、财务部报送车间制品盘存汇总表、物资消耗报表等资料，以及职工计时、计件数据。
第十二章发票管理
发票是财务收支的法定凭证，是会计核算的原始凭据，也是税务稽查的重要依据。
12．1发票管理范围
公司在销售产品和提供劳务以及从事其他业务活动取得收入时所提供给付款方的各种票据，均属于发票管理范围。
12．2发票种类
A）增值税专用发票，由国税局统一印制，仅限于增值税一般纳税人领购使用的一种发票。
B）普通发票，产品销售给非增值税一般纳税人所开具给对方的发票。
C）收款收据：用于各种应收或暂收款项所出具给付款人的凭据。
E）付款凭据：用于各种应付事项而开具的凭据。
F）材料（产品）出库、入库单：用于公司内部材料、产品的收入、发出而出具的凭据。
12．3发票管理规定
A）发票的或印刷由财务部负责办理。购入或印制的发票均由财务部办税员专人负责保管，设置票据登记簿，按月填制发票认购、使用、结存报表，送税务机关，自觉接受税务机关的检查、监督和指导。]
B）公司内部各部门食用发票必须指定专人认真保管，及时办理登记和销号手续，并实行以旧换新制度，作废的发票不得缺联。
C）发票只限于本公司产品销售及其他业务使用，不得代开、出售或拆本使用，不得涂改、伪造，如有违反者，将追究当事人的责任。
D）材料、产成品、包装物出入库单，每日由仓管员将记帐联汇总交给财务核算，仓库联应每月装订成册，存入档案。
12．4因个人失职造成发票遗失、缺联的，处罚每份50元。因对方提供文字及数字资料错误，造成公司多交税收的，应向对方收取4%的税费。
第十三章报表管理及财务分析
财务报告是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件。企业生产经营成果和财务状况最终都是通过财务报告反映出来，并据此对企业进行正确的财务分析与评价。
13．1报表种类
A）主表：包括资产负债表、损益表。
B）附表：包括利润分配表、主营业务收支明细表、应交增值税明细表、现金流量表等。
C）财务情况说明书。
13．2编制要求
A）编制会计报表要做到数字真实，计算正确，内容完整，报送及时，各种报表之间、项目之间的对应关系，应该相互一致。
B）每月应身公司领导报送的报表有：资产负债表、现金、银行收支报表、应收帐款帐龄表（报公司主要领导及销售部门）等。
13．3报送对象
各有关银行（营业所、基金会），镇企所、财税所，有及公司有关部门及领导。
第十四章会计交接管理
会计人员工作调动或因故离职，必须与接替人员办理交接手续，没有办妥交接手续的，不得离职。
14．1会计人员办理移交前应做的工作
A）已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的，应填制完毕。尚未登记的帐目，应登记完毕，并在最后一笔余额后，加盖印章。
B）整理好应该移交的各类资料，对未了事项要有详细书面材料作出说明。
C）编造移交清册，列明应该移交的凭证报表、公章、现金、支票、文件、资料、和其他物品的内容。
14．2会计交接手续
A）会计人员办理交接手续，必须有监交人负责监交。一般会计人员交接，由财务部负责人监交，财务部长交接，由总经理监交。
B）现金、银行存款、有价证券要根据帐簿余地额进行清点、核对、接替人员要逐项当面点收。
C）会计凭证、帐簿、报表和其他会计资料，必须完整无缺，不得遗漏。各项财产物资和债权债务的总帐余额，要与明细帐余额核对相符，必要时，要与往来单位、个人进行核对清楚。
D）财务部门负责人移交时，还应将全部财务会计工作和重大的财务收支情况等，向接替人员详细介绍，对需要移交的遗留事项，应写出书面材料。
E）移交完毕后，交接双方和监交人都要在移交清册上签名或盖章，移交清册一式四份，交接双方、监交人、存档各一份。
F）各分公司及下属单位的移交，由财务部会同有关监交，会计档案存财务部。
G）仓管员、统计员及外派会计人员的移交，参照上述执行。
第十五章会计档案管理
会计档案是按照一定规律保存起来的，作为会计信息主要载体会计凭证、会计帐簿和会计报表等资料，是反映和记录经济业务的重要史料的证据，是检查遵守财经纪律情况的书面证明，也是总结经营管理的重要参考资料。
15．1会计档案的立卷归档
A）每年形成的会计档案，由财务部负现整理、立卷并装订成册，按期移交档案管理部门。
B）会计档案的装订要做到装订整齐，完整牢固。要妥善保管，便于查阅，要加粘封签封面，印鉴盖列齐全。
C）会计档案的编号采取年度期限分类法，会计凭证、帐簿、报表、文件资料要按次序编号归档。
D）当年的会计档案，在会计年度终了后，由公司财务部保管一年。期满后，由财务部编造清册，移交给公司档案室保管。移交清册一式二份，财务部、档案室各存一份。
E）各分公司的会计档案，由分公司保管一年，一年后移交公司档案管理部门。
15．2会计档案的保管期限
A）会计凭证类：原始凭证、记帐凭证和汇总凭证：15年，银行存款余额调节表：3年。
B）会计帐簿类：现金、银行存款日记帐：25年，明细帐、总帐、辅助帐：15年。
C）会计报表类：主要财务指标快报：3年，月、季度会计报表（包括成本核算报表）：5年，年度会计报表：永久。
D）其他类：文件资料：永久，会计移交清册：15年，会计档案保管清册：25年，会计档案销毁清册：25年。
15．3会计档案的查阅、销毁
A）凡本公司调阅会计档案，需经财务部负责人同意，外单位调阅会计档案，需有介绍信，并经总经理批准。
B）会计档案不得外借。如特殊情况需要提供复印件时，必须经总经理批准，并在专设的复印资料登记簿上签字，然后由公司档案或财务人员亲自办理。
C）会计档案保管期满需要销毁时，由公司档案人员提出销毁意见，会同财务部门严格审查、共同鉴定，并编制会计档案销毁清册，由档案和财务部共同指定专人负责销毁。销毁后，应在销毁清册上签名盖章。