企划部广告知识岗前培训（活动执行人员培训资料）姚伟

姚伟, 企划部, 广告, 知识, 培训姚伟, 企划部, 广告, 知识, 培训 活动执行人员岗位职责

1.        严格按照医院《管理工作制度》相关规章制度，及企划部相关制度，按质按量开发并完成活动相关工作；
2.        主动了解医院行业及相关市场状况，并能配合企划部负责人思考策略发展；
3.        熟悉本院工作情况，协调各部门开展工作，确保工作顺畅，主动协调部门之间及内部作业上的问题；
4.        对新进员工进行专业培训，并鼓舞学习的热情；
5.        参与宏观控制活动的费用预算，控制活动成本；
6.        与本院高阶管理人员建立良好的人际关系；
7.        与政府部门、媒体、社区等活动相关协作单位作好良好的沟通；
8.        协助企划工作的前途规划，并帮助企划部负责人其达成目标；
9.        善于开发新活动项目，为提高医院门诊量，增加效益作出贡献；
10.        致力于协助企划部门负责人使部门管理向专业化发展；
11.        因工作疏忽大意、细节安排不周，造成预算严重超标；不按计划擅自执行，打乱医院其他部门工作节奏，予以20～100元内部处罚；造成医院经济损失，按医院《管理工作制度》相关条款予以处罚，直至除名。


活动执行人员基础培训，及时间管理


开会讨论，是活动执行人员必然遇到的问题
如何开好一个会？
1.        细致的会前准备工作
2.        解决什么问题？目标明确
3.        合理安排会议议程
4.        现场控制
5.        掌握好会议时间
6.        做好记录，结束前，把会议中决定的事宜再做一次总结


活动执行人员应对能力
一、合作单位是神吗？
1.请别用阿谀奉承的字眼去捧合作单位，那只会显示出你的无知
  你谈的是合作共盈

2.他不是神，却可以是你的朋友
  朋友是可以告诉你许多事，同时是沟通想法的好时机

3.找对位置，找对时间，找对地点
  会议中用严肃的心情、愉快的表情
  在合作单位面前，随时让客户感觉到你的热情与活力

二、记住！你是企划活动执行人，代表医院形象！
1.你是沟通协调者，当内部有共识时，应尽量说服合作单位，但不是绝对坚持，但也别像墙头草一样，合作单位一说你就倒戈，最重要的是谁有道理，切记！不是强辩，合理的坚持是应该的，扪心自问，你真的是为合作共盈而努力，还是应付了事。

2.手在写，耳在听，眼在看，脑在想！

三、合作单位的应对守则
1.会议中保持充沛体力，勿有打哈欠或不耐烦或其它的小举动
2.随时注意合作单位或议场上有什么需求（目的：能让会议顺利且清楚地进行下去）
3.合作单位负责人说话时，勿打断他的话路，细心聆听
4.尽可能每隔一段时间，固定时间节点打个电话给你的合作单位，了解工作进度状况
5.所有给合作单位的传真，必须确认对方收到了！
6.相关资料准时交给合作单位（除非特例）
7.与合作单位对话要简单扼要，想清楚再说！
8. 当你的主管与合作单位对话时需细心聆听，虚心学习
9. 别扯你主管的后腿
10.别对合作单位抱怨医院内部的事或批评你的主管，一定要说，就对你的领导说
11.遇到应酬时，仍需当成会议上的时机来看待
12.注意辈份，谦虚是美德！

时间管理
什么是时间管理
让时间跟着你的脚步走！
时间的特性：
只会消失，永远不够，

目前只能用管理达到相对增加的效果
时间管理技巧之一——掌握事件空间
1. 事件四度象限空间：
   轻重缓急的相对坐标关系：



2. 以小换大的掌握方式：
   每天利用10分钟换取10小时的空间
时间管理技巧之二——协调人际磁场
社会的时间
时间管理技巧之三——超越自我感受
1. 时间只是一种避免抽象所产生的符号；真正的障碍是你自己的感觉。
2. 集中目标，超越感受，也就是心无旁物。
时间管理技巧四——回报制度
1. 回报（Reback），并非汇报
2. 及时回报，避免走远。

时间管理技巧之五——做好工作日记
每天上班的时候，开始工作第一件事：填写工作日记


习   惯
管理的终结是习惯！
下决心要从明天早上开始，不要拖到下周
让时间习惯你自己，否则你自己只能被时间习惯。

书面化作业
企划活动执行人员的日常工作
•        我们每天须做如下事情；
•        外勤工作：开会，拜访合作单位，联络内部相关科室
•        内勤工作；
      事务性工作：接/打电话，发工作，内部讨论、媒体接待等；
      书面作业：活媒介安排、新闻通稿撰写、项目细分、
细分项目安排、时间节点安排
      其他：整理档案，发票等。

•        繁杂的工作性质决定工作方式，书面化作业成为企划活动执行人员必备的基本功。
•       
书面化作业的好处
        好记性不如烂笔头，以免遗漏
        口说无凭，书面为证，避免扯皮
        提醒你的伙伴，便于掌控工作进度
        为自己充分思考留有余地



书面化作业的几项内容
•        会议
•        每次会议前要有会议议程，并传给、社区及通知你的伙伴
•        会议后要有会议记录，包括明确的会议结论及下一步工作,
    并在24小时之内传真给合作单位
•        MEMO
•        用于内部沟通，及时提醒你的伙伴相关工作及注意事项
•        FAX
•        与客户及第三单位的工作往来，并通知相关人员
•        对于合作单位的传真要及时回复，传真发给合作单位后要电话确认是
        否收到
书面化作业的几项内容
•        合作协议
•        工作完成后,及时请合作单位确认。
•        有外付成本的工作,需请制作、媒体单位确认估价，才可执行
•        活动策划
•        内容清楚、明确
•        要有明确的时间、进度及负责人
•        进度报告
•        每周五下班前，将下周工作安排以书面方式交给企划负责人及相关科室。


活动执行的工作流程：

1有好的活动创意IDEIA，或接受领导指令性活动安排
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2与企划部负责人协商可行性
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3企划负责人首肯
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4《活动策划案（草稿）》
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5企划部内部“头脑风暴会议”
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6修整《活动策划案（草稿）》
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7召集相关科室负责人—协商活动可执行性
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8联络相关合作单位
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9基本安排完毕
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10初步预算
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11《活动申请表》
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12媒介安排、新闻通稿撰写、项目细分、各部分细分项目负责人、时间节点安排
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13活动执行
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14媒介监控
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15活动效果监控
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16活动总结和评估