变成液体附身体育老师:呃呃呃 简化系统

来源：百度文库 编辑：中财网 时间：2024/04/27 21:43:29

简化系统

GTD系统有许多需要遵守的原则和培养的习惯，其中每周回顾更是非常必要的。但是，整个系统是可以简化的。通过简化系统，你可以花少量的时间来维护整个GTD系统。下面是简化系统的方法：

  1. 减少你的任务。我在处理事情遵循这么一条：在管理任务前，减少它。如果你只有三件任务要管理，相比二十件任务，你只要更少的时间（甚至不要）去管理了。那你应该如何减少任务呢？你可以删除、委派他人、延迟某些任务。你可以阅读褪墨上的GTD系列文章。
  2. 收集。我认识这是GTD系统非常有效的步骤。在把事情遗忘前，把所有进入大脑的想法和要完成的任务都记录下来，这样你就能够心无杂念地集中于一事。我便是随身携带一本Moleskine笔记本，及时记录自己的思绪。
  3. 最重要的事情。在所有要完成的任务中，哪三件是今天最重要的？将这三件事记在一个显眼的地方，接着集中注意力去一一完成它们。如果你完成了这三件事，那今天你就过得挺有效率的了，建议阅读《放置大石头的艺术：让你的效率翻倍》。
  4. 集中处理。除了完成每天最重要的事情外，每天你还会有很多琐事需要处理。为了避免这些琐事影响你去处理最重要的事情，你应该将这些琐事集中处理。安排每天工作要结束前的一个时段，专门处理它们——在固定的一个时间（下午四点)去处理邮件，去整理你的文件夹，将所有的收件箱都处理为零，等等，而不是花一天来处理这些事。我的笔记本上，最顶端总是最重要的事情，而下端才是这些集中处理的事情。
  5. 目标。目标如此重要，但是目标太多又会分散你的注意力（最后一事无成）。所以，采用一个简单的目标系统就行了：一年一个大的总目标，然后将总目标分成次级的半年目标，最后将半年目标分离成一个个每月、每周小目标。你每天的最重要的事情尽量要于这些目标相关，使自己不断靠近半年目标、总目标。只有集中于一个目标，不要太多，你定会成功的。

这套简化后的系统，仍然保存了GTD的精髓，但是更集中于最重要的任务，将工作量限制在合理的范围，也使你避免过得繁忙而效率降低。总而言之，以高质量完成你应该完成的最重要的任务！

采用这套简化系统，你需要注意：

  • 工具。我建议使用便携的纸质记事本，使用它来收集所有的想法和任务，记录你每天最重要的事情、集中处理的事情、目标。使用更少的工具，你也更容易管理。
  • 每周回顾。如果每周都没有太多的任务，你或许可以不进行每周回顾（但要每月回顾等）。不过，我还是建议你进行简短的每周回顾，回顾下周要完成的任务，确认自己的目标，这些步骤都是非常有帮助的。
  • 将来某时/也许、项目清单。如果你需要，那就加入简化系统中吧，因为它们也非常实用。如果没必要，那就不要麻烦了，像我就没有使用。
  • 存档。我已不再将文件存档了，而是全部都放在网络上（Google Docs、Gmail等等），使用这些工具我就能够迅速找到自己想要的文档了 。
  • 备忘录。如果你不是个大忙人，复杂的43 Folders系统就大可以免了（记住你是简化系统，而不是复杂它）。我认为GCal已经满足大部分的提醒功能了。

综上所述

你若有越少的任务，你需要管理它们的时间就越少。从而，你可以将更多的时间投入到集中完成最重要的任务上。弥缝建议你也阅读《更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)》系列。
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