排烟风机套什么定额:Excel制表技巧
定义表间公式
表间公式是Excel服务器中最核心的内容,其主要作用从数据中提取数据,充填到指定的区域,以及将指定区域的数据写进数据中。从而实现Excel的网络化。
表间公式分为两类:提取表间公式和回写表间公式。
表间公式的优点还在于可以自动执行、分步手动执行。本章主要讨论提取表间公式。
定义表间公式-提取所有产品名称
1.打开“销售日报”模板状态下,选择鼠标右键菜单“定义表间公式”:
出现“表间公式”定义界面:
2.点击“新增”,选择“填报报表时从其它表单中提取数据”:
3.点击“确定”,填写表间公式的名称,以及选择“应用方式”为“打开后自动执行(初始填报)”:
应用方式有四种:
(1)手动执行-填报时,根据需要来执行。这种方式可以给管理人员极大的灵活性,例如,对同一数据可以设置多个公式,根据不同的条件来执行。
(2)筛选条件改变时自动执行-当表间公式筛选条件中包含的数据项发生改变后,执行该表间公式。这种方式可以根据条件,自动执行表单。
(3)打开后自动执行(初始填报)-填报新报表时,一打开就执行表间公式。再修改时,就不执行了。例如,本例中,提取产品名称,只需要在第一次执行的时候,将产品名称提取出来,修改时,就不需要再执行了。
(4)打开后自动执行(每次修改)-填写报表时不执行,修改时执行。例如,需要不断更新的台帐,就可以设置该种执行方式,不断的更新台帐上的数据。
4.点击“数据源”,选择“物料基础信息_主表”:
5.点击“确定”,回到表间公式定义界面:
6.点击“筛选条件”:
(1)在“分类”中选中“物料基础信息_主表”
(2)在“选项”中选中“物料基础信息_主表.物料类别”,双击,该字符串写到“表达式”中。
(3)在“表达式”的“物料基础信息_主表.物料类别”后面写“='产成品'”
(4)点击确定
意思是,将“物料基础信息_主表”中字段“物料类别”等于“产成品”的所有记录筛选出来。
7.点击“充填方式”
8.选择“充填数据表”中“销售日报_明细”。一个表间公式只能对一个数据表填充。
9.点击“提取数据...”与“目的字段”中“产品”相对应的“双击此处构造表达式”单元格。
(1)在“分类”中,点击“物料基础信息_主表”,“选项”中显示出该表所有字段。
(2)在“选项”中,双击“物料基础信息_主表.物料名称”,该信息出现在“表达式”中。
(3)点击“确定”。
10.选择“操作”为“填入值”:
“操作”,即为充填的方式,有四种:
(1)填入值,将查出的记录按顺序写入。
(2)填入公式,可以动态构造Excel的内部公式,填入到相应的单元格中。
(3)构造下拉选项,将查询出的记录,作为下拉选项的值。也就是说,Excel模板中的下拉列表,可以有两种方式:表间公式和数据规范。
表间公式实现下拉列表可以使得下拉列表的值随着筛选条件变化,而数据规范却做不到。当然,数据规范定义过程简单。
(4)按行[列]匹配,将查询出的记录与已经存在于Excel中的数据相匹配填入。
11.点击“确定”:
12.点击“确定”,公式定义完毕。
下面章节中,接着定义其它表间公式。
定义表间公式-提取昨日销量
1.点击“新增”:
2.选择“填报报表时从其它表单中提取数据”:
3.点击“确定”,输入“公式名称”和选择“应用方式”:
4.点击“来源数据”:
5.点击“确定”,点击“筛选条件”:
注意:
这里用到了“日期加减”,用该函数可以计算出昨天、前天,上月的这一天,上年的这一天等。
此日期在基准日期的基础上,加上或减去某单位的时间,得到一个新的日期。第一个参数为时间单位,yy表示年,qq表示季,mm表示月,ww表示周,dd表示天,hh表示小时,nn表示分钟,ss表示秒。第二个参数为整数,正数表示增加,负数表示减少。比如:日期加减(mm,1,'2004-3-5')='2004-4-5'
6.点击“确定”,回到主界面,再点击“充填方式”:
“按行[列]匹配”的字段必须出现在“筛选条件”中。原因是,如果没有在条件中,那么,查询出的数据可能很多与需要“按行[列]匹配”的字段无关,无法匹配,造成错误。
7.点击“确定”,回到定义表间公式界面:
8.点击“确定”,回到主界面:
定义表间公式-提取本日销量和提取本月销量
1.根据前面的步骤,定义出“提取本日销量”:
2.定义“提取本月销量”:
这里用到了“年份值”和“月份值”函数。
表间公式的调试
1.定义好一个表间公式,就马上运行,检查是否正确。不要等到所有公式等定义完,再测试。这样很难发现错误。
2.当表间公式运行后,没有达到自己的预期,将表间公式中的筛选条件逐一去掉,再逐一加上,检查问题发生在那一步。
3.先手动执行,其次筛选条件改变后运行,最后才选择自动运行。
多做几个公式,就熟练了。
定义“销售日报”模板
从“产品发货单”中汇总出“销售日报”。
1.打开Excel,用admin登录,口令为空:
2.点击“模板”,选择“新建模板”:
3.选择“新建立表单模板”,点击“确定”:
4.输入“基本信息”:
5.确定“初始填报权限”:
6.确定“最终查阅权限”:
7.启用“版本”,点击“确定”:
8.画出“销售日报格式”:
9.分别对合计栏的销量和销售额进行合计:
C19=SUM(C5:C18),D19=SUM(D5:D18),F19=SUM(F5:F18),G19=SUM(G5:G18),I19=SUM(I5:I18),J19=SUM(J5:J18)
工作流使用规则
1.一个Excel服务器模板只能有一个工作流。
2.工作流中只能有一个“起始任务”。
3.一个任务可以指向多个任务。
4.一个任务仅可以被一个任务指向。
5.流向中可以增加条件。
6.部门和角色需要在不同条件下完成多个任务,需要单独设置多个任务。
7.工作流任务不能启动另一个工作流。
总之,Excel服务器的工作流,在图形上,是一个树形结构。
“产品发货单”工作流的实现
1.定义工作流
2.定义任务“接单”
3.定义任务“审批”
4.定义任务“发货”
5.定义从“接单”到“审核”的流向
6.定义从“审核”到“发货”的流向
定义好的“工作流”,如下图所示:
工作流的基本概念
工作流,通俗地说,是对Excel文件流转过程的控制。在Excel服务器中,每个Excel文件只能设定一个工作流。
工作流可以由多个“任务”和“流向”组成。两个任务之间只能建立一条流向。
1.起始任务
2.一般任务
3.流向
应用ESF_mnyToCap将小写金额转变为大写金额
在“产品发货单”中,需要将小写的合计金额转换为大写金额。Excel提供的小写转大写,不符合中国的习惯。采用ESF_mnyToCap就可以解决该问题。1.选中G11,点击菜单“插入”-“函数”:
2.选择
3.点击“确定”,在X中输入 G10
注意:对于“合并单元”,需要输入单元格地址。非合并单元格可以选择。
4.点击“确定”。
5.在“金额”列,输入1,2,3,则G11中显示“陆元整”。
应用ESF_getFldValue带出相关数据项
在5.4节中,我们讲过ESF_getFldValue函数的用法。这里,我们再用它:
1.用“客户名称”带出“销售员”、“客户编号”。
客户名称是从:
中来的。只要一输入“客户名称”,就将“责任销售员”填写到“销售员”,将“客户编号”填入“客户编号”。
(1)选中H2,在其中填写“=ESF_getFldValue("客户登记表_主表","责任销售员","客户名称",C3)”
(2)点击“回车”。
(3)选中H3,在其中填写“=ESF_getFldValue("客户登记表_主表","客户编号","客户名称",C3)”
(4)点击“回车”。
这样就可以实现用“客户名称”带出“销售员”、“客户编号”。
2.用“产品名称”带出“计量单位”。
“产品名称”来自“物料基本信息”:
需要根据“物料名称”带出“计量单位”。
(1)在C5中输入“=ESF_getFldValue("物料基础信息_主表","计量单位","物料名称",C5)”,回车。
(2)将鼠标箭头位于D5的右下角,成为“+”形状,向下拖动到D9,复制公式。
应用“数据规范”和“自动编号”
现在,我们可以使“产品发货单”的填写更加自动了!
1.打开Excel,用admin登录,口令为空。
2.点击“模板”-“打开模板”,点击“发货单通知单”的V1[在用]:
3.在模板的任一处,选择鼠标右键菜单“创建数据表”:
4.“订单编号”的“填写规范”选择“订单编号”,“接单日期”的“填写规范”选择“当前日期”,“客户名称”的“填写规范”选择“客户名称树”:
5.点击“修改字段”、“返回”。
6.这样在填写“产品发货单”时,“订单编号”自动生成,“接单日期”自动填写,“客户名称”弹出一棵“客户名称树”供选择。
定义“自动编号”:订单编号
1.用admin登录“ES管理台”,口令为空。
2.选中“自动编号”,选择鼠标右键菜单“新建”-“自动编号”:
3.输入:
点击“确定”,完成“订单编号”的定义。
定义数据规范“客户名称”
1.用admin进入“ES管理台”。
2.选中“数据规范”,选择鼠标右键菜单“新建”-“数据规范”:
表名:数据的来源
取值:即显示在树形结构中的名称
节点关键字:唯一定义取值的字段
父关键字:该节点的上一个节点。
本例中是二层树形。
对于多层树形,数据表通常应当定义为:
关键字节点名称父关键字
其中父关键字为空-为顶点,其它父关键字必须是“关键值”中的值。
例如:
关键字节点名称父关键字1三车间2一工段13二工段14车工25铣工26车工37铣工3
形成的树形结构:
1.打开Excel,用admin登录,口令为空。
2.定义新模板-“客户登记表”
定义新模板-“客户登记表”
1.选择“模板”-“新建模板”:
2.选择“建立新表单模板”,点击“确定”:
3.填写“基本信息”:
4.确定“初始填报权限”:
5.确定“最终查阅权限”:
6.启用“版本”:
点击“确定”。
7.画出“客户登记表”:
8.点击“保存”。
定义“客户编号”1.进入“管理控制台”
2.选中“自动编号”,鼠标右键菜单“新建”-“自动编号”
3.填写:
4.点击“确定”,完成“客户编号”的定义。
参见:自动编号
定义数据规范“产品名称”1.进入“管理控制台”
2.选中“数据规范”,新建-数据规范:
3.点击“条件表达式”:
在“物料类别”中,比较选择“=”,取值1=产成品。
4.点击“确定”,回到主界面。
5.点击“确定”,完成“产品名称”数据规范的设置。
使得“物料编号”、“物料名称”不重复1.打开“物料基本信息”模板:
2.选中G2,从“插入”中选择“函数”:
ESF_getFldValue是Excel服务器自带的函数,用于从数据库中取数:
ES_getFldValue(数据表名,需要显示字段名,条件字段名,条件值)
3.点击“确定”:
4.点击“确定”,在E7:F7合并,并插入公式:if(G2="","","提示信息:物料编码重复!")
5.同样,在G3中输入公式ESF_getFldValue("物料基础信息_主表","物料名称","物料名称",C3)
6.同样,在E8:F8的合并单元格中插入公式:if(G3="","","提示信息:物料名称重复!")
7.点击“报表”-“我的工作台”:
8.从“其它”中,选择“物料基础信息”,选择鼠标右键菜单“新建”:
9.分别在B2,B3中填入1,w,则有如下显示:
10.为了不干扰视线,在模板中将G列隐藏。
定义“物料基本信息”模板1.打开Excel,用admin登录,口令为空:
2.点击“模板”-“新建模板”
3.点击“确定”:
4.确定“初始填报权限”:
5.确定“最终查阅权限”:
6.启用“版本”:
点击“确定”,完成“物料类型”的定义。
条件控制自动编号
如果只在某个条件满足时,才自动生成编号,可以采用if和ESF_newID相结合方式实现:
1.设定条件单元格和编号单元格
2.在自动编号单元格中填入:
=IF(_ESF1574="1",esf_newId("客户编号"),"")
即“条件自动编号”当输入1时,自动编号中可以自动生成一个编号。
明细中的自动编号明细中的自动编号通常需要输入一行自动输入一个号,由于可能经常需要更改,不宜直接采用在数据表中选择“输入规范”和ESF_newID的方法,通常的做法:
1.在单据中定义一个单据号,例如,客户编号。
2.根据单据上已生成的单据号,结合行号或列号,形成新的编号,例如
卡号由定义数据项中选择输入规范来自动生成。
客户号=卡号_行号
并且采用条件,如果“司机名称”不为空,则生成该客户号:
=IF(C12="","",_ESF1563 & "-" & ROW()-11)
参见“示例数据库”中的“自动编号”。
单据中使用自动编号单据中使用自动编号通常情况下有三种情况:
1.一张单据一个号,生成条件:打开时生成,保存时生成,条件生成。
2.明细中的需要,生成条件:填写一行自动生成一个号。
这两种情况的做法:
1.在管理台中定义自动编号。
2.打开时生成,采用在创建数据表中,在需要自动编号的字段中的输入规范中选择定义好的自动编号名称。例如:
3.保存时自动生成编号
4.明细编号的生成
5.条件编号自动生成
ESF_newID()函数详解
函数格式:ESF_newId("自动编号名称","参数1","参数2")
自动编号名称-在Excel服务器管理台“自动编号”中定义的自动编号规则的名称,例如,“示例数据库”中的“销货单编号”。
参数1-如果在保存时自动产生编号,则等于“TRUE”,其它情况下不填。
参数2-如果在保存时自动产生编号,则等于“A1”,其它情况不填。
例子:参见“示例数据库”中的“自动编号”。
ESWeb中,不能在保存时生成编号。
自动编号定义
1.进入“管理控制台”
2.选中“自动编号”,鼠标右键菜单“新建”-“自动编号”
3.填写:
4.点击“确定”,完成“客户编号”的定义。
参见:自动编号
删除MS SQL Server 2000日志
1.打开MS SQL Server 2000企业管理器
2.打开数据库,选中需要删除日期的数据库,点击“察看”,选择“任务板”:
3.鼠标右键点中需要删除日期的数据库,选择右键菜单“所有任务”-“备份数据库”:
4.选择“事务日志”:
5.点击“添加”,选择“文件名”:
6.选择备份目录,输入文件名,点击“确定”:
7.点击“确定”:
8.选择“重写现有媒体”,点击“确定”:
9.开始备份:
10.备份完成:
事务日志删除了一部分,如果还不够小,则再重复一次。
11.重新鼠标右键点中需要删除日志的数据库,选择右键菜单“所有任务”-“收缩数据库”:
12.点击“文件”:
13.选择日志“数据库文件”,在“收缩操作”中选择“从文件结尾截断可用空间”,点击“确定”:
14.日志收缩完毕:
Excel服务器升级
步骤:
1.进入“ES管理控制台”,备份数据。
2.进入“添加/删除程序”,删除Excel服务器程序,注意不要卸载数据库。
删除企业版
删除标准版
3.安装
企业版安装
标准版安装
出现如下提示时,选择“否”,进行升级安装:
管理单元初始化失败
当在安装目录下,esAdmin.ocx不存在时,或其它问题可能造成:
解决的办法:
1.从其它Excel服务器的安装目录,将esAdmin.ocx复制到Excel服务器的安装目录下。
2.打开Excel服务器管理控制台,如果正常,则开始使用:
3.如果不正常,则需要手工注册esAdmin.ocx:
(1)点击“开始”-“运行”:
(2)点击“浏览”,找到ESAdmin.ocx
在“运行”中找到的文件名前,输入regsvr32 ,点击“确定”:
注册成功:
4.如果存在ESAdmin.ocx,可以重新构造MMC文件:
(1)点击“开始”-“运行”:
(2)输入mmc,点击“确定”:
(3)在控制台中,选择“添加/删除管理单元”:
(4)点击“添加”:
(5)选择Excel Server,点击“添加”,再点击“关闭”:
(6)点击“确定”:
(7)出现:
(8)将mmc文件,保存到Excel服务器的默认安装目录中:
点击“保存”。
这样就可以正常打开选Excel管理控制台了。
应用工作流和表间公式
多人协同填报、修改和删除,为人们业务处理提供了一种新的方式。
1.多人协同填报与工作流的关系
定义多人协同填报的表单/报表,可以定义工作流,但是定义了工作流,则多人协同填报权限失效。
2.多人协同填报与表间公式的关系
表间公式的应用权限是模板设计者的权限,与填报者都可使用表间公式,其作用区域与多人填报权限无关。
清除过期连接
当过期活动占满许可数,需要清除过期连接,否则用户登录不进系统。
1.用admin进入管理控制台。
2.点击“当前活动”,选中过期连接:
3.选择鼠标右键菜单“中止活动”,即可清除过期连接。
数据库备份和恢复
数据备份
需要养成良好的备份习惯,数据是企业的宝贵财富,需要保持绝对安全。
只有具有管理员身份的用户在服务器上才能使用备份功能。
1.用admin进入管理控制台,选择鼠标右键菜单“所有任务”-“数据备份”:
2.点击“浏览”,选择备份存放的位置:
3.点击确定:
4.点击“确定”:
数据恢复
只有具有管理员身份的用户在服务器上使用该功能。系统恢复前,应当停止使用Excel的所有活动。
1.用admin进入管理控制台,选择鼠标右键菜单“所有任务”-“数据恢复”:
点击“浏览”:
点击“确定”:
点击“确定”,出现如下系统提示:
点击“是”,系统开始恢复。
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