谈谈档案馆数字化利用平台的建设

[日期：2006-10-21] 来源：北京市档案信息网  作者：张燕 崔伟 [字体：大 中 小] 谈谈对档案馆数字化利用平台的设想 张燕 崔伟 提要：随着信息技术的迅速发展和互联网的广泛应用，数字化已经渗透到人们生产生活的方方面面，如数字化北京、数字化图书馆、数字化博物馆、数码相机、数字电视等等，人类社会正步入一个信息数字化的全新时代。档案馆这个昔日信息化发展比较落后的部门，在今天也有了很大的改观，大部分大中型档案馆已经建立了自己的局域网，并且建设了档案数据库，开发了自己的档案管理系统。所有这些举措都大大加快的档案馆数字化的进程。在未来几年中，建立数字化档案馆已经成为各档案馆的中心任务。关键词：数字化利用平台，数字化制作系统，数字化利用系统 随着信息技术的迅速发展和互联网的广泛应用，数字化已经渗透到人们生产生活的方方面面，如我们常说的数字化北京、数字化图书馆、数字化博物馆、数码相机、数字电视等等。人类社会正步入一个信息数字化的全新时代。档案馆这个昔日信息化发展比较落后的部门，在今天也有了很大的改观，许多档案馆已经建立了自己的局域网，并且建设了档案数据库，开发使用了计算机档案管理系统。所有这些举措都大大加快了档案馆数字化的进程。在未来几年中，建立数字化档案馆已经成为各档案馆的中心任务。建立数字化档案馆是一个系统工程，有大量的工作要做，这其中建立数字化利用平台可谓是最为核心的内容。《北京市“十五”时期档案事业发展规划》明确指出“在利用部门建设数字化综合应用平台”。 北京市档案馆自新馆开馆以来先后开发使用了利用者登记、调归卷系统和档案检索系统。目前我馆结合《北京市“十五”时期档案事业发展规划》和已有的档案利用系统正着手进行数字化利用平台的建设。下面就谈谈我对北京市档案馆数字化利用平台建设的设想。 建设数字化利用平台，首先要认识数字化利用平台。关于数字化档案馆以及数字化利用平台的定义有很多，基本上大同小异。我认为数字化利用平台是将档案数字化后按一定的方式存储在巨大容量存储器上，通过数据库管理系统以及相应的管理软件，通过计算机网络为利用者提供利用，并对利用工作中各项事务进行管理的计算机系统。从数字化利用平台的定义我们可以看出它主要由数字化制作系统、数字化利用系统两个部分组成。以下分别就这两个系统的功能、工作方式以及建设中需要解决的问题谈谈自己的认识，并着重对数字化利用系统进行阐述。一、 数字化制作系统 数字化制作系统的主要功能是将档案信息数字化，为数字化利用系统提供内容服务。 数字化制作系统的工作方式可归纳为：首先将传统的以纸张、照片、录音带、录像带为存储介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片、声音和影像文件，然后按照一定的存储方式存储在磁盘阵列、光盘库等各种大容量的存储介质上，最后建立这些电子文件的路径索引信息，将路径索引信息和档案目录信息共同保存在数据库中。 数字化制作系统是数字化利用平台的基础，因为它决定了数字化利用系统利用内容的形式，在建设时需要解决以下一些问题： 1、 数字化对象的确定 这是我们首先需要解决的问题，它决定了我们工作的有效性。将任何没有利用价值的档案数字化，都是一种浪费。所以我们必须决定哪些档案应该数字化，哪些不需要数字化。对于需要数字化的档案应按照利用价值、利用频率的高低顺序进行数字化。此外对于馆藏的特色档案也应优先数字化。例如我馆馆藏中有不少《政府公报》、《司法公报》等解放前的资料，这些资料对于研究解放前的政府、司法、教育、市政建设等等有着不可低估的价值。但同时也是这些资料破损比较严重，难以提供利用，而且根据我的了解，这部分资料有重份现象。因此，它们虽然急需数字化，但应事先做好调查工作，以免造成不必要的浪费。 2、 设备的需求 数字化制作系统完成档案的数字化及数字化后电子文件的存储，所以主要需要两类设备，一类是数字化采集设备，一类是存储设备。数字化采集设备一般包括：档案资料和照片的采集设备，如扫描仪；声音和影像的采集设备，如采集卡；其它的数字化转化设备，如缩微片扫描仪。存储设备一般包括磁盘阵列、光盘库。在设备选购方面主要以数字化对象的种类和数量、数字化速度、数字化质量为依据。如可根据数字化对象的种类来确定需要的设备，根据数字化对象的数量估算出档案数字化后需要的存储容量来确定存储设备的容量，根据每年要扫描的档案的画幅数来确定扫描仪的数量和速度，根据声音和影像的清晰度来确定采集卡的档次。 3、 确定档案数字化后的存储方式 确定档案数字化后的存储方式是数字化制作系统中需要解决的另一个问题。这个问题又包括数字化后文件存储格式的选择，数字化后文件名称的规范以及确定文件存储的逻辑结构等问题。同一种档案在数字化后可以转化成不同的格式。例如将一份档案扫描后可以保存成JPEG、BMP、TIF等图片格式。究竟采用哪一种存储格式，主要由存储格式的通用性、质量、存储容量以及格式的特点决定。通用性差的存储格式不利于系统的移植，而在具有相同通用性、相同质量的格式中，我们一般根据格式的存储容量以及格式的特点确定存储格式。比如在对同一页档案扫描后保存成相同质量的上述三种格式，TIF格式文件所占存储容量较低，所以我们在扫描时，一般选用TIF格式作为文件的存储格式。这也是我馆扫描一般纸制档案所采用的格式。又如在保存视频文件时，我们一般采用流格式，因为它的？特点决定了它比较适合网上传输。当然格式的选择并没有绝对的标准，需要我们根据实际情况灵活进行选择。确定了文件的存储格式后，我们还需要确定文件的名称以及存储的逻辑结构，好的名称规范和逻辑结构，可以方便我们对文件进行组织和引用。例如我们可以为某一类档案建立一个目录，为该类档案的子类在目录中建立子目录，形成多级目录结构。对于文件我们可以使用类似于“全宗号-目录号-案卷号-文件号-页号”这样的结构对其名称进行规范后，保存在相应的目录中。这样即使在没有文件路径索引信息的情况下，我们也可以方便的找到档案对应的电子文件，同时也有利于文件路径索引信息库的建立。二、 数字化利用系统（一）数字化利用系统的功能 数字化利用系统应该能够为利用者提供快捷的服务，为工作人员提供方便的管理。它包括以下一些功能： 1、 利用者登记 该功能完成利用者个人信息的登记，登记的信息可作为借阅查询和统计的原始数据。 2、 档案检索 该功能根据用户提供的检索条件，给出所需档案的目录信息。档案检索的范围不仅包括本馆馆藏档案，还可以通过档案专网、互联网检索其他档案馆馆藏。此外，随着电子政务的推广，还可以在网上检索现行文件。 3、 档案借阅管理 该功能完成利用者借阅信息的登记，为利用者提供所需的档案，同时完成复制档案、利用收费等辅助管理。由于在相当长一段时间内传统档案和数字化档案还将并存，档案借阅管理应包括对传统档案的借阅管理和对数字化档案的借阅管理。它们的主要区别在于：对传统档案的借阅管理，借阅的是档案原件，如纸制档案、照片，借阅的档案是保存在库房中的，一份档案同时只能被一个利用者利用，档案复制采用复印、摘抄等方式；对数字化档案的借阅管理，借阅的是电子文件，文件保存在大容量的存储器上，一份档案同时可以被多个利用者利用，档案复制采用打印、数字拷贝等方式。 4、 利用查询、统计、分析 该功能以利用者登记、借阅档案过程中形成的数据为原始数据，完成对利用者借阅情况的查询、统计，并通过建立一定的数学模型对统计结果进行分析，作为领导决策的依据。（二）数字化利用系统工作方式 数字化利用系统的工作方式较数字化制作系统要复杂些，下面就北京市档案馆建设中的数字化利用平台为例（见图），对数字化利用系统的工作方式进行说明。 1、登记、办卡 利用者来到档案馆后，首先到接待大厅进行登记。对于首次查档的利用者，在登记时为其办卡，在将利用者个人信息保存到数据库的同时，将利用者的部分信息（如编号、查档日期、人数、利用权限）保存到卡中，IC卡是利用者利用过程中办理各种手续、上机操作的唯一凭证。对于续查的利用者，只需刷卡来完成续查登记。 2、检索 完成登记后，利用者可通过两种方式进行检索，即机检方式和手工检索方式。手工检索方式主要是在机检数据不全的情况下，作为机检的补充。 这里，机检主要指自助式机检：利用者将IC卡插入接待大厅计算机的IC卡读卡器中，在自己的权限范围内进行检索，将所需档案的目录信息保存到IC卡中。检索结束后，工作人员从其IC卡中获得调卷信息并打印出调卷单。 对于手工检索的利用者在检索过程中记录下自己所需要的卷号（调卷信息），由工作人员将其调卷信息输入IC卡之后也打印出调卷单。 调卷单交领导进行审批，工作人员将获得批准的调卷信息存入IC卡，同时保存到数据库中。 3、借阅 获准调卷后，利用者以自己的IC卡为凭据到阅览大厅进行阅览。 对于借阅电子档案的利用者，就可以直接将自己的IC卡插入阅览大厅计算机的IC卡读卡器中，在计算机上直接阅览自己需要的档案。在阅览过程中如需复制，利用者可直接在计算机上标识需要复制的档案，将其目录信息保存在IC卡上。工作人员从其IC卡中获得需要复制的档案信息，利用计算机自动生成并打印出复制申请单。 对于借阅档案原件的利用者，需等待档案原件出库后阅览。在阅览过程中如需复制，利用者需填写复制申请单，将复制申请单、IC卡交给阅览大厅的工作人员，工作人员录入其复制申请单并打印。 4、复制 在对复制申请单进行审批后，工作人员即可为利用者复制相应的档案，并通过计算机计算并打印出利用者利用档案的收费明细。 这样就完成了从利用者登记、检索、借阅、复制到收费的整个业务流程，实现了对每一位利用者的服务及管理，在业务流程中生成的数据就成为了利用查询、统计、分析的原始数据。（三）数字化利用需要解决的问题 数字化利用系统的建设是一个十分复杂的工作，涉及多方面的问题，以下列举一些主要的问题。 1、 与使用环境有关的问题 使用环境包括：硬件环境和软件环境。其中硬件环境是指利用者利用的场所及利用时使用的相关设备。硬件环境和软件环境的建设都应以能够为利用者提供方便快捷的服务，并且有利于工作人员管理为指导思想。利用大厅设计布局要有利于数字化利用系统的工作方式，相关设备和软件能够充分满足系统各个功能的要求，在设备上可采用触摸屏或手写笔等方便利用者操作，在软件的编写上力求使界面友好，使利用者不需要任何学习就能轻松掌握。 2、 与工作人员有关的问题 档案人员是连接档案与利用者的桥梁和纽带，档案人员的素质如何直接影响到档案的利用和档案馆在社会公众心目中的形象。在数字化利用平台应用中，档案人员的管理对象是数字化的信息及数字化的技术设备，他们必须调整自己的知识结构，提高计算机技术、网络技术等专业知识水平及应用能力，才能处理好复杂的信息检索、信息分析，以帮助利用者解决利用中遇到的困难。 3、 与档案法规有关的问题 由于档案载体和档案提供利用的方式发生了变化，所以我们必须制定完善、符合实际需要的管理规章制度，以保障数字化利用平台建设的顺利实施。例如在各档案馆实现联网查阅的情况下，要处理好档案馆与档案馆馆藏档案的所有权、使用权、监督权的关系，在保障档案信息安全的同时，还要保障档案形成者和公民的合法权益。 最后，还有一个十分重要的问题，它关系到整个的档案馆数字化建设，那就是标准化问题。无论哪个行业，标准化都是今后发展的方向。信息技术标准化是实现信息交换和资源共享的根本保证。忽视信息技术标准化势必造成反复建设。在数字化建设中，必须建立好相应的技术标准、管理标准和工作标准，最终建立起一个标准化数字化利用平台，实现档案馆的数字化。例如我馆新接收的奥申委光盘档案有一部分是用专业性很强的软件制作的，如要利用则需配备其专用软件，否则无法提供利用。目前制作电子文件的软件不计其数，档案馆要想收集齐全是不可能的，也是不可取得，所以就必须要建立电子文件归档的标准。 以上是本人对数字化利用平台的一些设想，由于水平有限对于数字化利用平台的理解可能并不十分准确和全面，设想中也有一些不尽完善的地方，但无论如何数字化利用平台都将是档案利用现代化的发展趋势，各档案馆都要引起高度重视，积极参与数字化利用平台的研究和探索，以促进数字化档案馆建设。