修理牙齿需要多少钱:关于会议规范化管理问题的思考与建议

会议对我们来说并不陌生，由于工作性质或者体制原因，我们工作中总是充满着各种各样的会议。会议作为日常工作中的重要组成部分，对于统一思想、指导监督、落实决议、促进工作的作用不容质疑，而且应当认识到会议在今后工作中必将发挥越来越重要的作用。但是，不可否认的是，当前会议管理中还存在着一些问题。笔者通过对当前会议管理中的问题研究分析，并结合会议管理发展趋势，就如何加强和规范会议管理，进一步提高会议质效提出了一些建议，以期对今后会议管理工作有所帮助。

一、当前会议管理中存在的问题

（一）名称繁多，缺乏管理。各类会议，尤其是以部门内设机构名义召开的工作会、业务会和研讨会、调度会、观摩会等名目繁多、接二连三、层出不穷，而且会议安排系统性不强，缺乏统筹安排，造成了会议拥挤甚至撞车等现象较为突出。以某单位为例，该单位曾在一个月内召开各类系统会议8次之多，平均三四天就有一个会议，因此而被称之为“会议月”。

（二）效率不高，文山会海。有的会议没有必要召开或者可开可不开；有的会议准备不充分、议题没有重点。众多会议使基层同志陷入“文山会海”，重复奔波，穷于应付，难以集中精力想大事、议大事、抓大事，已成为基层的负担之一，同时也影响了机关的效率和形象。众“会”渐欲迷人眼，让人应接不暇，眼花缭乱。由于常常接连几天开会，或者刚开完了这个会，又要马不停蹄地“转场”参加另一个会议，以至于有的同志戏称自己为“常驻”会议的代表。

（三）注重形式，忽视内容。有的会议只重视会议的形式、规格、规模和声势，而忽略会议的内容；有的是对业已布置安排的工作的进行简单强调，会议内容却单薄、空洞；有的以会议落实会议，以会议传达会议，习惯于将会议当“收发室”、“传声筒”；有的会议只草草传达几个文件或通知了事；有的会议，会而不议，议而不决，决而不行，行而无果，只有“会”的形式而没有“议”的实质，名副其实地成了“空壳”会议。

二、当前会议管理发展趋势分析

现代社会是一个讲究效率的社会，传统的会议形式、方式、模式已经难以适应现代税收工作的需求，必须随着时代发展对于会议管理赋予新的内容，使其发挥越来越重要的作用，承担着越来越重要的职责。

（一）由“会场式”向“网络式”逐渐转变。传统意义上的一般会议，都是采用几个与会者聚在一个会议室里开会的方式进行，即“会场式”会议。但随着信息技术的发展，会议形式也越来越多，依托网络技术和视频设备基础上的“网络式”会议，获得的会议效果一点不亚于“会场式”会议。可以预见的是，基于信息技术之上的“网络式”会议必将逐渐取代“会场式”会议而成为未来会议的主要形式。

（二）由高成本、低效率向低成本、高效率转变。一是重视会前准备工作。凡“会”预则立，不预则废。一般来说，凡是成功的会议在会前花的时间要比开会时间要长，会前与会中所花费时间比应该是2：1。因此，应更加重视会前调研、材料准备、问题的沟通交流以及议题的确立等，需要精心组织和准备。二是更加严格遵守会议议程和时间，不超时、不延时，务必在规定的会议时间内结束会议，尽最大可能降低会议成本。联合国主管会务工作的前副秘书长陈健在上任初期，发现造成联合国会议管理部巨额亏损的主要原因是联合国的文山会海和会议的无序性。为改变这种状况，陈健进行了大刀阔斧的改革：首先是严格限定会议时间，必须按照事先通过的会议安排进行，过时不候。会议必须在规定时间内结束，对超时者就采取撤走翻译、服务人员等‘强制措施’；其次是严格执行有关文件篇幅的规定。这些改革富有成效，会议管理部由“亏损大户”一跃而成“盈利大户”，受到了联合国前秘书长安南的高度称赞。联合国的这一做法对于做好会议管理工作具有一定的启迪和借鉴意义。

（三）由重会议本身向与会后效果督查并重方面转变。会而议，议而决，决而行，行而果。这是高质量会议的最终目的。高质量的会议要规格适度、会风端正、召开及时、会议简短、准备充分、取得效果。对于会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，务必使直接执行人明确是什么、为什么、怎么做，力求使每次会议都有具体的成果。同时要以切实可行的制度和措施监督会议决议的执行过程，杜绝只开花而不结果，只开会而不问效果的问题发生。

三、对规范会议管理提高会议会务质量的建议

开好会议，有利于集思广益，民主决策，形成共识，协调一致，推动税收工作发展。根据会议管理发展趋势和税收工作要求，笔者认为要从以下几方面加强和规范会议会务管理工作。

（一）统一管理，统筹安排。一是建章立制，成立组织。结合实际，建立会议审批标准、审批程序、审批制度。在此基础上，成立会议会务管理中心，具体负责会议会务管理工作。二是理顺程序，上报审批。各部门于每季度初对本季度计划召开的各类会议及时报送会务管理中心，由会议管理中心对会议日期、会议规模、会议规格、会议日程（议程）、参加人员等情况按类进行汇总梳理，及时向党组会议进行汇报审批。三是制定计划，组织实施。待定会议审批后，由会议会务管理中心按照市局党组会要求，制定会议计划和实施方案，对各部门召开的会议进行统一协调安排。

（二）严格把关，精简合并。会议不经审批一律不得召开。对于会议，要坚持“十不开”原则，以切实达到精简会议之目的。一是对于能通过局域网、视频系统、电话、传真等发布和反馈信息解决问题的，不集中开会；二是对于既没有明确主题、又无实质内容、可开可不开的会议坚决不开；三是各种无实际效果的研讨会、座谈会坚决不开；四是已有明确决议的会不再重复开；五是准备不充分的会议不开；六是能合并的会（性质相近、内容相同、相互包含）不单独开，避免会出多门，重复浪费；七是照搬照抄上级会议而无明确任务，不能解决实际问题的会议不开；八是要对各种工作例会作定期检查分析，无实际价值的例会不开；九是公款旅游性质的“游”会一律不准开；十是费用超标的会议不准开。另外，可仿照政府部门有关做法，实时开展“无会月”、“无会周”活动，适当压缩精简一些不必要的会议。

（三）改进方式，提高效率。一是准备充分，议题明确。会议议题应集中，不宜太多，能切实解决实际工作问题，并且会前要使每一位与会者明确会议目的、宗旨、议题，掌握有关文件材料并做好发言准备，不开“空手”会，不开无准备之会。二是发挥信息技术，推广视频会议。各级要积极利用现代化通信技术和计算机网络优势，加快实现办公自动化的步伐，建立功能比较完备的视频会议室，积极推行视频网络会议、电视电话会议，将一些会议直接开到基层，避免层层开会，层层传达，进一步降低会议管理成本。除非有特别要求的重要会议，一般性会议都要通过视频网络的方式组织召开。三是改进会风，增强针对性。大力提倡开专业会议和现场会议，开小会和短会，减少会议报告篇幅，做到文风精练，发言简短，切中要害，突出重点，避免重复。会议日程务必高度紧凑，尽量缩短时间，另外应有针对性地多开一些工作创新和经验交流会，以利于相互交流、相互促进、相互提高。

（四）勤俭办会，厉行节约。要本着务实、节俭、高效的原则，会议尽量在单位内部或系统内部召开，严禁到高级宾馆或旅游度假区、风景名胜区开会。要严格执行有关规定，控制会议规模、会期和参加会议的人数，实行要会议经费预决算制度，不得超标准使用会议经费。要严格实行党风廉政建设责任制，严禁借开会之机发放会议纪念品和组织公款旅游活动。

（五）加强督查，评估问效。会议会务管理中心定期开展问卷调查，采取发放调查问卷等形式，对各种会议的质量作出评价。同时，以实地检查的方式了解掌握会议落实情况。在此基础上，撰写会议质量评估报告，及时向局领导汇报。根据评估报告和局领导意见，对下一步会议进行严格把关、统筹安排。对于会议形成的决议或提出的要求，有关单位要加强督促检查，确保会议取得实质性成效，并收集信息及时反馈汇报，以便各级领导准确掌握会议落实情况。                                       （陈剑锋）