金鹃广告股份有限公司:中国公文研究网

来源:百度文库 编辑:中财网 时间:2024/04/13 21:40:01

公文中数字使用常犯的错误分析

 

    数字是公文不可缺少的一部分,使用非常频繁。但由于写作人员大多对数据的敏感度不高,对数字不够认真,常出现一些小错误。结合写作经验,将几种出现频率较高的数字使用毛病简单归纳如下:

一是数据不准确。准确性是公文数据使用的首要要求,是决策的依据,一旦出错,影响较大。公文中数据不准确主要表现为:①数据来源不准确。采用过期老数据,有些同志,对数据更新把握不好,又懒得去找,便用相近时间的数据,以致出错。或是引用非正式文件数据,平时工作中常会用到一些非严格意义上的数据,一不小心,就会用到正式公文中,造成错误。我们有位同事在写一项工程专报时,引用工程投资估算值作为投资规模,但实际上该工程投资规模尚未确定,上报领导后,被批评。②对下级单位上报或其他外来的数据,未核实直接使用。外来数据,包括下级单位提供的数据,不一定全部准确,有些是为应付,随便填写,有些则为表功而蓄意夸大,使用数据的人如不进一步核实,极易出差错。我们建设的某项工程,施工单位上报完成90%并按此请款,经核实,实际工程才完成70%多一点,如轻易批付,必然超支付,造成资金流失。③计算错误。计算过程中不小心,造成失误。④未认真校对。在日期方面比较突出,常见4月写成3月,5日写成10日笔误。再者,部分文件领导签发时间较长,待印发时,文件内时间已过期,但未跟进更改,造成错误等。

二是使用不规范。根据国务院2000年颁布的公文写作规范规定:“公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。”但实际公文写作中不规范书写还是不少,比较突出的有:①随意简写。如“2009年”简写成“09年”或“0九年”、“2001年~2009年”写成“2001一09年”。后者犯了3个错误:一是“2001年”中的“年”不能省;二是“~”不能以“-”代替,表示数值范围时,必须使用“~”,并且前后都加单位,如“36米45米”;三是“2009年”不能写成“09年”。②概数、约数表述不当。如“工程投资约300万元左右”、“至少需要资金50万元以上”、“三、五天”、“20几人”等,前两项出现重复,第3项多加了“、”,第4项带“几”时必须使用汉字,如“二十几人”。③日期书写不规范。如行政公文成文日期写成“2009年2月2日”、“二零零九年二月二日”或“二00九年二月二日”等。按照有关规定,行政公文成文日期要用汉字,党政公文用阿拉伯数字,且“二00九年”、“二零零九年”应为“二〇〇九年”。又如“腊月23日”应为“腊月二十三”,干支纪年、夏历月日和中国清代及清代以前的历史纪年,各民族的非公历纪年、星期几要求使用汉字等。

三是表述不科学。这一类问题,虽然没违反规定,也不会造成较大的影响,但如加以注意,对提高公文的简洁、准确、规范性有帮助。主要表现有:①非精确要求的较大数值直述,较难读取。如一些汇报材料中出现的“工程概算约234567521.46元”、“估计一季度财政收入3635542172.25元”等,这些数据,本身就约数,在我们材料中多为介绍性、告知性数据,为便于阅读,可表述为“工程概算约2.35亿元”、“一季度财政收入约36.35亿元”,但其中“2.35万元”不能写成“2亿3千5百万元”。②非严格专业单位的直用,增大理解难度。如某项工程有分东西2个车库,引用相关专业表述为“1#车库”和“2#车库”,让人费解,对这种非严格意义的专业表述,可以适当简化,便于阅读,如改成“1号车库”、“2号车库”更好。③使用不统一。如同一文中,前面为“3万平方米”,后面为“3万㎡”;前面为“2.6千米”,后面为“3.8km”;前面为“三分之二”,后面为3/4等,都值得我们注意。