beamng drive车辆mod:Excel 使用技巧集錦——163種技巧

Excel 使用技巧集錦——163種技巧

目   錄

1. 快速選中全部工作表

2. 快速啟動Excel

3. 快速刪除選定區域資料

4. 給儲存格重新命名

5. 在Excel中選擇整個儲存格範圍

6. 快速移動/複製儲存格

7. 快速修改儲存格式次序

8. 徹底清除儲存格內容

9. 選擇儲存格

10. 為工作表命名

11. 一次性打開多個工作簿

12. 快速切換工作簿

13. 選定超級連結文本（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

14. 快速查找

15. 修改預設檔保存路徑

16. 指定打開的資料夾

17. 在多個Excel工作簿間快速切換

18. 快速獲取幫助

19. 創建説明檔的快捷方式

20. 按兩下儲存格某邊移動選定儲存格

21. 按兩下儲存格某邊選取儲存格區域

22. 快速選定不連續儲存格

23. 根據條件選擇儲存格

24. 複製或移動儲存格

25. 完全刪除Excel中的儲存格

26. 快速刪除空行

27. 回車鍵的粘貼功能

28. 快速關閉多個檔

29. 選定多個工作表

30. 對多個工作表快速編輯

31. 移動和複製工作表

32. 工作表的刪除

快速選擇儲存格

34. 快速選定Excel區域

35. 備份工件簿

36. 自動打開工作簿

37. 快速流覽長工作簿

38. 快速刪除工作表中的空行

39. 繪製斜線表頭

40. 繪製斜線儲存格

41. 每次選定同一儲存格

42. 快速查找工作簿

43. 禁止複製隱藏行或列中的資料

44. 製作個性儲存格

45. 在一個儲存格內輸入多個值

46. 增加工作簿的頁數

47. 奇特的F4鍵

48. 將格式化文字導入Excel

49. 快速換行

50. 巧變文本為數位

51. 在儲存格中輸入0值

52. 將數位設為文本格式

53. 快速進行儲存格之間的切換（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

54. 在同一儲存格內連續輸入多個測試值

55. 輸入數位、文字、日期或時間

56. 快速輸入歐元符號

57. 將儲存格區域從公式轉換成數值

58. 快速輸入有序文本

59. 輸入有規律數位

60. 巧妙輸入常用資料

61. 快速輸入特殊符號

62. 快速輸入相同文本

63. 快速給數位加上單位

64. 巧妙輸入位元數較多的數字

65. 將WPS/Word表格轉換為Excel工作表

66. 取消儲存格連結

67. 快速輸入拼音

68. 插入“√”

69. 按小數點對齊

70. 對不同類型的儲存格定義不同的輸入法

71. 在Excel中快速插入Word表格、

72. 設置儲存格字體

73. 在一個儲存格中顯示多行文字

74. 將網頁上的資料引入到Excel表格

75. 取消超級連結

76. 編輯儲存格內容

77. 設置儲存格邊框

78. 設置儲存格文本對齊方式

79. 輸入公式

35.輸入公式

36.輸入人名時使用“分散對齊”（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

37.隱藏儲存格中的所有值（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

38.恢復隱藏列

39.快速隱藏/顯示選中儲存格所在行和列（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

40.徹底隱藏儲存格

41.用下拉清單快速輸入資料

42.快速輸入自訂短語

43.設置儲存格背景色

44.快速在多個儲存格中輸入相同公式

45.同時在多個儲存格中輸入相同內容

46.快速輸入日期和時間

47.將複製的儲存格安全地插入到現有儲存格之間

48.在Excel中不丟掉列標題的顯示

49.查看與日期等效的序列數的值

50.快速複製儲存格內容

51.使用自訂序列排序（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

52.快速格式化Excel儲存格

53.固定顯示某列

54.在Excel中快速編輯儲存格

55.使用自動填充快速複製公式和格式

56.為儲存格添加批註

57.資料自動輸入

58.在Excel中快速計算一個人的年齡

59.快速修改儲存格次序

60.將網頁上的資料引入到Excel表格中

三、       圖形和圖表編輯技巧

1.在網上發佈Excel生成的圖形

2.創建圖表連接子

3.將Excel儲存格轉換成圖片形式插入到Word中

4.將Word內容以圖片形式插入到Excel表格中

5.將Word中的內容作為圖片連結插入Excel表格中

6.在獨立的視窗中處理內嵌式圖表

7.在圖表中顯示隱藏資料

8.在圖表中增加文字方塊

9.建立文本與圖表文字方塊的連結

10.給圖表增加新資料數列

11.快速修改圖表元素的格式

12.創建複合圖表

13.對度量不同的資料數列使用不同坐標軸

14.將自己滿意的圖表設置為自訂圖表類型

15.複製自訂圖表類型

16.旋轉三維圖表

17.拖動圖表資料點改變工作表中的數值

18.把圖片合併進你的圖表

19.用圖形美化工作表

20.讓文字方塊與工作表格線合二為一

21.快速創建預設圖表

22.快速創建內嵌式圖表

23.改變預設圖表類型

24.快速轉換內嵌式圖表與新工作表圖表

25.利用圖表工具列快速設置圖表

26.快速選取圖表元素

27.通過一次按鍵創建一個Excel圖表

28.繪製平直直線

四、       函數和公式編輯技巧

1.巧用IF函數清除Excel工作表中的0

2.批量求和

3.對相鄰儲存格的數據求和

4.對不相鄰儲存格的數據求和

5.利用公式來設置加權平均

6.自動加總

7.用記事本編輯公式

8.防止編輯欄顯示公式

9.解決SUM函數參數中的數量限制

10.在絕對與相對單元引用之間切換

11.快速查看所有工作表公式

12.實現條件顯示

五、       資料分析和管理技巧

1.管理增益集

2.在工作表之間使用超級連接

3.快速連結網上的資料

4.跨表運算元據

5.查看Excel中相距較遠的兩列數據

6.如何消除縮位後的計算誤差（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

7.利用選擇性粘貼命令完成一些特殊的計算

8.Web查詢

9.在Excel中進行快速計算

10.自動篩選前10個

11.同時進行多個儲存格的運算（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

12.讓Excel出現錯誤資料提示

13.用“超級連接”快速跳轉到其它文件

六、       設置技巧

1.定制功能表命令

2.設置菜單分隔線

3.備份自訂工具列

4.共用自訂工具列

5.使用單文檔介面快速切換工作簿

6.自訂工具列按鈕

一、基本方法

1.快速選中全部工作表

按右鍵工作視窗下面的工作表標籤，在彈出的功能表中選擇“選定全部工作表”命令即可（）。

2.快速啟動Excel

如果想在啟動系統自動運行Excel，可以這樣操作: 1.按兩下“我的電腦”圖示，進入Windows目錄，依次打開“Start Menu\Programs\啟動”資料夾; 2.打開Excel所在的資料夾，用滑鼠將Excel圖示拖到“啟動”資料夾，這時Excel的快捷方式就被複製到“啟動”資料夾中，下次啟動Windows就可快速啟動Excel了。 如果Windows系統已啟動，你可用以下方法快速啟動Excel: 方法一:按一下“開始→文檔”命令裡的任一Excel工作簿即可。 方法二:用滑鼠從“我的電腦”中將Excel應用程式拖到桌面上，然後從快顯功能表中選擇“在當前位置創建快捷方式”，以後啟動時只需按兩下快捷方式即可。

3.快速刪除選定區域資料

如果用滑鼠右鍵向上或向左(反向)拖動選定儲存格區域的填充柄時，沒有將其拖出選定區域即釋放了滑鼠右鍵，則將刪除選定區域中的部分或全部資料(即拖動過程中變成灰色模糊的儲存格區域，在釋放了滑鼠右鍵後其內容將被刪除)。

4.給儲存格重新命名

Excel給每個儲存格都有一個默認的名字，其命名規則是列標加橫標，例如D3表示第四列、第三行的儲存格。如果要將某儲存格重新命名，可以採用下面兩種方法: 1.只要用滑鼠按一下某儲存格，在表的左上角就會看到它當前的名字，再用滑鼠選中名字，就可以輸入一個新的名字了。 2.選中要命名的儲存格，按一下“插入→名稱→定義”命令，顯示“定義名稱”對話方塊，在“在當前工作簿中的名稱”框裡輸入名字，按一下“確定”按鈕即可（）。注意:在給儲存格命名時需注意名稱的第一個字元必須是字母或漢字，它最多可包含255個字元，可以包含大、小寫字元，但是名稱中不能有空格且不能與儲存格引用相同。

5.在Excel中選擇整個儲存格範圍

在Excel中，如果想要快速選擇正在處理的整個儲存格範圍，按下“Ctrl+Shift+ *”。 注意:該命令將選擇整個列和列標題，而不是該列表周圍的空白儲存格——你將得到所需的儲存格。這一技巧不同于全選命令，全選命令將選擇工作表中的全部儲存格，包括那些你不打算使用的儲存格。

6.快速移動/複製儲存格

先選定儲存格，然後移動滑鼠指標到儲存格邊框上，按下滑鼠左鍵並拖動到新位置，然後釋放按鍵即可移動。若要複製儲存格，則在釋放滑鼠之前按下Ctrl即可。

7.快速修改儲存格式次序

在拖放選定的一個或多個儲存格至新位置的同時，按住Shift鍵可以快速修改儲存格內容的次序。方法為:選定儲存格，按下Shift鍵，移動滑鼠指標至儲存格邊緣，直至出現拖放指針箭頭，然後進行拖放操作。上下拖拉時滑鼠在儲存格間邊界處會變成一個水準“工”狀標誌，左右拖拉時會變成垂直“工”狀標誌，釋放滑鼠按鈕完成操作後，儲存格間的次序即發生了變化。

8.徹底清除儲存格內容

先選定儲存格，然後按Delete鍵，這時僅刪除了儲存格內容，它的格式和批註還保留著。要徹底清除儲存格，可用以下方法:選定想要清除的儲存格或儲存格範圍，按一下“編輯→清除”命令，這時顯示“清除”功能表（），選擇“全部”命令即可，當然你也可以選擇刪除“格式”、“內容”或“批註”中的任一個。

9.選擇儲存格

選擇一個儲存格，將滑鼠指向它按一下滑鼠左鍵即可; 選擇一個儲存格區域，可選中左上角的儲存格，然後按住滑鼠左鍵向右拖曳，直到需要的位置鬆開滑鼠左鍵即可; 若要選擇兩個或多個不相鄰的儲存格區域，在選擇一個儲存格區域後，可按住Ctrl鍵，然後再選另一個區域即可; 若要選擇整行或整列，只需按一下行號或列標，這時該行或該列第一個儲存格將成為活動的儲存格; 若按一下左上角行號與列標交叉處的按鈕，即可選定整個工作表。

10.為工作表命名

為了便於記憶和查找，可以將Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名為容易記憶的名字，有兩種方法:1.選擇要改名的工作表，按一下“格式→工作表→重命名”命令，這時工作表的標籤上名字將被反白顯示，然後在標籤上輸入新的表名即可。 2.按兩下當前工作表下部的名稱，如“Sheet1”，再輸入新的名稱。

11.一次性打開多個工作簿

利用下面的方法可以快速打開多個工作簿: 方法一打開工作簿(*.xls)所在的資料夾，按住Shift鍵或Ctrl鍵，並用滑鼠選擇彼此相鄰或不相鄰的多個工作簿，將它們全部選中，然後按按右鍵，選擇“打開”命令，系統則啟動Excel 2002，並將上述選中的工作簿全部打開。 方法二將需要一次打開的多個工作簿檔複製到C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Excel\XLSTART資料夾中，以後啟動Excel 2002時，上述工作簿也同時被全部打開。方法三 啟動Excel 2002，按一下“工具→選項”命令，打開“選項”對話方塊，點擊“常規”標籤，在“啟動時打開此項中的所有檔”後面的方框中輸入一個資料夾的完整路徑(如d:\Excel)，按一下“確定”退出。然後將需要同時打開的工作簿複製到上述資料夾中，以後當啟動Excel 2002時，上述資料夾中的所有檔(包括非Excel格式的文檔)被全部打開。方法四 在Excel 2002中，按一下“文件→打開”命令，按住Shift鍵或Ctrl鍵，在彈出的對話方塊檔列表中選擇彼此相鄰或不相鄰的多個工作簿，然後按“打開”按鈕，就可以一次打開多個工作簿。 方法五 用上述方法，將需要同時打開的多個工作簿全部打開，再按一下“文件→保存工作區”命令，打開“保存工作區”對話方塊，取名保存。以後只要用Excel 2002打開該工作區文件，則包含在該工作區中的所有工作簿即被同時打開。

12.快速切換工作簿

對於少量的工作簿切換，按一下工作簿所在視窗即可。要對多個視窗下的多個工作簿進行切換，可以使用“視窗”功能表。“視窗”功能表的底部列出了已打開工作簿的名字，要直接切換到一個工作簿，可以從“視窗”功能表選擇它的名字。“視窗”功能表最多能列出9個工作簿，若多於9個，“視窗”功能表則包含一個名為“其他視窗”的命令，選用該命令，則出現一個按字母順序列出所有已打開的工作簿名字的對話方塊，只需按一下其中需要的名字即可。

13.選定超級連結文本（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

如果需要在Excel中選定超級連結文本而不跳轉到目標處，可在指向該儲存格時，按一下並按住可選定儲存格。

14.快速查找

在執行查找操作之前，可以將查找區域確定在某個儲存格區域、整個工作表（可選定此工作表內的任意一個儲存格）或者工作簿裡的多個工作表範圍內。在輸入查找內容時，可以使用問號（？）和星號（*）作為萬用字元，以方便查找操作。問號（？）代表一個字元，星號（*）代表一個或多個字元。需要注意的問題是，既然問號（？）和星號（*）作為萬用字元使用，那麼如何查找問號（？）和星號（*）呢？只要在這兩個字元前加上波浪號(～)就可以了。

15.修改預設檔保存路徑

啟動Excel 2002，按一下“工具→選項”命令，打開“選項”對話方塊，在“常規”標籤中，將“默認檔位置”方框中的內容修改為你需要定位的資料夾完整路徑()。以後新建Excel工作簿，進行“保存”操作時，系統打開“另存為”對話方塊後直接定位到你指定的資料夾中。

16.指定打開的資料夾

我們可以指定打開檔的資料夾，方法如下: 按一下“開始→運行”，輸入regedit命令，打開“登錄編輯程式”，展開HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\ Office\10.0\Common\OpenFind\Places\UserDefinedPlaces，在下面新建主鍵，名稱為“mydoc”，然後在該主鍵中新建兩個“字串值”，名稱分別是“Name”和“Path”，值分別為“我的檔”(可以隨意命名)和“d:\mypath”(定位資料夾的完整路徑)，關閉“登錄編輯程式”，重啟電腦。以後在Excel 2002中進行“打開”操作時，打開對話方塊左側新添了“我的檔”這一專案，點擊該專案，即可進入“d:\mypath”資料夾。

17.在多個Excel工作簿間快速切換

按下“Ctrl+Tab”可在打開的工作簿間切換。

18.快速獲取幫助

對於工具列或螢幕區，按複合鍵“Shift＋F1”，滑鼠變成帶問號的箭頭，用滑鼠按一下工具列按鈕或螢幕區，它就彈出一個説明視窗會顯示該元素的詳細説明資訊。

19.創建説明檔的快捷方式

Excel幫助檔是編譯的HTML幫助檔Xlmain10.chm，存放在安裝目錄\Office10\2052目錄中，按一下並拖拉此檔到Windows快速啟動工具列上。此後，不管Excel是否在運行，而且也不用調用Office助手，按一下Windows快速啟動工具列上的這個圖示將引出Excel説明。

20.按兩下儲存格某邊移動選定儲存格

在工作表內移動選定儲存格有一種快捷方法:將滑鼠指標放置於選定儲存格的一邊，注意要選擇與移動方向相關的一邊，即要向下移動，就將滑鼠指標放置於儲存格的底部;如果要向右移動，就將滑鼠指標放置於儲存格的右邊;依此類推。這時滑鼠指標變為白色箭頭的形狀，按兩下選擇儲存格的某邊，滑鼠指標將沿選定的方向移動到特定的儲存格中。如果此方向相鄰儲存格為空白儲存格，則將移動到連續最遠的空白儲存格中;如果此方向相鄰儲存格為非空白儲存格，則將移動到連續最遠的非空白儲存格中。

21.按兩下儲存格某邊選取儲存格區域

與上一技巧類似，如果在按兩下儲存格邊框的同時按下Shift鍵，根據此方向相鄰儲存格為空白儲存格或非空白儲存格選取從這個儲存格到最遠空白儲存格或非空白儲存格的區域。

22.快速選定不連續儲存格

按下複合鍵“Shift+F8”，啟動“添加選定”模式，此時工作簿下方的狀態列中會顯示出“添加”字樣，以後分別按一下不連續的儲存格或儲存格區域即可選定，而不必按住Ctrl鍵不放。

23.根據條件選擇儲存格

按一下“編輯→定位”命令，在打開的“定位”對話方塊中按一下“定位條件”按鈕，根據你要選中區域的類型，在“定位條件”對話方塊中選擇需要選中的儲存格類型（），例如“常量”、“公式”等，此時還可以複選“數位”、“文本”等專案，按一下“確定”按鈕後符合條件的所有儲存格將被選中。

24.複製或移動儲存格

把儲存格從一個位置複製或移到另一個位置，其方法為:選擇源儲存格，按一下“編輯”功能表中的“剪切”或“複製”命令，選定目標儲存格，從“編輯”功能表中選擇“粘貼”命令，則源儲存格便被移動或複製到目標儲存格中了。

25.完全刪除Excel中的儲存格

想將某儲存格（包括該儲存格的格式和注釋）從工作表中完全刪除嗎？只要選擇需要刪除的儲存格，然後按下“Ctrl+ -（減號）”，在彈出的對話方塊中選擇儲存格移動的方式，周圍的儲存格將移過來填充刪除後留下的空間。

26.快速刪除空行

有時為了刪除Excel工作簿中的空行，你可能會將空行一一找出然後刪除，這樣做非常不方便。你可以利用自動篩選功能來實現，方法是:先在表中插入新的一行(全空)，然後選擇表中所有的行，按一下“資料→篩選→自動篩選”命令，在每一列的頂部，從下拉清單中選擇“空白”。在所有資料都被選中的情況下，按一下“編輯→刪除行”，然後按“確定”，所有的空行將被刪去。 注意:插入一個空行是為了避免刪除第一行資料。

27.回車鍵的粘貼功能

回車鍵也有粘貼功能，當複製的區域還有閃動的複製邊框標記時(虛線框)，按下回車鍵可以實現粘貼功能。 注意:不要在有閃動的複製邊框標記時使用回車鍵在選定區域內的儲存格間進行切換，此時你應該使用Tab鍵或方向鍵進行儲存格切換。

28.快速關閉多個檔

按住Shift鍵，打開“檔”功能表，按一下“全部關閉”命令，可將當前打開的所有文件快速關閉。

29.選定多個工作表

若選擇一組相鄰的工作表，可先選第一個表，按住Shift鍵，再按一下最後一個表的標籤;若選不相鄰的工作表，要按住Ctrl鍵，依次按一下要選擇的每個表的標籤;若要選定工作簿中全部的工作表，可從表標籤快顯功能表中選擇“選定全部工作表”命令。

30.對多個工作表快速編輯

如果想一次操作多張相同的工作表，省略以後的複製、粘貼操作，可採用以下方法。 按住Shift鍵或Ctrl鍵並配以滑鼠操作，在工作簿底部選擇多個彼此相鄰或不相鄰的工作表標籤，就可以實行多方面的批量處理。一般情況下，進行的操作主要有如下幾種: 1.頁面設置，可快速對選中工作表設置相同的頁面。 2.輸入相同的資料，可快速在多個工作表中輸入相同的資料。 3.快速操作，在多個工作表中進行一系列相同操作，如設置字型大小、字體、顏色，進行儲存格的合併撤銷等。 4.輸入公式，快速輸入相同的公式，進行公式汁算。

31.移動和複製工作表

不僅可以在一個工作簿裡移動和複製工作表，還可以把表移動或複製到其它工作簿裡。若要移動工作表，只需用滑鼠按一下要移動的表的標籤，然後拖到新的位置即可。若要複製工作表，只需先選定工作表，按下Ctrl鍵，然後拖動表到新位置即可。當然，用這種方法可以同時移動和複製幾個表。移動後，以前不相鄰的表可變成相鄰表。

32.工作表的刪除

按一下“編輯→刪除工作表”命令，然後按一下“確定”按鈕，則這個表將從工作簿中永久刪除。 注意:“刪除工作表”命令是不能還原的，刪除的工作表將不能被恢復。

33.快速選擇儲存格

在選擇儲存格(行，列)時，同時按住Shift鍵可以選中連續的儲存格(行、列)。 在選擇儲存格(行、列)時，同時按住Ctrl鍵可以選中不連續的儲存格(行、列)。

34.快速選定Excel區域（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

在Excel中，要想在工作簿中快速選定某塊區域，只需按一下想選定的區域的左上角儲存格，同時按住Shift鍵不放，再按一下想選定的區域的右下角儲存格即可。另外:按住Ctrl鍵再用滑鼠可任意選定多個不相鄰的區域。 事實上選定區域和順序無關，只需首先選定矩形區域的一個角的儲存格，在按下Shift的同時按一下對角儲存格。

35.備份工件簿

按一下“文件→保存”命令，打開“另存為”對話方塊，按右上角的“工具”旁的下拉按鈕，按一下“常規選項”，在隨後彈出的對話方塊中，選中“生成備份”選項（），按一下“確定”按鈕保存。以後修改該工作簿後再保存，系統會自動生成一份備份工作簿，且能直接打開使用。

36.自動打開工作簿

（微軟Office技巧大賽獲獎作品）我們只要將某個需要自動打開的工作簿的快捷方式放到C:\Prograrn Files\MicrosoftOffice\Office10\XLStart資料夾中，以後每次啟動時，Excel都會自動打開相應工作簿。

37.快速流覽長工作簿

當你流覽一個有很長內容的表格時，按下“Ctri+Home”鍵可以回到當前工作表的左上角(即A1儲存格)，按下“Ctrl+End”鍵可以跳到工作表含有資料部分的右下角。另外，如果你選取了一些內容，那麼你可以通過重複按“Ctrl+.（句號）”在所選內容的4個角儲存格上按順時針方向移動。

38.快速刪除工作表中的空行

如果用戶想刪除Excel工作表中的空行，一般的方法是需要將空行都找出來，然後逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不方便。下面提供一種快速刪除工作表中的空行的方法:首先打開要刪除空行的工作表，在打開的工作表中按一下“插入→列”命令，從而插入一新的列X，在X列中順序填入整數，然後根據其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中X列的資料，以X列重新排序，然後刪去X列。

39.繪製斜線表頭

一般情況下在Excel中製作表頭，都把表格的第一行作為表頭，然後輸入文字。不過，這樣的表頭比較簡單，更談不上斜線表頭了。能不能在Excel中可以實現斜線表頭，下面就是具體的方法: 由於作為斜線表頭的儲存格都要比其他儲存格大，所以首先將表格中第一個單元大小調整好。然後按一下選中儲存格，按一下“格式→儲存格”命令，彈出“單元格格式”視窗，選擇“對齊”標籤，將垂直對齊的方式選擇為“靠上”，將“文本控制”下面的“自動換行”核取方塊選中()，再選擇“邊框”標籤，按下“外邊框”按鈕，使表頭外框有線，接著再按下面的“斜線”按鈕，為此儲存格添加一格對角線()，設置好後，按一下“確定”按鈕，這時Excel的第一個儲存格中將多出一個對角線。現在按兩下第一儲存格，進入編輯狀態，並輸入文字，如“專案”、“月份”，接著將游標放在“項”字前面，連續按空白鍵，使這4個字向後移動(因為我們在儲存格屬性中已經將文本控制設置為“自動換行”，所以當“月份”兩字超過儲存格時，將自動換到下一行)。現在按一下表格中任何一處，退出第一儲存格看看，一個漂亮的斜線表頭就完成了。

40.繪製斜線儲存格

利用Excel“邊框”選項卡的兩個斜線按鈕，可以在儲存格中畫左、右斜線。如果想在儲存格中畫多條斜線，就必須利用“繪圖”工具，方法是:打開Excel的“繪圖”工具，按一下“直線”按鈕，待游標變成小十字後拖動游標，即可畫出需要的多條斜線。只要畫法正確，斜線可隨儲存格自動伸長或縮短。至於斜線儲存格的其他表格線，仍然按上面介紹的方法添加。當然，斜線儲存格的資料登錄要麻煩一些，通常的做法是讓資料在儲存格內換行(按“Alt+回車鍵”)，再添加空格即可將資料放到合適位置。

41.每次選定同一儲存格

有時，為了測試某個公式，需要在某個儲存格內反復輸入多個測試值。但每次輸入一個值後按下Enter鍵查看結果，作用儲存格就會默認移到下一個儲存格上，必須用滑鼠或上移箭頭重新選定原儲存格，極不方便。如果你按“Ctrl+Enter”複合鍵，則問題會立刻迎刃而解，既能查看結果，目前的儲存格也仍為作用儲存格。

42.快速查找工作簿

你可以利用在工作表中的任何文字進行搜尋，方法為:1.按一下工具列中的“打開”按鈕，在“打開”對話方塊裡，輸入檔的全名或部分名，可以用萬用字元代替; 2.在“文字屬性”編輯方塊中，輸入想要搜尋的文字; 3.按一下“開始查找”即可。

43.禁止複製隱藏行或列中的資料

如果你複製了包含隱藏列(或行)的一個資料區域，然後把它粘貼到一個新的工作表，那麼Excel把隱藏列也粘貼過來了。要想避免這種情況，可以選取你要複製的資料區域，然後選擇“編輯→定位”命令，按一下“定位條件”按鈕，出現“定位條件”對話方塊，選中“可見儲存格”選項，再複製和粘貼這個選定區域就會得到你所希望的結果。

44.製作個性儲存格

如果你的表格需要菱形、三角形之類的特殊儲存格，可用以下方法實現:先在儲存格內輸入資料，然後打開“繪圖”工具列，在“自選圖形→基本形狀”子功能表中找到需要的圖形。按一下後游標變成一個小十字，由儲存格左上角向右下角拖動，即可畫出所需形狀的儲存格。如果儲存格的內容被覆蓋，可用滑鼠右擊剛剛畫出的儲存格，選擇快捷萊單中“設置自選圖形格式”命令。將“設置自選圖形格式”和“顏色與線條”選項卡打開，選中“顏色→填充”下拉清單下“無填充顏色”，“確定”後儲存格內的原有內容即會顯示出來。如果你將“屬性”選項卡中的“大小、位置均隨儲存格而變”選項選中，它還會隨儲存格自動改變大小。

二、資料登錄和編輯技巧

1.在一個儲存格內輸入多個值

我們有時需要在某個儲存格內連續輸入多個數值，以查看引用此儲存格的其他儲存格的效果。但每次輸入一個值後按回車鍵，作用儲存格均默認下移一個儲存格，非常不便。其實可以採用以下方法:按一下滑鼠選定儲存格，然後按住Ctrl鍵再次按一下滑鼠選定此儲存格，此時，儲存格周圍將出現實線框，再輸入資料，敲回車鍵就不會移動了。

2.增加工作簿的頁數

按一下“插入→工作表”命令，即可在底部看到一個新名稱的工作表。一個工作簿最多可以有255張工作表。

3.奇特的F4鍵

Excel中有一個快速鍵的作用極其突出，那就是F4鍵。作為“重複”鍵，F4鍵可以重複前一次操作，在很多情況下起作用，比如在工作表內加入或刪除一行，然後移動插入點並按下F4鍵以加入或刪除另一行，根本不需要使用功能表。

4.將格式化文字導入Excel

1.在Windows“記事本”中輸入格式化文字，每個資料項目之間會被空格隔開，當然你也可以用逗號、分號、Tab鍵作為分隔符號。輸入完成後，保存此文字檔並退出; 2.在Excel中打開剛才保存的文字檔，出現“文本導入嚮導-3步驟之1”對話方塊，選擇“分隔符號號”，按一下“下一步”; 3.在“文本導人嚮導-3步驟之2”對話方塊中選擇文本資料項目分隔符號號，Excel提供了Tab鍵、分號、逗號以及空格等供你選擇。注意，這裡的幾個分隔符號號選項應該單選。你在“預覽分列效果”中可以看到分隔號分隔的效果。按一下“下一步”; 4.在“文本導人嚮導-3步驟之3”對話方塊中，你可以設置資料的類型，一般不需改動，Excel自動設置為“常規”格式。“常規”資料格式將數值轉換為數位格式，日期值轉換為日期格式，其餘資料轉換為文本格式。按一下“完成”按鈕即可。

5.快速換行

我們在使用Excel製作表格時經常會遇到需要在一個儲存格輸入一行或幾行文字的情況，如果輸入一行後敲回車鍵就會移到下一儲存格，而不是換行，有一個簡便實用的操作方法可以實現換行:在選定儲存格輸入第一行內容後，在換行處按“Alt+回車鍵”，即可輸入第二行內容，再按“Alt+回車鍵”輸入第三行以此類推。

6.巧變文本為數位

在工作中，發現一些通過文字檔或其它財務軟體的資料導入Excel中後居然是以文本形式存在的(數位預設是右對齊，而文本是左對齊的)，即使是重新設置單元格格式為數位也無濟於事。有一個辦法可以快速地將這些檔轉變回數字:在空白的儲存格中填人數字1，然後選中這個儲存格，執行“複製”命令，然後再選中所要轉換的範圍，選擇“選擇性粘貼”中的“乘”，你就會發現它們都變為數位了。

7.在儲存格中輸入0值

一般情況下，在Excel表格中輸入諸如“05”、“4.00”之類數位後，只要游標一移出該儲存格，格中數位就會自動變成“5”、“4”，Excel默認的這種做法讓人使用非常不便，我們可以通過下面的方法來避免出現這種情況:先選定要輸入諸如“05”、“4.00”之類數位的儲存格，滑鼠按右鍵，在彈出的快顯功能表中按一下“設置單元格格式”，在接著出現的介面中選“數位”標籤頁，在清單方塊中選擇“文本”，按一下“確定”。這樣，在這些儲存格中，我們就可以輸入諸如“05”、“4.00”之類的數位了。

8.將數位設為文本格式

不論是否對含有數位的儲存格應用了文本格式，Excel都會將數位保存為數位資料。若要使Excel將類似零件號碼的數位解釋為文本，首先應將空白儲存格設置成文本格式，然後鍵入數位。如果已經輸入了數位，那麼也可以將它更改成文本形式。方法是: 1.選擇含有要設置成文本格式的數位儲存格; 2.按一下“格式→儲存格”命令，然後按一下“數位”選項卡（）; 3.在“分類”清單中，按一下“文本”，然後再按一下“確定”; 4.按一下每個儲存格，按F2鍵，然後再按Enter鍵重新輸入資料。

9.快速進行儲存格之間的切換（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

在Excel中,可以用以下方法實現在一個區域內的快速輸入而不用滑鼠來進行儲存格之間的切換。方法如下:用滑鼠圈定一定區域後，按Tab鍵可使目標儲存格向後移，按“Shift+Tab”可向前移。這樣就可以在鍵盤上連續輸入一組資料而不需用滑鼠，從而提高輸入速度。提示:事實上，採用此方法最大的好處是，在一行的最後一個儲存格，繼續按Tab，則可以轉到下一行開始的儲存格;在選定區域最後一行的最後一個儲存格繼續按Tab則會回到選定區域第一行第一個儲存格。同樣用Enter可以按列輸入資料。

10.在同一儲存格內連續輸入多個測試值

一般情況下，當我們在儲存格內輸入內容後按回車鍵，滑鼠就會自動移到下一儲存格，如果我們需要在某個儲存格內連續輸入多個測試值以查看引用此儲存格的其他儲存格的動態效果時，就需要進行以下操作:按一下“工具→選項→編輯”，取消選中“按Enter鍵後移動”選項（），從而實現在同一儲存格內輸人多個測試值。

 11.輸入數位、文字、日期或時間

按一下需要輸入資料的儲存格，鍵入資料並按Enter或Tab鍵即可。如果是時間，用斜杠或減號分隔日期的年、月、日部分，例如，可以鍵入 9/5/96 或 Jun-96。如果按12小時制輸入時間，請在時間數位後空一格，並鍵入字母 a(上午) 或 p(下午)，例如，9:00 p。否則，如果只輸入時間數位，Excel將按 AM(上午)處理。

12.快速輸入歐元符號

先按下Alt鍵，然後利用右面的數位鍵盤(俗稱小鍵盤)鍵入0128這4個數位，鬆開Alt鍵，就可以輸入歐元符號。

13.將儲存格區域從公式轉換成數值

有時，你可能需要將某個儲存格區域中的公式轉換成數值，常規方法是使用“選擇性粘貼”中的“數值”選項來轉換資料。其實，有更簡便的方法:首先選取包含公式的儲存格區域，按住滑鼠右鍵將此區域沿任何方向拖動一小段距離(不鬆開滑鼠)，然後再把它拖回去，在原來儲存格區域的位置鬆開滑鼠 (此時，儲存格區域邊框變花了)，從出現的快顯功能表中選擇“僅複製數值”。

14.快速輸入有序文本

如果你經常需要輸入一些有規律的序列文本，如數位（1、2……）、日期（1日、2日……）等，可以利用下面的方法來實現其快速輸入:先在需要輸入序列文本的第1、第2兩個儲存格中輸入該文本的前兩個元素（如“甲、乙”）。同時選中上述兩個儲存格，將滑鼠移至第2個儲存格的右下角成細十字線狀時（我們通常稱其為“填充柄”），按住滑鼠左鍵向後（或向下）拖拉至需要填入該序列的最後一個儲存格後，鬆開左鍵，則該序列的後續元素（如“丙、丁、戊……”）依序自動填入相應的儲存格中。

15.輸入有規律數位

有時需要輸入一些不是成自然遞增的數值（如等比序列:2、4、8……），我們可以用右鍵拖拉的方法來完成:先在第1、第2兩個儲存格中輸入該序列的前兩個數值（2、4）。同時選中上述兩個儲存格，將滑鼠移至第2個儲存格的右下角成細十字線狀時，按住右鍵向後（或向下）拖拉至該序列的最後一個儲存格，鬆開右鍵，此時會彈出一個功能表（），選“等比序列”選項，則該序列（2、4、8、16……）及其“單元格格式”分別輸入相應的儲存格中（如果選“等差序列”，則輸入2、4、6、8……）。

16.巧妙輸入常用資料

有時我們需要輸入一些資料，如單位職工名單，有的職工姓名中生僻的字輸入極為困難，如果我們一次性定義好“職工姓名序列”，以後輸入就快多了。具體方法如下:將職工姓名輸入連續的儲存格中，並選中它們，按一下“工具→選項”命令打開“選項”對話方塊，選“自訂序列”標籤（），先後按“導入”、“確定”按鈕。以後在任一儲存格中輸入某一職工姓名（不一定非得是第一位職工的姓名），用“填充柄”即可將該職工後面的職工姓名快速填入後續的儲存格中。

17.快速輸入特殊符號

有時候我們在一張工作表中要多次輸入同一個文本，特別是要多次輸入一些特殊符號（如※），非常麻煩，對錄入速度有較大的影響。這時我們可以用一次性替換的方法來克服這一缺陷。先在需要輸入這些符號的儲存格中輸入一個代替的字母（如X，注意:不能是表格中需要的字母），等表格製作完成後，按一下“編輯→替換”命令，打開“替換”對話方塊（），在“查找內容”下面的方框中輸入代替的字母“X”，在“替換為”下面的方框中輸入“※”，將“儲存格匹配”前面的鉤去掉（否則會無法替換），然後按“替換”按鈕一個一個替換，也可以按“全部替換”按鈕，一次性全部替換完畢。

18.快速輸入相同文本

有時後面需要輸入的文本前面已經輸入過了，可以採取快速複製（不是通常的“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”）的方法來完成輸入: 1.如果需要在一些連續的儲存格中輸入同一文本（如“有限公司”），我們先在第一個儲存格中輸入該文本，然後用“填充柄”將其複製到後續的儲存格中。 2.如果需要輸入的文本在同一列中前面已經輸入過，當你輸入該文本前面幾個字元時，系統會提示你，你只要直接按下Enter鍵就可以把後續文本輸入。 3.如果需要輸入的文本和上一個儲存格的文本相同，直接按下“Ctrl＋D（或R）”鍵就可以完成輸入，其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。 4.如果多個儲存格需要輸入同樣的文本，我們可以在按住Ctrl鍵的同時，用滑鼠點擊需要輸入同樣文本的所有儲存格，然後輸入該文本，再按下“Ctrl+Enter”鍵即可。

19.快速給數位加上單位

有時我們需要給輸入的數值加上單位（如“立方米”等），少量的我們可以直接輸入，而大量的如果一個一個地輸入就顯得太慢了。我們用下面的方法來實現單位的自動輸入:先將數值輸入相應的儲存格中（注意:僅限於數值），然後在按住Ctrl鍵的同時，選取需要加同一單位的儲存格，按一下“格式→儲存格”命令，打開“單元格格式”對話方塊（），在“數字”標籤中，選中“分類”下面的“自訂”選項，再在“類型”下面的方框中輸入“#”“立”“方”“米”，按下確定鍵後，單位（立方米）即一次性加到相應數值的後面。

20.巧妙輸入位元數較多的數字

大家知道，如果向Excel中輸入位數比較多的數值（如身份證號碼），則系統會將其轉為科學計數的格式，與我們的輸入原意不相符，解決的方法是將該儲存格中的數值設置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去設置，也可以實現，但操作很慢。其實我們在輸入這些數值時，只要在數值的前面加上一個小“'”就可以了（注意:'必須是在英文狀態下輸入）。

21.將WPS/Word表格轉換為Excel工作表

有時需要將WPS／Word編輯過的表格轉換成 Excel工作表，可利用Excel的資料庫操作、巨集操作等功能進行分析、處理，轉換方法非常簡單: 1.啟動WPS／Word，打開WPS／Word文檔，拖動滑鼠，選擇整個表格，再在“編輯”功能表中選擇“複製”命令; 2.啟動Excel，打開Excel工作表，按一下目標表格位置的左上角儲存格，再在“編輯”功能表中選擇“粘貼”命令。 注:若需將老版本的WPS表格轉換為Excel工作表，應先將其用WPS97／WPS2000／WPS Office或Word打開，再進行轉換。

22.取消儲存格連結

將連結單元格格式更改為數值格式就可以取消儲存格連結，方法如下:選擇包含連結的儲存格，然後按一下“複製”按鈕，保持該格處於選中狀態，按一下滑鼠右鍵選擇“選擇性粘貼”命令選擇“數值”後按一下“確定”，儲存格內容就被儲存格實際數值替代，與其它原始檔案的連結就刪除了。

23.快速輸入拼音

選中已輸入漢字的儲存格，然後按一下“格式→拼音資訊→顯示或隱藏”命令，選中的儲存格會自動變高，再按一下“格式→拼音資訊→編輯”命令，即可在漢字上方輸入拼音。按一下“格式→拼音資訊→設置”命令，可以修改漢字與拼音的對齊關係。

24.插入“√”

首先選擇要插入“√”的儲存格，在字體下拉清單中選擇“Marlett”字體，輸入a或b，即在儲存格中插入了“√”。

25.按小數點對齊

有以下兩種方法使數字按小數點對齊: 1.選中位數少的儲存格，根據需要按一下格式工具列上的“增加小數位數”按鈕多次，將不足位元數補以0。 2.選中位數少的儲存格，按右鍵選擇“設置單元格格式”命令，在彈出的視窗中按一下“數位”標籤，選中“數值”，在右面的“小數位數”中輸入需要的），程式就會自動以0補足位數。同樣，對於位數多的儲存格，如果設置了較少的小數位數，程式會自動去掉後面的數位。

26.對不同類型的儲存格定義不同的輸入法

在一個工作表中，通常既有數位，又有字母和漢字。於是，我們在編輯不同類型的儲存格時，需要不斷地切換中英文輸入法，這不但降低了編輯效率，而且讓人覺得麻煩。下面的方法能讓Excel針對不同類型的儲存格，實現輸入法的自動切換: 1.選擇需要輸入漢字的儲存格區域，按一下“資料→有效性”命令，在“資料有效性”對話方塊中選擇“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉清單中選擇“打開”，按一下“確定”按鈕（）; 2.同樣，選擇需要輸入字母或數位的儲存格區域，按一下“資料→有效性”命令，選擇“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉清單中選擇“關閉(英文模式)”，按一下“確定”按鈕。此後，當插入點處於不同的儲存格時，Excel會根據上述設置，自動在中英文輸入法間進行切換，從而提高了輸入效率。

27.在Excel中快速插入Word表格

1.打開Word表格所在的檔; 2.打開要處理Word表格的Excel檔，並調整好兩視窗的位置，以便看見表格和要插入表格的區域; 3.選中Word中的表格; 4.按住滑鼠左鍵，將表格拖到Excel視窗中，鬆開滑鼠左鍵將表格放在需要的位置即可。

28.設置儲存格字體

選定要格式化的全部儲存格或單個儲存格中的指定文本，按一下“格式→儲存格”命令，在“字體”框中，按一下所需字體，在“字型大小”框中，按一下所需的字體大小即可（）。 另外，如果某一儲存格中的少量資料不可見，那麼可減小這些資料字體的大小，而不用調整列的寬度，以顯示儲存格中所有資料。

29.在一個儲存格中顯示多行文字

選定要設置格式的儲存格，按一下“格式→儲存格”命令，在打開的單元格格式對話方塊中選中“對齊”選項卡下的“自動換行”核取方塊（）即可。

30.將網頁上的資料引入到Excel表格

網頁上表格形式的資訊可以直接從流覽器上複製到Excel中，而且效果極佳。你可以選中資訊並複製它，然後將資訊粘貼到Excel中，或者可以選中資訊並將其拖放到Excel中。使用這種“拖放”方法傳輸和處理任何基於網路的表格資料會顯得非常簡單並且異常快捷。在Excel 2002中，你可以像使用Excel工作表那樣打開Html檔，並獲得同樣的功能、格式及編輯狀態。

31.取消超級連結

下面介紹兩個方法，讓你方便地取消Excel中的超級連結。 1.如果正在輸入URL或E-mail位址，在輸入完畢後敲回車鍵，剛才輸入的內容會變成藍色，此時按一下智慧標籤選擇“撤銷超連結”命令即可。 2.如果在工作表中已存在超級連結，按右鍵儲存格，在快顯功能表中選擇“取消超連結”命令即可。

32.編輯儲存格內容

按兩下要鍵入資料的儲存格，直接輸入資料或對其中內容進行修改，完成後若要確認所做的改動，按Enter鍵即可;若取消所做的改動，按Esc鍵。另外，你還可以按一下儲存格，再按一下工作表上邊的編輯欄，你就可以在編輯欄中編輯儲存格中的資料了。

33.設置儲存格邊框

 選擇要添加邊框的所有儲存格，按一下“格式→儲存格”命令，選擇“邊框”選項卡（），然後在“樣式”中選中所需的線型樣式，同時可以在“顏色”中指定不同的顏色，再按一下“外邊框”按鈕，最後按一下“確定”按鈕即可。要設置含有旋轉文本的選定儲存格的樣式，按一下“格式→儲存格”命令，選擇“邊框”選項卡，然後使用“預置”下的“外邊框” 和“內部”按鈕，邊框應用於儲存格的邊界，它會和文本旋轉同樣的角度。

34.設置儲存格文本對齊方式

 選擇要設置文本對齊的儲存格，按一下“格式→儲存格”命令，按一下“對齊”標籤，然後根據需要設置文本對齊方式即可。

35.輸入公式

按一下將要在其中輸入公式的儲存格，然後鍵入＝(等號)，若按一下了“編輯公式”按鈕或“粘貼函數”按鈕，Excel將插入一個等號，接著輸入公式內容，按Enter鍵。

36.輸入人名時使用“分散對齊”（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

 在Excel表格中輸入人名時為了美觀，我們一般要在兩個字的人名中間空出一個字的間距。按空白鍵是一個辦法，但是我們這裡有更好的方法。我們以一列為例，將名單輸入後，選中該列，點擊“格式→儲存格→對齊”，在“水準對齊”中選擇“分散對齊”，最後將列寬調整到最合適的寬度，整齊美觀的名單就做好了。

37.隱藏儲存格中的所有值（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

有時候，我們需要將儲存格中所有值隱藏起來，這時你可以選擇包含要隱藏值的儲存格。按一下“格式→儲存格”命令，選擇“數位”選項卡，在“分類”列表中選擇“自訂”，然後將“類型”框中已有的代碼刪除，鍵入“;;;”(3個分號)即可（）。 提示:你也許奇怪為什麼會這樣，其實儲存格數字的自訂格式是由正數、負數、零和文本4個部分組成。這4個部分用3個分號分隔，哪個部分空，相應的內容就不會在儲存格中顯示。現在都空了，當然就都不顯示了。

38.恢復隱藏列

通常，選擇隱藏列兩邊列上的儲存格，然後選擇“格式→列→取消隱藏”功能表項目可以恢復隱藏的列。其實恢復隱藏列還有一種快捷方法:將滑鼠指標放置在列標的分割線上，例如，若隱藏B列，則將滑鼠指標放置在列A和列C的分割線上，輕輕地向右移動滑鼠指標，直到滑鼠指標從兩邊有箭頭的單豎變為兩邊有箭頭的雙豎杠，此時拖動滑鼠就可以打開隱藏的列。

39.快速隱藏/顯示選中儲存格所在行和列（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

 在Excel中隱藏行或列, 通常可以通過格式功能表中的行或列選項中的隱藏來實現, 或者是選中行號或列標後通過滑鼠右鍵的快顯功能表來完成, 對於分散的儲存格區域, 可以這樣快速隱藏: 快速隱藏選中儲存格所在行:“Ctrl + 9” 快速隱藏選中儲存格所在列:“Ctrl + 0” 取消行隱藏:“Ctrl+Shift+9” 取消行隱藏:“Ctrl+Shift+0”

40.徹底隱藏儲存格

在很多時候我們會將一些行或列的內容隱藏起來不讓別人查看，但是如果用戶複製包含隱藏行或列的區域，這樣隱藏的內容就會在粘貼的新的工作表中出現，降低了隱藏效果。如果要想避免這種情況，我們可以先選中要複製的區域，然後按一下“編輯→定位”命令，在打開的對話方塊中點擊“定位條件”按鈕，在定位條件對話方塊中選中“可見儲存格”選項），這樣就可以避免上面所發生的情況了。

41.用下拉清單快速輸入資料

如果某些儲存格區域中要輸入的資料很有規律，如學歷(小學、初中、高中、中專、大專、本科、碩士、博士)、職稱(技術員、助理工程師、工程師、高級工程師)等，你希望減少手工錄入的工作量，這時我們就可以設置下拉清單實現選擇輸入。具體方法為: 選取需要設置下拉清單的儲存格區域，按一下“資料→有效性”命令，從“資料有效性”對話方塊中選擇“設置”選項卡，在“允許”下拉清單中選擇“序列”，在“來源”框中輸入我們設置下拉清單所需的資料序列，如“技術員、助理工程師、工程師、高級工程師”，並確保核取方塊“提供下拉箭頭”被選中，按一下“確定”按鈕即可（）。這樣在輸入資料的時候，就可以按一下儲存格右側的下拉箭頭選擇輸入資料，從而加快了輸入速度。

42.快速輸入自訂短語

使用該功能可以把經常使用的文字定義為一條短語，當輸入該條短語時，“自動校正”便會將它更換成所定義的文字。定義“自動校正”專案的方法如下:按一下“工具→自動校正選項”命令，在彈出的“自動校正”對話方塊中的“替換”框中鍵入短語，如“電腦報”，在“替換為”框中鍵入要替換的內容，如“電腦報編輯部”，按一下“添加”按鈕，將該專案添加到專案列表中，按一下“確定”退出。以後只要輸入“電腦報”，則“電腦報編輯部”這個短語就會輸到表格中。

43.設置儲存格背景色

選擇要設置背景色的儲存格，按一下“格式→儲存格”命令，然後按一下“圖案”選項卡，要設置帶有圖案的背景色，請在“顏色”框中按一下選中一種顏色，然後按一下“圖案”下拉式功能表，選擇所需的圖案樣式和顏色即可。

44.快速在多個儲存格中輸入相同公式

先選定一個區域，再鍵入公式，然後按“Ctrl+Enter”複合鍵，可以在區域內的所有儲存格中輸入同一公式。

45.同時在多個儲存格中輸入相同內容

選定需要輸入資料的儲存格，儲存格可以是相鄰的，也可以是不相鄰的，然後鍵入相應資料，按“Ctrl+Enter”鍵即可。

46.快速輸入日期和時間

當前日期 選取一個儲存格，並按“Ctrl+;” 當前時間選取一個儲存格，並按“Ctrl+Shift+;” 當前日期和時間 選取一個儲存格，並按“Ctrl+;”，然後按空白鍵，最後按“Ctrl+Shift+;” 注意:當你使用這個技巧插入日期和時間時，所插入的資訊是靜態的。要想自動更新資訊，你必須使用TODAY和NOW函數。

47.將複製的儲存格安全地插入到現有儲存格之間

如果你想要將一塊複製的儲存格插入到其他行或列之間——而不是覆蓋這些行或列——可以通過下面這個簡單的操作來完成: 選擇你將要複製的儲存格，按一下編輯功能表上的複製，在工作表上選擇將要放置被複製儲存格的區域，然後按下“Ctrl+Shift+ +”，在插入對話方塊中按一下周圍儲存格的轉換方向，然後按一下“確定”。現在，複製的儲存格將插入到合適的位置，而你無需擔心它們覆蓋原有的資訊。

48.在Excel中不丟掉列標題的顯示

你是否希望不論將Excel試算表滾動到哪裡都能夠看到列標題？這裡將介紹一種使列標題總保持可見的方法: 選擇緊鄰列標題的下一行，按一下“視窗→凍結窗格”命令，被凍結的列標題不會滾動，而且在你移動工作簿的其他部分時，列標題會保持可見。

49.查看與日期等效的序列數的值

 Excel將所有的日期都作為序列數對待，要查看與日期等效的序列數的值，通常需要將包含日期的單元格格式更改為“常規”格式。現在有一種快捷方法:選擇包含日期的儲存格，然後按一下“格式”工具列上的“千位元分隔樣式”按鈕(即逗號形狀的按鈕)，Excel將會對選擇的儲存格應用千位元分隔樣式顯示序列數。

50.快速複製儲存格內容

選中下面的儲存格，按“Ctrl+'（為英文狀態下的單引號）”複合鍵，即可將上一儲存格的內容快速複製下來。

51.使用自訂序列排序（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

 在Excel排序對話方塊中選擇主要關鍵字後按一下選項，可以選擇自訂序列作為排序次序，使排序方便快捷且更易於控制。順便說一下，排序可以選擇按列或按行，如果以前排行的順序都是選擇性粘貼轉置，排完序後再轉置。自訂排序只應用於“主要關鍵字”框中的特定列。在“次要關鍵字”框中無法使用自訂排序。若要用自訂排序對多個資料列排序，則可以逐列進行。例如，要根據列A或列B進行排序，可先根據列B排序，然後通過“排序選項”對話方塊確定自訂排序次序，下一步就是根據列A排序。

52.快速格式化Excel儲存格

如果想要快速訪問Excel中的單元格格式對話方塊，以更改諸如字樣、對齊方式或邊框等，請先選擇需要格式化的儲存格然後按下“Ctrl+1”複合鍵，就可以打開“單元格格式對話方塊”。

53.固定顯示某列

不少人在工作中用Excel做工資表時，由於工資表專案很多，往往一行資訊不能同時顯示在螢幕上，給日常的查詢和變動工資輸入帶來一定困難。用下面的方法就可以解決這個問題:首先在表格中按一下要凍結列的右邊一列，然後按一下“視窗→凍結窗格”命令即可。如果你想撤銷此功能，點擊“視窗”功能表，原來“凍結視窗”命令變成“撤銷視窗凍結”，按一下它即可。

54.在Excel中快速編輯儲存格

如果你希望使用鍵盤做每一件事，在Excel試算表中快速編輯資料將很困難，因為你會發現自己想對儲存格做改動時，經常需要用到滑鼠。其實你可以使用一個快速鍵——F2，這樣你的手就不用離開鍵盤了。下面將教你怎麼做: 利用方向鍵選擇要編輯的儲存格，按下F2，編輯儲存格內容，編輯完成後，按Enter鍵確認所做改動，或者按ESC鍵取消改動。 注意:這個技巧在Excel編輯超級連結時非常方便，因為如果當你使用滑鼠點擊儲存格的超級連結時將自動打開Internet流覽器視窗，使用鍵盤可以很容易地編輯超級連結。

55.使用自動填充快速複製公式和格式

 想用一種無需輸入數字的簡單方法在Excel中填充數字嗎？利用自動填充命令，你可以快速向相鄰的儲存格複製資料、公式或格式。以下將說明具體的操作方法: 選擇希望複製的儲存格，將游標移到選中儲存格的右下角，游標將變成一個黑色的+號，點擊並按住滑鼠右鍵不放，將游標拖過將要填充的儲存格，鬆開滑鼠右鍵，滑鼠右擊，在出現的快顯功能表中按一下“以序列方式填充”，這一技巧可以在創建試算表時節省大量時間。

56.為儲存格添加批註

Excel為方便使用者及時記錄，提供了添加批註的功能，當你給儲存格進行注釋後，只需將滑鼠停留在儲存格上，就可看到相應的批註。添加批註的方法是:按一下要添加批註的儲存格，按一下“插入→批註”命令，在彈出的批註框中鍵入你要批註的文本，輸好後按一下批註框外部的工作表區域即可。在添加批註之後儲存格的右上角會出現一個小紅點，提示該儲存格已被添加了批註。將滑鼠移到該儲存格上就可以顯示批註。

57.資料自動輸入

在Excel中，數位、日期和時間等形式的資料可以直接連續輸入。例如，當需要輸入12/10/91～12/10/99這些連續的日期，可以先在第一個儲存格中輸入12/10/99，然後用滑鼠選中該儲存格，接著再用滑鼠直接拖動儲存格右下角的填充柄，按照需要水準向右或者垂直向下移動，即可自動在相鄰的儲存格中填充12/10/91、12/10/92……12/10/99數據。當然你也可以按一下填充柄，選擇需要的序列方式（）。對於數位而言，還可以實現等差數列和等比數列的連續輸入。

58.在Excel中快速計算一個人的年齡

 Excel中的DATEDIF() 函數可以計算兩儲存格之間的年、月或日數。因此，這個函數使得計算一個人的年齡變得容易了。在一個空白工作表中的A1單元裡輸入生日，用斜線分隔年、月和日，在A2單元中輸入type =DATEDIF(A1,TODAY(),"y") ，然後按Enter，這個人的年齡(以年表示)將被顯示在A2單元中。

59.快速修改儲存格次序

 在實際操作的過程中，我們有時需要快速修改儲存格內容的次序，具體操作方法為:首先用滑鼠選定儲存格，同時按下鍵盤上的Shift鍵，接著移動滑鼠指標到儲存格邊緣，直至出現拖放指針箭頭，然後進行拖放操作。上下拖拉時滑鼠在儲存格間邊界處會變成一個水準“工”狀標誌，左右拖拉時會變成垂直“工”狀標誌，釋放滑鼠按鈕完成操作後，儲存格間的次序即發生了變化。

60.將網頁上的資料引入到Excel表格中

網頁上表格形式的資訊可以直接從流覽器上複製到Excel中，而且效果極佳。在Excel中，你可以像使用Excel工作表那樣打開Html檔，並獲得同樣的功能、格式及編輯狀態。

三、         圖形和圖表編輯技巧

1.在網上發佈Excel生成的圖形

 Excel的重要功能之一就是能快速方便地將工作表資料生成柱狀、圓餅、折線等分析圖形。要想在Web發佈這類以及用於報表裝飾示意類圖形，首先按一下“工具→選項”命令，在“常規”中選擇“Web選項”，選擇是否採用便攜網路圖形格式(PNG)存儲檔，以加快下載速度和減少磁存儲空間，但要注意這一格式圖形檔將要求流覽器支持，並非對所有流覽器都合適。如果未選擇PNG圖形格式，Excel會自動選擇並轉換為GIF、JPG格式檔，並創建名為“檔案名files”的子資料夾來保存轉換過的圖形。例如，如果檔案名為“dog.htm”，則Excel將創建名為“dog/files”的子資料夾。Excel也會支援檔指定檔案名，例如“image01.jpg”和“image02.jpg等。若在Web發佈時選中圖表的“選擇交互”選項框，則生成的Web頁面將保留Excel的圖形與表格資料互動的功能，即頁面中顯示資料表格和對應分析圖形，使用者如果改變表格中的資料，則對應圖形隨之發生改變。但要注意的是，這一交互並不能刷新存放在伺服器端的資料表資料，如果你需要刷新或修改伺服器端的資料，則須利用VB等編制腳本程式。

2.創建圖表連接子

 當你繪製了一些基本圖表以後，經常需要用直線、虛線和箭頭來連接它們，並說明圖表中的關係。Excel 2002提供了真正的圖表連接子，這些線條在基本形狀的預設位置保持連接，當你移動基本形狀時，連接子與它們一起移動，而不需要你手工繪製它們。要創建連接子，可按以下步驟進行:首先繪製需要連接的基本性狀。在“繪圖”工具列上按一下“自選圖形”按鈕，選擇“連接子”，並選中需要使用的連接子類型。滑鼠指標將變成帶有4條放射線的方形，當滑鼠停留在某個形狀上，形狀上預先定義的連接點將變成邊界上彩色的點，按一下希望連接子連接的點。然後在另一形狀的連接點上重複這個過程。

3.將Excel儲存格轉換成圖片形式插入到Word中

假如要把Excel中某些儲存格區域轉換成圖片形式，可先選中要進行轉換的儲存格區域，然後按住Shift鍵，按一下“編輯→複製圖片”命令，在彈出的“複製圖片”對話方塊中，可選擇“如螢幕所示”和“如列印效果”兩種顯示方式（圖1），如果選擇“如螢幕所示”，還可以進一步選擇“圖片”和“點陣圖”兩種格式。在這裡選擇“如螢幕所示”和“圖片”選項按鈕，按一下“確定”按鈕。然後進入Word中，按一下“編輯→粘貼”命令，即可將選中的Excel儲存格區域以圖片形式粘貼過來。 如果使用者沒用添加表格框線，那麼選擇“如列印效果”後，在進行“粘貼圖片”操作後圖片中沒有邊框;如果選擇“如螢幕所示”選項，“粘貼圖片”操作後，圖片會有和螢幕顯示一樣的邊框。

4.將Word內容以圖片形式插入到Excel表格中

如果要把Word中的某一段內容以圖片形式插入到Excel表格中，可按照如下步驟進行:首先在Word中選中要複製的內容，然後按一下“編輯→複製”命令，進入Excel中，按住Shift鍵，按一下“編輯→粘貼圖片”命令，即可將剛才複製的內容以圖片格式插入到Excel表格中，而且在該圖片上按兩下，還可進行文字修改。利用這種方法也可以把“記事本”等其他程式中的內容以圖片格式粘貼到Excel中。

5.將Word中的內容作為圖片連結插入Excel表格中

首先在Word中選中要複製的內容，然後按一下“編輯→複製”命令，進入Excel中，按住Shift鍵，按一下“編輯→粘貼連結圖片”命令可將選中內容作為一個圖片連結插入Excel中。

6.在獨立的視窗中處理內嵌式圖表

 在某些情況下，你可能希望在獨立的視窗中處理內嵌式圖表，例如，一個圖表比工作表視窗要大的話，那麼在它自己的視窗中處理它將更容易、更靈活。要在一個視窗中處理圖表，可在圖表區按一下滑鼠右鍵，並從快顯功能表中選擇“圖表視窗”。

7.在圖表中顯示隱藏資料

通常，Excel不對隱藏儲存格的資料製圖。但是，你也許不希望隱藏的資料從圖表中消失，可以這樣操作:首先啟動圖表，按一下“工具→選項→圖表”，在“圖表”標籤中取消選擇“只繪製可見儲存格資料”核取方塊（）。要注意的是，“只繪製可見儲存格資料”只適用於啟動的圖表，因此，你在進行這個操作之前，必須啟動圖表，否則“只繪製可見儲存格資料”選項是不可選的。

8.在圖表中增加文字方塊

只要你願意，你可以在圖表中的任何地方增加能夠移動的文本內容(不限於標題)。方法為:選定圖表除標題或資料數列外的任何部分，然後在編輯欄中鍵入文本內容，接著按回車鍵，這樣，圖表中就自動生成包含鍵入內容的文字方塊，你可以把它移到任何地方並根據自己的喜好進行格式化。

9.建立文本與圖表文字方塊的連結

在工作表的空白儲存格內輸入要連結的文本，按一下選中圖表，在編輯欄輸入等號，然後按一下包含要連結文本的儲存格，接著按回車鍵，該文本就出現在圖表中的某個位置上了。這樣，不管什麼時候工作表儲存格內的文本發生變化時，圖表內的文本也隨著改變。但要注意的是，一旦你取消了選中文字方塊，就很難再用滑鼠選中該文字方塊進一步地修改，此時你可以使用我們前面介紹過的圖表元素選取方法，即使用方向鍵移動選擇圖表元素。

10.給圖表增加新資料數列

有時我們需要對已創建好的圖表增加新的資料數列，雖然你可以重新創建包含新資料數列的圖表，但對已經存在的圖表增加新資料數列顯得更為簡單、方便。方法一:使用“資料來源”對話方塊啟動圖表，按一下“圖表→來源資料→系列”，按一下“添加”按鈕，在“名稱”欄中指定資料數列的名稱，在“值”欄中指定新的資料數列，按一下“確定”按鈕即可（）。 方法二:使用“選擇性粘貼”對話方塊 選擇要增加的資料數列並將其複製到剪貼板上，然後啟動圖表，按一下“編輯”功能表中的“選擇性粘貼”命令，出現“選擇性粘貼”對話方塊，選擇添加儲存格為“新系列”，並選擇合適的數值軸，然後按一下“確定”按鈕即可。方法三:拖動滑鼠法 選擇要增加為新資料數列的儲存格區域，滑鼠指標指向區域的邊框，把它拖到圖表中。當你鬆開滑鼠按鈕的時候，圖表中就增加了新的資料數列。注意:這一方法僅對內嵌式圖表起作用。 方法四:使用“添加資料”對話方塊 啟動圖表，按一下“圖表→添加資料”命令，然後選擇要增加為新資料數列的儲存格區域，按一下“確定”按鈕即可。

11.快速修改圖表元素的格式

通常，我們通過使用“格式”功能表或者選定圖表元素後按一下滑鼠右鍵，從快顯功能表中選擇“格式”命令來對圖表元素進行格式化。其實還有快速的方法:按兩下圖表元素，將會調出此圖表元素的格式對話方塊。根據選擇的圖表元素不同，此對話方塊會有所不同。

12.創建複合圖表

複合圖表指的是由不同圖表類型的系列組成的圖表，比如，你可以讓一個圖表同時顯示折線圖和直條圖。創建一個複合圖表只需簡單地將一個或一個以上的資料數列轉變成其他的圖表類型。方法是:選擇某個資料數列，按一下“圖表→圖表類型”命令，然後選擇你所要應用到資料數列上的圖表類型，按一下“確定”按鈕即可。

13.對度量不同的資料數列使用不同坐標軸

 有時，你需要繪製度量完全不同的資料數列，如果你使用同樣的坐標軸，那麼很可能某個系列幾乎是不可見的。為了使得每個系列都清晰可見，你可以使用輔助坐標軸。要為某個資料數列指定一個輔助坐標軸，首先要選定圖表中的這個資料數列，按右鍵彈出快捷萊單，按一下“資料數列格式→坐標軸”命令，選擇“次坐標軸”選項。

14.將自己滿意的圖表設置為自訂圖表類型

 Excel中提供了一些自訂圖表類型。其實，你可以將自己創建的圖表設置為自訂圖表類型，以便以後使用。具體方法為:創建要設置為自訂圖表類型的圖表，直到你滿意為止。啟動此圖表，按一下“圖表→圖表類型→自訂類型”，選擇“自訂”選項，將會顯示所有使用者自訂圖表類型的一個清單。按一下“添加”按鈕，將會出現“添加自訂圖表類型”對話方塊，為你的圖表類型輸入一個名稱和簡短的說明，然後按一下“確定”，這樣你定制的自訂圖表類型就被加入到列表中了。

15.複製自訂圖表類型

如果你希望將你定制的自訂圖表類型複製到其他電腦中，只需要簡單地把C:\Windows\ApplicationData\Microsoft Excel資料夾中的xlusrgal.xls文件複製到其他機器的同樣資料夾中即可。

16.旋轉三維圖表

 你可以非常靈活地旋轉調節三維圖表的視覺角度，以獲得不同的視覺效果。 方法一:使用“設置三維視圖格式”對話方塊啟動三維圖表，按一下“圖表→設置三維視圖格式”命令，選擇合適的控制命令或資料來旋轉和進行透視改變（）。 方法二:使用滑鼠即時拖動“角點”旋轉圖表 點擊圖表，圖表邊角出現黑色的控制點(稱為“角點”)。你可以拖動一個角點，旋轉圖表的三維框直到滿意為止。如果一旦你的圖表被完全搞亂了，不要緊，你可以按一下“圖表→設置三維視圖格式”命令，按一下“預設值”按鈕，恢復原來的標準三維視圖。當你旋轉三維圖表時，如果在拖動的同時按下Ctrl鍵，則可以看到全圖的外廓，這樣使你看得更清楚，不至於把圖表搞得奇形怪狀的。

17.拖動圖表資料點改變工作表中的數值

 選擇圖表資料數列中的一個數據點，然後按照數值增大或減少的方向拖動資料點，你會發現工作表中的相應數值隨著圖中資料點的新位置改變而改變。如果你知道一個圖的外形以及你要確定能生成該圖的數值，這種技巧就顯得非常有用。但要注意的是，這種方法在大多數情況下是危險的，因為你可能在不經意間更改了不應該更改的數值。

18.把圖片合併進你的圖表

 Excel能很容易地把一個圖案、圖形檔作為組成元素合併到圖表中。 方法一:使用“圖案”對話方塊 按兩下某個資料數列，選擇“圖案”標籤，按一下“填充效果”按鈕，在“填充效果”對話方塊中選擇“圖片”標籤，按一下“選擇圖片”按鈕，選擇一個要使用的圖形檔即可。 方法二:使用剪貼板 將圖像複製到剪貼板上，啟動圖表，選擇資料數列或資料數列中的一個數據點，再按一下“編輯→粘貼”命令。這種方法適用於需要調用的圖像不在檔中的時候，只要圖像可以複製到剪貼板上，則這種方法就可行。方法三:使用連結圖片 我們知道，圖表中可以使用資料表。如果你覺得圖表中的資料表不是很靈活的話，你可以粘貼連結圖片到圖表代替資料表。下面是具體的操作方法: 創建好圖表，並將資料表使用的儲存格區域按你的需要進行格式化。選定需要的儲存格區域，按住Shift鍵，按一下“編輯→複製圖片”命令，出現一個“複製圖片”對話方塊，按一下“確定”接受預設選項。這樣，選定的儲存格區域就作為一個圖片複製到剪貼板中了。啟動圖表，將剪貼板中的內容粘貼到圖表。此時所粘貼的是一幅圖，還不是連結的表，還需要你選擇粘貼的圖片。在編輯欄輸入連結的儲存格區域(或直接用滑鼠選擇)。這樣，粘貼的圖片就變成與工作表資料區域連結的圖片，對於工作表儲存格區域中的任何改變，都會直接反映在圖表連結的圖片中。

19.用圖形美化工作表

 我們在製作Excel工作表時，呆板的橫豎顯示的工作表可能沒有多大的說服力。如果需要使用讓人印象深刻的圖形來吸引人們的注意，首先在“繪圖”工具列上按下“自選圖形”按鈕，然後選擇“其他自選圖形”，從中選擇一個你需要的圖案。插入此圖形後，在工作表中選中它，按一下“編輯欄”，輸入你想要突出顯示的連結儲存格，然後回車。這樣，連結儲存格的內容將會出現在所選定的圖案上。如果連結儲存格的內容變動時，圖案上的資料也會跟著反映出變動情形。另外，如果想要讓自選圖形更加醒目的話，你可以用滑鼠按兩下圖形，打開“設置自選圖形格式”對話方塊。在這個對話方塊中，你可以改變目前所使用的格式，例如調整文字水準或垂直的位置、改變字體和字形、增加文字色彩等。

20.讓文字方塊與工作表格線合二為一

在“繪圖”工具列中按一下“文字方塊”按鈕，然後按住“Alt”鍵插入一文字方塊，就能保證文字方塊的邊界與工作表格線重合。

21.快速創建預設圖表

我們知道，創建圖表一般使用“圖表嚮導”分4個步驟來完成，在每個步驟中你可以根據需要調整各個選項的設置。其實，如果你想使用預設的圖表類型、圖表選項和格式而不加修改直接生成圖表的話，有快速的方法:打開包含用來製作圖表資料的工作表，選取用來製作圖表的資料區域，然後按F11鍵即可快速創建圖表，圖表存放在新工作表圖表中，它是一個二維直條圖。

22.快速創建內嵌式圖表

 在工作表中選取用來製作圖表的資料區域，然後按一下“預設圖表”按鈕即可，不過，一般缺省時，“預設圖表”工具按鈕不會顯示在工具列上，你可以通過下面的方法把“預設圖表”按鈕顯示出來:按一下“工具→自訂→命令”，在“類別”清單中選擇“製作圖表”，並在“命令”清單中找到“預設圖表”，用滑鼠將它拖到螢幕上工具列中適當的位置即可。

23.改變預設圖表類型

 Excel的預設圖表類型是二維直條圖連同一個淺灰色區域、一個在右邊的圖例以及水準格線。如果你不喜歡這種預設圖表類型，可以通過以下方法來改變它:按一下“圖表→圖表類型”命令，選擇一個你想作為預設值的圖表類型(它可以是標準類型或自訂類型中的一種)，然後按一下“設置為預設圖表”按鈕，確認即可。如果你需要創建很多個同一類型的圖表，你就可以通過這種改變預設圖表類型的方法來提高你的效率。

24.快速轉換內嵌式圖表與新工作表圖表

 你可以輕易轉換內嵌式圖表與新工作表圖表，方法是:選擇你已創建的圖表，可以看到Excel的“資料”功能表變為“圖表”功能表，按一下“圖表→位置”命令，出現“圖表位置”對話方塊，你可以在“作為新工作表插入”和“作為其中的物件插入”兩者之間作出選擇（圖5），同時選擇一個工作表。這樣，Excel將刪除原來的圖表，以你選擇的方式移動圖表到指定的工作表中。

25.利用圖表工具列快速設置圖表

通常，我們使用“圖表”功能表中的命令來對圖表進行適當的設置。其實，我們可以用滑鼠按右鍵工具列中的任意位置，在出現的快顯功能表中選擇“圖表”。這樣就啟動了圖表工具列，我們看到其中包含了“圖表物件”、“圖表區格式”、“圖表類型”、“圖例”、“資料表”、“按行”、“按列”、“順時針斜排’’和“逆時針斜排”等按鈕（圖6），當然你還可以通過自訂的方法將“預設圖表”等其他一些製作圖表的工具按鈕拖到圖表工具列中。使用圖表工具列比使用“圖表”功能表更方便，而且速度更快。

26.快速選取圖表元素

圖表創建好以後，我們還需要對某些圖表元素進行編輯和格式化。圖表區包括整個圖表和它的全部元素，當你選取圖表區後，你就可以看到8個黑色小方塊。要想調整單個的圖表物件，首先必須選取該物件，然後更改其屬性。通過把滑鼠指向某一特定圖表物件來選取該物件，可能會很困難，特別是在一個帶有許多元素很擁擠的小圖表中。在這種情況下，我們一般可以使用位於“圖表”工具列上左側的“圖表物件”下拉清單，從該下拉清單中選取的任何專案，也就等於在當前圖表中選取了那個專案。 其實，還有一種選取圖表元素方法，即在選取圖表的任何一部分以後，你可以通過使用方向鍵快速、連續地移向同一圖表中的其它部分。使用向上或向下的方向鍵可以選取主要的圖表元素;使用向左或向右的方向鍵可以連續地選取圖表每一個可以選取的元素，包括每一個資料數列中的單個資料點，以及圖例中的彩色圖例符號和文本條目。

27.通過一次按鍵創建一個Excel圖表

 這是一個非常老套的Excel竅門。要想使用鍵盤快速創建一個圖表，選擇你需要繪製的資料並按下F11鍵。Excel將自動為你創建圖表。另外，在選好儲存格後按下“Alt+F1”，你將得到相同的結果。

28.繪製平直直線

在Excel繪製直線時是不是很難？其實，在應用直線繪製工具時，只要按下Shift鍵，則繪製出來的直線就是平直的。另外，按下Shift鍵繪製矩形即變為正方形、繪製橢圓形即變為圓形。

四、         函數和公式編輯技巧

1.巧用IF函數清除Excel工作表中的0

有時引用的儲存格區域內沒有資料，Excel仍然會計算出一個結果“0”，這樣使得報表非常不美觀，看起來也很彆扭。怎樣才能去掉這些無意義的“0”呢？利用IF函數可以有效地解決這個問題。 IF函數是使用比較廣泛的一個函數，它可以對數值的公式進行條件檢測，對真假值進行判斷，根據邏輯測試的真假返回不同的結果。它的運算式為:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)，logical_test表示計算結果為TRUE或FALSE的任意值或運算式。例如A1>=100就是一個邏輯運算式，如果A1儲存格中的值大於等於100時，運算式結果即為TRUE，否則結果為FALSE;value_if_true表示當logical_test為真時返回的值，也可是公式;value_if_false表示當logical_test為假時返回的值或其他公式。所以形如公式“＝IF(SUM(B1:C1)，SUM(B1:C1),“”)”所表示的含義為:如果儲存格B1到C1內有數值，且求和為真時，區域B1到C1中的數值將被進行求和運算。反之，儲存格B1到C1內沒有任何數值，求和為假，那麼存放計算結果的儲存格顯示為一個空白儲存格。

2.批量求和

對數字求和是經常遇到的操作，除傳統的輸入求和公式並複製外，對於連續區域求和可以採取如下方法:假定求和的連續區域為m×n的矩陣型，並且此區域的右邊一列和下面一行為空白，用滑鼠將此區域選中並包含其右邊一列或下面一行，也可以兩者同時選中，按一下“常用”工具條上的“Σ”圖示，則在選中區域的右邊一列或下面一行自動生成求和公式，並且系統能自動識別選中區域中的非數值型儲存格，求和公式不會產生錯誤。

3.對相鄰儲存格的數據求和

 如果要將儲存格B2至B5的資料之和填入儲存格B6中，操作如下:先選定儲存格B6，輸入“=”， 再按兩下常用工具列中的求和符號“∑”;接著用滑鼠按一下儲存格B2並一直拖曳至B5，選中整個B2～B5區域，這時在編輯欄和B6中可以看到公“=sum(B2:B5)”，按一下編輯欄中的“√”（或按Enter鍵）確認，公式即建立完畢。此時如果在B2到B5的儲存格中任意輸入資料，它們的和立刻就會顯示在儲存格B6中。 同樣的，如果要將儲存格B2至D2的資料之和填入儲存格E2中，也是採用類似的操作，但橫向操作時要注意:對建立公式的儲存格(該例中的E2)一定要在“單元格格式”對話方塊中的“水準對齊”中選擇“常規”方式 , 這樣在儲存格內顯示的公式不會影響到旁邊的儲存格。如果還要將C2至C5、D2至D5、E2至E5的資料之和分別填入C6、D6和E6中，則可以採取簡捷的方法將公式複製到C6、D6和E6中:先選取已建立了公式的儲存格B6，按一下常用工具列中的“複製”圖示，再選中C6到E6這一區域，按一下“粘貼”圖示即可將B6中已建立的公式相對複製到C6、D6和E6中。

4.對不相鄰儲存格的數據求和

假如要將儲存格B2、C5和D4中的資料之和填入E6中，操作如下: 先選定儲存格E6，輸入“=”，按兩下常用工具列中的求和符號“∑”;接著按一下儲存格B2，鍵入“，”，按一下C5，鍵入“，”，按一下D4，這時在編輯欄和E6中可以看到公式“=sum（B2，C5，D4）”，確認後公式即建立完畢。

5.利用公式來設置加權平均

 加權平均在財務核算和統計工作中經常用到，並不是一項很複雜的計算，關鍵是要理解加權平均值其實就是總量值（如金額）除以總數量得出的單位平均值，而不是簡單的將各個單位值（如單價）平均後得到的那個單位值。在Excel中可設置公式解決（其實就是一個除法算式），分母是各個量值之和，分子是相應的各個數量之和，它的結果就是這些量值的加權平均值。

6.自動加總

在老一些的Excel版本中，自動加總特性雖然使用方便，但功能有限。在Excel 2002中，自動加總按鈕被連結到一個更長的公式列表，這些公式都可以添加到你的工作表中。借助這個功能更強大的自動加總函數，你可以快速計算所選中儲存格的平均值，在一組值中查找最小值或最大值以及更多。使用方法是:按一下列號下邊要計算的儲存格，或者按一下行號右邊要計算的儲存格，按一下常用工具列上自動加總按鈕右邊的箭頭，並按一下要用的公式，然後按Enter。

7.用記事本編輯公式

 在工作表中編輯公式時，需要不斷查看行列的座標，當編輯的公式很長時，編輯欄所佔據的螢幕面積越來越大，正好將列座標遮擋，想看而看不見,非常不便！能否用其它方法來編輯公式呢？ 打開記事本，在裡面編輯公式，螢幕位置、字體大小不受限制，還有捲軸,其結果又是純文字格式，可以在編輯後直接粘貼到對應的儲存格中而勿需轉換，既方便，又避免了以上不足。

8.防止編輯欄顯示公式

有時，你可能不希望讓其他用戶看到你的公式，即按一下選中包含公式的儲存格，在編輯欄不顯示公式。為防止編輯欄中顯示公式，可按以下方法設置: 右擊要隱藏公式的儲存格區域，從快顯功能表中選擇“設置單元格格式”，按一下“保護”選項卡，選中“鎖定”和“隱藏”（）。然後再按一下“工具→保護→保護工作表”命令，選取“內容”，按一下“確定”以後，用戶將不能在編輯欄或儲存格中看到已隱藏的公式，也不能編輯公式。

9.解決SUM函數參數中的數量限制

Excel中SUM函數的參數不得超過30個，假如我們需要用SUM函數計算50個儲存格A2、A4、A6、A8、A10、 A12、……、A96、A98、A100的和，使用公式SUM(A2，A4，A6，……，A96，A98，A100)顯然是不行的，Excel會提示“太多參數”。其實，我們只需使用雙組括弧的SUM函數;SUM( (A2，A4，A6，……，A96，A98，A100))即可。稍作變換即提高了由SUM函數和其他擁有可變參數的函數的引用區域數。

10.在絕對與相對單元引用之間切換

當你在Excel中創建一個公式時，該公式可以使用相對單元引用，即相對於公式所在的位置引用單元，也可以使用絕對單元引用，引用特定位置上的單元。公式還可以混合使用相對單元和絕對單元。絕對引用由$後跟符號表示，例如，$B$1是對第一行B列的絕對引用。借助公式工作時，通過使用下面這個捷徑，你可以輕鬆地將行和列的引用從相對參照改變到絕對引用，反之亦然。操作方法是:選中包含公式的儲存格，在公式欄中選擇你想要改變的引用，按下F4切換。

11.快速查看所有工作表公式

 只需一次簡單的鍵盤點擊，即可顯示出工作表中的所有公式，包括Excel用來存放日期的序列值。操作方法如下: 要想在顯示儲存格值或儲存格公式之間來回切換，只需按下“Ctrl+`”（與“~”符號位於同一鍵上。在絕大多數鍵盤上，該鍵位於“1”鍵的左側）。

12.實現條件顯示

統計學生成績時，希望輸入60以下的分數時，顯示為“不及格”;輸入60以上的分數時，顯示為“及格”。這樣的效果，不妨稱之為“條件顯示”，用IF函數可以實現。 假設分數在B3儲存格中，要將等級顯示在C3儲存格中。那麼在C3儲存格中輸入以下公式實現不同的等級: =if(b3<=60,“不及格”，“及格”)　 分“不及格”和“及格”2個等級 =if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=90,“及格”，“優秀”))　 分3個等級 =if(b3<=60,“不及格”，if(b3<=70,“及格”，if(b3<90,“良好”，“優秀”))) 　分為4個等級 注意:符號為半形，IF與括弧之間不能有空格，而且最多嵌套7層。

五、         資料分析和管理技巧

1.管理增益集

 Excel包括各種特殊作用的增益集，它們使用自訂的函數、嚮導、對話方塊和其他工具，擴充了工作表的基本功能。預設情況下，每個增益集都配置為在第一次使用時安裝，也就是說在第一次需要某個增益集時，都要找Office光碟安裝，這是非常麻煩的事。為了避免這種情況，你可以一次性將以後可能需要的增益集安裝，或者全部安裝它們。按一下“工具→增益集”，出現“增益集”對話方塊，選擇可能對你有用的增益集，如“分析工具庫”、“規劃求解”、“條件求和嚮導”等，按一下“確定”，Excel會提示所選增益集尚沒有安裝，詢問是否現在安裝，選擇“是”，然後插入Office安裝光碟完成安裝。不要在每次啟動Excel時載入每個增益集，因為這樣將減慢啟動過程，而且每個增益集都佔用了大量的記憶體。建議你將“自動保存”載入，井設置適當的“自動保存時間間隔”，這樣在Excel使用過程中能自動創建備份檔案，避免了掉電時丟失尚未保存的檔內容。

2.在工作表之間使用超級連接

 首先需要在被引用的其他工作表中相應的部分插入書簽，然後在引用工作表中插入超級連結，注意在插入超級連結時，可以先在“插入超級連結”對話方塊的“連結到檔或URL”設置欄中輸入目標工作表的路徑和名稱，再在“檔中有名稱的位置”設置欄中輸入相應的書簽名，也可以通過“流覽”方式選擇。完成上述操作之後，一旦使用滑鼠左鍵按一下工作表中帶有底線的文本的任意位置，即可實現Excel自動打開目標工作表並轉到相應的位置處。

3.快速連結網上的資料

 你可以用以下方法快速建立與網上工作簿資料的連結:1.打開Internet上含有需要連結資料的工作簿，並在工作簿選定資料，然後按一下“編輯→複製”命令; 2.打開需要創建連結的工作簿，在需要顯示連結資料的區域中，按一下左上角儲存格; 3.按一下“編輯→選擇性粘貼”命令，在“選擇性粘貼”對話方塊中，選擇“粘貼連結”按鈕即可。 若你想在創建連結時不打開Internet工作簿，可按一下需要連結處的儲存格，然後鍵入(=)和URL地址及工作簿位置，如:=http://www.Js.com/[filel.xls]。

4.跨表運算元據

 設有名稱為Sheet1、Sheet2和Sheet3的3張工作表，現要用Sheet1的D8儲存格的內容乘以40％，再加上Sheet2的B8儲存格內容乘以60％作為Sheet3的A8儲存格的內容，則應該在Sheet3的A8儲存格輸入以下算式:=Sheet1!D8＊40％＋Sheet2!B8＊60％。

5.查看Excel中相距較遠的兩列數據

 在Excel中，若要將距離較遠的兩列資料(如A列與Z列)進行對比，只能不停地移動表格窗內的水準捲軸來分別查看，這樣的操作非常麻煩而且容易出錯。利用下面這個小技巧，你可以將一個資料表“變”成兩個，讓相距較遠的資料同屏顯示。 把滑鼠指標移到工作表底部水準捲軸右側的小塊上，滑鼠指標便會變成一個雙向的游標。把這個小塊拖到工作表的中部，你便會發現整個工作表被一分為二，出現了兩個資料框，而其中的都是當前工作表內的內容。這樣你便可以讓一個資料框中顯示A列資料，另一個資料框中顯示Z列資料，從而可以進行輕鬆的比較。

6.如何消除縮位後的計算誤差（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

 有時我們輸入的數字是小數點後兩位元數，但是在精度要求上只要一位元，縮位元後顯示沒問題，但其計算結果卻是有誤差的。解決方法是:按一下“工具→選項→重新計算”，選中“以顯示值為准”（），這樣計算結果就沒有誤差了。 事實上並不是計算上有誤差，而是顯示設定的四捨五入。採用本技巧提供的方法，可以解決顯示中的問題，但同時會改變數值的精度，在使用前Excel會給你一個警告。

7.利用選擇性粘貼命令完成一些特殊的計算

如果某Excel工作表中有大量數位格式的資料，並且你希望將所有數位取負，請使用選擇性粘貼命令，操作方法如下: 在一個空儲存格中輸入“-1”，選擇該儲存格，並點擊“編輯→複製”命令，選擇目標儲存格。點擊“編輯→選擇性粘貼”命令，選中粘貼欄下的數值和運算欄下的乘，點擊“確定”，所有數位將與-1相乘。你也可以使用該方法將儲存格中的數值縮小1000或更大倍數。

8.Web查詢

保持Excel工作表總是最新 Web頁上經常包含適合在Excel中進行分析的資訊，例如，可以在Excel中使用直接從Web頁上獲取的資訊分析股票報價。但如果你需要經常更新資訊就必須借助Web頁上的最新資訊。現在Excel 2002可以用可刷新Web查詢簡化這個任務來創建新的可刷新Web查詢，方法如下: 在流覽器中流覽要查詢資料的Web頁，把資料複製並粘貼到Excel工作表中。在粘貼的資料下方將出現一個粘貼選項智慧標籤，按一下粘貼選項智慧標籤右邊的箭頭，再按一下創建可刷新的Web查詢，在新建Web查詢對話方塊中，點擊你想要查詢的資料表前面的黃色箭頭，按一下導入。在Excel中可以手動或自動刷新這個資料。手動刷新方法如下:在外部資料工具列上，按一下資料區域屬性按鈕，在刷新控制下面選中你想要的選項的核取方塊。注意:當你從Web網站獲取資料時，可能會丟失一些格式或內容，像腳本、gif圖像或單個單元中的資料清單。

9.在Excel中進行快速計算

 查看一系列儲存格的最大值的操作方法: 選擇你感興趣的儲存格，你將看到所選儲存格的總和顯示在狀態列中。狀態列就是工作表視窗下方的水準區域。如果沒有出現狀態列，按一下視圖功能表中的狀態列，滑鼠右擊狀態列，然後按一下最大值，現在你就可以在狀態列中看到最大值了。該方法可以計算選定儲存格的平均值、總和、最小值。此外，你還可使用該方法計算包含數字的儲存格的數量（選擇計數值），或者計算已填充儲存格的數量（選擇計數）。

10.自動篩選前10個

 有時你可能想對數值欄位使用自動篩選來顯示資料清單裡的前n個最大值或最小值，解決的方法是使用“前10個”自動篩選。當你在自動篩選的數值欄位下拉清單中選擇“前10個”選項時，將出現“自動篩選前10個”對話方塊，這裡所謂“前10個”是一個一般術語，並不僅局限於前10個，你可以選擇最大或最小和定義任意的數位，比如根據需要選擇8個、12個等。

11.同時進行多個儲存格的運算（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

 如果我們現在有多個儲存格的資料要和一個資料進行加減乘除運算，那麼一個一個運算顯然比較麻煩，其實利用“選擇性粘貼”功能就可以實現同時運算。下面我們一起來看一個實例。 我們要將C1、C4、C5、D3、E11儲存格資料都加上25，那麼可以這樣做:首先在一個空白的儲存格中輸入25，選中這個儲存格後點擊滑鼠右鍵選擇“複製”。然後按住Ctrl鍵依次點擊C1、C4、C5、D3、E11儲存格，將這些儲存格選中。接下來點擊滑鼠右鍵選擇“選擇性粘貼”，在“選擇性粘貼”對話方塊中勾選“運算”框內的“加”選項，點擊“確定”。現在我們可以看到，這些儲存格中的資料都同時被加上了25。

12.讓Excel出現錯誤資料提示

 Excel除了可以對儲存格或儲存格區域設置資料有效性條件並進行檢查外，還可以在使用者選擇儲存格或儲存格區域時顯示説明性“輸入資訊”，也可以在使用者輸入了非法資料時提示“錯誤警告”。 選取儲存格或儲存格區域，按一下“資料→有效性”命令，按一下“輸入資訊”選項卡，選定“選定儲存格時顯示輸入資訊”核取方塊，輸入標題，如“注意”，輸入顯示資訊如“這裡應輸入負數！”（），按一下“確定”按鈕。此後，再選定那些儲存格或儲存格區域時，Excel將自動提示上述資訊。另外，你還可以對設置了有效性條件檢查的儲存格或儲存格區域，再設置“出錯警告”資訊，方法是:選取儲存格或儲存格區域，按一下“資料→有效性”命令，按一下“出錯警告”選項卡，選定“輸入無效資料時顯示出錯警告”核取方塊（），選擇警告樣式，輸入標題如“警告”，輸入出錯資訊如“不能輸入正數！”，然後按一下“確定”按鈕即可。此後，如果你在指定的儲存格中輸入了正數，Excel將警告你“不能輸入正數!”

13.用“超級連接”快速跳轉到其它文件

 用超級連結在各個位置之間跳轉十分方便，若你要切換到其它檔，只需用滑鼠指向帶有底線的藍色超級連結檔，然後按一下滑鼠即可跳轉到超級連結所指向的子位置上去，看完後若要返回，只需按一下“Web”工具列上的“返回”按鈕即可。

六、         設置技巧

1.定制功能表命令

 你可以根據自己的要求來定制選項功能表。首先按一下“工具→自訂”命令，打開其中的“命令”選項卡（），在左側的“類別”視窗中選擇欲增刪的功能表類別。如果是增加功能表命令，你只需在右側的“命令”格內進行選擇，將其拖至對應的功能表項目，功能表自動打開並出現一黑線後，將其插入黑線指示的位置，在空白處按一下滑鼠左鍵即可。如果是刪除功能表命令，只須打開功能表選中需要刪除的命令，按下滑鼠左鍵將它拖至圖中的“命令”格中即可。也可在該示意圖打開的情況下，打開功能表按一下右鍵，選中“刪除”命令即可。

2.設置菜單分隔線

 Excel工具列按鈕之間有分隔線，如果你喜歡，也可以在功能表中的命令之間添加分隔線。方法是:按住Alt鍵後拖動菜單。如果拖動方向為增大功能表間距，則自動在中間添加分隔線;如果拖動方向為減小功能表間距，則自動去掉中間的分隔線。

3.備份自訂工具列

 在C:＼Windows＼Application Data＼Microsoft＼Excel資料夾中有個Excel10．xlb檔，這個檔保存了你的自訂工具列和其他螢幕位置上每一個可見的工具列資訊。所以，建議你將工具列設置好後，為Excell0．xlb檔作拷貝，起個不同的名字，以備隨時載入，恢復你的工具列。

4.共用自訂工具列

如果你建立了一個自訂工具列並希望和其他人一起分享的話，你可以將它“附加”到一個工作簿中。按一下“工具→自訂→工具列”，選擇你的自訂工具列，按一下“附加”按鈕（），出現“附加工具列”對話方塊，按一下“複製”按鈕，即可將工具列添加到一個工作簿中。

5.使用單文檔介面快速切換工作簿

 Excel 2002採用了單文檔介面，每打開一個工作簿，都會在工作列中顯示出來。因此，你可以通過按一下工作列上的名稱來快速切換工作簿，而不必在“視窗”功能表中選擇打開的工作簿名稱。如果你的Excel 2002沒有此項功能，可按以下方法設置:按一下“工具→選項”命令，按一下“視圖”選項卡，選中“工作列中的視窗”核取方塊（），按一下“確定”按鈕即可。

6.自訂工具列按鈕

按一下“工具→自訂”命令，打開“自訂”對話方塊使Excel處於自訂模式，這時你可以用滑鼠按右鍵工具列上的按鈕圖示，彈出快顯功能表，利用這個快捷萊單，我們可以完成好多自訂工作。 1.使用“命名”改變工具按鈕的名稱; 2.使用“複製按鈕圖像”可以將按鈕的圖示複製到剪貼板中，然後插入到文本或表格中、或者粘貼到另一個按鈕上; 3.使用“編輯按鈕圖像”來調用按鈕編。