数据有效性

数据有效性 - 什么是数据有效性

对于那些需要经常处理数据的朋友来说，对于Excel的“数据有效性”功能应该不会陌生吧！数据有效性是一种 Excel 功能，用于定义可以在单元格中输入或应该在单元格中输入哪些数据。您可以配置数据有效性以防止用户输入无效数据。如果愿意，您可以允许用户输入无效数据，但当用户尝试在单元格中键入无效数据时会向其发出警告。此外，您还可以提供一些消息，以定义您期望在单元格中输入的内容，以及帮助用户更正错误的说明。

数据有效性 - 如何添加数据有效性

数据有效性的功能，可以限制单元格的内容为指定整数、指定小数、指定日期段，指定时间段、指定文本长度、指定内容或指点定公式结果，下面以将数据输入限制为下拉列表中的值为例，介绍如何添加数据有效性。
1、选择一个或多个要进行验证的单元格。
2、在Excel2003及以下版本，在“数据”菜单中，单击“有效性”；在Excel2007版本中，在“数据”选项卡上的“数据工具”组中，单击“数据有效性”。 
3、在“数据有效性”对话框中，单击“设置”选项卡。
4、在“允许”框中，选择“序列”。
5、单击“来源”框，然后键入用 Microsoft Windows 列表分隔符（默认情况下使用逗号）分隔的列表值。
说明：
若要将对问题（如“您是否有小孩?”）的输入限制在两个选择，请键入“是, 否”。
若要将供应商的质量信誉限制在三个等级，请键入“低, 中, 高”。
此外，还可以通过引用工作簿中其他位置的单元格区域来创建列表项。有关详细信息，请参阅从单元格区域创建下拉列表。 
6、最后确认即可完成设定。

数据有效性 - 查找具有数据有效性的单元格

 如果您记不清楚哪些单元格具有数据有效性，您可以轻松找到这些单元格。
1、在Excel2003及以下版本中，在“编辑”菜单中，单击“定位”。在“定位”对话框中，单击“定位条件”按钮。在“定位条件”中选择数据有效性，即可定位有数据有效性的单元格。
2、在Excel2007中，在“开始”选项卡上的“编辑”组中，单击“查找和选择”，然后单击“数据有效性”，即可定位有数据有效性的单元格。

数据有效性 - 更改数据有效性设置

1、单击要更改其数据有效性设置的单元格。
2、在Excel2003及以下版本，在“数据”菜单中，单击“有效性”；在Excel2007版本中，在“数据”选项卡上的“数据工具”组中，单击“数据有效性”。
3、在“数据有效性”对话框中的每个选项卡上，选择想要的选项并进行对它们进行更改。
如果您希望对工作表上的其他单元格做出相同的更改，那么请在“设置”选项卡上选中“对有同样设置的所有其他单元格应用这些更改”复选框。

数据有效性 - 删除数据有效性

1、选择要删除数据有效性的单元格。
2、在Excel2003及以下版本，在“数据”菜单中，单击“有效性”；在Excel2007版本中，在“数据”选项卡上的“数据工具”组中，单击“数据有效性”。 
3、可以使用下面的一种方法来删除数据有效性：
如果系统提示您清除当前设置然后继续，那么请单击“确定”，然后单击“取消”。
如果显示“数据有效性”对话框，那么请单击“设置”选项卡，然后单击“全部清除”。

数据有效性 - 数据有效性示例

一、给单元格添加标注

在制作Excel表格时为了让别人能够看的明白，往往需要给某些单元格添加标注说明或提示注意事项等，但是利用“插入”→“批注”选项插入的注释只能鼠标移到上面或选定时才显示，而用键盘选定时则不会出现提示，这时使用“数据有效性”就可轻松解决这一问题。
选中需要设置标注的单元格，单击菜单栏中的“数据”→“有效性”，在打开的“数据有效性”窗口中单击“输入信息”选项卡，单击勾选里面的“选定单元格时显示输入信息”，然后在下面的标题文本框和信息文本框输入内容，单击“确定”按钮完成设置，以后无论是用鼠标还是键盘选中该单元格时都会显示我们输入的提示信息。

二、自动实现输入法中英文转换

有时我们要在不同行或不同列之间分别输入中文和英文，就要来回的转换中英文输入法甚是麻烦，这时“数据有效性”就可以帮助我们自动实现输入法在中英文间转换。
假设我们在A列需要输入中文，而在B列需要输入英文，那就可以先选定B列，然后单击菜单栏中的“数据”→“有效性”，在打开的“数据有效性”窗口中单击“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉菜单中选择“关闭（英文模式）”选项，单击“确定”按钮完成设置。现在只要选定B列中的任何一个单元格，中文输入法是不是就自动关闭了啊！我们再也不用手动准换了吧！
它也可以一个区域或者某些列或行来设定。

三、数据唯一性检验

我们的身份证号码或发票号码等都应该是唯一的，但我们在输入时有时会出错致使数据相同，而又难以发现，这时我们就可以利用“数据有效性”来提示大家防止重复输入。
例如我们要在B2:B200来输入身份证号，我们可以先选定单元格区域B2:B200，然后单击菜单栏中的“数据”→“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设置”选项下，单击“允许”右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中，选择“自定义”选项，然后在下面“公式”文本框中输入公式“=COUNTIF($B$2:$B$200,$B2)=1”或者“=COUNTIF($B:$B,$B2)=1”（不包括引号，并且里面的内容需在英文状态下输入），单击“确定”按钮返回。我们再在这一单元格区域输入重复的内容时就会弹出提示对话框并拒绝接受输入的号码。

四、下拉菜单选择录入

在Excel表格中使用选择录入的好处是可以对数据精确筛选，避免因录入错误造成数据统计不准确的现象发生。
1、直接自定义序列
例如输入学生的等级时我们只输入四个值：优秀，良好，合格，不合格。这时我们就可以利用“数据有效性”实现选择录入了。
首先选定要实现下拉菜单效果的行列或区域，然后单击菜单栏中的“数据”→“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设置”选项下，单击“允许”右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中，选择“序列”在“数据来源”中输入“优秀,良好,合格,不合格”（注意要用英文输入状态下的逗号分隔！），选上“忽略空值”和“提供下下箭头”两个复选框，单击“确定”按钮完成设置，这时就可以进行选择录入了。
2、自动增长式序列
通常情况下序列一旦设定，源数据（即下拉列表中的选项）也就固定下来了，而当源数据增加时，Excel并不能自动将其添加到序列中，必须重新设置。这显然是比较麻烦的。我们可以通过序列的自动增长来实现。
我们以学校教师所在部门为例说明，首先新建一Excel文档，输入信息，然后选定部门列中的单元格，单击菜单栏中的“数据”→“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，单击“允许”右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中，选择“序列”选项，在来源框中输入“=offset($e$1,0,0,counta($e:$e),1)”（这里假设教师所属“部门”序列的源数据存放在E列里面），单击“确定”按钮完成设置，这时如果我们在E列中增加新的部门时如教导处，在部门的下拉列表框中就会增加上教导处选项了