也谈Excel编制科目汇总表

2002-6-5 9:40　林玉华　【大 中 小】【打印】【我要纠错】    笔者所在单位(福建省交通规划设计院)现已实现会计电算网络化，自然不存在编制会计科目汇总表的烦恼，但本人是长期使用电子表格的受益者，在此也想与同行分享电子表格带来的快捷，向各位推荐自己编制的科目汇总表，希望能给你的工作带来方便。
　　
　　这是一张很符合会计人员工作习惯的，界面简单，不仅方便地提供汇总结果，同时还能对每笔会计分录进行稽核，可防止在输入过程出现的差错。因为采用会计科目号输入方式，所以也不分会计的行业，只要是借贷记账法即可，而且编制过程简单易懂，下面就具体介绍操作过程。

　　一、汇总表编制与公式

　　1.打开Excel工作表，在A1单元格输入“凭证汇总表”作为标题、在A2单元格输入“月份”、B2输入“凭证号”、C2输入“科目号”、D2输入“借方发生额”、E2输入“贷方发生额”，完成了表头的设计。

　　2.在A4输入“=A3”、B4输入“=B3”，然后选定A4:B4单元格（用鼠标指向A4，然后按住鼠标左键并拖曳到B4，再释放鼠标，以下简称选定），选择菜单栏编辑/复制，再选定A5:B150单元格，选择菜单栏编辑/粘贴（以下简称选定A4：B4复制到A5：B150）。平时需要操作的部份已全部完成(这里假设每本需要汇总的凭证的行次为148行，如果不够，只要在粘贴时多选上单元格就行)。

　　3.光标移到C2，选定C2:E2复制到F2:H2，光标移到I2，输入“科目名称”，将所有设置的会计科目号输入到F3:F62之间，将科目号对应的科目名称输入到I3:I62之间(假设使用的科目只有60个)，以上的表格根本上没有特别的地方，只是将表体A2:F150设置为凭证输入区域，F2:I62设置为科目汇总结果的区域，下面就介绍计算的部分，也就是关健的部分。

　　4.光标移到G3，选择菜单栏插入/函数(出现粘贴函数对话框)/常用函数/选函数名SUMIF/确定，出现对话框，点击Range引用栏(用于条件判断的单元格区域)的引导小框，编辑栏出现=SUMIF()，光标移到C3选定C3:C150击回车键，又回到对话框，光标移到Criteria任意栏(数字表达式或文字形式的判定条件)，输入F3，光标移到Sum－range引用栏(用于求和计算的实际单元格)的引导小框，屏幕出现=SUMIF(c3:c:150，f3，)，光标移到D3，选定D3:D150击回车键，再击确定键，这时函数引导已基本完成。为了方便复制还要做一些修改，光标移到G3双击，就会显示所有的公式，光标移到公式内C3击“F4”键将C3改成＄c＄3、c150改成＄C＄150、F3改成＄F3、D3改成D＄3、D150改成D＄150击回车键，完成了本栏的设置。
　　
　　以上在G3单元格的操作，似乎太复杂了，看来一时难以理解，也不易掌握。但如果你操作熟练以后，这是一种很好的方法。这里再介绍一种简单的方式，也就是光标移到G3栏，直接输入=SUMIF(＄c＄3:＄c＄150,＄f3,d＄3:d＄150)击回车键(这里＄号的位置有讲究，不要随意变动与增减)。

　　5.光标移到G3，选定G3复制到G3:H62。

　　6.光标移到F63输入“合计”，光标移到G63输入=SUM(G3:G62)击回车，再选择G63复制到H63，全部的汇总设置已完成。

　　7.现在设置凭证自动校对部分，光标移到F65，输入“凭证自动校对”，选定F2:H2复制到F66，光标移到I66输入“差额\"。

　　8.光标移到F67输入=B3击回车键，光标移到F68输入=F67＋1击回车键。

　　9.光标移到G60，选定G60复制到G67，双击G67单元栏,显示=SUMIF(＄C＄3:＄C＄150,＄F67,D＄3:D＄150)，将光标移到＄C＄3:＄C＄150，改成＄B＄3:＄B＄150(也就是把C改成B)，击回车键。

　　10.光标移到G67，选定G67复制G67：H150。

　　11.光标移到I67输入=G67－H67击回车键。

　　12.光标移到I67，选定I67复制到I68:I150，全部的校对设置已搞定。

　　二、表格的修饰

　　1.选定工作表列标“D”，然后按下Ctrl键，再选定列标“E”、“G”、“H”、“I”（选定的列显示黑色）之后，释放Ctrl键，选择菜单栏格式/单元格/数字/负数、小数点保留2位数。

　　2.分别选定A1:H1、F65:I65，选择菜单栏格式/单元格/对齐/合并单元格。

　　3.选定B1:I150，选择工具菜单/边框/田，确定。

　　4.最后光标移B3，选择菜单栏/窗口/冻结拆分窗口(修饰中其他部分可以不做，可这一条一定要做，便于今后操作)。修饰的内容很多，根据个人的爱好，如颜色等等。

　　5.打印设置。选择菜单栏/文件/页面设置/工作表/打印区域/输入＄A＄3:＄I＄150、项端标题/输入＄1:＄2/确定。

　　三、输入数据与校对

　　1.在输入凭证的数据时，输入月份和凭证号，就会自动复制到150行，当一张凭证所有科目号及借、贷方发生额输完后（如凭证的金额为红字，请输入负号），在下张凭证开始时，输入新的凭证号，又会将余的凭证号改过来，这样的设置，主要使输凭证号的时间节省50％以上。

　　2.当每本凭证输完后，光标移到F63，就可以看出借贷方合计是否平衡，再往下移动，还可以分别看出输入的每一张凭证，借贷方是否平衡。如不平衡可根据提供的凭证号，直接修改原来数据，对虚增的金额可改为0，漏登的凭证可在汇总表的最后行，补登有关的数据，它不影响数据的汇总。
　
　　3.经修改后每一张凭证全都平衡，而F63行的借贷合计还是不平衡，那就是你输入不正确的科目号，或者是新增的科目号。

　　四、附注

　　1.本表格设计，是以一本凭证的科目汇总为基础，如果你单位的凭证每月基本上为5本，建议你将工作簿设为5页，并选定全表(单击工作表左上角方块)，然后按住Shift同时选中2页，再选中5页，选择菜单栏编辑/填充/至同组工作表/全部/确定，还可以在第1页前，插入一页，采用“三维引用”方式，进行总汇总。

　　2.每次汇总，将本表打开，并根据汇总凭证的月份，选择菜单栏/文件/另存为“凭证汇总XX月”，这样的设定是为了你在年末时或者根据工作的需要，将所有的凭证汇总数据连接起来，不就成为全年的凭证数据库！那你也就可以用Excel的其他功能，完成排序、查找，就可模拟会计电算化的操作（当然由于汇总中没输入摘要，也就没有这个信息）。

　　3.本汇总表是以科目号方式输入的，而大部分会计人员并不重视科目号，这就对本汇总表的实用范围提出疑问，在此也提供两种方式，克服科目号的问题：
　　
　　(1)编制凭证时，采用带有科目号的科目印。
　　
　　(2)将光标移到A1，选定A1:A10，选择菜单栏/插入/行，在插入的部分输入所用的科目名称及科目号，作为提示，如B1输入“科目号”、C1输入“科目名称”，排列可采用“科目号”顺序排列，也可采用“常用”科目的顺序排列，也可对常用的科目用颜色表示。