美网决赛时间:谈谈档案装订问题

谈  谈  档  案  装  订  问  题
        档案装订是档案整理中的一项工作。档案装订方式对于日后档案的保管、检索利用、复制和鉴定销毁，以及档案信息数字化转换等许多方面都具有一定影响，采用何种档案装订方式，同时决定着工作效率。笔者在评述了传统的档案装订方式后，从档案管理现代化需要出发，提出了新的档案装订方法。
        一、关于档案装订方式的历史回顾。
        上个世纪五六十年代到八十年代中期，许多单位以案卷为单位，使用硬卷皮将卷内文件用粗棉线绳合订。上个世纪八十年代后期到世纪末期流行的方法是：拆除文件上的金属钉后，以单份归档文件为单位，用缝纫机扎边，或者使用细棉线(又称作“小线”)将厚文件装订。在那个时期，先后进行的“企业档案管理升级达标”和“企业档案工作目标管理认定”两项活动中，一旦发现案卷内或文件内遗留金属物，轻则扣掉1分，重则扣掉5分。由此可见，当时对于文件线订的规定，执行得是多么严格啊！从本世纪初开始，《归档文件整理规则》等新的规定陆续出台，逐渐放松了对档案线订的要求，铁路部门则以“加固”取代了档案和文件必须线订的规定。
        二、档案线订方式利弊评述
        1.线订档案（文件,下同）方法利弊共存。这种装订方法的好处，一是防止档案受潮引起金属钉锈蚀而污染损坏档案，同时，线订文件外观整齐，装订牢固，可避免外借过程中档案的散失，尤其是硬卷皮合订的档案，对于卷内文件有着很好的防光防尘防污渍防损伤作用。
        2.线订档案工作效率低。线订档案由于必须先拆除文件上的金属钉或其他金属装订物，然后再用缝纫机将文件扎边，或者使用线绳将档案装订。使用这种方法装订的档案，虽然美观牢固，但是，其弊端集中表现在以下三点：线订文件需要配置缝纫机、启钉机、装订机等专用设备，以及缝纫机机针、大量棉线、小线，花费了大量物力，此为一费；拆钉、理顺文件、缝纫机扎边这些工作往往需要2-3人同时操作，花费了大量人力，此为二费；采用线订档案方式，使得花费在档案整理上的时间延长了2-3周，花费了大量时间，此为三费。过去，某些教条执行线订规定的人，甚至将装订美观的企业章程、技术规范、招投标文件，以及科技归档材料中的技术文件合订本、图册也硬性拆除其间的金属装订物，重新线订必然严重损伤了文件外观美感；繁忙无序的工作，常常导致仓促间拆钉撕裂文件，或在缝纫机扎边时误将几份薄文件（如只有一两页的“人事令”）合订在一起，使得被合订文件日后查找成为“大海捞针”。“三费”的直接后果是降低了工作效率，不适合当前中小机关、企事业“减员增效”改革，以及改革后档案管理人员普遍身兼数职，工作非常繁忙这一状况，更不适应档案快速检索或纸质档案数字化转换（电子扫描）等项工作的开展。不管是文书管理人员还是档案管理人员，或者是二者岗位合一者，谁还有时间和精力，再按照文件线订的繁琐要求有条不紊地整理档案呢？
        3.线订档案的其他问题。1）不适合于档案检索利用。由于个别文件在文书立卷（指“合订”方式）或归档文件组成保管单位时产生混类混卷现象，仅仅依靠“案卷目录”或“归档文件目录”的单一途径检索档案十分困难；过去以卷为单位合订的档案，一人借出后，卷内其他文件别人无法再利用。2）以卷为单位合订的文件复印效果不好，特别厚的合订案卷必须拆卷，将其中所需文件取出才可复印，而多次拆卷必然损伤案卷，尤其是缝纫机扎边文件，更不能将这些文件反复装订、拆散，然后再装订---  ---。3）异地存放档案（即机关办公和档案库房两者地点相距较远，如中国铁路物资总公司机关和几家下属单位，两点相距6-20千米不等），因携带档案原件不便，大量的档案利用必须采取传真方式才可实现，而合订案卷或缝纫机扎边文件必须逐页拆散，才能传真。4）标有密级的文件与普通文件合订成一卷，就必须按照相应保密规定，控制该卷档案的阅读范围，不该涉密者因无法利用其中文件必定贻误工作。5）线订档案的最大弊端，给档案信息数字化形成障碍。需要扫描的合订案卷必须逐卷拆开，单份厚的装订文件也要逐页拆开，才能进行扫描。6）在鉴定文件合订的期满案卷时，该卷中应当继续保存的文件必须拆卷取出并再与相关案卷合订，加大了档案鉴定工作复杂程度。由此可见，线订档案的装订方式对于档案现代化管理已经十分不适应，严重制约了档案的检索利用、复印传真及电子扫描等项工作的开展，这种档案装订方式应当尽快改变。
        三、笔者提倡的档案装订方法
        当前，简约已经成为一种社会时尚，档案装订也应当简便高效。笔者推广的档案装订方法是：以单份归档文件为单位，用订书器在文件左上角装订一个金属钉，保证文件不散不乱即可。这种纸质档案装订方法非常适用于文件复印、传真和扫描。将来，永久保管期限档案需要进馆时，先将所有进馆的纸质档案予以数字化，再按照相应规定装订文件。此种方法的好处：一是实现了档案整理的“三节约”，将档案整理所花费的人力物力时间压缩到最低限度，大幅度提高了工作效率；二是档案在本单位保存的几十年间，其检索利用、复制传真乃至数字化转换都是十分方便的；三是便于对标示密级文件合理控制阅读范围，有利于档案信息的广泛社会共享。另外，这种档案装订方法对于卷内文件的合理调整、补充及档案鉴定，都是十分便利的。