如何管理自己的工作？

管理你的工作重點

與上司的工作重點保持一致，創建“不需要做的事情”的清單，圍繞工作重點分配時間。

    2004年的立春，對於唐駿來說，不僅是春天的開始，也是自己即將展開新的職業旅程的開始，2月4日這天，盛大網路正式向外界宣佈：經公司董事會批准，聘請原微軟（中國）有限公司總裁唐駿出任盛大網路總裁。唐駿說，他希望他的加盟能給盛大帶來一些變化，特別是怎麼提高盛大的核心競爭力和業績。

　　一年多過去了，唐駿的時間分配顯示了他將盛大打造成網上迪士尼的工作重心：2004年5月他全程參與並完成盛大在美國納斯達克的上市，為盛大贏得了未來發展的資金保證；7月以後先後主導收購了三家遊戲網站、一家娛樂文學門戶網站；2005年又將盛大對新浪網站的持股提高到19.5%的份額。

　　以上粗線條地勾勒了一位中國商界的高層管理者的時間管理概況，它比較吻合管理大師彼得·杜拉克的觀察：有效管理者並不是一開始就著手工作，他們往往從時間安排上著手。他們不以計畫為起點，認識清楚自己的時間用在什麼地方才是起點。時間管理體現的是工作重點。那麼對於管理者來說，如何正確地找到工作重點？如何將工作重點與時間管理結合起來，指導自己的日常工作？如何高效率的工作？斯蒂法·妮溫斯頓著述的《有序才能成功》給出了有益的思路。

　　要事第一。如何確定工作重點？書中給出了三種方法：一是你的工作重點要與你的上司的工作重點保持一致，因為上司對整個任務的內容、時間期限、達到的效果最清楚，所以與上司及時溝通工作重點並保持一致，是管理者本人做“正確的事”的前提，當目標明確時，方向和方法就不會出現偏差；二是為了激發自己專心做好最緊要的事，管理者可以創建一個不做的事的列表；三是工作重點應該體現在時間的分配上。

　　許多管理者都遇到過多項工作重點衝突的困惑，應用上面的三個原則可以幫助你決定優先次序。例如，保險公司的經理雷娜就遇到這樣的問題，她所在的部門負責給公司最大的客戶提供“照顧與給養”。有一天她應邀去參加一個主題為“最近出現的主要客戶問題”的會議討論，與此同時，她的老闆又讓他為公司的客戶服務代表改進開發一套培訓課程。會議和培訓課程都很重要，該如何決定呢？她認為“為上司提供實在的支援”是自己的工作重點，而做好培訓開發課程能直接支援上司的工作，所以將它列為了優先順序，而會議安排其他人去參加。她活用書中提到的第一種方法完滿地解決了問題，時間管理上也體現了她的工作重點，取得了良好的工作成績。

　　讓工作重點指導時間分配和日常工作。作為管理者，進行人事決策是重要的工作，因為企業的發展和重大決策的設計執行依賴于卓越人才的能力，所以培養和選擇“優秀人才”的技能，是高效管理者的致勝法寶之一。傑克·韋爾奇就是將時間管理和重點工作完美結合起來的典範。在韋爾奇掌舵通用公司的二十年間，他把50%的時間花在重點培養有天賦的管理人才上，給他們分派各種工作，增長他們的才幹。為了明確這個目標，他每月都會發佈會議時間，親自到通用位於紐約克羅頓的培訓中心講課；與通用的各層次管理人員溝通，瞭解他們的特點和特長。二十年間，他一個很大的收穫，就是培養了一個強有力的領導團隊和一批頂級的CEO（包括因《執行》一書而進入管理大師行列的霍尼韋爾公司的拉裏·博西迪），僅2000和2001兩年，就至少有11名通用電氣人到美國其他上市公司擔任CEO。

　　集中精力，才能實現高效率的工作。書中提出了管理者應該每天為自己安排一個高效時段，通過利用變化而非控制變化，安排個人的自由時段，來提高自己的工作效率。這是可以自己來安排的，所以時間只要設立的合適，並不難。難的是做團隊領導工作的管理者，其個人的工作效率與團隊的工作效率密切相關。這樣的管理者可以考慮利用最後的期限壓力，使自己的注意力高度集中。傑克·韋爾奇就使用了它，採購團隊在他分派任務一個月之後都沒有取得多大的進展，他果斷宣佈會議中止，命令他們必須在4小時以內拿出最新成果。結果，他的下屬在4個小時內取得的進展超過他們前一個月的進展。

　　隨著外部環境、工作場所的變化，管理者各個時段的工作重點要隨之變化，《有序才能成功》啟示我們的是，我們要研究變化，再找出自己的速度，這樣才能做自己的最佳時間管理者。

如何對待緊急任務

星期五下午你正坐在辦公室裏，大量的工作依舊使你應接不暇。這時老闆進來說："星期一我要用這份方案。我真希望能多給你一些時間，不過我知道我是能指望你的。"

    這新的要求意味著你不能如期完成其他工作。這樣一來，不僅會使顧客失望，也會因拖延工作而要面對老闆不悅的風險。

    你一定感到惱火和沮喪，但還是顧及前程。於是只好說："我想辦法把它搞完。"你就得整個週末工作，放棄與家人團聚。下回要是老闆在最後一刻再來一次突然襲擊，你還這麼幹嗎？其實你有幾種選擇，大概你沒有考慮過。

任務三要素

    每一項任務都可以分解成以下三個要素：要求，即這項任務究竟要完成什麼；時間，即完成任務所需時間；資源，為完成此項工作所需的物質條件。現在請把這三項要求設想為一個面積固定的三角形。一邊設為時間，一邊設為資源，底邊設為要求。

    假定有個專案在兩個助手下需要十天可以完成，而老闆卻只允許五天時間。要求你把時間的邊砍掉一半。於是保持三角形總面積不變的唯一方法是加長一邊或兩邊，即表示資源和要求的那兩邊。

    你有兩個選擇：說服老闆要麼分配更多的資源，要麼調整工作要求。這也就是說，同意增加人力使方案如期完成，或者同意在規定的時間內只完成部分方案。

學會談判

    如果你想在壓力下有效地工作，必須學會談判。這裏有六條與老闆和顧客談判的辦法。可能有助於你成功地處理事務，而不致總覺得落在日程的後面。

    一、考慮高品質完成任務所需的合理時間。準確估計完成每天工作所需要的時間，不要做力所不及的承諾。

    二、確定任務的要求。花點時間弄清老闆和客戶確切的需要。

    三、留有餘地。要考慮原來共事的人可能突然調離，或某項工作比預計時間拖延。多數人都沒有留有餘地而不得不重新談判。

    四：創造性地使用資源。公司的工作重點隨時在變。一旦發生變化，就必須重新審視原先的估計，並要求更多的時間和資源。把變動方案提交老闆和客戶，例如改變日程，或者聘用顧問或臨時幫手來處理短期的超量工作。

    五、要瞭解影響方案的是哪種要素。如果知道哪個要素是固定的，你可以調整另外兩個要求。比如，任務的完成時間是固定的，可以提出改變任務的要求，也可以要求有更多的資源。如果資源固定，則可以改變要求或加長時間。

    六、學會說"你說得有道理，不過……"，而不是說"不"。還可以說："是，不過費用和結果會是……。"仔細驗證期限、預算及任務要求等條件。到底有多少資源？你或許會吃驚。

巧妙的提問

    這裏是幾個有代表性的問法，可以用來驗證這三個要素。

    關於要求--"要是我無法按期提交有確切資料的最後草案，我是否能先交一份估計資料的初步草案？"

    關於時間--"你是說絕對不能延期嗎？"

    關於資源--"要是我理解得正確，任何情況下你都不會為外來協助付錢嗎？"

    另一個有用的方法是，用你承諾的某些事情來換取你新要求的東西。這兒有幾個範例，可以判斷看似固定的要素究竟可否調整。

    針對要求固定的任務："要是把版面從四色改為三色，就可以節約300美元印刷費和2小時製版時間。"

    針對時間固定的任務："要是把工期延長一天，我們可額外多次3000個單位的貨物。"

    針對資源固定的任務："要是把裝配任務轉包出去，我保證高品質按時間完成任務。"

    談判是關鍵。不然，什麼也別說。咬緊牙關，週末接著幹嘛。

頂級CEO高效工作6大秘訣

冠軍研發中心整理編輯
高效的管理者，不僅要合理管理自己的時間，日理萬機之餘, 還要能講求身心的平衡自在。
坐擁半壁江山的明星CEO們和我們一樣，一天只有24個小時，每天被會議、專案追著跑，電話、E-mail沒有停過，但他們卻有辦法氣定神閑地回家吃晚飯、陪家人，常常繞著地球飛也一樣神采奕奕，日理萬機之餘還能講求工作與生活平衡。
秘訣1：一日之計在於晨
高效CEO幾乎都有早起的好習慣。星巴克總裁舒爾茨、法國雷諾與日本日產汽車的CEO戈恩、美國寶潔家品(Procter & Gamble)總裁賴夫雷(A.G. Lafley)都是5點多就起床，思考、看報、聽各地的業務簡報，然後在電話蜂擁而來之前進入辦公室處理業務，因為這樣不受打擾，思考與工作都能事半功倍。
太平洋投資管理公司的投資長葛洛斯甚至每天4點半就起床，不到6點就進辦公室，這樣，身處美國西岸的他才能及早接收當天東岸上午8點半（西岸5點半）宣佈的種種經濟指標，早一步擬定投資策略。正因為他們早起，更早開始、更有效率地工作，所以多半可以在七八點就回家休息。
清晨的黃金時光除了掌握工作先機，也要攝取高纖維食物。美國寶潔總裁賴夫雷就特別強調飲食對工作績效的重要，他的早餐包括一杯蔬果汁、半個培果麵包以及一杯優格。有異曲同工之妙的是剛卸下美聯儲主席重任的格林斯潘，他的早餐是一碗燕麥粥和一杯無糖咖啡。
秘訣2：動靜相宜
跟多數忙碌的上班族不同，明星CEO們再忙也會抽時間運動，且靜下來可以獨處。
每天上午8點半到10點，葛洛斯都拋下緊迫逼人的數字與投資，到辦公室對街的健康俱樂部做瑜珈。這是他的“天堂”，遠離噪音、辦公室、交易以及布隆伯格資訊網上的種種數位，“腦中一些重要的燈泡會突然亮起來，這是我一天中最珍貴的時光。”有許多好點子就是在這個天堂時間、葛洛斯的倒立瑜珈動作間浮現。只要有心，隨時隨地都可以運動。
高盛證券的總裁鮑爾森到中國出差時，就選擇了6點鐘可以抵達的班機，到飯店後，直奔健身房，運動完再開始工作。第2天早晨，一樣先到健身房報到。
除了動，CEO們也講求獨處、思考的時間。法國雷諾與日本日產汽車的CEO戈恩要求秘書不要在8點以前排會議，好讓他靜下來獨處。 
秘訣3：一定要休息
有趣的是，許多上班族被工作逼得加班不停、無法休假，這些高級主管卻強調，一定要挪出時間休息，做點有趣的事。
即使是在高競爭壓力的汽車業工作，戈恩也不把工作帶回家。回家就是休息充電，跟孩子們玩，週末也不例外。而且他發現，藉此可以跟工作上面臨的問題有一點距離，星期一回去上班後，反而把問題看得更清楚，更能迎刃而解。Google的副總裁梅爾每週五都是6點就下班，然後到三藩市玩耍，每4個月更要大休一次。星巴克咖啡的舒爾茨每7個星期就旅行一趟，盡情吸收不同世界的精華。
美國寶潔家品(Procter & Gamble)總裁賴夫雷(A.G. Lafley)說：我過去只是著重抓緊時間。我現在已經知道如何保持充沛的精力。我早晨5點至5點半之間起床。然後健身，在6:30 或 7點坐到辦公桌前，開始努力工作，直到晚上7點，然後回家，和妻子休息一會兒，接著回去工作。就這樣每天連軸轉。現在我每工作一個小時或一個半小時之後，就要休息一會兒，出去轉轉，或者與別人聊聊天。大約用5分鐘或者15分鐘充電。就像運動員進行間隔訓練一樣。
秘訣4：分秒必較
愜意地休息，有效率地管理時間。
星巴克咖啡在全球每5個小時就開一家分店，舒爾茨用全球時區來做時間管理區隔：清早與上午，他專注歐洲的事務；接下來的時間留給美國業務；晚上就和亞洲通訊聯繫。戈恩每個月都要飛日本與法國一次，每個月的第一周在巴黎、第三周在日本。因為時間有限，他規定每個會議都不能超過一個半小時，一半時間報告、一半時間討論。高盛的鮑爾森也以掌握時間精准而聞名。如果晚上有應酬，要在6點半開始，8點半以前結束。這樣他才能10點就上床睡覺，第二天早上5點半起床運動。
秘訣5：善用電子產品
他們的生活這麼忙碌，企業要與時精進，他們會大量使用電子產品才能掌握資訊與工作脈動。
多數人有他們依賴的電子配備。旅遍全球，舒爾茨的PDA手機則使用幾乎在世界各地都可以通用的GoodLink收信與安排、記錄各種行程。
至於北美流行、容易收發郵件的智慧型手機黑莓，則是賴夫雷的必備之物。
秘訣6：始終要回歸人性
不論這些企業精英們的生活再怎麼有效率、再怎麼講求秩序、科技再怎麼進步，他們還是強調，一切要以人為本，講求人性。
賴夫雷在辦公室擺了造型奇特有趣、甚至是粉紅色、黃綠色的座椅，希望人們願意進來多走走聊聊，不要覺得那麼不可親近。舒爾茨跟各國分公司聯繫時，除了問業績，也記得恭喜對方，因為這些人際間的對話是很重要的。高盛的鮑爾森則親自打電話給60來個CEO朋友賀年，雖然煞費多時，“但是感覺棒極了！”

聰明工作：高效經理人的時間管理

很多成功人士不僅能把工作全部做完，而且還能有時間休假、旅遊和打高爾夫。他們是如何做到的？
已經是晚上8點了，Mary 仍然在辦公室。歎息著終於回復完了當晚最後一封郵件，她對當天作了一個回顧。
“這不是我被聘請來要做的工作，”她抱怨道。“所有我現在做的都是像保姆一樣坐著、處理一個接一個的危機，而不是我喜歡的專案管理和人員管理。”
如果您是一位經理人，您可能曾經經歷過這種情況。有時似乎就是沒有足夠的時間把事情做完。但是其他人可以做到，您當然也可以。
“一些極其成功的人士不僅能把工作全部做完，而且還能有時間休假、旅遊和打高爾夫。你想不想知道他們是如何做到的？” 位於明尼蘇達州 Elk River 的一家職業經理人培訓公司 The Gillen Group 的主席 Kathy Gillen 說道。“這是因為他們設法找到了如何管理他們的時間的方法。”
讓我們來面對一個事實：對於大多數忙碌的經理人而言，沒有一天能完全按照事先規劃好的來進行（計畫總是趕不上變化）。這就是管理 – 同時處理多項任務來達到一般性目標，並最終改善整個企業。
“你上一次沒有遇到高優先順序的電話、緊急郵件或者催得很緊的同事是什麼時候？” 位於明尼阿波利斯的Gegax Management Systems 公司的創立者、《By the Seat of Your Pants: The No-Nonsense Business Management Guide》一書的作者 Tom Gegax 說道，“從繁瑣事務中解脫出來是每個領導的個人職責。這就是為什麼聰明的經理人一定要有策略來應付日常干擾。”
6D理論
Gegax 的時間管理原則基於“6D理論”：不做（don’t do it），推遲（delay it），轉移（deflect it），委託（delegate it），不完美地做（do it imperfectly），做（do it）。
“當一些事情突然蹦出來時，我並不是機械地上去就做，而是首先從第一個選項開始考慮，” Gegax 說道。“如果不適用，我會繼續考慮第二個選項。我按照列表順序掃描下去，直到找到了最合適的行為。”例如，如果你不去做或者推遲再做，很多表面看起來很緊急（但事實並非如此）的任務自然會消失，他說道，這可以為你留出更多的時間和精力去集中處理那些真正重要的任務。
而且當一些緊急事務需要立即處理時，並不總是一定需要你的參與。仔細考慮是否要把這個任務轉移給另一個部門或者委託給下級，Gegax 建議。
如果你的確選擇自己處理問題，Gegax 警告說不要自動陷入“完美主義模式”。
“我的很多專案都很難稱得上完美，然而它們仍舊是成功的。”他說道。
當然，對於那些你確定會讓你達到目標的重要任務，保留最後一個D – 做。
多工（Multi-tasking）陷阱
多工可能看起來像是一個有效處理大量任務的方法，但事實上它阻礙你把事情完成，位於丹佛的顧問公司 The Productivity Pro 的主席、《Leave the Office Earlier》一書的作者 Laura Stack 說道。關於如何更好地管理你的時間並保持注意力，她提供了如下提示：

• 集中處理：電子郵件會扼殺你的注意力。關掉電子郵件程式的自動通知功能。每天設置一些明確的時間點去集中查看並處理郵件。
• 設置優先順序：不要被干擾所打斷。如果你在為30分鐘後就要開始的會議報告準備最後的細節，不要接受那些貿然訪客的“很快問你一些事情”之類的請求。
• 控制自我干擾：很多時候，干擾你的是你自己。你坐在辦公桌前，突然，你的大腦開始和你對話：“噢，我需要告訴 Chris 這個，”它說道，然後你抄起電話或者匆忙寫郵件，好在你忘記之前記錄下你所想的內容。改為你自己準備一個文件夾、一些活頁紙和從A到Z的標籤。為你經常溝通的每個人製作一頁紙。當你的大腦提醒你一些事情時，簡單地翻到那個人的溝通記錄。簡單記下想法或念頭，然後回去做你剛才做的事情。當那個人的記錄上積攢了一些想法時，給那個人打電話，並設立一個會議或者電話會議。

工作量“瘦身”三步曲

調查研究顯示，員工負擔過重的工作量，會給公司造成巨大的損失。

　　全球三大人力資源上市公司之一的翰德國際，日前發佈了一項調查報告。報告顯示，61%的公司認為，過度的工作量會造成員工心理壓抑。　

　　而根據美國的相關研究，心理壓抑每年給美國公司造成的經濟損失高達3,050億美元，是500家最大公司稅後利潤的5倍。

　　工作量過重的危害這麼大，那麼如何對工作量進行“瘦身”呢？IBM、康明斯、以及管理大師彼得·杜拉克，認為可以從工作路徑、工作環節、工作任務三方面著手。

　　工作路徑：選擇最優

　　條條大路通羅馬，但總有一條是最近的路徑，在企業管理中同樣如此。選擇完成任務的最佳路徑，省時、省力，並且高效。

　　黑熊和棕熊的故事便是一個很好的例子。黑熊和棕熊喜歡喝蜂蜜，各自養了一箱蜜蜂，數量也差不多。有一天，他們決定來個比賽，看誰采的蜂蜜多。

　　黑熊、棕熊採取了不同的方案。 黑熊認為，采蜜的多少取決於采蜜的次數；而棕熊卻把重心放在每天采回的花蜜。幾個月後，黑熊的蜂蜜還不到棕熊的一半，儘管黑熊的采蜜次數每月都會增長一成。

　　問題出在哪里？選擇的路徑不同。同是采蜜，黑熊側重於次數，而棕熊把每次採集的數量作為重點。顯而易見，以每次採集的數量作為標準更易達到預期目標，因此也是最優工作路徑。

　　工作環節：優化流程

　　選擇了最優的工作路徑，還要進一步改善工作環節，對流程進行優化。而要實現流程的優化，可以從減少會議和內部報告著手。

　　企業內部往往存在一些流於形式的會議，這樣的會要少開。IBM便採取了明智的做法：減少了不必要的會議，還購置了新設備使重複性的工序得以自動進行，使流程進一步優化。

　　繁多的內部報告是工作流程上的又一個負擔。康明斯發動機公司的財務經理約翰 L·威廉深受其害。他常常要將工作帶回家中，幾乎每天都要工作到淩晨2點，其中相當一部分來自內部報告。公司廢除內部報告制度後，他在辦公室就可以把工作完成。

　　工作任務：重新界定

　　管理大師彼得·杜拉克認為，提高員工的效率，就要對任務進行重新界定。

　　重新界定員工的工作任務，關鍵是不做低價值的工作。什麼樣的工作才是低價值的？可以在員工內部進行調查。在IBM，就提供了一種網路工具給經理人，用以統計哪些低價值的工作應該被減少。