双飞燕kb 8:金蝶管理软件客户使用体会

    一、 软件安装完后，管理员首先要对中间层有一个基本的了解。中间层的密码很重要，忘了就得重装中间层；中间层菜单上有一个“系统使用情况”的功能项，这一功能项是反映某一时刻正在使用系统的情况，如果有的单位站点较少，可以通过这里看出当前使用的是哪些人，从而对使用人员进行调节，将某些未用但没有退出系统的用户强行清除掉；在系统非正常退出时，中间层还保留其信息，大家在操作时会出现“当前使用的功能与其他用户冲突”、“该数据正在调用”等提示即与此相关，这时管理员需要在中间层选定对应帐套，通过网络控制清除相关信息。中间层的主要功能是建立新帐套、备份帐套和恢复帐套，这三项基本功能大家都应该会的，需要指出的是大家在作出重大操作时，如修改数据库、测试某一功能等情况下，要先备份。对于备份大家可以使用帐套自动指备份，在你选择好路径和间隔时间后，系统会自动将帐套备份到指定的地方。自动备份要注意不要关闭，否则下一次备份中断，该功能可以在中间层关闭后独立运行，该功能运行时，显示器右下角会有一个相应的图标。

    中间层还有注册帐套和取消注册帐套两个功能项。我是这样理解的，取消注册帐套类似于临时禁用了该帐套，要恢复时只须注册该帐套即可，这在需要暂时停止某一帐套，同时其他帐套正常使用情况下时适用。如果确实不需要某一帐套了，则使用帐套删除。

    系统默认administrator这一用户为管理员，其权限最大。管理员可以在中间层修改其密码，也可以在进入K3系统主控台时修改。管理员对这两个地方一般很熟悉，但一般操作员对更改密码并不熟悉。对于操作员只能在进入主控台时更改密码，方法为：双击K3快捷方式图标后，在主控台处录入自已的用户和密码，不要点击确定，这时点击主控台左上角的修改密码，修改完成后须录入新密码才能进行系统。

    二、 进入K3主界面后，菜单上的“设置--主控台编辑”是以所设置的计算机为基础的，即某一台机器设置为特定的主控台后，其他操作员进来时都是一样的。这样大家在不熟悉的机器上如果看不到自己所需要的模块，首先要想到其主菜单的设置更改造成的。菜单上的“设置—选项”中允许多个主采单同时存在是大家用得上的。如果你大部分时间只同时使用一个系统，则不选择，如果你同时要打开多个界面，则选择此选项。

    主界面下有一个“我的K3”，这一功能项可以将大家常用的几个功能项放在这里来，不论是哪个子系统的明细功能，只要设为常用功能，以后就可以直接在这里使用，不需要跨模块选择明细功能项。“我的K3”中还有一个即时消息中心，主要用于各操作员之间进行业务交流，如提醒有单据需要增加、修改或删除等，让各操作员间实现在线交流。

    三、 基础资料 K3使用前，必须设置好基础资料，基础资料是运行K3系统的基石，有点象做房子前要准备好材料一样。基础资料的准备顺序基本上就是系统默认的顺序。这个顺序没有什么特别的，怎么着都行，你在需要时自动提示你需要先处理哪一些。不过我还是要将一般处理顺序说明一下，最好是：币别、凭证字、计量单位、结算方式、仓库、仓位、部门、职员、科目、客户、供应商、物料。一些项目是有必录项与非必录项的，在前期我们可以只录入必录项，以后在需要时再录入非必录信息。我原以为仓库与仓位是一多对应的，后来在操作中体会到，两者是可以任意组合的。在设立仓位时，建议管理员到演示帐套中看一看两者的区别与联系，仓库是在单据表头上的，仓位是在表体的，只有设了仓位管理的才需录入仓位。由于上述特点，可以将仓位管理虚拟出来进行一些其他的使用。

    在客户、供应商、部门、职员、物料等中，其代码可以随时更改，在更改代码后，其原有信息自动过到新代码之中。如果代码分了级次，更改上一级次的代码，其下级代码成建制的都将相应的上级代码更改过来了。

    对于代码有两点共性需要说明：一是代码是以“小数点”来区分不同级次的，相同的点数为相同的级数，同一级中的代码长短可以不一样；二是同一核算项目的明细项尽可能的在级次和长度上保持一致。

    中小企业职员建议分两级，第一级表示部门，第二级是职员。这样查询起来方便一些，不过如果是使用了CRM系统且与K3系统集成的话，则不能使用小数点来作为分级了，因为CRM中不认这种分级，同样的还有客户也不能以小数点来区分级次。（对CRM的了解仅此而已）

    科目 科目代码的更改有自身的特点，其他项目的代码随时都可以更改，科目的代码的更改就不一样了。在科目使用后，其一级代码可以改动，除此外都不能改动。

    设置科目要了解哪些属性是用后可以更改的，哪些是不能更改的。如上述代码除一级外都不能更改，同样不能更改的有科目类别、数量金额核算、是否为现金科目和银行存款科目、是否出日记帐、余额方向、计量单位和所挂的核算项目。别的不易反复，最易反复的是科目所挂的核算项目，如原材料挂了物料这一核算项目，后来又不想挂了，只在存货核算中看明细就行了等等。今天我们一位同事就提出来，应收帐款只挂客户，不挂职员了，因为回款时谁也不便去看以前挂应收时是哪一位职员。如果出现了核算项目确实需要更改的话，可以新建一个科目，然后将余额转到相应的科目中去。

    科目修改后不宜禁用，因为科目禁用后，如果要查原数据的话，查询不到。这一点与其他核算项目不一样，其他核算项目在禁用后，是可以看到原来的数据的。

    记住现金和银行类科目不要勾上现金等价物，如果你以后在作现金流量表（总帐中的）时最后的现金净增加额与总帐的不对，你可以到科目中查看一下是否将现金及银行存款勾上了现金等价物，如果都勾上会记重的。

    科目上一级代码被作为明细代码使用后，可以增加下一级代码，其上一级的发生额及余额等自动地被第一个增加的下级科目所继承，其他项目也都如此。

    科目应注意的主要是以上几点，常规的科目没有什么可说的，这里说明一下我们几个具体科目设置时的体会。

    1、 往来科目最好挂核算项目，不设明细科目。往来科目指应（预）收帐款、应（预）付帐款、其他应收（付）款。应（预）收帐款、应（预）付帐款可以考虑同时挂上职员，其他应收（付）款一般分2个二级科目：往来单位和职员。职员在核算项目中有，往来单位则需要增加。大家要熟悉在K3系统中可以增加核算项目和辅助资料，这些会与系统默认的一样使用。增加往来单位后，在科目“其他应收款—单位往来”中就可以增加其核算项目“往来单位”了。对于往来科目，我建议大家不要设置预收帐款和预付帐款，其他应付款在一般情况下也可以不设，这是一个纯财务问题，供财务人员参考。

    2、 购买并使用了仓存和存货核算系统的单位，存货会计科目可以不设明细，也不挂核算项目，只需一级科目就行了。由于凭证都是物流系统中过来，需要查询明细帐时到存货核算中查看就行了。

    3、 销售费用、管理费用明细科目可以采用核算项目，而不按传统的处理为明细科目，这样一是可以将两项费用中的相同项通过的定的方式一并查询，如要查业务费，不选择科目、只选择业务费，就可以看到所有挂业务费费用科目的业务费是多少，另外如果挂项目则可以使用“核算项目组合表”查看分部门或职员的销售费用、管理费用明细表。制造费用也可以考虑与销售费用、管理费用一并使用核算项目。

    4、 如果购买了固定资产系统的，固定资产资产和折旧只需设置一级科目即可。

    客户、供应商   在开始使用时可以只录入必录项，非必录项资料也同时录入，不要都留在以后录入。

    客户与供应商的代码建议以各省的标准代码作为第一级，第二级就到明细了。各省的代码即身份证的前两位数。有的同志偏好分为三至四级，第一级分国内、国外，国内的第二级为六大区域的划分，第三级是省份，第四级才是明细，其实前两级没有必要。国内国外就两个没有必要，区域的划分在各项目中也有。当然省份在客户和供应商中也有，但由于客户与供应商数量较多，以省份划分开来容易理解。

    在实际工作中许多同志有各自的考虑，如：按采购员所联系的范围或按供应原辅材料的类别或按是否外协来划分供应商，这都是不很科学的，他们认为我只要点击相应的类别就可以找到我所要的供应商等等方便自己的工作。如果按此分类各采购员工作的划分是相对的，同一个供应商既做外购又做外协怎么办，多个业务员与同一个供应商发生业务往来怎么办。要想达到上述目的，建议大家细细品味一下客户和供应商的非必录项。就供应商而言，你可以增加一条业务员来区分这个供应商主要由谁联系即可，此外系统在区域问题默认的就很好了，将国内与国外综合起来分类，这样简单明了。对于客户与供应商的处理，这里将我单位的做法供大家参考：

    客户、供应商的录入

    一、 编码规则

    各单位统一将客户、供应商设为两级，第一级为2位，第二级为3位。第一级以各省标准代码为准，有港澳台及国外业务的，可增加“港澳台”项，代码80；增加“国外”项，代码85；实际业务时可能有一些不便处理的，如交易金额很小，且次数较少，没有必要对其进行详细管理，但又要进行出入库管理的，可设置零星供应商/客户，现销客户/现购供应商等，这些一级代码归为其他，代码90。第二级各代码之间适当留些空间，以便将相关的单位放在一起。

    此外，关联单位一级代码统一为00，不按地域分类。

   二、 项目录入

    单位名称一定要填写完整和规范，原则上以对方公章（财务章）为准。经常遇到有些单位改制的情况，名称更改了的，将名称字段改为新名称，在简称处填写“**年**月前称******”。

    地址、联系人、联系电话、传真、邮编、邮件地址等如果有的话也录入，未录入的以后补齐。

    往来单位均有区域选项，供应商与客户是一样的选择区域。系统默认六大区域及港澳台及国外项供选用，如有需要调整的，可以到辅助资料设置的区域中进行调整。

    公司领导及销售部门需要的分区域销售、分渠道销售及客户类型销售等在客户录入时如何体现，还有无其他的需求。这种需求可以在系统中轻松完成，很有实用价值。通过辅助资料增加一项即可完成更多需求。

    各产业集团可能对区域、销售渠道、客户类型不一致，不要紧，随时可更改，更改之后即可查询。

   各省代码如下（略）:

    物料   物料的处理是各单位基础资料准备的难点，往往久拖不决：一是物料从数量上较客户供应商或职员等其他核算项目都要多，二是单条物料录入时要注意的项目多，三是不同岗位对物料的需求不一样等等。

    对于物料，首先要确定的是编码规则，编码是按字母编还是按数字编，是按物料的属性还是按设计图纸编，是按定额单来分类还是按光机电等物料本身的属性来分类，是以物流为主分类还是按会计科目来分类等等都是大家讨论的。财务人员、计划人员、仓库人员、采购人员都会有各自的意见，因此一定要民主集中，果断从事。集中的意思是避免议而不决，果断从事是因为代码以后随时都可更改。在我们讨论中，差点选择了流水号的方式，足以显得我们的无奈。其实选择流水号也没什么的，代码没有什么实际意义的，真正有意义的是物料的属性定义上，再者说，代码以后还可以更改调整的，不会对工作造成大的影响，关键是名称要规范且不要出现重码。

    在这里我还是先将我单位的设置情况复述给大家，并对其中部分内容进行说明。

   物料录入

    一、代码

    物料编码统一按数字进行编写，所有编码统一为4级，1-3级为2位（类），第4级为3位（明细）。所有编码中间要留有余地（中间空一些编号），包括类和明细，这样以后可以将类似的新增物料放在一起。所有明细物料的编码必须长度一致，以后确实不够时再加。（说明：由于K3系统是以小数点来区分级次的，所以长度可以任意增加，这与金蝶2000等是不样的）

    编码一级代码主要按会计科目需要分类：分为原材料-05、外协件-10、自制半成品-20、产成品-30、虚拟件-90。（说明：上述分类与会计科目以及物料属性基本匹配，这对设置存货科目及在存货核算等处查看报表是很方便的）

    大家要领会物料编码与产品编码、条形码的关系。物料编码与条形码一般来说是一一对应，产品编码是一台（套）为一个编码。可以理解为物料编码为一种物料，如E2000D联想笔记本电脑，产品编码就是这种电脑的不同个体，一定不要将两者混淆。

    我们常指的产品编码在K3系统中为序列号管理(电子行业版)，也可以通过产品批号来对应产品编码，不过批号得按产品编码来录入。（说明：我公司使用的是电子行业版本）

    同一种物品，不要因为仅仅是不同的供应商而将其编为不同的编码(有的价格也有一定的差异)。如果我们认为区分开来很有必要，可以考虑用序列号或批号来处理。不同的供应商提供的物品确实有区别，如外形、颜色等不一样，我们应将其编为不同的编码。

    在明细项中，尽可能将名称相同的放在一起，如明细类为电子元器件，电阻编号为001-099，电容为101-199。如果电阻、电容种类很多，当然可以增设类电阻类和电容类。在电阻和电容编码中，尽可能按规格型号排序。

    在物料分类中，有一种情况要划分清楚。如：我们有四种物料：电脑、电脑主板、绘图仪、绘图仪主板。在这四种物料中，我们是将电脑主板放在与电脑一起编号还是与其他主板一起编号，要有一致性。再如电源，我们是将所有含电源两字的放在一起，还是将特殊电源与其主件放在一起（声光电源）。