一、 事先准备：
1、熟悉委托企业的情况：所从事的行业、现行和将来的组织结构图、委托企业所提供的各部门职能说明等其他材料。
2、根据企业所提供的各部门职能说明书，结合新的组织机构图，按公司规定的部门职能说明书的格式进行整理。
3、对尚未设立的职能部门，应向总经理或其主管上级询问增设该部门的目的，以及该部门的职能定位情况，据此形成相应的初稿。
4、根据部门职能说明书编写过程中发现的问题，制订部门职能调查提纲，明确对委托企业所要进一步调查的内容、调查对象及提问方法。
5、与委托企业所确定的联系人联系确定拜访时间和调查要求。若有可能，将要询问的主要问题传真给对方，以便对方准备。
二、 拜访调查
1、根据与对方事先确定的时间按时到委托企业。
2、问候调查对象后，请对方安排一个会议室或洽谈室，以便对方比较方便地畅谈自己的观点。
3、入座后，向调查对象说明本次访谈的目的和主要内容：明确部门职能、了解部门与部门之间存在的问题，以便正确界定部门职能。
4、根据事先撰写的调查提纲与部门经理、其直接上司、相关部门经理交谈。
5、在访谈过程中，要准确地进行记录，若有不清楚，及时地加以询问。注意不要偏离主题，过多询问与该次调查无关的问题，以免引起对方反感。
6、每一位访谈结束后，都要向对方表示感谢，并向对方说明若有什么遗漏，请及时告知，以及在后续工作中我们还将进一步征求对方的意见，请对方到时候能予以配合。
7、对于访谈过程中出现的各方说法不一的问题，要进一步加以确认，直至明确。对于我们认为需要增加或改变的部门职能，与各方磋商，征求他们的意见。
三、 整理修改
1、根据访谈结果，进一步修改职能说明书中的各项内容。
2、对于其中发现的尚需要进一步了解的问题，重复一至三步。
3、将整理好的部门职能说明书提交小组讨论，并根据讨论意见进行相应修改。同时，将访谈过程中了解到的部门合作方面存在的间题整理成文，以备后用。
4、将修改后的初稿交项目负责人审稿，并由项目负责人统一打印后交委托企业联系人。
四、 讨论确定
1、将初稿交委托企业联系人时，要求对方将初稿发给各部门经理以及公司领导审读，并确定集体讨论时间，特别要关照对方：若总经理对部门职能说明书的某些内容有重大异议，请事先告知，以便双方事先讨论明确。
2、在确定的集体讨论时间，由项目组中参加编写的成员一起参与对方企业的部门职能讨论会，听取各部门和各位领导的修改意见。
3、根据讨论确定的修改意见由各位撰写人进行修改，汇总后形成部门职能说明书正式稿。
附录：
1、与部门经理的访谈要点
2、与其直接上级的访谈要点
3、与相关部门经理的访谈要点
4、部门职能说明书讨论会作业流程
5、部门职能说明书撰写格式
与部门经理的访谈要点
根据已有资料与各部门经理进行访谈，相关问题如下：
1) 在上述职能中，XX具体而言是指什么？（对对方职能初稿中不清楚地方的提问）
2) 除已具备的以上职能，该部门还具有哪些职能？（看是否有遗漏）
3) 是否应该增加一些新职能，比如。。。（看是否有一些调整或补充的必要）
4) 完成这些职能的过程中遇到了哪些主要问题？（部门之间的协作是否存在问题，以便在这次职能描述中加以明确解决）
5) 履行这些职能必须具备哪些主要权力？（对上下左右的要求和关系）
6) 您认为履行这些职能需要哪些工作条件？（主要指设备、资料、人员等）
7) 做好以上工作需要多少人？设置多少岗位？各岗位的职责应怎样划分？
8) 您认为应该怎样对您们部门的工作进行考核才能做到全面公正合理？（针对部门职能的主要的考核指标和考核方法）
9) 您对公司这次的调整有些什么建议？（其对变革的态度、应注意的问题）
与其直接上级访谈要点
1) 除已具备的以上职能，该部门还具有哪些职能？或者不提供上述调查结果，直接问其所管理的部门应具备哪些职能？( 对照部门经理提供的资料，比较得出异同点，并做记录，便于对部门职能进行归纳。)
2) 在该部门的工作中存在哪些问题？原因是什么？
3) 该部门提出的这些工作条件是否必要？能否得到满足？
4) 该部门的岗位设置是否合理？
5) 该部门提出的主要权力是否必要？能否授予？
6) 您认为应该如何对该部门的工作进行考核才能做到全面公正合理？
7) 您对公司这次的调整有什么看法？您认为可能出现什么问题？
与相关部门经理的访谈要点
1) 贵部门与该部门之间主要有什么联系？（部门间的关系）
2) 您们在与该部门的交往过程中，存在着什么问题？（职能缺陷）
3) 您认为该部门还应该做好什么工作？（解决方法）
4) 您认为该部门怎样才算对你们配合比较好？（考核指标）
部门职能讨论会流程
前提：部门职能说明书已交由各部门负责人审阅。
一、 准备工作
1. 与委托企业联系人确定部门职能研讨时间，并向其说明研讨会的要求：要求公司涉及到的部门负责人到时务必准时参加会议、要求各部门针对提交的职能书草稿准备好相关意见、建议（包括对本部门职能修改意见和对其他部门职能修改意见）；
2. 通知本公司部门职能撰写人做好与会准备工作（主要是准备好职能说明书草稿、准时参加会议并做好记录和必要的说明）。
二、会议主持
1. 公司会议主持人宣布会议开始，并介绍部门职能审看大致情况和本次会议的目的。
2. 项目负责人补充介绍要求：
要重点突出会议的目的主要是为了明确各部门的职能和相互之间的关系，以消除部门间矛盾，有利于今后工作的开展；
要求部门负责人在会议中主要讨论以下内容：
a) 职责：草稿中有哪些遗漏的；哪些是错误的；哪些是需要修改细化的；哪些是有待与其他部门商讨的。
b) 权力：要尽可能找出平时工作中与其他部门之间的矛盾所在，并在此基础上探讨解决这些矛盾所需的条件，提出相应的权力要求。
c) 岗位设置：要对岗不对人，并考虑到今后的发展。
3. 由一部门提出本部门修改意见
项目参加人在此过程中要注意以下几项：
l 以听为主
l 相关解释：针对部门的疑惑，诸如部门名称等作适当解释
l 控制节奏：控制进程，避免偏题或陷入细节的讨论
l 适当提醒：特别是在权力方面，由于部门一般对权力要求提的相对较少，可对其作一定提醒。
4. 其他部门针对该部门进行讨论
l 该部门人员回避，这一步是否有必要要视企业文化、氛围而定。
l 其他部门人员对该部门职能发表意见。参与人注意事项同前第4步，但由于讨论中会更多的涉及到细枝末节，因此更需加强对节奏的控制。
5. 对该部门的职能说明书进行总结确定
回避部门重新参加会议，由项目负责人将各部门的修改意见汇总后加以总结，众人讨论确定最后修改意见，其中难以确定的问题留待经理会议确定。
6. 循环进行第4-7步，直到全部讨论完毕
三、整理修改
1. 在散会前将各部门的书面修改意见收集起来，也可由对方公司在会后收集各部门书面意见后交项目组。
2. 由原各部门职能撰写人根据部门职能会议讨论情况和各部门书面修改意见进行部门职能整理修改。
3. 在整理修改过程中，对于各部门之间意见不一致的职能要根据合理化原则拿出我们自己的建议。
4. 将修改后的部门职能说明书交委托企业相关部门负责人确认，对于其中双方有异议（我们认为应该有而对方部门负责人认为不应该有的内容）的部分按对方要求修改，但在最后交对方单位验收时附上我们的意见。
5. 将审定后的部门职能说明书交委托企业验收
中财网