赵一曼的英雄故事50字:Evernote and GTD - Abel的日志 - 网易博客

Evernote and GTD
GTD2010-10-11 21:06:12阅读2008评论0  字号：大中小
EverNote v.s. 我的GTD工作流程

之前Mulberry曾经在好几篇文章里头提过，我目前常用的三大GTD工具－Remember The Milk、GoogleCalendar、EverNote，其中RTM是用来组织各种下一步行动成为当日清单以及不同的场合清单，GCal是用在行事历以及行程安排，而EverNote则被我用作任务的规划与追踪，另外我也在EverNote里放置了各种参考数据。这一篇文章将简介目前我怎么把EverNote应用在我的GTD工作流程里。
· EverNote：http://www.evernote.com/
· 参考数据：
·活用 Evernote (1) ---- 是工作簿, 是日记, 也是 GTD 工具（Eucaly61's DIY World）
·活用 Evernote (2) ---- GTD 概念篇（Eucaly61's DIY World）
基本架构

基本上我是以不同的笔记本（Notebook）来区别不同性质的GTD概念工具如下：
· @@Inbox：收件匣，主要是作为网摘、文文件、和任务等各式数据的初步收集中心
· @Project Plans：任务的计划，其中包括了针对各个单一任务的计划以及相关的心智图档案
· @Someday：将来／也许清单，其中列出了目前暂时无法采取行动、但是也不愿直接删除的各种事项
· 一般参考数据区：放置了阅读过想要保留的各种数据
· @InAction：执行中或即将执行的任务的参考数据，会从一般参考数据区被移置到这边
@@INBOX：收件匣
我会想要存放到EverNote的数据大致有三种：
1. 网摘：部落格、网络新闻、以及朋友转寄的文章…
2. 文檔：text文件、PDF文件、实体文件的扫描文件…
3. 任务：针对比较需要多个下一步行动才能完成的任务，与其相关的构想以及心智图
所有上述数据一开始会被我收集到@@Inbox，等到仔细阅读和思考之后再一一归类到其它的笔记本。
因为EverNote提供了多种数据导入的功能，包括：
·Web Clipper bookmarklet：只要有EverNote的网络账号，就可以用这个方便的在线数据剪辑工具把各种网摘收集到EverNote，而且在IE、Firefox、和Chrome等常用的浏览器都可以使用
· Clipper Panel：这个由EverNote软件端所提供的撷取平台，可以把各种软件里的图文数据收集到EverNote（撷取选取的资料或是直接撷取幕画面），还可以设定快捷键，让数据撷取更加快速
· File Import：可以一次导入多个文档到EverNote，支持的档案类型包括text文件、PDF文件、图片文件、音乐文件…
· Email：EverNote提供了个人专属的Email地址，可以随时随地把心里的想法以及接收到的文档寄送到EverNote
有了方便的数据收集功能，我就可以更快速而确实地把各种资料与构想传送到EverNote，之后再找时间好好处理这些数据。
@PROJECT PLANS：任务的计划
@SOMEDAY：将来／也许清单

原则上我都是用Remember The Milk来管理我的各种下一步行动，可惜的是，RTM不太适合用在单一复杂任务的规划，所以这个部分，我改用EverNote来处理。
（见上图）举例来说，我想要用AZ数据夹整理法来归档我的计算机档案，这当然不是简单几个下一步行动就可以完成的任务，所以我在@ProjectPlans里设置了一个名为「用AZ数据夹整理法整理计算机档案」的笔记，在上头列举所有执行该任务所需要的次任务（如整理图片档案）、行动（如建立A-Z数据夹、每天花固定时间归档等）、以及相关原则，并且规划各个步骤的执行时间，最后再把下一步行动的部分安排到Remember TheMilk里头。平常我在规划各个任务的时候，会用心智图来辅助思考，而这些心智图的档案也可以透过档案连结（Hyperlink，连结语法是file:///档案的绝对位置）的方式嵌置在笔记里面，需要时就可以快速打开档案检视当初的想法。
@Project Palns这个笔记本里头，放置了我所有正在进行或想要进行的任务的相关计划。每周检视的时候，只要看过各个笔记就可以快速了解各个任务的执行进度，从而调整接下来的行程安排。
至于@Someday这个笔记本，则是用来放置目前暂时无法采取行动、但是也不愿直接删除的各种事项，当作日后的参考。
一般参考数据区
@INACTION：执行中或即将执行的任务的参考数据
任务计划以外的数据，基本上读过以后，会被我归类到一般参考资料区，并根据参考资料的性质，进一步分类到Applications、Blog、Creatures、Literature、Medicine、Productivity等不同的笔记本里头。

每周检视的时候，或是执行各个任务与其行动的时候，如果发现有需要用到或即将用到的参考数据，我会把这些资料调放到@InAction，并根据任务性质，另外区分出Personal、Blog、Work三个部分，以便快速查阅。举例来说，因为这一周我打算写EverNote相关的部落格文章，所以我把几篇之前收集的相关文章（如上图）移动到@InAction_Blog，这样写作的时候想要参考这些数据就很方便。

此外，EverNote的搜寻条件保存功能，也相当地实用。举例来说，我利用了这个功能规划出我的Forgetful-system列表（见上图），其中包含了最近三个月内被我放到生产力（Productivity）笔记本的数据（搜寻条件：notebook:"Productivity" created:day-90），我可以透过每周检视这些数据，来更深入思考这些信息对我的意义，以及可能的运用方式。所谓的Forgetful-system，是透过下列四个流程，让我们的大脑更有效地吸收各种信息：
1. 有效阅读：评估数据对自己的意义
2. 收集：过滤出对自己有价值的讯息，并加以收集
3. 定期回顾：透过反复检视让重要讯息深植心中，并激发出新想法，而非囫囵吞枣，死记数据
4. 定期清理：清理掉不必要的旧数据，让大脑有空间容纳新东西
详情请另行参考GTD Life的这篇文章「什么是浅阅读者的记忆系统：forgetful-system?」。
结语
以上简单介绍EverNote在我的GTD工作流程里的运作方式。各位读者之中，有没有人是利用EverNote来进行GTD的呢？如果有的话，欢迎留言一起讨论相关的心得哦。
活用 Evernote (1) ---- 是工作簿, 是日记, 也是 GTD 工具
以 Evernote 当关键词, 却无意间在manage-this.com 看到Outlook + Taglocity ...。于是, Outlook GTD 和 Evernote GTD 都成形, 也在 Evernote 接续了中断的日记。
接着Outlook GTD 平台 (1) /(2) 之后, 再来要介绍我现在怎么使用 Evernote 啰~~
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Evernote GTD 架构
Evernote 的介绍:
·Evernote轻量级入门心得 (kokafan13, 2008-10-15)
·将EverNote 2.2 数据库无痛转移到EverNote 3 的方法 (计算机玩物, 2008-06-27)
·EverNote 3 试用心得：一切关乎网络，但还不够快 (计算机玩物, 2008-03-20)
·Evernote：好用的个人数据库 (Innovation Ventures, 2008-03-11)
GTD 的介绍:
·搞定! GTD (ihower, 2007-03-15)
个人行动管理流程 ... 1.搜集 2.处理 3.组织 4.检讨 5.行动，
·什么是 GTD ? 如何用 Gmail 做 GTD - GTD inbox (Browny Walking, 2008-03-21)
· 维基百科,http://zh.wikipedia.org/wiki/GTD
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从『搜集』... 到『行动』, 对照于 Outlook GTD 就是 : @In, @Que, @Now, @Act, @done ... 等, 而在 Evernote 因为没有自动化的 TagActions, 所以在网络上找到线索(1)(2), 改成用「笔记本」（Notebook）的「大分类」来存放这些任务列表。
将 @In 设为预设笔记本, 之后只要没有另外指定, 新增的项目都会放在 @In 底下, 稍后再分类到 @Que 或 @Now。或者再细分成工作相关的 @Now/@Que 以及生活相关的 @Now2/@Que2, 网志的草稿 @draft ... 等,  各种环境下的任务列表。完成的项目则归档到 my, work, 日记, 网摘 ... 等, 同时也可以选定哪些笔记本需要与网络端同步。
重点在于，怎么样的分类方式最适合你, 能让你找到配合各种情境的任务列表。
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Evernote 便捷的搜集工具
Evernote 提供便捷方式, 可以从 Outlook 工具列, IE, Firefox 右键选单, 或快速键 Win+A 搜集数据, 而不需要离开正在使用的程序。
如果希望将脑海里的『念头』随时记录到Evernote, 还可以安装 managethis.com 的DROE。
DROE 是由 AutoHotKey 写的执行档, 可以设定存放到 OneNote, 纯文字文件, 或 Evernote。下载 解压缩到任意目录之后执行 DROE.EXE, 会有快捷键可以使用, 列举常用的如下, 完整的说明请见DROE 的原始文件 :
[WIN]+[n]
新的DROE项目, 置顶 (always on top) 一直到按下[CTRL]+[Enter]储存
[WIN]+[左方向键]
设定 DROE
[WIN]+[右方向键]
插入时间日期
[CTRL]+[Shift]+[k]
新增 Outlook 工作
[CTRL]+[Shift]+[m]
新增 Outlook 邮件
[WIN]+[v]
将剪贴簿内容贴到 DROE
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在 DROE 能成功与 Evernote 合作之前, 至少要改下面的设定
DROE_Tool.ini
DROE_Enable = 3
3 表示 Evernote
Stamp_Format = yy-MM-dd hh:mm:ss -------------------------------------
时间日期的格式, 原本的设定会有中文乱码, 也可以改成其它的格式
EN_Path = E:\0Ubin\DROE_Tool\EverNote\
DROE 和 Evernote 沟通的数据夹, 记得最后要以 \ 结尾
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Evernote 的 Tool => Account Properties => File Import, 加上 EN_Path 所设定的数据夹

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Evernote 的进阶搜寻
在 Evernote 左侧边栏底下有一个 Saved Searches, 按右键选 Create Saved Search, 再右键选 Properties 修改搜寻条件, 例如:
· intitle: 搜寻标题
· tag: 搜寻标签
· -tag:* 搜寻没有卷标的项目
更完整的搜寻语法, 可以在http://evernote.com/about/developer/api/evernote-api.htm的章节 C. Evernote Search Grammar 找到

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Evernote 的其它小技巧
快速汇出笔记项目
从 Evernote 项目列表, 把几数个笔记项目拖放 (drag-drop) 到桌面或是档案总管, 就会自动汇出成 *.enex
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复制笔记项目
Evernote 3.0 少了几个原先 2.2 有的功能, 其中一项就是 3.0 无法『复制笔记项目』。替代的办法是 :
· 『先汇出再汇入』---- 先把笔记项目拖放 (drag-drop) 到桌面或是档案总管, 再拖放回 Evernote 的项目列表。
· 『汇出到自动汇入的数据夹』 ---- 把笔记项目拖放 (drag-drop) 到 Tool => Account Properties => File Import 所设定的数据夹。
上面两种作法所产生的复本会自动变更为目前的目期时间, 而如果想要让复制的笔记项目维持与原项目一样的日期, 则可以使用下面的方法 :
· 汇出之后, 改从 File =>Import => Evernote Export Files 汇入, 会产一个 Imported Notes 笔记本, 里面的项目会和原本的项目有一样的日期
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汇入自订的笔记项目
从汇出的项目可以观察到 之间不能有换行字符 char(10), char(13)
· 要从 File =>Import => Evernote Export Files 汇入, 才能成功汇入 , 所定义的时间,
活用 Evernote (2) ---- GTD 概念篇
延续上一篇讨论『使用技巧』的活用 Evernote (1) ---- 是工作簿, 是日记, 也是 GTD 工具之后, 接下来整理一些让我使用 Evernote 更得心应手的 GTD 概念。或者你可也以检视一下, 除了 Evernote,Outlook+Taglocity, Remember The Milk, Gmail ... 是否还有更适合你的 GTD 工具。
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Outlook GTD 还需要补强的环节 ----『组织』
GTD 的要义
GTD (维基百科,http://zh.wikipedia.org/wiki/GTD)
... 头脑可以不用塞满各种需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情.
... 各种环境下的任务列表, ... 使你需要完成的事情相关的信息易于保存，跟踪和获取
什么是 GTD ? 如何用 Gmail 做 GTD - GTD inbox (Browny Walking, 2008-03-21)
GTD 的哲学就是 将你所要处理的所有事情 变的容易 纪录、追踪、和取得其所有相关的信息
搞定! GTD (ihower, 2007-03-15)
个人行动管理流程 ... 1.搜集 2.处理 3.组织 4.检讨 5.行动，核心观念是将所有杂事组织在手边，而不是脑海里
· 非正式构思更具生产力，最少的时间跟精力，创造最大绩效。
· 身边永远要有预备书写工具
· 用心想事情，而非记事情。养成 ... 下载到收件夹的习惯。
· 只要把『下一步是什么』作为最基本的坚持，工作能量及生产力都会有显著提升
对照Outlook GTD 平台 (1)
· 1.搜集 = @In
· 2.处理 = 分类到各个任务列表
· 4.检讨 = 从 @Que 将马上要做的移到 @Now, 将不再需要追踪的移到 @done
· 5.行动 = @Act, @Now
这当中还缺少了 3.组织,于是在实际执行 Outlook GTD 的时候, 我发现了一种情境 ---- 有些邮件包含了日后要参考的信息, 虽然不需要马上行动,但是如果继续堆在 @Now 或 @Que, 常常会淹没了真正该处理的事情。然而, 如果加个标签, 将它们归档, 到需要时虽然可以由标签找到,但却不见得是最有效率的方式 ----尤其是常常需要参考的数据, 总不能每次都扫过整封邮件, 才再找到最重要的那几句话吧。
所以, 需要有个『消化』的过程, 把重要的信息筛选出来, 依照脉络集中记录成『精华笔记』, 再来就可以很有效率的参考『精华笔记』, 真正有需要时再回头查看原始邮件。而这个『精华笔记』的角色, 让我又想起 Evernote ...
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永远要有方便的书写工具
GTD 还有一个要点是『永远要有方便的书写工具』把脑海里的『念头』记录下来, 尤其是那些不是从邮件发起的『念头』包括 : 待办事项, 该准备的东西, 执行的步骤与细节, 或是尚未成型的片断概念 ...。 同样也需要『搜集 ... 组织, 检讨, ...』。
这又是 Evernote 可以发挥的地方了, 因为 Evernote 自由笔记的型式, 连存盘的动作都省了, 随时想到什么就先输入, 或是在看网页、看邮件、pdf、word 时, 随时选取重要的片段记录到 Evernote ...。轻轻松松的搜集信息与创意
下面引证其它网友的心得 :
Evernote轻量级入门心得 (kokafan13, 2008-10-15)
用了这个软件的第一个念头，不管我是要写文章，还是要写论文， ... 管理我的信息很方便。
3.0版是用标签(Tag)来做分类，... 标签之间可以用拖曳的方式变成从属关系。
Evernote：好用的个人数据库 (Innovation Ventures, 2008-03-11)
搜寻听起来不稀奇，但当Evernote可搜到图片中的文字时，已令我十分惊讶，更厉害的是，它可以搜寻到图片中的「手写文字」。
他们希望未来所有人都能习惯将信息以拍照方式上传到Evernote，所有在线信息也是以web clip方式撷取下来存放，之后，运用Evernote的搜寻，可省去不少寻找数据的时间与麻烦。
将EverNote 2.2 数据库无痛转移到EverNote 3 的方法 (计算机玩物, 2008-06-27)
EverNote确实改善了我的信息管理习惯，它拥有非常方便的图文剪辑工具，对于撷取的数据提供了多样化且层次分明的归类与连结，它并且还拥有强大的搜寻检索能力，以及时间轴的浏览方式。
EverNote 3 试用心得：一切关乎网络，但还不够快 (计算机玩物, 2008-03-20)
在EverNote 3.0 ... 中新增「笔记本」（Notebook），... 不同主题笔记的「大分类」，而每一则个别的剪辑则可以设定多个「Tag」（卷标），卷标有点像是小分类；不同大分类笔记本下面的小项目，可以透过相同的小分类Tag连系在一起。
... 不需要被一个既有的架构分类局限，你的数据可以很自由的彼此关联
... 重点就在于，什么数据适用于什么管理方法，或者你觉得哪种方法适合你。
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至于计算机没有开机的时候, 当然还是『纸 和 笔』最管用, 而且我还有秘密武器 ----『无线记忆手写笔』可以减少事后重复输入到计算机的动作。这部份下一篇会再提到。

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由简驭繁 ---- 待办事项, 网页剪贴, 稍后阅读 ---- Evernote 多任务合一
回顾一下之前选择Remember the Milk 的理由 (2008-12-26), 就只有『周期性的工作项目』和『提醒』无法在 Evernote 实现, 所以还是决定用 Evernote 来管理待办事项。
小项目用 checkbox (ctrl-shift-C) 分别列在几个笔记 (例如: 工作上的各项目, 平日的待办事项, 周末的待办事项), 大项目则独立成各自的笔记, 都放在 @Now 或 @Now2
Remember The Milk 的优点
Remember The Milk 的缺点
· 比 Gmail 工作表 细致的功能
o 类别 (清单) 的管理
o 已完成工作的管理
o 一个工作能有多个笔记
· 可以建立周期性的工作项目
· 有搜寻及筛选功能
· 有 iGoogle 小工具, 也可以整合在 Gmail 的侧边栏
· 无法任意调动工作项目的顺序
· 没有阶层式的树状工作列表
· 可以整合在 Gmail 里使用, 但毕竟不是 Gmail 的原生功能 (例如: 没有与电子邮件整合应用)
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至于网页剪贴, 我会把需要参考的网络信息先存到 Evernote 的 @In 或 @Que2, 到了写网志的时候就可以连同累积在 Evernote 里的片断草稿, 一起用卷标或关键词列出来, 而不需要在浏览器的页签和其它写草稿的软件之间反复切换。
而 Read It Later 稍后阅读 虽然『打个勾』很快, 但我就是没习惯回头去看, 就这么累积大半年, 终于在最近才来个大清仓, 之后就改用 Evernote 来存放。
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现在, Evernote 取代了 Remember the Milk、NetSnippets 和 Read It Later的角色。虽然一对一比起来, Evernote 其实无法完全取代这些软件的功能, 但是在集中管理之后,事情就放在每天看得到的地方才不会累积到不可收拾。
而不再需要进入个别软件的画面去处理工作之后, 最大的好处就是由简驭繁而增进效率。
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活用 Evernote (3) ---- 心路历程篇
继活用 Evernote (1) ---- 是工作簿, 是日记, 也是 GTD 工具 和活用 Evernote (2) ---- GTD 概念篇 之后, 这一篇『心路历程』算是『碎碎念』的补遗吧 ~~
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与 Evernote 久别重逢
回顾一下使用 Evernote 的历史
免费软件 - 记事管理 - EverNote2 (2007-10-02)
它是以下这些软件的梦幻组合
日记/记事管理 ---- Advanced Diary 或 iDailyDiary
网页剪贴管理 ---- Net Snippets
屏幕剪贴 ---- Screen Capture
* 而且它有非常优秀的分类功能和搜索系统,
... 类似部落格的张贴和浏览方式, 但是数据是存在本地的硬盘
可以做日记, 笔记, 或是部落格的资料准备或备份
2007-10-11 中断了 Evernote 日记。2008-01-31 之后, 连 Evernote 的数据库都没再更新, ... 现在回想起来, 也说不清其中的原由。
后来, 虽然改成了Excel 日记, 但从 2008-05-24 到 2008-12-30 又中断了。
而网页笔记的部份, 则维持以NetSnippets 为主, 还小小试用了一下 Google Notebook。
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0214 那个周末, 原先想找『比 Evernote 更好的笔记软件』, 主要是希望可以贴上 OLE 对象 (尤其是 WMF 或 EMF), 这一点是 Evernote 3.0 所不行的。
除了付费的 OneNote 之外, 另一个选择BasKet Note Pads 暂时只支持 Linux, 计划中的 BasKet 2.0Windows 版本 又还没推出, 让我差点想把andLinux 或coLinux 架起来 ... 。无意间在manage-this.com 看到Outlook + Taglocity, 于是那个周末都在试 Outlook 的 GTD 平台。
一个星期之内, Outlook GTD 和 Evernote GTD 都成形, 也在 Evernote 接续了中断的日记。
就这样, 相隔满一年之后, 我与 Evernote 久别重逢。---- 而且, 这次的关系更紧密。
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GTD 行动的源头
认真推敲下来, 在时间顺序上『无线记忆手写笔』才是这一连串 GTD 行动的源头
· 0212 Thu, 拿到『无线记忆手写笔』开始使用
· 0214 Sat, 想找可以贴上 OLE 对象 (尤其是 WMF 或 EMF) 的笔记软件, 这一点是 Evernote 3.0 所不行的。而这边的 WMF 或 EMF 其实就是『无线记忆手写笔』贴到剪贴簿的向量笔记
· 0215 Sun, 以 Evernote 当关键词, 却无意间在manage-this.com 看到Outbok + Taglocity ...
· 0216 Mon, 开始试着在车上用无线记忆手写笔(加板夹)写字
· 0217 Tue, Outlook GTD 认真使用了两天, 确定成型
· 0217 Tue, 找到 Evernote GTD 的线索(1)(2)
· 0218 Wed, 开始 Evernote 日记, Evernote GTD 也成型,
· 0128 Wed, 将七个月的 Excel 日记 (080524-081230) 成功汇入到 Evernote
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这个『无线记忆手写笔』, 可以在『一般纸张』上『离线记忆手写或绘图』(不开计算机) , 之后再上传到计算机 ...., 不确定会不会补写开箱文, 有兴趣知道的人可以看看 :
· 我在阿德的3C败家梦 的留言
·随手写、随手记(GPEN200C) (Mobile01, 开箱文)
· Google Search :Mobile Digital Scribe
下面是手写的示意成果 :


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张贴者： 水瓶尤加利 / Eucaly61 于下午9:20
我的GTD流程与工具（2009-05）

Mulberry前一阵子在试用XMind这套心智图软件，也趁机重新审视一下自己目前的GTD流程与相关工具，并绘制出新的心智图（如上图）。
· Mulberry的GTD流程（XMind在线版）：http://share.xmind.net/mulberry/my-gtd-1/
6个GTD流程
参考David Allen的新GTD系统以及网络上许多GTD同好的文章，我目前的GTD有六个重要的流程，分别叙述如下：
1. 收集（Collecting）→清理杂事（Cleaning）：
o 把随时随地出现在生活里的各种杂事，就是所谓的「收集」，收集的目的是要把这些杂事清理出我们的脑袋，让我们可以更专注于重要的事情；为了达到这个目的，我们需要一个方便携带、方便记录种种杂事的容器，这就是就是所谓的「收件匣」。
o 我有两个收件匣：其中一个是一本小手帐，外出时我都会把它放到皮夹随身携带，以便随时写下杂事；而当我身处在计算机前，我则会使用Launchy快速把杂事记录到Remember The Milk的收件匣。
2. 加工（Processing）→阐明杂事的性质（Clarifying）：
o 对于收集回来的杂事，我们需要进一步「加工」，也就是弄清楚杂事的性质，包括其结果图像与下一步行动。
§ 如果是可以行动的事项，两分钟内可被完成的事项就直接去做，超过两分钟才能完成的事项要被归类到「下一步行动清单」和「行事历」，授权给他人的事项要被归类到「待追踪清单」，而需要多个下一步行动才能完成的事情则应该被归类到「任务清单」，并且把针对该「任务的计划」记录下来。
§ 如果是暂时无法采取行动的事项，可以归类到「将来／也许清单」或是删除到「垃圾桶」。而其余无法采取行动的重要数据，则可被归类到「参考数据」。
o 在弄清楚杂事的性质时，我习惯使用九宫格思考图或是心智图来帮忙厘清思绪，尤其是后者，藉由FreeMind和XMind这类容易操作的心智图软件，不但可以澄清自己的想法，也可以把思考的结果存成档案，以便事后检讨。
3. 组织（Organizing）：
o 把杂事加工以后，会出现多个行动与任务，我们需要把这种种行动与任务有系统地「组织」起来。在这个步骤中，有几个重要的清单：
§ 下一步行动清单：有了完整的下一步行动清单，才能把这些行动依照「场合」分类，再进行批处理。
§ 行事历：行事历里所放置的是有明确的执行时间点的行动，基本上这一类的行动也是必须被执行的事项。
§ 任务清单：任务是由两个以上的下一步行动组成，有了任务清单才能控管各个任务的进度，不至于迷失在众多下一步行动之中。除了近期的任务之外，我的任务清单里也放置了我的生命角色、年度计划、五年计划、与人生目标。
§ 任务的计划：针对单一任务的种种计划，包括需要的下一步行动与相关数据，也要有专门收纳的工具，方便日后的排程与检视。
§ 待追踪清单：授权给他人的事项，也需要追踪，列出需要追踪的事项清单会比较方便。
o 我使用三种工具来做好组织这个流程：Remember The Milk里头放着我的下一步行动清单、各种场合清单、待追踪清单、与任务清单；Google Calendar是行事历；而比较复杂的任务的计划，连同规划任务时的心智图，则一起被放到EverNote。
4. 排程：
o 每日排程：参考下一步行动清单与行事历，把当天需要完成的或想要完成的下一步行动规划到当日行程里。
o 每周排程：参考任务清单与下一步行动清单，列出当周需要完成的或想要完成的任务进度以及其下一步行动，再把这些下一步行动规划到当周行程里。
o 我习惯使用Google Calendar作为排程工具，除了行事历的事项之外，也会放置当天与当周最重要的事项（most important tasks, MITs）。
o 排程之后，我会使用Rainlendar在计算机桌面显示当天应该执行的下一步行动清单与行事历事项，时时提醒自己尽快完成该做的事情（做法可参考「Rainlendar：在计算机桌面显示Google Calendar与Remember The Milk」）。
5. 行动（Doing）→行动（Engaging）：
o 行动不只是照表操课而已，要考虑场合、时间、精力、轻重缓急等因素，要兼顾长期与短期的想法，使得我们的行动能够有最好的效果。
o 在行动这个步骤，我会使用Timer作为闹铃来提醒自己各个行动的时限。此外，我也会使用时区清单来辅助MITs的执行。
6. 检视（Reviewing）→反馈（Reflecting）：
o 「检视」是指回顾之前各个行动与任务的执行结果，以此为基础，思考接下来要做的事情；回顾之前的所作所为而得到的讯息，成为了规划未来的重要数据，所以新的GTD理论把这个步骤称之为「反馈」。
o 写晨间日记的时候，我会针对过去一天做过的事情加以检讨，并写下接下来一天想完成的事情；这就是我的「每日检视」。
o 进行「每周检视」时，我会先阅读过去一周的晨间日记，看看自己做了哪些事情，然后在检讨放在Remember The Milk和EverNote里的下一步行动与任务，决定接下来一周要做的事情，再安排到Google Calendar里头。
9个GTD概念工具
在GTD流程里，有9个很重要的GTD概念工具–「收件匣」、「下一步行动清单」、「行事历」、「待追踪清单」、「任务清单」、「任务的计划」、「将来／也许清单」、「参考数据」、「垃圾桶」。每个人都可以有自己惯用的GTD工具，但是它们的功能都离不开这几个概念工具的范畴。

至于我目前使用的GTD工具，我在之前翻译的GTD桌布上放置了我目前的GTD工具图示（如上图），让其中的脉络更为清楚：
· 收件匣：我目前有两个用来记录杂事的收件匣，分别是外出用的纸笔与计算机前使用的Remember The Milk的收件匣清单。
· 下一步行动清单：我所有的下一步行动都放在Remember The Milk，还依据不同的场合设置了不同的场合清单。
· 行事历：有明确时限的事项则是放在Google Calendar；此外，每天与每周的MITs也是放在Google Calendar里头。
· 待追踪清单：我也在Remember The Milk里设置了待追踪清单，其中列出授权给他人的事情。
· 任务清单：我把所有的任务列成清单放在Remember The Milk，每周检视一次有没有可以执行的部分。
· 任务的计划：针对各个任务的计划则被我放到EverNote，配合心智图，思考任务的执行进度与接下来要进行的下一步行动。
· 将来／也许清单：暂时无法采取行动、但是也不愿直接删除的事项，我把它们集中在EverNote里。
· 参考数据：我的重要档案以及网摘都放在EverNote里，配合笔记本与卷标的分类组织这些数据，让我可以很快调阅出想要的数据。
· 垃圾桶：这个部分我目前没有特别设置什么工具。
从上面的叙述可以看出来，我目前惯用的GTD工具有三个–Remember The Milk、EverNote、Google Calendar，这三个工具都拥有网络端、计算机软件端、手机端，所以我可以随时随地观看自己的GTD系统，相当方便。
我的每周检视流程

在GTD的工作流程里，「检视」（Reviewing；或者说「反馈」（Reflecting））是很重要的一环。回顾之前各个下一步行动与任务的执行状况，藉以规划之后要做的事情；立足过去，放眼未来。Mulberry除了每天趁着写晨间日记的时间进行检视之外，也另外安排了每周检视的时间。作每周检视的好处是，可以定期思考对自己而言真正重要的事物为何，把它们化为实际的行动，并安排到自己的行程里头，让自己每天都能朝重要的目标前进。话是这么说，每周检视到底该做些什么呢？因为我自己也曾经有过这样的困惑，所以用这一篇文章来和各位朋友们分享一下我自己的每周检视流程。
基本流程
每周检视的基本流程可以分成两大部分：(1) 检视上周做了什么；(2) 安排下周要做什么。根据每个人所使用的GTD工具不同，每个人的实际检视流程也会有所不同。而我目前的每周检视流程如下（请参考本文开头的图片）：
上周做了什么？ 晨间日记：检视上周完成的事情（10分钟）
Joe's Goals：检视上周的目标达成状况（10分钟）
下周要做什么？ EverNote：任务清单与计划：决定下周要执行的任务（10-15分钟）
Remember The Milk：下一步行动清单：决定下周要执行的下一步行动（10-15分钟）
Google Calendar：安排下周的重要事项（10分钟）
原则上，我会利用每个星期天比较空闲的时间，花费大约一个小时左右，来检视前一周完成的事项、以及各个任务的执行进度，然后决定下周想要执行与必须执行的任务与下一步行动，并且优先安排其中的重要事项到行事历上。
晨间日记：完成事项

我从去年11月开始写晨间日记到现在已经10个月了，每天写日记，除了可以抒发情绪之外，也可以让我客观检视过去发生的事情。每周检视的时候，我只要快速浏览前一周的晨间日记内容，尤其是「成功日记」（当天完成的五件事情）这个字段，就可以掌握到自己完成了哪些事情、有没有需要改进的地方 。
晨间日记：(1) 基本介绍
【分享】晨间日记模板（2009-04）
Joe's Goals：目标达成状况

如果说晨间日记是用文字记录发生过的事情，Joe'sGoals则可以用简单的图像记录各种目标（包括读书或工作进度、以及习惯的养成等等）的达成状况。每周检视的时候，只要联机到Joe'sGoals前一周的页面，是否每天按照进度完成长期性的计划，就可以一目了然。
Joe's Goals：完成目标，让每一天都有笑脸
EverNote：任务清单与计划
Remember The Milk：下一步行动清单

检视过上一周做了什么事情之后，再来就是要决定下一周想做的事情。我会先参考年度目标、任务清单、以及各个任务的计划（这些都被我放在EverNote的Project Plans里），决定下一周想要执行的三大重要任务；然后把这些任务进一步拆解成几个下一步行动，一一记录到Remember TheMilk，再为这些行动标上执行期限、场合（如@call、@pc、@downtown、地点…）、和next标签（这是为了把所有的下一步行动集中到__NextAction（语法tag:next）这个智能清单里）；最后，检视RTM里的下一步行动清单，决定除了重要任务以外需要与想要执行的事项。
EverNote v.s. 我的GTD工作流程
Remember The Milk v.s. 我的GTD工作流程
Google Calendar：排程

在决定了下周要执行的任务与下一步行动之后，接着就是把这些事项像堆积木般安排到行事历里，优先安置大块的、重要的下一步行动。我个人惯用的行事历是GoogleCalendar（如上图）。首先，安排已经有明确期限的事项（如会议、约会…）；接下来，把当周三大任务的下一步行动也放进GCal，如果还有其它想做的重要下一步行动也可以趁隙安排进去，但切忌把行程安排得太过紧凑。至于其它也需要执行的比较小的待办事项，可以先思考要用哪一天的哪些空档批次解决掉，但不必特别排进行事历，只要在下一步行动清单里标上执行期限，给自己一个提醒即可。
Google Calendar v.s. 我的GTD工作流程
结语
以上大致介绍我个人的每周检视流程。这样的流程我已经执行了好几个月了，刚开始虽然会不习惯，每个步骤都拖拖拉拉耗了不少时间，但是习惯以后，现在差不多一个小时就可以完成整个流程了。每周只要花一个小时的时间，就可以调整自己的方向，让自己更确实地往梦想前进，我觉得是很值得的一件事。还没开始作每周检视的朋友们，要不要考虑开始试试看呢？也欢迎已经开始每周检视的朋友，一起来分享自己的执行心得哦。
什么是浅阅读者的记忆系统：FORGETFUL-SYSTEM?
24th 七月 2007+ GTD,+ 浅阅读时代的知识管理系统4 Comments

不知道你们怎么样，反正我现在的状态是：感觉每天浏览了若干网页，收获了若干信息，被信息轰炸的体无完肤，而且在一天结束之后再去妄图寻找那些收获和记忆时，却什么都找不到，这样日复一日，现在只是养成了机械的打开网页---一目十行---浏览完毕---关闭网页。有时候甚至盯着在地址栏闪烁的光标发呆。我到底要浏览些什么？又有哪些是真正从网页上到我的脑海里成为我所掌握的东西呢？我还要继续梦游下去吗？
什么是浅阅读？
我不想费力解释什么是浅阅读，看看上面的专题应该就会有一个大概的了解。
我想要和大家分享的是浅阅读者的记忆系统：Forgetful-system。
Forgetful-system的前提：这套系统的前提是建立在有效阅读的基础上的，你在浏览网页之前需要问自己这几个问题： 我浏览这个网页（点击这个链接）是想从中得到什么？用1句话概括
文字的作者想要告诉我们什么内容？（文字的主旨）用3句话概括
这篇文字里我有哪些收获？（我感兴趣的内容是什么？）没有限制，但不要太多。
我对这篇文字和作者有什么看法？（观点不苟同？有更好的切入点？）没有限制，但不要太多
聪明的读者已经猜出来了，Forgetful-system要收集的就是这些内容，我会在这个系列后面的文章中详细介绍。
Forgetful-system的理论依据：
艾宾浩斯记忆曲线
“上帝在造人时给了人类很强的CPU，给了人类无限的HardDisk空间，但是给的RAM却不够大”（这其实是我说的。。。呵呵）
Forgetfule-system与GTD的结合：这套Forgetful-system主要是和GTD的日回顾、周回顾、月回顾结合起来的，并且把他们当作Stuff的一部分放入收集篮里，减少我们的忧虑。
Forgetful-system的流程：
收集： 每天收集有价值的信息以及与信息的互动，建议为Forgetful-system创建独立的收集器，收集完成后放入GTD系统的收集篮里，可以理解为 GTD收集篮里面的“子收集篮”，之所以这样处理是考虑到forgetful-system的信息量是比较大的，并且是不需要做处理的（process）
回顾：分为日回顾、周回顾、月回顾
整理：其实大部分的操作是归档或者删除，建议两者取其一，而不是兼而有之
这一点以后会详细介绍。
Forgetful-system的工具：
wiki类工具可以帮助你建立个人知识库
notepad类工具方便易用，但是不利保存
Evernote轻量级入门心得
分享:

电子笔计本的重要性日趋提升，早期M$Office加入Onenote，Google旗下的notebook，以及现在要介绍的Evernote。目前我才用了两天，就马上想要写心得。的确，我发现我需要用他。之前写的文章，想要引用一些看过的文章，首先一个难处是：我没及时存下来，在浏览记录找半天。真的存下来了，要不就在一堆分页切换很久。用了这个软件的第一个念头，不管我是要写文章，还是要写论文，有他我要管理我的信息很方便。
下载地址：http://www.evernote.com/about/download/ 中文化(3.0.0.625版)：http://www.box.net/shared/yu3ooajokw(出处)
先放上计算机玩物大大介绍过的文章：
1.免费的万用笔记本软件：EverNote 1.5.0.207b
第一次介绍Evernote，可惜里面有些连结已失效
2.优化工作！EverNote 数字笔记本活用技巧图文教学
完整介绍2.2版Evernote教学，可惜我在用3.0版已经很多功能经过删减，让我有点想跑去用2.2版
3.EverNote 3.0 试用心得：一切关乎网络，但还不够快
4.将EverNote 2.2 数据库无痛转移到EverNote 3 的方法
初次使用3.0版，安装完发现Printscreen键被强暴了，有时想要屏幕撷图，直觉就按下Printscreen，现在程序预设开启Evernote撷图热键，好险Application→Options可以调整，如图：

3.0版是用标签(Tag)来做分类，一开始被一堆Tag吓到，还好标签之间可以用拖曳的方式变成从属关系。

很努力的闪避计算机玩物已写过的介绍，向计算机玩物询问了一下，3.0版与2.2版差真的很多，有些功能还被删除，像是2.2版每个笔记上面的工具列，多的是网路同步的功能，只可惜就多了这么一个功能，安装文件还是很大(54.8mb)，不过人总要往前看。另一个缺点是，我们使用M$的word或是pdf或是Firefox等等的浏览器，IE除外，皆可以按住Ctrl用滚轮放大缩小字体，Evernote没办法让我蛮讶异的。
Evernote安装时要关闭浏览器，安装完我的Firefox会出现Evernote图示(Add to Evernote)，只要我用鼠标反白的部份，按下图示就会增加。最后再介绍一个Firefox应用套件Aardvark，同样已经有诸多强者介绍，就不多提了：
1.[Firefox Add-ons] Aardvark - 让非洲食蚁兽来啃食网页吧
2.Aardvark2.0网页阅读剪辑、重组打印好帮手
3.[教学] 两个小技巧让 ScrapBook 更好用A
Aardvark 的替代方案是一个可见及所得的Java语法：
javascript:document.body.contentEditable='true'; document.designMode='on';void%200
用语法搜寻可以看到一堆网页，出自哪个强者就未知了。我将这个语法弄成书签放在工具 列，要用就可以拿来用。
最后，Evernote的热键表，可自Help的Keyboard Shortcuts取得，像是F6跳至搜寻列，不过按Ctrl+F有同样的效果。花水木曾经写一篇堆积的星号标记，描述有一堆代办事项，积的越多越没动力去做，如果Evernote里满满的笔记，充斥着tag应该也蛮恐怖的，不过利用从属关系去做归类应该还好。