中财网chudaixixuegui:教务档案的属性
来源：百度文库 编辑：中财网 时间：2024/04/29 16:27:39
教务档案的属性2009-12-12 20:491．原始记录性是档案的本质属性
社会上的信息资料种类繁多，具有原始性或具有记录性的材料不少。档案兼具原始性和记录性二者于一体的特点，是它区别于其他文献资料的本质特征。
档案、图书、报刊、资料，都是知识的一种载体，记录了各种信息，也都是人们有意识地作为信息储存的手段而保留起来，以供人们研究的。在这一点上，他们有相似之处。但是，档案的形成规律和档案的性质，与图书资料又有所不同。作为档案保存起来的文件，无论常规的公文，或是内部记录、手稿、会议账簿，或技术图样、录音带等等，它们的产生并非为了形成档案而供众多的人们去阅读，最初是作为办事工具为了处理当时某种事务的需要而产生的。由于事过之后仍有用处，所以才保存起来成为档案。
从这个意义上可以说，档案是处理事务过程中遗存下来的“副产品”，它是人们进行社会活动的自然产物。在这一点上，档案与地下发掘出来的文物有相似之处。历史上遗留下来的文物，当时也并非为了日后供人们考古研究才产生的。但是，档案的形成及其性质，与历史文物又有所不同。文物被保存下来，当时一般是无意识的。而档案的最后形成，即在文件材料归档的时候，则是人们有目的地选择和保存起来以备日后查考的。从这个意义上可以说，档案又是人们在处理事务过程中有意识地形成的“副产品”，它是人们社会实践活动中自觉的产物。
了解档案的原始记录性特点，对于档案管理以及处理档案工作同外部的某些关系，都有实际的指导意义。
（1）档案是历史的真迹，必须保持它的特性，才能充分发挥它的效用后人不能按照各自的观点和某种需要去修改档案。如果自己认为档案内容有错，或因不适合自己的需要而任意涂改，必使档案失真，甚至造成不可挽回的损失。《档案法》规定：对“损毁”、“涂改、伪造档案”等行为，“根据情节轻重，给予行政处分”，直到“依法追究刑事责任”。档案工作者和一切有关人员，必须依法维护档案的历史真实面貌。
（2）档案与图书资料、文物，既有性质上的区别，也有某些联系它们之间有部分重合关系、彼此转化关系、相互补充关系等各种情况。因此，档案部门既要区别档案与资料，着力管好档案，也要收藏与档案有关的资料，辅助馆藏档案提供利用。在管理方法上，必须强调适合档案的特点，不能机械照搬图书情报的管理模式，同时应该借鉴某些可取的方法，以至根据条件实行一体化管理，以收文献资源共享之利。对于具有档案、图书、文物双重性或几重性的文献，要依据有关法律进行管理。
（3）对档案真实性的辩证理解由于档案是历史的凭证和原始的情报材料，所以人们把档案称作真实的历史记录。这是从大量的实践中得出的理性认识。同时还应该指出，对档案的真实性和可靠性，要辩证地理解，一方面，因为档案是历史上执行特有任务中作为表达工具而使用的文件转化来的，所以总的说来，它在反映历史活动的客观过程方面是真实的；在反映史实内容方面，一般说来也比其他资料较为可靠。另一方面，具体说来，就每份特定的文件或某部分案卷而言，档案所记述的内容有的是真实的，有的是不真实的或不完全真实的。但是，即使档案内容有虚假部分以至完全违背事实，它还是反映了档案形成者的认识水平、本来意图或欺骗活动。就此而言，档案仍不失其为真实的历史记录。
客观事物不断地发展，人们的认识总有一定的局限，加之社会生活的复杂性等各种原因，以致有些文件的内容所描述的某些事件和现象，不符合或不完全符合客观实际，这在社会生活和历史长河中是难以绝对避免的。这种情况在民国及其以前的档案中，时有发生。中华人民共和国建国后的档案中，也有所表现。特别是在1966 年至1976 年文革十年动乱期间，档案内容失真的情况，更非个别现象。但是这些档案还是表达了当事人的意图，留下了当事人行为的痕迹，反映了当时的历史情况。这些档案也是有用的。
人们对历史档案，总的来说需要从正反两方面去研究和利用。档案工作人员和有关人员，必须坚持辩证唯物主义和历史唯物主义观点，以批判的态度对待档案。对各种内容的档案，既不能毫无分析地一律相信，又不能因为某些档案内容有问题，就简单地视为无用和有害的材料，甚至鲁莽地把它统统付之一炬，在档案中人为地造成一段“历史空白”；也不能把错误内容的历史档案，“改造”成为反映现实观点的档案，甚至涂改得面目皆非，影响研究和使用。对内容有问题的档案，必要时应以卷内备考表或其他形式另外加以说明。总之，在日常管理中，特别是在提供利用方面必须审慎从事，采取妥善措施，予以控制，加强咨询，以便合理地发挥档案应有的作用。
综上所述，原始记录性乃是档案的主要特点和本质属性：一定的历史条件和社会实践产生相应来源、内容和形式的档案，并使档案自然地分门别类，而又构成一定档案之间固有的联系。档案工作者必须掌握档案的性质，根据档案的不同来源、内容和形式的特点，进行科学的管理。
2．知识性和信息性是档案的一般属性
（1）档案的知识性档案是人类认识和改造世界的智慧的结晶，它记载了人们社会实践活动中大量有知识价值的事实、数据、成果和理论，包含了经济、政治、科学、文化等各种知识的材料，是由个人、机关、单位以至整个国家逐步积累起来的，所以档案是储存知识的一种重要手段，成为历史和知识的宝库。在人类社会文明的历史中，如果没有档案，便失去了连续地、全面地直接记录和积累知识的原载体。
档案不仅有储存知识的功能，并且具有传播知识的功能。它的知识传播功能不仅有空间扩散性，而且有历史的延续性，它可以将人类知识世代相传，使之连绵不断。从古代史官守藏档案，他们的知识子孙相传，到打破“学在官府”制度，将档案中积累的知识在民间传播，以至在近现代文化科学技术发展中对档案文献的广泛利用，都证明档案是人们获取知识的重要途径之一。因此，档案是人类社会进行精神再产生和物质再产生的一种智力资源。
（2）档案的信息性档案不仅承载着一定的信息，而且是重要的信息资源。
档案信息作为信息家族中的一员，具有信息的一般属性，如中介性、可替代性、可传输性、可分享性等。同时档案信息又具有自身的某些特征，主要表现为原始性和回溯性。
1）档案信息的原始性按照信息的特征和机能，可以将信息分为原始信息和加工信息。原始信息是指用数字和文字对某一项活动所做的最初的记载，对原始信息进行不同的加工处理，才成为加工信息。档案是人们当时社会活动的原始记录，它与图书、资料等其他信息相比，具有显著的原始性特征。档案信息的这种原始性，使它具备了一种其他信息形式无法替代的证据作用。
2）档案信息的回溯性从文件到档案的转化是有一个过程的，因此，档案信息与其所反映的社会活动内容及该项活动的真实过程必然有一定的时间距离，正是这种时间距离，使档案信息具备了回溯性的特征。档案一旦形成，就成了过去活动的记述，即历史的记述。档案信息的存储，成了一种历史财富，成了人们了解过去、研究历史、总结经验、探求规律的根据。古人云：知古不知今，谓之陆沉；知今不知古，谓之盲瞽。档案信息的这种回溯性特征，使之成为贯通古今的信息流，不仅成了今人了解过去，后人了解今人的中介，而且又是为现实服务和预测未来的系统信息。
社会上的信息资料种类繁多，具有原始性或具有记录性的材料不少。档案兼具原始性和记录性二者于一体的特点，是它区别于其他文献资料的本质特征。
档案、图书、报刊、资料，都是知识的一种载体，记录了各种信息，也都是人们有意识地作为信息储存的手段而保留起来，以供人们研究的。在这一点上，他们有相似之处。但是，档案的形成规律和档案的性质，与图书资料又有所不同。作为档案保存起来的文件，无论常规的公文，或是内部记录、手稿、会议账簿，或技术图样、录音带等等，它们的产生并非为了形成档案而供众多的人们去阅读，最初是作为办事工具为了处理当时某种事务的需要而产生的。由于事过之后仍有用处，所以才保存起来成为档案。
从这个意义上可以说，档案是处理事务过程中遗存下来的“副产品”，它是人们进行社会活动的自然产物。在这一点上，档案与地下发掘出来的文物有相似之处。历史上遗留下来的文物，当时也并非为了日后供人们考古研究才产生的。但是，档案的形成及其性质，与历史文物又有所不同。文物被保存下来，当时一般是无意识的。而档案的最后形成，即在文件材料归档的时候，则是人们有目的地选择和保存起来以备日后查考的。从这个意义上可以说，档案又是人们在处理事务过程中有意识地形成的“副产品”，它是人们社会实践活动中自觉的产物。
了解档案的原始记录性特点，对于档案管理以及处理档案工作同外部的某些关系，都有实际的指导意义。
（1）档案是历史的真迹，必须保持它的特性，才能充分发挥它的效用后人不能按照各自的观点和某种需要去修改档案。如果自己认为档案内容有错，或因不适合自己的需要而任意涂改，必使档案失真，甚至造成不可挽回的损失。《档案法》规定：对“损毁”、“涂改、伪造档案”等行为，“根据情节轻重，给予行政处分”，直到“依法追究刑事责任”。档案工作者和一切有关人员，必须依法维护档案的历史真实面貌。
（2）档案与图书资料、文物，既有性质上的区别，也有某些联系它们之间有部分重合关系、彼此转化关系、相互补充关系等各种情况。因此，档案部门既要区别档案与资料，着力管好档案，也要收藏与档案有关的资料，辅助馆藏档案提供利用。在管理方法上，必须强调适合档案的特点，不能机械照搬图书情报的管理模式，同时应该借鉴某些可取的方法，以至根据条件实行一体化管理，以收文献资源共享之利。对于具有档案、图书、文物双重性或几重性的文献，要依据有关法律进行管理。
（3）对档案真实性的辩证理解由于档案是历史的凭证和原始的情报材料，所以人们把档案称作真实的历史记录。这是从大量的实践中得出的理性认识。同时还应该指出，对档案的真实性和可靠性，要辩证地理解，一方面，因为档案是历史上执行特有任务中作为表达工具而使用的文件转化来的，所以总的说来，它在反映历史活动的客观过程方面是真实的；在反映史实内容方面，一般说来也比其他资料较为可靠。另一方面，具体说来，就每份特定的文件或某部分案卷而言，档案所记述的内容有的是真实的，有的是不真实的或不完全真实的。但是，即使档案内容有虚假部分以至完全违背事实，它还是反映了档案形成者的认识水平、本来意图或欺骗活动。就此而言，档案仍不失其为真实的历史记录。
客观事物不断地发展，人们的认识总有一定的局限，加之社会生活的复杂性等各种原因，以致有些文件的内容所描述的某些事件和现象，不符合或不完全符合客观实际，这在社会生活和历史长河中是难以绝对避免的。这种情况在民国及其以前的档案中，时有发生。中华人民共和国建国后的档案中，也有所表现。特别是在1966 年至1976 年文革十年动乱期间，档案内容失真的情况，更非个别现象。但是这些档案还是表达了当事人的意图，留下了当事人行为的痕迹，反映了当时的历史情况。这些档案也是有用的。
人们对历史档案，总的来说需要从正反两方面去研究和利用。档案工作人员和有关人员，必须坚持辩证唯物主义和历史唯物主义观点，以批判的态度对待档案。对各种内容的档案，既不能毫无分析地一律相信，又不能因为某些档案内容有问题，就简单地视为无用和有害的材料，甚至鲁莽地把它统统付之一炬，在档案中人为地造成一段“历史空白”；也不能把错误内容的历史档案，“改造”成为反映现实观点的档案，甚至涂改得面目皆非，影响研究和使用。对内容有问题的档案，必要时应以卷内备考表或其他形式另外加以说明。总之，在日常管理中，特别是在提供利用方面必须审慎从事，采取妥善措施，予以控制，加强咨询，以便合理地发挥档案应有的作用。
综上所述，原始记录性乃是档案的主要特点和本质属性：一定的历史条件和社会实践产生相应来源、内容和形式的档案，并使档案自然地分门别类，而又构成一定档案之间固有的联系。档案工作者必须掌握档案的性质，根据档案的不同来源、内容和形式的特点，进行科学的管理。
2．知识性和信息性是档案的一般属性
（1）档案的知识性档案是人类认识和改造世界的智慧的结晶，它记载了人们社会实践活动中大量有知识价值的事实、数据、成果和理论，包含了经济、政治、科学、文化等各种知识的材料，是由个人、机关、单位以至整个国家逐步积累起来的，所以档案是储存知识的一种重要手段，成为历史和知识的宝库。在人类社会文明的历史中，如果没有档案，便失去了连续地、全面地直接记录和积累知识的原载体。
档案不仅有储存知识的功能，并且具有传播知识的功能。它的知识传播功能不仅有空间扩散性，而且有历史的延续性，它可以将人类知识世代相传，使之连绵不断。从古代史官守藏档案，他们的知识子孙相传，到打破“学在官府”制度，将档案中积累的知识在民间传播，以至在近现代文化科学技术发展中对档案文献的广泛利用，都证明档案是人们获取知识的重要途径之一。因此，档案是人类社会进行精神再产生和物质再产生的一种智力资源。
（2）档案的信息性档案不仅承载着一定的信息，而且是重要的信息资源。
档案信息作为信息家族中的一员，具有信息的一般属性，如中介性、可替代性、可传输性、可分享性等。同时档案信息又具有自身的某些特征，主要表现为原始性和回溯性。
1）档案信息的原始性按照信息的特征和机能，可以将信息分为原始信息和加工信息。原始信息是指用数字和文字对某一项活动所做的最初的记载，对原始信息进行不同的加工处理，才成为加工信息。档案是人们当时社会活动的原始记录，它与图书、资料等其他信息相比，具有显著的原始性特征。档案信息的这种原始性，使它具备了一种其他信息形式无法替代的证据作用。
2）档案信息的回溯性从文件到档案的转化是有一个过程的，因此，档案信息与其所反映的社会活动内容及该项活动的真实过程必然有一定的时间距离，正是这种时间距离，使档案信息具备了回溯性的特征。档案一旦形成，就成了过去活动的记述，即历史的记述。档案信息的存储，成了一种历史财富，成了人们了解过去、研究历史、总结经验、探求规律的根据。古人云：知古不知今，谓之陆沉；知今不知古，谓之盲瞽。档案信息的这种回溯性特征，使之成为贯通古今的信息流，不仅成了今人了解过去，后人了解今人的中介，而且又是为现实服务和预测未来的系统信息。
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