松岗茉优:第一章 秘书工作的基本概念与沿革

第一节   秘书   秘书工作

一、秘书

1．秘书的含义

（1）“秘书”在我国古代的含义

①      官禁中的藏书（或说宫廷秘书藏之书）

《汉书• 刘向传》“（刘歆）受诏与父尚领校秘书，讲六艺传记、诸子诗赋、数术方技，无所不究”。

六艺：（1）即六经：礼、乐、书、诗、易、春秋   （2）古代学校的教育内容：礼、乐、射、御（驭）、书、教。

《史记•滑稽列传》“孔子曰：‘六艺于治一也。《礼》以节人，《乐》以发和，《书》以道事，《诗》以达意、《易》以神化、《春秋》以道义。’”

②      用隐语来预决吉凶的谶纬图箓一类文图资料。段玉裁注《说文解字》：“秘书谓纬书。”

谶：chen4：迷信的人指将来要应验的预言、预兆。 纬：汉代神学迷信附会儒家经义的一类书。 图箓lu4、符箓：道士画的一种图形或线条，声称能驱鬼神，给人带来祸福。

《幼学故事琼林》：

“祥钟汉代，禁中卧柳生枝；瑞霭（笼霭）宗廷，榻下灵芝生叶”（汉昭帝时上林苑有柳树卧于地下，一日忽立起，生枝叶，叶上有文（一说有虫蛀食树叶，蛀成文字）说：“公孙病己立”（病己，汉宣帝之名）。后汉宣帝果然继位；宋仁宗母亲卧榻下生灵芝42叶，后生仁宗有天下，在位四十二年。）

“夏时大禹在位，上天雨金；春秋孝经既成，赤虹化玉”（夏朝时大禹在王位时，感动上天，天上落下黄金；孔子把《春秋》、《孝经》两书编修成功时，天上出现赤虹，很快又化成一块壁玉。）

“齐妇含冤，三年不雨，邹衍下狱，六月飞雪”（齐国有一孝妇受冤屈死，上天三年不下雨。据《汉书》载，东海有孝妇窦氏，事姑甚谨，姑曰：‘我老累汝’。乃自缢死。姑女告妇杀母，妇诬服罪，狱吏于公争之不及，郡守竟杀之。其地大干旱三年；邹衍，战国时燕国人。据《汉书》载，邹衍在燕国事奉昭王，颇被信任。后来燕惠王听信谗言，下衍于狱，冤不能白。时方六月，天忽飞霜。）

③      古代王朝里的官职，一般指掌管机密文书的官名。东汉桓帝时始设“秘书令”，“典尚书奏事”。

（2）现代（秘书在现代的含义）

秘书现在一般指社会上的一种职务或职业名称，也指从事秘书工作或具有秘书职务、职称的人员。

①我国的解释

“秘书”（1）掌管文书并协助领导机关或部门负责人处理日常工作的人员。如秘书长、部门秘书。（2）秘书职务。如‘秘书处’，‘担务秘书工作’。（《现代汉语词典》）

秘书是“协助领导人综合情况、调查研究、联系接待、办理文书和交办事项等的工作人员。” （《辞海》，1989年出版）

《秘书学概念》（诸孝正等编著，广东高等教育出版社1998年6月版）P19：“秘书是一种从事脑力劳动的职业，其职责是在居于领导地位的集团或个人决策时提供信息与意见，并为决策的贯彻执行提供必要的事务性服务。”

《现代秘书学基础》（湖北省教委组编，全国成人中专教材，高等教育出版社1995年4月出版）P22：“秘书是指在领导者身边或中枢机关工作，为领导层决策提供各种服务，并且直接辅助领导者处理日常事务，尤其是以办文、办会和承办领导者交办事项为主要任务的专门人员。

《秘书基础》（高海生主编，高等教育出版社 2000年6月第二版）：“秘书是一种职称或职务，是一种社会职业，是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。在国际事务中则指一种外交官的职称，为一等秘书，二等秘书，三等秘书等。”

②国外的解释

国外对“秘书”的解释也各有不同。

国际职业秘书组织认为，秘书是“具有熟练的办公室工作能力，不须上级敦促即能主动负责，积极进取，干练果断，能在授权范围内作正确决定的经理助手。”

美国《韦氏秘书手册》：秘书是“经理的补偿”，或是“公共关系的能手，机关领导的参谋”。

前苏联卡捷琳娜《机关秘书》：秘书是一项普通的职业，其职能主要是为机关提供称作秘书的辅助性、事务性和信息性服务。

2．秘书的分类

（1）按服务对象不同分为：  A、机关秘书   B、个人秘书（私人秘书）

（2）按所从事工作的性质分

A、党务秘书——专门处理政党事务

B、行政秘书——处理机关办公室各项行政事务

C、文字秘书——机关和领导的“笔杆子”，主要负责草各种文件。起草公文、综合情况，参与政策研究，协助领导进行公文把关等重要任务。

D、科技秘书——负责搜集科技信息，协助领导组织科技方面活动。

E、外事秘书——负责国际交往方面的活动，如迎来送往、充当翻译等。

F、公关秘书——负责对外联络，以求在公众中建立本单位的良好形象。公关秘书在我国是近几年才出现的。

G、新闻秘书——负责新闻稿件的撰写及新闻的发布。

H、机要秘书——主要负责机要文件的收发，管理等。管理领导人的文电材料和密码，负责保密工作，承办领导交办的机密事项，为领导提供必要的帮助和服务。

……

事务秘书——指负责总务、后勤等工作的秘书

生活秘书——在生活上给领导提供服务和帮助。

通讯秘书——管理通讯事务及各种通讯设备。

信访秘书——通过办信、接待来访，沟通领导机关与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。

私人秘书和小单位秘书是“一脚踢”，把各种事都包下来。大的决策单位因涉及面广、工作量大，需有明确的分工。

古代皇帝身边从事秘书性质工作的史官亦有工作分工，如记皇帝言行，据《周礼》载：“动则左史书之，言则右史书之。”   

——详见《秘书学概论》P20

（3）根据智能结构，个人特长，把秘书分为各种“型”（秘书型）

中共中央办公厅秘书局领导同志于1986年在“全国十大城市秘书长会议”上提出秘书“型”的分类原理，并大致分为三种类型：

A、办事精明型      B、秀才型      C、技术能手型

也有人将秘书分为以下几种类型：

A、参谋型（参谋“智囊型”）：善于出点子。心辅助领导决策即为领导决策作调查研究出谋划策、提供信息与咨询为主要工作内容。在秘书工作队伍中所处层次较高。一般是秘书部门负责人或是高层领导的政策性秘书（为高层党政部门的政策研究室负责人）。他们有时还被领导授权去代行部门领导职权，处理相关的专门问题。

B、秀才型（秀才“笔杆子”型）：文字功夫过硬。这类秘书非常普遍，几乎每个机关、企业或社会团体总有若干具有较水平的“笔杆子”，本单位上报下发的各类文字材料多半出自他们之手。

C、办事型（精明办事型）：以处理日常事物为主，诸为办会、办事、值班等日常事务以及临时活动的组织操办等。这类秘书人员要求头脑灵活、精明强干且吃苦耐劳，也是各单位不可缺少的实干者。

D、技术型（技术应用型）：以公司某种技术为主要职责。有一技术之长，如懂电脑、会速记和翻译等。往往以对先进的办公手段的掌握为特长。

E、公共关系型；善于和各种各样的人打交道。以协助领导处理本单位与各级党组织、人民政府、群众团体及其相关单位、新闻媒介、内部员工等各个方面的关系为主要职责，负责承担沟通内外、协助领导树立本单位形象的公共关系方面的任务。

F、财经型：有经济头脑，懂得钱该怎样花。

G、综合型：无突出专长，但各项工作都能对付。“多面手”。可视为以上各型的组合。

（4）按职位高低及所负任的大小分（秘书层次）：

A、基层秘书——亦称文书。是基层小单位及农村乡镇政权机构的秘书。除管收发文件外，做办公室各种行政事务，如盖公章、填报表、发通知、接待客人等。

B、一般秘书——指大单位各种秘书机构中工作人员，他们一般分工较明确，只干自己分内的事。如新闻秘书只管新闻报道有关的事，科技秘书只管与科技工作有关的事。

C、高级秘书——一般指协助高级领导工作的秘书及在大机构中管理秘书班子的人员。如秘书长、副秘书长、办公厅主任、副主任等。

这三类的划分并不严密，因为在我国还没有单独的秘书职位系列，秘书职位的高低的按一般行政级别决定，分为科员、股、科、处、厅局、部委若干级。

这种划分相当于对秘书层次的划分。秘书层次——秘书人员依不同的职责的资历或依职务划分的若干等级。不同国家划分方法不同。例如：英国分为五级：行政级、执行级、文牍级、书记级和速记打字级等。美国把秘书职业分为41个种类、14个工资等级。信使（工级）、文件收发管理（3级）、文书兼速记（4级）、一般事务管理（5级）、电子计算机操作（7级）、后勤管理专业人员（9级）、日程分析（12级）、数字电子计算机程序管理（13级）、日程安排（15级）。我国未确定秘书的等级职称。（详见潘瑞新编，海天出版社88年出版《中国秘书辞典》）。将秘书分为基层秘书，一般秘书、高级秘书大致反映了我国秘书队伍的构成情况。

3、我国党政机关秘书队伍的构成(我国现阶段党政机关秘书队伍的构成)

大致由三部分构成：(1)高层秘书部门负责人（2）秘书（3）秘书工作者

（1）高层次或较高层次的秘书部门负责人、即各级秘书长、办公厅（室）主任等。

他们实际上是机关、单位日常行政工作负责人，其职责主要是“参与政务、掌管事务”。即协助本单位领导综合情况、研究政策、推行工作、掌管机要并主持日常行政事务工作等。

（2）秘书，党政组织人事部门正式任命的，具有秘书职务的专门人员。包括各级秘书长、办公厅主任层下的秘书长，秘书科长和有秘书职称的人员。

    （3）秘书工作者

二、秘书机构（秘书工作机构，也称为秘书部门）

1．秘书机构的含义

关于秘书机构有广义和狭义的不同解释，我们主要是掌握其广义的解释。

广义：指党政机关、社会团体、企事业单位的办公室（厅）

狭义：指文书处理的机构。

2．秘书部门的分类：

按级别分：秘书局、秘书处、秘书科、秘书组（股）等；

按设置分：秘书单位、综合单位、会务单位、信访单位、机要单位、调研单位、机要交通单位、信息单位等

2．我国现阶段秘书机构的设置

（1）临时性秘书机构    

（2）常设性秘书机构

A．党政机关中的秘书机构  

B．企事业单位中的秘书机构

C．民主党派和社团中的秘书机构

三、秘书工作

1．秘书工作的基本属性

教材：（1）辅助性    （2）政治性    （3）服务性

《秘书学概论》：（1）辅助性    （2）中介性    （3）事务性

关于秘书工作的基本属性，要重点掌握“辅助性”这一点。

2．秘书工作的主要任务

秘书工作的主要任务集中体现在“参与政务，管理事务”八个字上面。

（1）政务类   （2）事务类

* 政务与事务的区别：政务——决策、指挥类，政治性、全局性；事务——具体业务，专业性、技术性，涉及面小。

第二节  我国秘书工作的沿革

一、我国秘书工作的起源

秘书现象的产生，秘书类型的人物的出现，是在人类社会发展到一定阶段，在一定的经济和和精神文明发展的基础上，随着社会管理的需要而成为现实的。

不少学者认为，秘书工作的起源有两个先决条件：一是文字的出现，因秘书工作离不开文书，而文书离不开文字；二是社会权力机构乃至国家的出现。有了国家的出现，才需要文书，而要写的文书多了，才需要专门的秘书人才。

公元前21世纪，我国出现了最早的奴隶制国家——夏，但夏代无确凿的文字记载。现在所知道的我国最早从事秘书工作的人是殷商时期的“巫”（贞人）。他们凭借丰富的经验，借神喻的名义为王出谋画策，积累资料、记载大事、预卜未来、总结经验、起草并记录各种公文（这在甲骨文中有反映）。

二、我国古代秘书工作的沿革：

（1）    先秦时期

商代：“巫”（史巫合一） —→  周代：“史”（史巫分开）

（2）    秦汉时期

秦：御史大夫等   秘书与监察工作相结合

东汉后期（曹操为魏王时）：设“秘书令”“典尚书奏事”。“秘书”正式成为官职名称，

三国曹魏（曹丕）：改“尚书台”为执行政务的机构，另设“中书省”为秘书机构，行使立法权。

（3）    隋唐时期

隋：实行“三权分立”制：中书省（或称内史省，属秘书机构）“立法”（掌全国军政命令草拟权）、门下省审核、尚书省执行。    “秘书省”则只是掌管编修历史与著书立说的机构，不是严格意义上的秘书机构。

唐：加强秘书的参谋职能，翰林学士任中枢秘书，学士型秘书出现。

（4）    明清时期

明：选调翰林院官员任内阁大学士，具体草拟诏谕，官位不高，只有正五品。

清：设军机处，以军机处章京（军机处属官）为秘书。

我国古代秘书机构及秘书的情况较为复杂：或名实不副，或频繁变换名称和职权。

三、我国新民主主义革命时期的秘书工作

中国共产党从建党开始就十分重视秘书工作。1923年中共“三大”文件及毛泽东同志的职务。

第一次国内革命战争时期（1924．1——1927．7   3年）： 1926年7月，中央成立秘书处，是中央政治局的办事机构。

第二次国内革命战争时期（1927．8——1937．7   10年）： 中央苏区设立了秘书长及各种秘书机构、秘书人员。

抗日战争时期（1937．7——1945．9   8年）：从陕甘宁边区到许多较大的革命根据地都设有秘书部门

    解放战争时期（1945．9——1949．10  4年）：秘书机构的设置及秘书工作的有关法规

四、新中国成立后的秘书工作

1．建国初期

（1）第一次全国秘书长会议的召开（1951年4月  北京   中共中央办公厅和政务院办公厅召开）

（2）有关秘书工作的重要文件

2．1953~1966年

（1）有关文件

（2）存在问题：“左”的影响

3．“文革”十年

秘书工作受到极大破坏

4．中共十一届三中全会以来

（1）两次全国秘书长、办公厅主任座谈会的召开（1981年1月，1985年1月）

（2）秘书工作“三服务”、“四个作用”、“四个转变”的提出 （1985年1月全国秘书长、办公厅主任座谈会）

（3）秘书工作及秘书学体系的形成     秘书专业、秘书学会

五、我国秘书工作的发展趋势

1．参谋职能强化的趋势

两大原因：（1）飞速发展的经济建设的客观需要（2）领导决策由经验决策向科学决策转变的需要

2．管理科学化趋势   * “目标管理”

3．办公手段现代化趋势

（1）办公手段现代化的含义

（2）办公手段现代化的目标

（3）完善办公手段现代化系统的功能

（4）办公手段现代化系统的主要设备