翰哥龙之谷:机关应用文概论

 一、机关应用文的概念和类别

机关应用文是国家机关、人民团体、企事业单位办理各种公务时使用的书面文字工具。所谓“办理各种公务”，即1987年国务院办公厅颁发的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中所指出的“传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验”6个方面。

机关应用文是一种广义的公文。它的主体是法定公文，即《办法》中所规定的10类15种：命令（令）、指令；决定、决议；指示；布告、公告、通告；通知；通报；报告、请示；批复；函；会议纪要。除上述法定公文外，机关应用文还包括机关常用的各种事务文书。小至条据、便函，大至计划、总结。常用的有简报、调查报告、计划、总结、规章制度、专用书信、讲话稿、电报稿、合同、启事等。

机关应用文按作用可分（一）指令周知性文件，如命令、指示、决议、通知、通报批复等，起指示、命令、告知、传达作用。（二）报告商洽性文件，如报告、请示、函，起汇报、协调等作用。此外还有法规性文件、计划性文件、宣传教育性文件等。

从公文的行文关系，即其流向分，机关应用文可分为上行文、下行文和平行文3类。上行文是向上级机关反映情况、陈述意见、请求指示批准的。其行文目的是求得上级机关的指示和帮助。上行文都是陈述性文体，要求陈述内容明确、具体；语气谦恭、肯定。上行文按规定应逐级呈送，一般不得越级。下行文即上级机关对下级机关行文。下行文多具有权威性和行政约束力，有的还具有法规性，内容多为重大或较重大的事宜。因此，语言要严肃、庄重。下行文也应逐级发送，一般不越级行使权力。平行文主要用于平行机关或无隶属关系的机关之间商洽、研讨工作或询问答复问题。因此，语气应既严肃庄重又委婉客气。

二、机关应用文的特点和写作原则

机关应用文与国家的政治生活和经济建设有着直接的关系，是实现国家行政管理的重要工具，具有很强的实用性。它既有一般文章的共性，也有其比较突出的自身特点：

（一）鲜明的政治性和政策性。机关应用文由于负有传达党和国家方针政策、指导党和国家行政活动的职能，必然具有鲜明的政治性和坚定的政策原则性。如党中央关于经济、科技、教育改革的3个重要决定就成为改革的政策依据。

（二）法定的权威性和行政约束力。机关应用文是党和国家机关、人民团体、企事业单位为了特定的目的制作、颁发的，它代表了党和国家管理机关的意志，一般都具有一定的约束力，有的还具有和法律同样的权威。如国务院关于清理整顿公司的决定，对各级党政机关都具有很强的行政约束力，必须执行，不准违反，否则就要受到查处。

（三）严格的时间性。由于机关应用文是解决公务活动中实际问题的重要工具，这种实用性决定了公文要快写快发快处理，不允许公文“旅行”，更要防止“马后炮”。如一些传递信息、沟通情况、交流经验、申请批准的文件、报表，就应及时起草印发，否则，不能及时下情上达，当出现问题时，不能及时指导答复，轻则不利于问题解决，重则贻误工作。

（四）特定的体式。为维护文件的严肃性和处理公文的便利，国务院制定了统一的公文名称和体式，包括公文的文种、文件的格式，及公文处理的程序和制度。任何单位和个人都不得违背统一规定的办法和要求，自搞一套，各行其事。公文体式的这种严格规范和划一的要求反映在其惯用格式、结构层次、转述来文方式、语言运用等方面。

根据机关应用文的上述特点，其写作原则可归纳为以下几方面：

一要准确传达党和国家的方针政策、法令和法规；二要能反映出本系统、本部门、本单位的特点和规律，不断掌握新情况，研究新问题，总结新经验；三要符合规定的格式，使用文件要恰当，不张冠李戴，不违背规范；四要主旨鲜明集中，坚持一文一事，内容简明扼要，言之有物；五要结构完整严谨，条理清楚，言之有序；六要材料真实典型，事出有据，引用人名、地名、数字要准确无误，引用政策、法律条文要恰当，七要文句通顺，语言准确，合乎逻辑，文法正确，表达简洁明快。

三、机关应用文写作的“常见病”和“多发病”

当前，在机关应用文写作中存在不少问题。突出表现在以下几方面：

（一）公文文种混乱。有3种情况：

1.文种与内容不符。例如某部门确定了40名会计师，并将评定技术职称人员的名单一并上报上级机关。此文本应写“报告”，却用了“决定”，颠倒了隶属关系。

2.文种界限不清。主要表现在“请示”、“报告”混用。《办法》规定“报告和请示必须分开使用”。“报告”是下级“向上级汇报工作，反映情况，提出建议”用的陈述性文书；“请示”则是下级机关“向上级机关请求指示、批准”要求批示的文书。某市物价局“关于设立物价检查所并新增人员的报告”，显然使用文种不当。设立机构、增加人员必须经上级审核批准，应用“请示”行文。

3.自造文种。有的单位不按国务院规定的公文文种要求，却自造文种，例××省××公司“关于申请出口物资补贴的紧急速报”，“速报”就是自造文种。不按行文规定办理，往往事与愿违，欲速则不达。正确的办法是以报告行文，并标明紧急程度，“特急”或“急”字样。

（二）公文格式混乱。这类问题较多，主要表现在以下几方面：

1.不写明标题（文种、事由），或文不对题；2.不写明发文单位名称或不加盖公章；3.不写明发文日期，或只写月、日，不写年号；4.不写明受文单位，或把受文单位的主送、抄送或报、送、发的关系搞错；5.文件的称谓、语气不当，对上级报告写“接你单位××文”，“此告”等语；对平行机关行文缺乏平等协商的谦虚态度，写“经我们研究决定……”“务于×月×日答复”等语；6.公文编号、秘级、紧急程度漏误，附件不全等。

写作中内容庞杂堆套话、空话、外行话，以及错字、病句等问题屡见不鲜。