我的父亲我的兵迅雷:时间管理法则
来源:百度文库 编辑:中财网 时间:2024/05/10 06:32:08
时间管理法则
时间管理,即生命管理、价值管理、意义管理,或者说,时间管理就是一切。那么,我们该如何管理时间?换言之,时间管理有哪些工具呢?
据我所知,一种公认的时间管理工具是四象限分类表,即把所有的工作任务按照重要程度和紧急程度两个坐标划分为四个象限:
1、重要且紧急的工作;
2、重要但不紧急的工作;
3、紧急但不重要的工作;
4、既不紧急也不重要的工作。我们需要做的就是:把每一天需要完成的工作依据自己的判断做出上述四类的区分,完成工作的顺序应该是:先做重要且紧急的工作,其次做重要但不紧急的工作,再次做紧急但不重要的工作,最后做既不紧急也不重要的工作。
但事实上,我发现绝大多数人做工作是做不到上述这种分析、归类的,往往是来什么做什么。
一、时间窃贼
1、有形的"时间窃贼"
①无成效的会议;②他人的干扰;③沟通不充分;④资源不足或资源过多;⑤被迫等人;⑥无关紧要的文件及邮件;⑦交通阻塞;⑧混乱的档案系统;⑨混乱的桌面;
2、无形的"时间窃贼"
①没有周详的组织和计划;②没有分清轻重缓急;③过于专注细节追求完美;④工作流程太繁琐;⑤善忘,经常丢三拉四;⑥犹豫不决,喜欢拖延;
我们应该从上述的时间窃贼中不断地去反思检讨,找出更多有效益的时间,帮助提高你的工作效率。
二、节省时间、提高效率15法则
1、制定时间管理计划
①计划每月、每周、每日的行程表,在计划上所花的每件事将在实际操作中节省至少3个小时,而且效果会更好。
②设定每项活动的完成期限或跟进日期。
③制定应急措施,帮助应付意外情况。
2、养成快速的节奏感:不仅提高效率,节约时间,也能给人以良好的作风印象。
3、学会授权
4、高效的会议技巧
5、养成整洁的条理的习惯
①据统计,一般公司职员每年要把6周时间浪费在寻找乱堆乱放的东西上面。
②保持桌面整洁,桌面上只放当天要用的文件和物品,其他所有文件,物品按固定位置存放,要用时才拿出来。
③建立良好的文书档案系统,方便存档及查阅。
6、专心致志,有始有终
①不要让突然而来的想法、主意,影响手头上的工作,应把它记录下来,在方便的时候再考虑。
②尽量完成一项工作才开始另一项,切忌有头无尾。
需时较长的重要项目,应安排大块完整的时间,避免时断时续的工作方式。一个在于停顿下来费时,重新工作时,还需要花时间来调整情绪、思路和状态,才能在停顿的地方接下去干。
7、简化工作流程
①消除不必要的任务或步骤。
②合并某些任务或步骤。
③同步进行两项或更多的任务或步骤。
④将任务或步骤进一步细分。
⑤重新安排工作流程,使用更有效的工作方法。
8、一次做好,次次做好
①所有文件、资料只经手一次便处理好,可以采取以下行动之一:
A、归档 B、执行 C、传阅 D、废弃
②切记阅读后不做处理,留待下次再阅读、再处理的重复工作。
③保证工作的质量,避免返工带来的浪费。
9、克服拖延、现在就做
① "人并不是因为跑得不快而赶不上火车的,而是因为出发晚了才赶不上的。"
②应做而未做的事务不断给人压迫感,拖延者心头不空,因而时常感到时间的压力,使人心力交瘁,浪费了宝贵的时间。
③克服拖延的技巧,设定完成日期,制定具体的计划。
④安排跟进,设立奖励。
10、当日事当日毕
制定每日的工作时间表,每天都将目标、结果日清日新。
11、善用零散时间
①滴水成河,用"分钟"来计算时间的人,比用"小时"来计算的时间的人,时间多59倍。
②零散的时间可用来从事零碎的工作。例如坐车、等人时,就可以学习、思考、阅读、更新工作日程、简短地计划下一个行动等等。
③没有利用不了的时间,只有自己不利用的时间。
12、利用节省时间的工具
① 电话、电子邮件、传真、语音系统、电脑等。
② 使用电话时应开门见山,长话短说;打电话前应先列出讲话要点,以免遗漏。
③ 需要向一个以上的人传递信息时,应采用电子邮件,以避免重复浪费时间。
④ 提高使用日常电脑软件的技巧。
13、高效的阅读法
①有目的地阅读。
②快速略读和重点详读相结合。
③归纳要点,在书上标记或记笔记。
④切忌逐字阅读。
⑤简化办公室的传阅资料。
14、高质高效的睡眠
①培养随时随地入睡的能力。
②注重睡眠质量,不要只注重时间长短。
③利用白天瞬间睡眠,保持旺盛精力。
④心理训练,自我暗示与身心放松。
15、终生学习
通过学习提高本身的技能是提高效率的捷径。
①长期自学,定期参加各种研讨会。
②多方面搜集与专业有关的信息,更新自己的知识结构
③养成终生学习的习惯。
时间管理法则既是是一种习惯,也是一种心态。举凡有成就的管理人都有四个共通的特性,即:
①明确的目标,②积极的态度,③自我激励,④良好的时间管理。
做好时间管理,亦就是做对的事情,把事情做对。中小企业领导人与管理者,要把时间管理好,就是要坚持你的既定目标,永不放弃。