写黄山的作文:提高工作效率的十种有效方法（本文根据网络内容编辑） - Qzone日志

提高工作效率的十种有效方法（本文根据网络内容编辑）

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虞东 2010年12月22日 01:48 阅读(40) 评论(0) 分类：个人日记

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一、明白工作的目标与要求，避免重复作业减少错误机会

当前的工作必须做出哪些改变？要从哪里开始?应该注意哪些事情，避免影响目标达成？有哪些可以利用的工具与资源？

二、懂得拒绝别人，不让额外要求扰乱自己的工作进度

拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情。拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。在决定该不该答应对方的要求时，应该先问问自己：我想要做什么？或是不想要做什么？什么对我才是最好的？你必须考虑，如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度，而且会因为你的拖延而影响到其他人?而如果你答应了，是否真的可以达到对方要求的目标？

三、主动管理上级排定优先级，减轻工作负担

手边的工作都已经做不完了，又来一堆工作，实在是没道理。问题是不是出在自己身上？有没有适当地反映真实情况？如果不说出来，上级就会以为你有时间做这么多的事情。你的上级可能早就不记得之前已经交待给你太多的工作。上级，是需要被管理的。当然，一个人不可能同时完成这么多的工作，为什么不主动地帮助你的上级排定工作的优先级？不是不做，凡事有先有后。提醒一点，讨论的过程中必须时时站在上级的立场思考，体谅他所面临的压力。你该做的是协助上级解决问题，而不是把问题推给上级，更不应该自己承受问题。

四、报告时要有自己的观点，只需少量的信息即可让上级感到满意

多数人在向上级报告时，总是担心信息不够。万一问起答不出来该怎么办?根据研究，有10~15%的人在面对上级时会有恐惧心理。其实，这种担忧是多余的。太多的信息会变得没有重点又缺乏解释，对于上级一点帮助也没有。内容精简，切中要点，最重要的是能够快速地做决策。你要做的是利用重要的信息或是数据提出解释，一定要有自己的观点，而不是模棱两可的描述。报告时，要能精准地掌控时间。

五、简报时增加互动的机会，可缩短简报的内容与报告的时间

真正成功的简报在于清楚而正确地传达信息，创造沟通与对话的机会，让对方因为你的简报内容而改变思维、决策或是行动。因此，重点不在于简报，而是沟通的质量。你不只是报告，而是要引发双向的对话，试图影响对方。在做任何的简报之前，必须思考以下三原则：希望听众听完简报之后记得哪些重点？听众会有什么样的感受？你希望他们听完简报之后有什么样的决定？接下来就是实际的制作问题了。最好的开始方式，就是把听众想知道的重点转换为问题，这样不仅可以立即吸引听众的注意力，更可以大幅度地减轻你的工作负担。简报的过程不应只有你一个人在说话。提出问题，可以让你和观众有互动的机会。50分钟的议程只需要准备30分钟的内容，其余时间应该是与听众互动。

六、有效过滤邮件，让自己的注意力集中在最重要的信息上

正确的过滤流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果没有让你觉得今天非看不可的理由，就可以直接删除。这样至少可以删除50%的邮件。第二步开始迅速浏览其余的每一封信件的内容，除非信件内容是有关近期内你必须完成的工作，否则就可以直接删除。这样你又可以再删除25%的信件。

七、邮件内容尽量精简，节省写信的时间并增加对方响应的机会

最容易阅读、理解与回复的信件，最吸引人的注意。必须利用最小的空间、最少的文字，传递最多、最重要的信息，而且必须更容易阅读，节省对方的时间。你必须把每一封电子邮件的内容限制在8到12句的范围内，超过20个字就应换行，如果超过3行必须空行。

八、当没有沟通的可能时，不要浪费时间想要改变

不论你提出什么样的想法或意见，每一次都是吃了闭门羹。如果真的遇到这样的主管，完全没有沟通的可能时，这时候你就不必再浪费时间或精神做无谓的沟通或是尝试改变。这时你必须做出选择：你是否能够接受这样的工作环境，凡事只依照主管的意见做事，还是你比较喜欢有自己发挥的空间。这是选择的问题，无关乎好与坏。

九、只要取得信任，不需要反复的沟通，同样可争取到你要的资源

老板对你的信任来自你解决问题的能力。所以你必须从不同的角度去思考：什么是让你的老板感到最头痛的问题？是无法依照原定计划完成，还是无法掌控情况，对于未来感到不确定?是希望员工能够做得更多，以降低成本?当你在争取预算时，必须先想清楚老板可能担心的问题，作为你说服老板的理由，这是最有效的。而且，不要只强调你的单位或是部门的需求，你争取预算的目的是为了帮助老板解决问题，达成目标。所以，你的重点在于老板所担心的问题，而不是预算数字。当你第一次提出要求时，最重要的是让老板了解你的提案，会议时间越短越好，最好不要超过15分钟的时间。千万不要在第一次提案的时候就直接要求需要多少预算，这样通常不会有太高的成功率。你的目标应该是有第二次讨论的机会。如果老板愿意再次讨论预算的问题，通常成功机会可高达八成以上。

十、专注工作本身而不是业绩评价的指标

至少每个月询问你的上级：我做得如何？尽量提出具体的问题，例如：老板对于我所排定的进度是否有什么意见？我想会议流程非常顺畅，你认为还有地方需要要改进吗？你应该随时和主管沟通自己的工作表现，而不是只有在每年一次的业绩考核。可以事先知道自己的缺点并及时改正，同时也了解了上级的期望。

至少每个月询问：原先的工作安排有没有必要调整？也许目标是在年初，甚至是前一年年底所定下的，然而外在的环境有所改变，先前所设定的目标势必做出调整，所以应该随时确认最优先的目标是哪些。