中财网唐僧的生平履历:整理有方，把资料轻松用活
来源：百度文库 编辑：中财网 时间：2024/05/01 08:18:40
只是单纯收好资料没有意义，因为整理收纳的要点不在『怎么收整齐』，而是『怎么收得好用』。
从泛滥的资讯中筛选出必要资讯
生活在资讯化社会，许多人认为不该和社会脱节，所以拼命地收集资讯。其实对一个人来说，「必要的资讯」是极为有限的。
为了精确掌握自己所需的必要资讯，就要掌握选择资讯的关键词（关键词指的是和工作相关，或自己感兴趣的事物）。
订定个人选择资讯的关键词
一般工作人员需要的资讯大致有：
★和工作直接相关的资讯
★一般的常识
★自己有兴趣的领域
先有这样的分类概念，再订立自己的关键词。之后就能筛选出相关的资讯，分类建档成个人专属的资料库。
文件和资料整理建档的原则
按照上述步骤，暂时将文件整理建档，等到重新检查时，再移至正式保管的地方。
也就是说，整理的基本原则是定期检视暂时整理好的文件。
建档的基本原则
「现在要用」的资料无法「立刻」取出，就称不上是资料。资料建档的基本原则有三：
一、区分需要跟不要的资料
建立个人关键词，再根据必要性、有效性及迫切性等原则来筛选资料。
二、将需要的资料分门别类
资料筛选后，要依主题分类后归入同一个档案夹，才能成为「有用」的资料。
三、分类以容易运用为原则
可用标签或彩色透明夹来分类，方便日后检索。
整理公事包的绝招
公事包等于是随身携带的办公室，是汇集资讯的地方，但若将资料丢在里面不管，就成了垃圾。
装入公事包随身携带的物品，必须是「没有的话就很难工作」的东西。必须具备抉择公事包内容物的判断力。
让公事包变轻简--想让公事包变得轻简，得坚守「不用就丢」的原则，并定期检查里面的物品。
置物的重点是：放入「没带会不方便的物品」，而不是「带了会方便的物品」。常用的物品要能马上取出，每个物品最好都放特定的位置，不然要用的时候就容易混乱。
订立原则--订立「这里除了○○以外，什么都不放」、「这里指放××」等原则，并养成习惯。
可以在公事包的某个地方，设定一个「什么都能放」的位置。不过这里只能放像卫生纸之类不常用的物品。
收集资讯的方法
报纸：将报纸摊在桌上站着阅读，较能掌握整体讯息。坐着阅读只能看到部分内容。
如果是公司的报纸就影印下来，若是自己的则边看边剪，剪下的资料收入透明夹中。
杂志：读完后逐一撕下所需页数，杂志就丢掉。选取需要的部分，然后依主题(关键词)分类收入档案夹。
网路资料：列出基本的就好，不要把网路检索资料全列出来。
书籍：只需影印封面和目录。想吸收的部分则抄在记事本，也可印下重要内容，在搭乘电车或家中阅读。之后就将书处理掉。
要注意的重点是：资讯到手后要立刻处理。
整理书籍和杂志资讯
书籍或资料一重叠堆放就得留意。不论放在桌上或书架上，文件夹或书一定要竖放。如果平放，就会遮住下面的东西，结果形成「没看到、看不到、不能用」的情形。
利用书架将桌上的书或文件竖着排好，文件放入透明夹中，和档案夹或书一起竖放。如果放不下，不是丢掉就是收到其他地方去。
如何整理堆积如山的杂志--不管是因工作或兴趣，不知不觉累积的大量杂志，常令人不知该如何处理。
如果没有足够空间存放，购买的杂志读完就应该立刻解体，将有兴趣的特集、连载、对谈、资讯或专栏…等加以分类整理建档。
杂志经过这样的整理，就成为各有价值的资讯。
整理、活用新闻报导
阅读标题、决定要读的报导--真的很忙，又一定得看许多新闻时，只要浏览标题就好。若有自己关心的、能激发某种想法或十分轰动的新闻，就把标题画上记号，之后再精读。
若觉得对工作有帮助，就剪下来放在「暂时保存」箱，每几天检查一次，看是要分类保存或是丢掉。
如果有相当重要，譬如是正在追踪的企划内容或主题，想要有系统地收集报导，就可以贴在剪贴簿。
剪下来的报纸新闻大小不一，所以最好是贴到A4的影印纸，再进行分类保存。
新闻的时效性十分重要，因此一个月要重新检查一次，不需要的剪报就要毫不考虑地丢掉。
电脑资料的整理
用资料夹来整理档案--掌握「类似的档案保存在相同的资料夹」这个原则。相同主题的档案，即使制作软体不同，最好也保存在相同的资料夹里。
电脑桌面部不要放太多的图示，最好只精简地放上常用的软体。一般的人大约应简化至3到4个左右。
CD-ROM的整理--有些人将资料全部以硬碟管理，一旦出了状况，资料就全毁了。所以一定要备份另行保管。
硬碟资料和备份资料要整理成相同的档名和分类方式，并在档案上写上任何人都一目了然的标题(档名)及日期。
从泛滥的资讯中筛选出必要资讯
生活在资讯化社会，许多人认为不该和社会脱节，所以拼命地收集资讯。其实对一个人来说，「必要的资讯」是极为有限的。
为了精确掌握自己所需的必要资讯，就要掌握选择资讯的关键词（关键词指的是和工作相关，或自己感兴趣的事物）。
订定个人选择资讯的关键词
一般工作人员需要的资讯大致有：
★和工作直接相关的资讯
★一般的常识
★自己有兴趣的领域
先有这样的分类概念，再订立自己的关键词。之后就能筛选出相关的资讯，分类建档成个人专属的资料库。
文件和资料整理建档的原则
按照上述步骤，暂时将文件整理建档，等到重新检查时，再移至正式保管的地方。
也就是说，整理的基本原则是定期检视暂时整理好的文件。
建档的基本原则
「现在要用」的资料无法「立刻」取出，就称不上是资料。资料建档的基本原则有三：
一、区分需要跟不要的资料
建立个人关键词，再根据必要性、有效性及迫切性等原则来筛选资料。
二、将需要的资料分门别类
资料筛选后，要依主题分类后归入同一个档案夹，才能成为「有用」的资料。
三、分类以容易运用为原则
可用标签或彩色透明夹来分类，方便日后检索。
整理公事包的绝招
公事包等于是随身携带的办公室，是汇集资讯的地方，但若将资料丢在里面不管，就成了垃圾。
装入公事包随身携带的物品，必须是「没有的话就很难工作」的东西。必须具备抉择公事包内容物的判断力。
让公事包变轻简--想让公事包变得轻简，得坚守「不用就丢」的原则，并定期检查里面的物品。
置物的重点是：放入「没带会不方便的物品」，而不是「带了会方便的物品」。常用的物品要能马上取出，每个物品最好都放特定的位置，不然要用的时候就容易混乱。
订立原则--订立「这里除了○○以外，什么都不放」、「这里指放××」等原则，并养成习惯。
可以在公事包的某个地方，设定一个「什么都能放」的位置。不过这里只能放像卫生纸之类不常用的物品。
收集资讯的方法
报纸：将报纸摊在桌上站着阅读，较能掌握整体讯息。坐着阅读只能看到部分内容。
如果是公司的报纸就影印下来，若是自己的则边看边剪，剪下的资料收入透明夹中。
杂志：读完后逐一撕下所需页数，杂志就丢掉。选取需要的部分，然后依主题(关键词)分类收入档案夹。
网路资料：列出基本的就好，不要把网路检索资料全列出来。
书籍：只需影印封面和目录。想吸收的部分则抄在记事本，也可印下重要内容，在搭乘电车或家中阅读。之后就将书处理掉。
要注意的重点是：资讯到手后要立刻处理。
整理书籍和杂志资讯
书籍或资料一重叠堆放就得留意。不论放在桌上或书架上，文件夹或书一定要竖放。如果平放，就会遮住下面的东西，结果形成「没看到、看不到、不能用」的情形。
利用书架将桌上的书或文件竖着排好，文件放入透明夹中，和档案夹或书一起竖放。如果放不下，不是丢掉就是收到其他地方去。
如何整理堆积如山的杂志--不管是因工作或兴趣，不知不觉累积的大量杂志，常令人不知该如何处理。
如果没有足够空间存放，购买的杂志读完就应该立刻解体，将有兴趣的特集、连载、对谈、资讯或专栏…等加以分类整理建档。
杂志经过这样的整理，就成为各有价值的资讯。
整理、活用新闻报导
阅读标题、决定要读的报导--真的很忙，又一定得看许多新闻时，只要浏览标题就好。若有自己关心的、能激发某种想法或十分轰动的新闻，就把标题画上记号，之后再精读。
若觉得对工作有帮助，就剪下来放在「暂时保存」箱，每几天检查一次，看是要分类保存或是丢掉。
如果有相当重要，譬如是正在追踪的企划内容或主题，想要有系统地收集报导，就可以贴在剪贴簿。
剪下来的报纸新闻大小不一，所以最好是贴到A4的影印纸，再进行分类保存。
新闻的时效性十分重要，因此一个月要重新检查一次，不需要的剪报就要毫不考虑地丢掉。
电脑资料的整理
用资料夹来整理档案--掌握「类似的档案保存在相同的资料夹」这个原则。相同主题的档案，即使制作软体不同，最好也保存在相同的资料夹里。
电脑桌面部不要放太多的图示，最好只精简地放上常用的软体。一般的人大约应简化至3到4个左右。
CD-ROM的整理--有些人将资料全部以硬碟管理，一旦出了状况，资料就全毁了。所以一定要备份另行保管。
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