后街女孩 知乎:Excel制表技巧（45）打印设置

         如果只打印Excel中的一个单列表格，相信有的朋友一定会为此而挠头，由于在Excel的页面设置中没有“分栏”这一功能，所以对于长长的一列在打印时就不太好办了，不过，利用Excel的同门师兄word，就可以将要这一列的内容横向排列、逐行显示，具体的做法如下：

        打开表格，复制要打印的某一列，然后点击菜单中的“文件→新建...→工作簿”，然后将复制的某一列粘贴到该工作簿的第一列中，点击“文件”下的“保存”，在弹出的保存窗口中，将“保存类型”选择为“文本文件（制表符分隔）（*.txt）”，然后点击“保存”，不要管弹出提示，点“确定”或“是”就把这个工作簿保存为“book1.txt”了。

        下面打开word，点击菜单中的“文件→打开...”，在弹出的打开窗口中，将文件类型改为“所有文件(*.*)”，然后选择打开刚才保存的“book1.txt”，同样“book1.txt”在word窗口内显示的也是长长的一列文字，如果你的word没有将“视图”下的“显示段落标记”前的对勾去掉，你就会发现，在每一行的后面都会有一个段落标记，只要将这个段落标记替换成几个空格，不就可以横向显示这些文字了！对，就是这个意思！

        下面点击“编辑”下的“替换”，在弹出的“查找和替换”窗口中，点“高级”展开高级查找的菜单，点击其中的“特殊字符”，在弹出的菜单中选择“段落标记”，这样在“查找内容”项内显示的就是“^p”，当然也可以直接“查找内容”中输入“^P”，然后在“替换为”项内输入几个空格，具体数量视要打印的内容而定，最后点击“全部替换”，等出现替换完成提示后，再看word中的原本单列显示的文本，是不是已变成逐行显示了，下面只要再对这些文字进行一下调整、修饰，加上标题，就可以打印了。

        Excel中单列表格的打印方法

       《中国电脑教育报》2004年第23期E9版刊登了“打印Excel中的单列表格”一文，介绍利用Excel的文件另存与word的查找替换与排版实现Excel中的单列表格的打印方法。其实利用Excel自身的公式操作，也可轻松实现单列表格文本的合成打印。以横向排列，逐行显示的“学生姓名”列为例，具体操作方法如下：

　　1. 先在当前表sheet1的适当位置选择一列作为数据合成列，如F列，并在其下第2个单元格F2中输入公式“=F1&&" "&&B2”，(公式表示在二个姓名之间空2格)则F2中产生第一个姓名，选择F2，利用向下拖动填充句柄的方法将F2中公式复制到以下单元格中，直到最后一行，则以下单元格的内容将会是当前行以前的所有行中的姓名合成。

　　2. 选择sheet2表，在A1单元格中输入公式“=TRIM(Sheet1!F49)”，F49为sheet1表中最后一人的姓名合成值，即将所有姓名组合复制到A1单元格中，然后将A1单元格的对齐格式设置为自动换行，水平方向左对齐，垂直方向上对齐，并适当调整A列的宽度。

　　3. 将A1单元格设置为打印区域，通过打印预览与打印可实现单列文本打印效果的观察与输出。

　　利用这种方法操作的优点是两个单元格的内容间隔可根据需要任意设置。同时，通过操作Excel打印预览中的页边距线，可迅速任意调整页面上下左右边距，达到合理排版的功能，另外，对A1单元格的内容通过选择性粘贴的复制，也可将合成后的具体内容在word中加以排版输出。

        用好Excel的双面打印

        从节约的角度出发，公司的表格都要求双面打印。但Excel偏偏没有这一功能！怎么办？自己动手添加一个“双面打印”的按钮吧！

编辑宏

第一步:启动Excel 2003(其他版本请仿照操作)，执行“工具→宏→Visual Basic编辑器”命令，进入Visual Basic编辑状态(如图1)。

          第二步:在右侧的“工程资源管理器”区域中，选中“VBAProject(PERNOSAL.XLS)”选项，执行“插入→模块”命令，插入一个新模块(模块1)。

小提示

“PERNOSAL.XLS”叫做“个人宏工作簿”，第一次使用宏功能时，需要进入下述操作，添加“个人宏工作簿”:在Excel中，执行“工具→宏→录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框(如图2)，输入一个名称，然后选择将其“保存在”“个人宏工作簿”中，确定返回，随便做一下编辑操作，然后按“停止录制”工具栏上的“停止录制”按钮，系统即可自动添加“个人宏工作簿”。

       第三步:双击“模块1”进入代码输入区域，将下述代码输入其中:

Sub dy()

On Error Resume Next

x = ExecuteExcel4Macro("Get.Document(50)")

For i = 1 To Int(x / 2) + 1

ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut From:=2 * i - 1, To:=2 * i - 1

Next i

MsgBox "请将打印出的纸张反向装入纸槽中", vbOKOnly, "打印另一面"

For j = 1 To Int(x / 2) + 1

ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut From:=2 * j, To:=2 * j

Next j

End Sub

第四步:输入完成后，关闭Visual Basic编辑窗口返回。

添加按钮

第一步:执行“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框(如图3)。

        第二步:切换到“命令”标签下，在“类别”下面选中“宏”选项，然后将右侧“命令”下面的“自定义按钮”选项拖到工具栏合适位置上，添加一个按钮。

第三步:单击“更改所选内容”按钮，在随后展开的快捷菜单中，在“命名”右侧的方框中输入按钮名称(如“双面打印”，并选中“总是用文字”选项。

第四步:在不关闭“自定义”对话框的情况下，右击工具栏上刚才添加的“双面打印”按钮(参见图3)，在随后弹出的快捷菜单中，选择“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框(如图4)。

         第五步:选中上面编辑的宏，确定退出，再关闭“自定义”对话框返回Excel编辑状态。

双面打印

启动Excel，打开需要双面打印的工作簿文件，单击“双面打印”按钮，系统先将奇数页打印出来，然后弹出如图5所示的提示框，将打印的纸张反向装入打印机的纸槽中，按下“确定”按钮，即可将偶数页打印到另一面上，达到双面打印的目的。

        小提示

如果在打印过程中，出现夹纸现象，致使部分页面损坏，可以通过执行“文件→打印”命令，打开“打印”对话框，用手动的方法将少量损坏的页单独打印出来即可。

单独打印Excel图表

       为了使用方便，我们经常会将Excel图表嵌在相关数据的旁边，这样看起来会比较直观。但有时在打印时，如果我们只想单独打印这张图表，又该怎么办呢？

       其实很简单，只要用鼠标选中图表的任何一部分，然后再依次点击“文件→打印”即可。

      Excel 分 页 预 览

通过对前面八章的学习，我们已经可以利用Excel 来工作了，例如：建立一个统计报表、建立一个内嵌的图表或者完成一个公司的统计表的汇总等等。在本章中我们将学习如何将一个建立的表格或者图表打印出来。
     分页预览是Excel 2000新增功能，可以使我们更加方便地完成打印前的准备工作。
9.1.1 指定打印区域
     在默认状态下，对于打印区域，Excel会自动选择有文字的最大行和列。如果要重新设定打印区域的大小，可以执行下列操作：
     (1) 执行“视图”菜单中的“分页预览”命令，之后屏幕会变成如图9-1的显示。

      (2) 在图中可以看到用蓝色外框包围的部分就是系统根据工作表中的内容自动产生的分页符。如果要改变打印区域，可以拖动鼠标选定新的工作表区域，如图9-2所示。

     （3）松开鼠标键后即可看到新的打印区域，如图9-3所示。

     删除打印区域设置，可以执行“文件”菜单中的“打印区域”，然后单击“取消打印区域”命令，如图9-4所示。如果要回到正常的视图下，可以执行“视图”菜单中的“常规”命令。

9.1.2 控制分页
     如果需要打印的工作表中的内容不止一页， Microsoft Excel 会自动插入分页符，将工作表分成多页。这些分页符的位置取决于纸张的大小、页边距设置和设定的打印比例。可以通过插入水平分页符来改变页面上数据行的数量；也可以通过插入垂直分页符来改变页面上数据列的数量。在分页预览中，还可以用鼠标拖曳分页符改变其在工作表上的位置。
     插入分页符新起一页
     （1） 单击新起页左上角的单元格。如果单击的是第一行的单元格，Microsoft Excel 将只插入垂直分页符。如果单击的是 A 列的单元格， MicrosoftExcel 将只插入水平分页符。如果单击的是工作表其他位置的单元格， MicrosoftExcel 将同时插入水平分页符和垂直分页符。
     （2）执行“插入”菜单中的“分页符”命令即可。之后，我们就可以看到新的分页情况，如图9-5所示。

     插入水平分页符
     插入水平分页符可以执行下列步骤：
     （1）单击新起页第一行所对应的行号。
     （2）单击“插入”菜单中的“分页符”命令。
     插入垂直分页符
     插入垂直分页符执行下列步骤：
     （1）单击新起页第一列所对应的列标。
     （2）单击“插入”菜单中的“分页符”命令。
     移动分页符
     当我们进入到分页预览中可以看到有蓝色的框线，这些框线就是分页符。我们可以通过拖动分页符来改变页面，操作步骤如下：
     （1）根据需要选定分页符号。
     （2）将分页符拖至新的位置即可，如图9-6所示。

       Excel版面设定

     通过改变“页面设置”对话框中的选项，可以控制打印工作表的外观或版面。工作表既可以纵向打印也可以横向打印，而且可以使用不同大小的纸张。工作表中的数据可以在左右页边距及上下页边距之间居中显示。还可以改变打印页码的顺序以及起始页码。

9.2.1 设置页面
     执行“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“页面”选项卡，如图9-7所示。我们可以完成设定纸张大小、打印方向、起始页码等工作。

     纸张大小
     在“纸张大小”下拉编辑框中，单击所需的纸张大小选项。按下“确定”按钮即可。
     改变打印方向
     在如图9-7的“页面”选项卡中。在“方向”标题下，单击“纵向”或“横向”选项，按下“确定”按钮即可。
     改变起始页的页码
     在“起始页码”编辑框中，键入所需的工作表起始页的页码。如果要使Microsoft Excel 自动给工作表添加页码，请在“起始页码”编辑框中，键入“自动”。按下“确定”按钮即可。
9.2.2 设置页边距
     执行“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“页边距”选项卡，如图9-8所示。

     设置页边距
     在图9-8的选项卡中的相关位置分别输入页面的上、下、左、右值，最后按下“确定”按钮即可完成。进行页边距的调整，有关设定项目的说明如表9-1。

     设置居中方式
     如果要使工作表中的数据在左右页边距之间水平居中，在“居中方式”标题下选中“水平居中”复选框。如果要使工作表中的数据在上下页边距之间垂直居中，在“居中方式”标题下选中“垂直居中”复选框。当二者均选定后，就可以看到如图9-9的示例。

      9.2.3 设置页面的打印顺序
     执行“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“工作表”选项卡，如图9-10所示。

     设置打印顺序
     在“打印顺序”标题下，单击所需的打印顺序选项。
     安装标题
     当打印一个较长的工作表时，常常需要在每一页上打印行或列标题。Excel允许我们指定行标题、列标题或二者兼有。
     在图9-10的选项卡下，要设定打印在每页上端的行，选择“顶端标题行”，要指定打印在每页左端的列，选择“左端标题列”，最后按下“确定”按钮。
9.2.4 设置页眉／页脚
     对于要打印的工作表，我们可以为其设定页眉／页脚。除了采用系统已经定义的格式外，我们还可以自己设定所要的格式。控制选定工作表的页眉和页脚。所谓页眉和页脚是打印在工作表每页的顶端和底端的叙述性文字。可以增加、删除、编辑、设定格式和安排页眉和页脚，并且可查看它们打印时的外观。
     页眉
     从内部页眉列表框上选定需要的页眉。“页眉”框上面的预览区域显示打印时的页眉外观。可以通过选定一个内部页眉来建立一个自定义页眉，然后选择“自定义页眉”按钮。内部页眉会复制到“页眉”对话框中，供我们设定格式或编辑选定的页眉。一个工作表上每次只能有一个自定义页眉。
     页脚
     从内部页脚清单上选定需要的页脚。“页脚”框下面的预览区域显示打印时的页脚外观，如图9-7的“页眉／页脚”选项卡。我们可以通过选定一个内部页脚来建立一个自定义页脚，然后选择“自定义页脚”按钮。内部页脚会复制到“页脚”对话框中，供您设定格式或编辑选定的页脚。一个工作表上每次只能有一个自定义页脚。
     要设置页眉／页脚，可以通过执行“文件”菜单中的“页面设置”命令或者在打印预览状态下按“设置”按钮，来达到设定页眉／页脚的目的。其实现方法如下：
     (1) 选择“文件”菜单，执行其中的“页面设置”命令，这时在屏幕上会出现页面设置对话框。选择其中的“页眉／页脚”选项卡，如图9-11所示。

     (2) 分别在页眉列表框或者页脚列表框中，设定需要的页眉／页脚格式。按下“确定”按钮，可以看到如图9-12的画面。

     对于自定义“页眉／页脚”，我们可以在图9-11的对话框中，分别按下“自定义页眉”和“自定义页脚”按钮。例如，当我们按下“自定义页眉”按钮后，在屏幕上会出现一个如图9-13的对话框。

     我们可以定义自己的“页眉”格式。例如，在其中的左框中输入“天津华邦电脑有限公司”后，按下“确定”按钮。之后，可以在“页眉”选项卡中看到刚定义的页眉。
     同理，我们也可以自定义页脚，其方法与定义页眉相同，这里就不再赘述。

       Excel 打印预览

     过去，一个文档打印输出之前，我们无法看到实际打印的效果，因此需要通过多次的调整才能达到满意的打印效果。而在中文Excel中由于采用了“所见即所得”的技术，我们可以对一个文档在打印输出之前，通过打印预览命令或全真查看模式在屏幕上观察文档的打印效果，而不必经过先打印输出，再修改这一繁琐过程了。

     因此，一旦准备好要打印数据时，我们就可以查看打印结果的预览，并且可以调整页面的设置来得到所要的打印输出。同时，还可以决定 Microsoft Excel建立工作表页数的次序，控制分页符和页数，调整独立图表的缩放比例，使其能用指定的页数完成打印。
     使用打印预览能同时看到全部页面，并可调整像分页符和页边距之类的内容。在通常情况下，Excel对工作表的显示同打印后所看到的工作表在形式上是一致的。在打印之前，最好先保存工作簿。这样，即使打印机产生错误或发生其他问题，我们也不会丢失最后一次保存工作簿之前所完成的工作。
9.3.1 打印预览
     执行打印预览的操作步骤如下：
     选择“文件”菜单下的“打印预览”命令，在窗口中显示了一个打印输出的缩小版，如图9-15所示。
     我们也可以单击标准工具栏上的打印预览“”按钮，这和选择文件菜单中的打印预览命令可以取得同样的结果。
     当执行打印预览命令时，屏幕上显示的打印预览窗口，与编辑窗口不太相同，原编辑窗口中的工具栏、菜单消失了，而被几个按钮取代，见表9-2的说明。我们可以通过这些命令按钮，以不同的方式查看版面效果，或调整版面的编排。屏幕低端的状态栏显示了当前的页号和选定工作表的总页数。


     提示：出现在预览窗口中的各页的外观可能根据可用的字体、打印机的分辨率和可用的颜色而不同。
9.3.2 调整页边距
     如上所述，在打印预览方式下，有一个是“页边距”按钮，单击后，出现一些浅色的线条，这些线条代表所设定的上、下、左、右、页眉、页脚的位置。例如在图9-16中，我们可以看到代表边界的四条线及图片的方框。
     我们可直接利用鼠标移动这些线条，来调整上、下、左、右边界和页眉、页脚的位置，以达到最佳的排版效果。

     调整上下左右边界
     在代表上边界及下边界两条线条的左端（或右端）各有一个黑色小方块，而在左边界及右边界两个线条的下方也有一个黑色小方块。当要改变这些边界的时候，首先将鼠标指针移到适当的小方块上。按下鼠标按钮不放，并拖动鼠标。当拖动鼠标时，小方块所属的边界线会跟着一起移动，当把边界线移到理想的位置后，松开鼠标按钮，新的边界即已设定好了，如图9-16所示。

     提示：上述调整边界的结果，作用于整个表格的边界设定上，并不仅仅适用于屏幕上看到的页面。如果此时执行格式菜单中的页面设置命令，在页边距选项卡中会发现相关边界设定中的数值都已更新为新的数值了。
9.3.3 调整页眉／页脚位置
     在打印预览窗口中，页眉/页脚的四周有一个虚线线条围成的框，如图9-15所示。我们可以在打印预览时改变页眉/页脚的位置，只要将鼠标指针移到围绕页眉/页脚的方框中，按下鼠标按钮不放，并拖动鼠标。当拖动鼠标时，方框会随之移动，窗口右上方显示的与边缘距离也跟着变化，可以让我们了解新的位置所在。当把方框移到所要的位置后，松开鼠标按钮，新的位置即已设定好了。

        轻松套打带照片的准考证

        星期一刚上班，同事小张迎上来笑嘻嘻地说：“主任让你务必于今天上午将准考证打印出来，数据已录好了，照片已加入字段”。想起今年第11期F6版《中国电脑教育报》的一篇《自己动手制作学生胸卡》的文章，我想用VFP的报表功能实现带照片的准考证套打，应该是很轻松的事。

      打开小张递过来的数据盘，原来数据全部用Excel录入，照片作为其中的一个字段已放在单元格内（如图1），如果用VFP，还需将工作表转换成DBF格式，并将照片复制成一个个单独的图片文件，好几百人的照片，没有几天的功夫怕是完成不了任务的。还是在Excel上想想办法吧，看有没有捷径可走。通过探索，笔者终于将此问题解决了，现将方法介绍如下。

1． 设计套打模板，建立数据关联
    图2是空白准考证样式，先用扫描仪将准考证扫描，并保持大小尺寸不变，然后将图片保存为JPG格式。打开Sheet2工作表，将刚才保存的图片插入表中，并将图片设定为非打印对象。执行“视图→工具栏→绘图”命令，在准考证需填充文本的部位插入矩形框。我们用VLOOKUP函数实现Sheet1工作表中数据与Sheet2表中准考证间的关联（照片填充部分除外）。

    首先将A21单元格作为查询的关键数值，在A20—G20单元格中分别输入[序号]、[姓名]、[级别]等字段。在B21单元格中输入公式“=IF(VLOOKUP(A21,Sheet1!A2:I1000,2)=0,"",VLOOKUP(A21,Sheet1!A2:I1000,2))”，在C21单元格中输入公式“=IF(VLOOKUP(A21,Sheet1!A2:I1000,6)=0,"",VLOOKUP(A21,Sheet1!A2:I1000,6))”，其他依此类推。这样就建立了准考证填充数据与Sheet1表间的关联。

     下一步就是要建立数据与准考证相应矩形框的关联，以准考证中[姓名]字段为例，鼠标单击该矩形框，在编辑栏右侧输入“=”符号，然后用鼠标点击需要填入数据的B21单元格，这样矩形框就和B21单元格中的数据建立了联系。只要单元格数据变化，则矩形框数据也跟着变化，其他依此类推。这样，只要在A21单元格输入序号值，那么Sheet1表中相应序号行的数据就会在准考证模板中自动生成。上述工作完成后，按“Shift”键选中所有矩形框，设置矩形框格式，包括字体、大小、对齐、颜色和线条等，特别是选中无填充色和无线条色。

      2． 定义名称，导入照片
　　通过VLOOKUP函数虽然建立了工作表1和准考证的联系，但要在准考证中自动生成照片则需要用到比较复杂的函数，采取定义名称的办法 。具体步骤如下：

（1）定义名称：执行“插入→名称→定义”命令，打开如图3所示“定义名称”对话框，将名称定义为“A”，在“引用位置”文本框中输入公式“=OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)”，按下〔确定〕按钮返回。该公式建立了查询数据的动态地址。接着用同样方法，再定义另一个名叫“X”的名称，里面包括公式“X=INDIRECT(ADDRESS(MATCH(Sheet2!$A$21,A,0),9,1,,"Sheet1"))”，该公式表示当动态地址栏为Sheet2表中A21单元格数值时，返回Sheet1表中第9列即照片所在列单元格内容。

（2）     导入图片：选取sheet2工作表，执行“视图→工具栏→控件工具箱”命令，打开“控制工具箱”窗口。点击图像框或文字框按钮，在准考证需要填充照片的位置画出相同大小的图片框或文字框。选取文字框（图像框）后，将编辑栏中“=EMBED("Forms.TextBox.1",""”改成“=X”，如图4，这样只要A21单元格数值变化时，照片框中相应的照片就会发生变化。

3． 制作微调按钮，编写宏代码
      为操作更加方便，可以制作微调按钮调节序号值。执行“视图→工具栏→窗体”，打开窗体对话框，点击微调项标志按钮，建立微调按钮，右击按钮，打开“设置控件格式”对话框，并与B19单元格建立链接，按下〔确定〕按钮。选中A21单元格，在编辑栏中输入“= B19”，此时点击微调按钮，就可自动调节B19和A21单元格序号值，对应的数据就会在模板中自动生成，效果如图5。接下来就是打印了。

执行“工具→宏→Visul Basic编辑器”命令，在Visul Basic编辑器中选择“插入→添加模块”，在代码窗口输入以下代码：

Sub 打印()

Call dy

End Sub

Sub dy()

Dim a%, b$, c$, abc$

a = Sheets("Sheet2").Cells(19, 2).Value

b = Sheets("Sheet2").Cells(19, 4).Value

（说明：a即B19单元格，是图5中打印第×页至第×页中的起始页，b即D19单元格，是终止页。）

If a < b Then

a = a + 1

Sheets("Sheet2").Cells(19, 2).Value = a

Call 打印

End If

End Sub

Private Sub CommandButton1_Click()

Call 打印

End Sub

输入完成后，保存关闭VBA编辑窗口返回工作表状态。同制作微调按钮一样，制作一个〔打印〕按钮，并指定刚才建立的“打印”宏。将A1:F13所在的单元格区域设定为打印区域，设定打印起止页，按下〔打印〕按钮即可打印了，也可点击微调按钮，查询到相应的打印内容，然后打印当前页。当然其中的图片及按钮不会打印出来。

        用公式实现数据分栏打印

　   成绩公布了，办公室小王又开始忙上了，主任要求她尽快根据表1所示的考试合格人员名单，制作出表2所示的合格人员证书领取花名册。接到任务后，小王经过认真思索，用公式很好地解决了问题。不到十分钟，一份精致的花名册就送到了主任的桌上。下面我们来看看小王是怎么完成的。

　本例实际上是将表1的每1列转换为3列，即将表1表格分成3栏。这样打印时既节约纸张，又美观大方。由于数据量较大，用剪切复制的办法很显然是行不通的。

图1

　　从表2可以看到，A2、F2、K2单元格分别引用表1中的A2、A3、A4单元格内容，其他类推。因此，我们可以考虑用单元格引用函数OFFSET，只要计算出表1中A、B、C列数据单元格参照A2、B2、C2的偏移量就可以了。

图2

　　据此分析，在Sheet2表（表2）A2单元格中输入公式“=OFFSET(Sheet1!$A$2,(ROW(A1)-1)*3+MOD(COLUMN(A1)-1,3),0)”， 该公式中“(ROW(A1)-1)*3+MOD(COLUMN(A1)-1,3)”表示参照Sheet1表（表1）B1单元格向下偏移的行数，“3”表示要转换的栏数，“0”表示列偏移量。同样，在B2和C2单元格分别输入公式“=OFFSET(Sheet1!$B$2,(ROW(A1)-1)*3+MOD(COLUMN(A1)-1,3),0)”和“=OFFSET(Sheet1!$C$2,(ROW(A1)-1)*3+MOD(COLUMN(A1)-1,3),0)”。

　　小提示：1. 正确理解公式中单元格相对引用、绝对引用和混合引用的概念，千万不能混淆。2. 公式中的“3”表示要转换的栏数，如果将数据分成N栏，则只要将数字3改为N就可以了。

　　公式输入完成后，选中A2:C2数据区域，分别将公式复制到F2:H2及K2:M2区域，最后选中A2:M2并向下拖动复制到相应区域。在A1:N1数据区域输入字段名称就可以了，数据格式与表2略有区别，我们只要选中并复制数据区域，执行“编辑→选择性粘贴”命令，在弹出的“选择性粘贴”对话框中选定“数字”选项，删除公式后，再作适当操作就可以了。

        用Excel也能打印海报

         平常办公中偶尔会需要打印一些标语、海报等A3、A2甚至更大幅面的文件，这靠我们办公室常用的A4打印机显然无法直接打印。该怎么办呢？对此笔者平常都是采用Excel进行打印的。使用Excel可以将A3、A2等大张的图形分割成多页打印，待后再进行拼接粘贴成图，虽说多了一些接缝不过用来应应急也还可以，下面大家就和笔者一起动作操作吧。

首先启动Excel选中A1单元格，选择“插入/图片/来自文件”，插入我们处理好的图形文件。如果是用word设计的海报，则应选择“插入/对象…/从文件创建”（如图1），点击“浏览”按钮打开保存海报的word文件，确定后将word文件插入工作表中，右击插入的word文件选择剪切，再点击菜单栏的“编辑/选择性粘贴”，选定一种图形格式，如：图片（JPEG），即可把它转换成JPG格式的图形。

        海报插入Excel文件后，我们可以利用office提供的图片编辑工具简单修饰一下海报。右击工具栏选中“图形”和“绘图”，以显示这两个工具栏。从“图片”工具栏中我们可以选择进行修剪、设定透明色、调节亮度对比度等（如图2）。图形处理好后点击其中的“设置图片格式”，在大小选项卡中按所需海报尺寸直接输入图形的高度和宽度。然后使用“绘图”工具栏中的自选图形、文字框、艺术字等工具对图形做进一步装饰。

图3

然后我们该为海报打印做一些设置。选择“文件/打印预览”，点击“页边距”按钮，把鼠标光标指向表示页边距位置的虚线，当光标变成双箭头时按住左键拖动，可直接调整页边距（如图3），这也就是我们以后粘贴的边距。点击“设置”按钮，在“页面”中选择纸张大小为A4。对于一些特大的海报，打印出来的页数太多，要粘贴时可能不太好找，可在“页眉/页脚”中选择一种带页码的页脚格式（如图4），以便打印后区分。注：页边距不要设得太小，要考虑到打印机的实际可打印范围，如果页边距超出打印机的可打印范围将会使图形超出部分丢失。同时要注意调整页脚的位置，避免页码与图形重叠。

图4

一切搞定后，放入纸开始打印，把打印后的纸左侧和上侧多余的纸边裁掉，再用胶水粘贴拼接成一张大图就行了。

小提示：如果打印的只是标语一类的特大字那就更简单了，只要把插入图片改成插入艺术字再从“设置艺术字格式”设定好所需的尺寸和格式就可以直接打印了。

        需求一、既想分类汇总，又想分类打印

　　解决方案：直接利用Excel内置的“分类汇总”功能来实现。

　　1、选中工程类型列的任意一个单元格，按一下“常用”工具栏上的“升序排序”或“降序排序”按钮，对数据进行一下排序。

　　注意：使用“分类汇总”功能时，一定要按分类对象进行排序！

　　2、执行“数据→分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框（如图2）。

　　3、将“分类字段”设置为“工程类型”；“汇总方式”设置为“求和”；“选定汇总项”为“面积”和“造价”；再选中“每组数据分页”选项。最后，确定返回。

　　4、分类汇总完成（图3是“综合办公”类的打印预览结果）。

        Excel数据表分页汇总与批量打印

　　图1是一份普通的Excel数据表，我们现在需要将其打印成如图2所示的样式，如果采取手工复制、粘贴的做法，不仅操作麻烦，而且容易出现错误。为此，笔者在此给出一种较为简便的解决方法，供大家参考。

　　处理过程：

　　1、启动Excel2003（其他版本请大家仿照操作），打开数据表。

　　2、切换到Sheet2工作表中，仿照图2所示的样式，制作好需要打印的表格表头的表尾。

　　3、选中A4单元格，输入公式：=A3+1，并用“填充柄”将其公式复制到A5至A22单元格中（此处假定每页打印20行数据）。

　　4、分别选中B3至H3单元格，依次输入公式：=IF(ISERROR(VLOOKUP($A3,数据!A:H,2,FALSE)),"",VLOOKUP($A3,数据!A:H,2,FALSE))、=IF(ISERROR(VLOOKUP($A3,数据!A:H,3,FALSE)),"",VLOOKUP($A3,数据!A:H,3,FALSE))……=IF(ISERROR(VLOOKUP($A3,数据!A:H,8,FALSE)),"",VLOOKUP($A3,数据!A:H,8,FALSE))。

　　5、同时选中B3—H3单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到B4至H22单元格中。

　　6、分别选中E23和F23单元格，输入公式：=SUM(E3:E22)和=SUM(F3:F22)，用于统计当页工程的“建筑面积”和“造价”，达到分页汇总的目的。

　　7、执行“工具→宏→Visual Basic编辑器”命令，进入VBA编辑状态（如图3）。

　　注意：按下“Alt+F11”组合键，也可以快速进入VBA编辑状态。

　　8、选中“工程.xls”工作簿名称，执行“插入→模块”命令，插入一个新模块（模块1），然后将下述代码输入到右侧的空白区域中：

　　Sub 分页打印()
　　x = InputBox("请输入打印起始页码") '设置打印起始页码
　　y = InputBox("请输入打印结束页码") '设置打印结束页码
　　For i = x To y '设置一个循环
　　　　Cells(3, 1) = 20 * (i - 1) + 1 '在A3单元格中输入一个序号
　　　　ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut '执行一次打印操作
　　Next '进入下一个循环
　　End Sub

　　注意：在上述代码中，英文单引号“'”及后面的字符是对代码的解释，在实际输入的时候不需要输入。

　　9、输入完成后，关闭VBA编辑窗口，返回工作表中。

　　10、执行“视图→工具栏→控件工具箱”命令，展开“控件工具箱”工具条（如图4）。

　　11、单击工具条上的“命令按钮”按钮，然后在工作表中拖拉一下，画出一个命令按钮。

　　12、右击命令按钮，在随后出现的快捷菜单中，选择“属性”选项，打开“命令按钮属性”设置框（如图5）。

　　现在介绍一种只使用Excel制作成绩通知书的方法，其过程十分简单，只需要使用一个函数就能完成。

　　制作学生成绩统计表

　　通知书文件里有两个表，分别是：学生成绩表及学生通知表（名字可以自己定义），其中第1、2行是表头，第84行是平均分统计，本班共有81位学生（成绩统计过程不再赘述）。

　　设置通知表

　　我们打印通知书一般使用16开纸张，在Excel中，我们把页面设置为B5即可。通知书里有部分文字是相同的，我们按需要输入就可以。为了方便大家理解，把需要输入公式的单元格设置了不同的底色。

　　A2单元格是我们输入学生号的地方。A3单元格的公式是“=VLOOKUP(A2,成绩!A3:O83,2,FALSE)”，此公式的含义是：使用VLOOKUP查询函数，根据A2单元格内容，在成绩表的A3到O83单元格进行查询，把查询到相同内容的这行的第2个单元格的内容显示在A3。

　　理解了A3的公式后，我们根据同样的原理分别设置E6、G6、A8、B8、C8、D8、E8、F8、G8、A10、B10、C10、D10、E10、F10这些单元格的公式。

　　完成公式的输入后，在A2单元格输入学生号，此学生的成绩会自动填写到各单元格里。为了打印出来的通知书比较美观，我们把所有的单元格底色设置为白色，并且把A2单元格的文字也设置为白色。在使用中，我们只需要改变A2单元格的学生号即可以分别打印出各学生的通知书。

        打印考场清单

         图1是考生的详细资料，从图1中可以看出，准考证的编排是有一定规律的，其最后四位数由考场号和座位号组成，要使考场清单按照考场号汇总，关键是要另设一个新字段。

                                                                                  图1

　　在G1单元格输入“考场号”，在G2单元格输入公式“="第"&&MID(C2,8,2)&&"考场"”，按〔Enter〕键确认之后再将该公式往下拖动复制到相应单元格，在G列中就自动生成了考生所在的考场号，执行结果如图2所示。对于没有按照考场号排序的，还需按照考场号和准考证号字段进行排序后，再进行分类汇总。

图2

       将光标停放在数据中任一单元格，执行“数据→分类汇总”命令，弹出如图3所示的“分类汇总”对话框。在分类字段下拉框中选中“考场号”，汇总方式为“计数”，选定“考场号”作为汇总项，将“替换当前分类汇总”、“每组数据分页”、“汇总结果显示在数据下方”三个复选框选中，最后按下〔确定〕按钮。

图3

　　出现如图4所示的效果，此时只要按下〔打印预览〕按钮就可查看打印效果。不过此时打印效果还不是十分理想，我们还需对工作表进行格式设定，如插入页眉、页脚，在每页设定标题行打印及页面设置等，为使30人的考场清单尽量占满一页，我们还需增加行高及字号等等。一切准备就绪后，就可以打印了。