中财网建筑师赫尔佐格:ERP监理方法系列②：ERP项目准备阶段的监理
来源：百度文库 编辑：中财网 时间：2024/04/30 03:39:32
ERP监理方法系列②：ERP项目准备阶段的监理
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作者：北京利玛信息技术有限公司王希跃 黄岳 2007-01-08
内容导航：
ERP项目立项监理 第1页： ERP项目立项监理 第2页： 招投标阶段监理 第3页： 监督招标过程 第4页： 合同签订监理
【ERP监理方法系列导读】
ERP监理方法系列①：ERP监理的目标和内容
ERP监理方法系列②：ERP项目准备阶段的监理ERP监理方法系列③：企业调研、需求分析阶段的监理工作
ERP监理方法系列④：概要详细设计阶段的监理工作
ERP监理方法系列⑤：编码、测试阶段的监理工作ERP监理方法系列⑥：实施阶段的监理工作
ERP监理方法系列⑦：验收阶段的监理工作
【IT168 专稿】准备阶段监理的主要任务是协助业主制定招标文件和评标标准，监督招标过程，对投标单位进行资质审查，确定中标单位后，参与业主和中标单位的合同谈判，协助业主确定合同条款并最终签订信息ERP应用系统建设合同。
ERP项目立项监理
一般来讲，立项过程由业主完成，业主也可以通过“任务委托书”的形式委托有关单位完成。虽然在一般的监理委托合同中，监理单位不参与项目前期立项工作。但是在咨询式监理服务中，监理单位也有可能参与工程立项工作。立项阶段最终要的工作就是编制可行性研究报告，说明项目的实现在技术、经济和社会条件方面的可行性；评述为了合理地达到开发目标而可能选择的各种方案；说明并论证所选定的方案。
监理可协助业主单位根据实际需求编制可行性研究报告，确定系统设计目标和项目范围、功能、运行环境、投资预算和竣工时间等项目要素。可行性研究报告首先由项目负责人审查，再上报给上级主管审阅，从可行性研究应当得出“行或不行”的决断。
一、可行性研究
一般可行性研究包括四个方面的研究：
经济可行性：进行成本∕效益分析。从经济角度判断系统开发是否“合算”。
技术可行性：进行技术风险评价。从建设基础、问题的复杂性等出发，判断系统开发在时间、费用等限制条件下成功的可能性。
法律可行性：确定系统开发可能导致的任何侵权、妨碍和责任。
方案的选择：评价系统或产品开发的几个可能的候选方案。最后给出结论意见。
二、可行性研究报告
可行性报告的形式可以有多种，但最重要的监理内容应当有：
Ⅰ. 项目背景：① 问题描述 ② 实现环境 ③ 限制条件
Ⅱ. 管理概要和建议：① 重要的研究结果 ② 说明 ③ 建议 ④ 影响
Ⅲ. 候选方案：① 候选系统的配置 ② 最终方案的选择标准
Ⅳ. 系统描述：① 系统工作范围的简要说明 ② 被分配系统元素的可行性
Ⅴ. 经济可行性（成本－效益分析）：① 经费概算 ② 预期的经济效益
Ⅵ. 技术可行性（技术风险评价）：① 技术实力 ② 已有工作基础 ③ 设备条件
Ⅶ. 法律可行性：① 系统开发可能导致的侵权，违法和责任
Ⅷ. 用户使用可行性：① 用户单位的行政管理，工作制度 ② 使用人员的素质
Ⅸ. 其它与项目有关的问题：① 其它方案介绍 ② 未来可能的变化
招投标阶段监理
一、确定招标方式
监理单位在招标阶段的第一项工作内容是了解业主需求，协助业主确定招标方式。根据有关国际组织协议或国内法规定以及信息服务项目招标的特点，在实践中确定信息服务招标方式的基本原则是：
如果可以拟定详细的条件，而且服务的性质允许采用招标方式，如一般的电子政务信息服务软件系统、一般性质的ERP软件系统等，可采用公开或邀请招标的方式进行；
如果不能确切拟定或最后拟定条件，或采购的服务相当复杂，可采用征求建议书、邀请建议书、两阶段招标、竞争性谈判、设计竞赛等方式；
与其他形式的服务相比，聘用专家提供咨询、研究、监理等服务更侧重对专家知识、技能、经验方面的考虑，故有独特的方式；
在招标方式确定后，监理单位应协助业主制定招标文件和评标标准，并对招标过程的组织提出建议。
二、审查承建单位资质
采用公开招标方式时，监理单位应协助业主对投标单位的资质进行审查，采用邀标或其他招标方式时，监理单位应协助业主单位对候选承建单位进行资质审查。
目前国内信息ERP应用系统建设的过程中，某些工程项目由于在启动阶段对承建单位的选择不够慎重，片面强调了进度与投资方面的要求，导致最终选择的承建单位在企业资质及开发经验上都严重不足。承建单位选择的失误导致了后续的开发工作出现了大量问题，致使业主单位与监理单位投入大量的人力物力才能保证工程完成，而进度与投资方面也超出了原有计划。
因此，在此阶段监理单位要协助业主单位对承建单位资质进行审查，如承建单位的软件企业认定情况、系统集成资质情况等，同时考察承建单位在以往的开发过程中是否从事过与本项目相关或相似的开发工作，帮助业主单位选择合格的承建单位，减小项目实施的风险。
三、审查承建单位质量管理体系
目前国内信息ERP应用系统建设过程中，常出现承建单位对质量管理不够重视或不落实的情况，而业主单位由于进度等方面的要求和信息技术的弱势也往往忽视了承建单位此方面的工作。这造成了后续开发工作在没有严格质量保证的情况下进行，开发过程的随意性增大，容易出现不按设计编码、系统版本失控、测试工作不到位的情况，最终影响了工程建设的质量。承建单位质量管理体系是否通过相关认证或评估，标志着承建单位对质量管理的重视程度，也在一定程度上决定了承建单位产品或服务质量水平，因此，监理单位应对于承建单位质量管理体系进行审查。目前软件企业所遵循的质量管理体系主要有两种，一种是软件能力成熟度模型（SW-CMM），一种是ISO质量管理体系。
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监督招标过程
一、开标过程监理
开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行；开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。
开标时，要检查检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。
开标过程应当记录，并存档备查。
二、评标过程监理
评标委员会由招标人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。
专家应当从事相关领域工作满八年并具有高级职称或者具有同等专业水平，由招标人从国务院有关部门或者省、自治区、直辖市人民政府有关部门提供的专家名册或者招标代理机构的专家库内的相关专业的专家名单中确定；一般招标项目可以采取随机抽取方式，特殊招标项目可以由招标人直接确定。
确认没有与投标人有利害关系的人进入相关项目的评标委员会。
评标委员会成员的名单在中标结果确定前应当保密。
确认没有任何单位和个人非法干预、影响评标的过程和结果。
评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较；设有标底的，应当参考标底。评标委员会完成评标后，应当向招标人提出书面评标报告，并推荐合格的中标候选人。
招标人根据评标委员会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人确定中标人。招标人也可以授权评标委员会直接确定中标人。
在确定中标人前，招标人不得与投标人就投标价格、投标方案等实质性内容进行谈判。
评标委员会成员和参与评标的有关工作人员不得透露对投标文件的评审和比较、中标候选人的推荐情况以及与评标有关的其他情况。
三、决标过程监理
中标通知书对招标人和中标人具有法律效力。中标通知书发出后，招标人改变中标结果的，或者中标人放弃中标项目的，应当依法承担法律责任。
招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。招标人和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。
依法必须进行招标的项目，招标人应当自确定中标人之日起十五日内，向有关行政监督部门提交招标投标情况的书面报告。
中标人应当按照合同约定履行义务，完成中标项目。中标人不得向他人转让中标项目，也不得将中标项目肢解后分别向他人转让。
中标人按照合同约定或者经招标人同意，可以将中标项目的部分非主体、非关键性工作分包给他人完成。接受分包的人应当具备相应的资格条件，并不得再次分包。
中标人应当就分包项目向招标人负责，接受分包的人就分包项目承担连带责任。
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合同签订监理
合同的签订管理是指监理单位协助业主与承建单位之间的各种合同进行分析、谈判、协商、拟定、签署等。其中合同分析是合同签订中最重要的内容和环节，是合同签订的前提。监理工程师应对工程承建、共同承担风险的合同条款、法律条款分别进行仔细的分析解释。同时也要对合同条款的更换、延期说明、投资变化等事件进行仔细分析。合同分析和工程检查等工作要同其联系起来。合同分析是解释双方合同责任的根据。
监理工程师在业主与承建单位订立合同的过程中要按条款逐条分析，如果发现有对业主产生风险较大的条款，要增加相应的抵御条款。要详细分析哪些条款与业主有关、与承建单位有关、与工程检查有关、与工期有关等，分门别类分析各自责任和相互联系的关联，做到一清二楚，心中有数。
合同评审过程中的考查以下内容，确定以下内容在合同中进行了明确定义：
定义/使用的术语
保密约定
知识产权约定
双方义务
合同价款及付款方式
各阶段工程成果及交付期限。应选取里程碑式的工程成果交付的期限，并在一定程度上把成果和付款计划联系起来。
验收标准和方式/工程的质量要求。应准确细致地描述工程的整体质量和各部分质量，必要时可以用明确的技术指标进行限定
用户培训需求
维护期约定，包括维护期长度、维护响应时间、维护方式和维护费用等
违约责任
期限和终止
不可抗力
变更，包括资金、需求、期限、合同等变更，对变更的范围进行约定，并明确每一种变更以何种方式何种程序处理。对范围外的变更，可注明另行协商并再补签合同。
其他约定，如适用法律、争议解决和双方的其他协作条件等
监理单位应将监理意见以合同评审专题报告形式提交业主。
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作者：北京利玛信息技术有限公司王希跃 黄岳 2007-01-08
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【ERP监理方法系列导读】
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ERP监理方法系列②：ERP项目准备阶段的监理ERP监理方法系列③：企业调研、需求分析阶段的监理工作
ERP监理方法系列④：概要详细设计阶段的监理工作
ERP监理方法系列⑤：编码、测试阶段的监理工作ERP监理方法系列⑥：实施阶段的监理工作
ERP监理方法系列⑦：验收阶段的监理工作
【IT168 专稿】准备阶段监理的主要任务是协助业主制定招标文件和评标标准，监督招标过程，对投标单位进行资质审查，确定中标单位后，参与业主和中标单位的合同谈判，协助业主确定合同条款并最终签订信息ERP应用系统建设合同。
ERP项目立项监理
一般来讲，立项过程由业主完成，业主也可以通过“任务委托书”的形式委托有关单位完成。虽然在一般的监理委托合同中，监理单位不参与项目前期立项工作。但是在咨询式监理服务中，监理单位也有可能参与工程立项工作。立项阶段最终要的工作就是编制可行性研究报告，说明项目的实现在技术、经济和社会条件方面的可行性；评述为了合理地达到开发目标而可能选择的各种方案；说明并论证所选定的方案。
监理可协助业主单位根据实际需求编制可行性研究报告，确定系统设计目标和项目范围、功能、运行环境、投资预算和竣工时间等项目要素。可行性研究报告首先由项目负责人审查，再上报给上级主管审阅，从可行性研究应当得出“行或不行”的决断。
一、可行性研究
一般可行性研究包括四个方面的研究：
经济可行性：进行成本∕效益分析。从经济角度判断系统开发是否“合算”。
技术可行性：进行技术风险评价。从建设基础、问题的复杂性等出发，判断系统开发在时间、费用等限制条件下成功的可能性。
法律可行性：确定系统开发可能导致的任何侵权、妨碍和责任。
方案的选择：评价系统或产品开发的几个可能的候选方案。最后给出结论意见。
二、可行性研究报告
可行性报告的形式可以有多种，但最重要的监理内容应当有：
Ⅰ. 项目背景：① 问题描述 ② 实现环境 ③ 限制条件
Ⅱ. 管理概要和建议：① 重要的研究结果 ② 说明 ③ 建议 ④ 影响
Ⅲ. 候选方案：① 候选系统的配置 ② 最终方案的选择标准
Ⅳ. 系统描述：① 系统工作范围的简要说明 ② 被分配系统元素的可行性
Ⅴ. 经济可行性（成本－效益分析）：① 经费概算 ② 预期的经济效益
Ⅵ. 技术可行性（技术风险评价）：① 技术实力 ② 已有工作基础 ③ 设备条件
Ⅶ. 法律可行性：① 系统开发可能导致的侵权，违法和责任
Ⅷ. 用户使用可行性：① 用户单位的行政管理，工作制度 ② 使用人员的素质
Ⅸ. 其它与项目有关的问题：① 其它方案介绍 ② 未来可能的变化
招投标阶段监理
一、确定招标方式
监理单位在招标阶段的第一项工作内容是了解业主需求，协助业主确定招标方式。根据有关国际组织协议或国内法规定以及信息服务项目招标的特点，在实践中确定信息服务招标方式的基本原则是：
如果可以拟定详细的条件，而且服务的性质允许采用招标方式，如一般的电子政务信息服务软件系统、一般性质的ERP软件系统等，可采用公开或邀请招标的方式进行；
如果不能确切拟定或最后拟定条件，或采购的服务相当复杂，可采用征求建议书、邀请建议书、两阶段招标、竞争性谈判、设计竞赛等方式；
与其他形式的服务相比，聘用专家提供咨询、研究、监理等服务更侧重对专家知识、技能、经验方面的考虑，故有独特的方式；
在招标方式确定后，监理单位应协助业主制定招标文件和评标标准，并对招标过程的组织提出建议。
二、审查承建单位资质
采用公开招标方式时，监理单位应协助业主对投标单位的资质进行审查，采用邀标或其他招标方式时，监理单位应协助业主单位对候选承建单位进行资质审查。
目前国内信息ERP应用系统建设的过程中，某些工程项目由于在启动阶段对承建单位的选择不够慎重，片面强调了进度与投资方面的要求，导致最终选择的承建单位在企业资质及开发经验上都严重不足。承建单位选择的失误导致了后续的开发工作出现了大量问题，致使业主单位与监理单位投入大量的人力物力才能保证工程完成，而进度与投资方面也超出了原有计划。
因此，在此阶段监理单位要协助业主单位对承建单位资质进行审查，如承建单位的软件企业认定情况、系统集成资质情况等，同时考察承建单位在以往的开发过程中是否从事过与本项目相关或相似的开发工作，帮助业主单位选择合格的承建单位，减小项目实施的风险。
三、审查承建单位质量管理体系
目前国内信息ERP应用系统建设过程中，常出现承建单位对质量管理不够重视或不落实的情况，而业主单位由于进度等方面的要求和信息技术的弱势也往往忽视了承建单位此方面的工作。这造成了后续开发工作在没有严格质量保证的情况下进行，开发过程的随意性增大，容易出现不按设计编码、系统版本失控、测试工作不到位的情况，最终影响了工程建设的质量。承建单位质量管理体系是否通过相关认证或评估，标志着承建单位对质量管理的重视程度，也在一定程度上决定了承建单位产品或服务质量水平，因此，监理单位应对于承建单位质量管理体系进行审查。目前软件企业所遵循的质量管理体系主要有两种，一种是软件能力成熟度模型（SW-CMM），一种是ISO质量管理体系。
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监督招标过程
一、开标过程监理
开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行；开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。
开标时，要检查检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。
开标过程应当记录，并存档备查。
二、评标过程监理
评标委员会由招标人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。
专家应当从事相关领域工作满八年并具有高级职称或者具有同等专业水平，由招标人从国务院有关部门或者省、自治区、直辖市人民政府有关部门提供的专家名册或者招标代理机构的专家库内的相关专业的专家名单中确定；一般招标项目可以采取随机抽取方式，特殊招标项目可以由招标人直接确定。
确认没有与投标人有利害关系的人进入相关项目的评标委员会。
评标委员会成员的名单在中标结果确定前应当保密。
确认没有任何单位和个人非法干预、影响评标的过程和结果。
评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较；设有标底的，应当参考标底。评标委员会完成评标后，应当向招标人提出书面评标报告，并推荐合格的中标候选人。
招标人根据评标委员会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人确定中标人。招标人也可以授权评标委员会直接确定中标人。
在确定中标人前，招标人不得与投标人就投标价格、投标方案等实质性内容进行谈判。
评标委员会成员和参与评标的有关工作人员不得透露对投标文件的评审和比较、中标候选人的推荐情况以及与评标有关的其他情况。
三、决标过程监理
中标通知书对招标人和中标人具有法律效力。中标通知书发出后，招标人改变中标结果的，或者中标人放弃中标项目的，应当依法承担法律责任。
招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。招标人和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。
依法必须进行招标的项目，招标人应当自确定中标人之日起十五日内，向有关行政监督部门提交招标投标情况的书面报告。
中标人应当按照合同约定履行义务，完成中标项目。中标人不得向他人转让中标项目，也不得将中标项目肢解后分别向他人转让。
中标人按照合同约定或者经招标人同意，可以将中标项目的部分非主体、非关键性工作分包给他人完成。接受分包的人应当具备相应的资格条件，并不得再次分包。
中标人应当就分包项目向招标人负责，接受分包的人就分包项目承担连带责任。
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合同签订监理
合同的签订管理是指监理单位协助业主与承建单位之间的各种合同进行分析、谈判、协商、拟定、签署等。其中合同分析是合同签订中最重要的内容和环节，是合同签订的前提。监理工程师应对工程承建、共同承担风险的合同条款、法律条款分别进行仔细的分析解释。同时也要对合同条款的更换、延期说明、投资变化等事件进行仔细分析。合同分析和工程检查等工作要同其联系起来。合同分析是解释双方合同责任的根据。
监理工程师在业主与承建单位订立合同的过程中要按条款逐条分析，如果发现有对业主产生风险较大的条款，要增加相应的抵御条款。要详细分析哪些条款与业主有关、与承建单位有关、与工程检查有关、与工期有关等，分门别类分析各自责任和相互联系的关联，做到一清二楚，心中有数。
合同评审过程中的考查以下内容，确定以下内容在合同中进行了明确定义：
定义/使用的术语
保密约定
知识产权约定
双方义务
合同价款及付款方式
各阶段工程成果及交付期限。应选取里程碑式的工程成果交付的期限，并在一定程度上把成果和付款计划联系起来。
验收标准和方式/工程的质量要求。应准确细致地描述工程的整体质量和各部分质量，必要时可以用明确的技术指标进行限定
用户培训需求
维护期约定，包括维护期长度、维护响应时间、维护方式和维护费用等
违约责任
期限和终止
不可抗力
变更，包括资金、需求、期限、合同等变更，对变更的范围进行约定，并明确每一种变更以何种方式何种程序处理。对范围外的变更，可注明另行协商并再补签合同。
其他约定，如适用法律、争议解决和双方的其他协作条件等
监理单位应将监理意见以合同评审专题报告形式提交业主。
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