我深爱着我的祖国作文:office使用技巧大全（一）

office使用技巧大全（一）

 Word不仅仅是“写字板”
     用Word的人大多只是把文字简单的堆入到版面中，只是进行简单的排版，最后整理起来就要相当麻烦了。其实Word不仅仅是“写字板”。
1、论文虽好，不要为整理而烦恼
     对于上学的朋友来说，写论文是用到Word最多的时候，也是问题最多的时候，就让我们来看看写好一篇论文应该注意些什么吧。
步骤1、页面设置
写任何文章前，都要先定好页面尺寸，通常学校都会有指定要求，这里我们也给出一种设置方法。
第一步：进入Word，点击菜单中的“文件－页面设置”，然后在“页边距”中依此进行设置，“上”设置为“3.7厘米”，“下”设置为“1.7厘米”，“左”设置为“1.0厘米”，“右”设置为“1.4”厘米，“装订线”设置为“1.35厘米”。
第二步：点击“纸张”标签，纸张大小设置为“16开”。
第三步：点击“文档网络”标签，将“网络”设置为“指定行和字符网络”，然后再将“每行”设置为32字符，跨度为12.75磅，将“每页”设置为“21”行，跨度为“27.45”磅。
步骤2、样式设置
Word中的样式可以设置标题、小标题、正文的格式，对于很多朋友来说的是最容易忽略的功能之一，不少人认为这功能不实用，使用不方便，其实当你能够熟练的使用它后，就会发现，其实它能帮你减少很多重复工作，统一文档的格式。更重要的是在最后制作目录和索引时可以减少很多工作量。
不同的学校对样式都有不同的要求，下面步骤中的设置数据可根据实际情况进行替换。
第一步：点击“格式－样式和格式”，这时窗口右侧会显示出“样式和格式”窗口。
第二步：Word中已经内置了一些格式供我们使用或修改（点击样式后，从下拉菜单中选择“修改”），这里我们直接点击“新样式”，新建样式。
第三步：在弹出窗口的“名称”中输入“章标题”，在“后续段落样式”中选择“正文”（设置完标题下面的段落继续使用正文样式），将格式设置为“黑体”、 “三号”、“居中”（勾选“自动更新”后，当你在“样式”外直接对任意一个章标题文字格式进行修改后，其他标题样式也会随之改变）。
第四步：用第三步方法设置好“正文”、“小标题”等样式。
第五步：在使用时，我们可以提前选中“章标题”样式，然后再输入标题，也可以选中标题文字后再选择“章标题”样式。
步骤3、文章分节
提示：在我们使用Word制作论文时，一定要注意，不要用手动敲空格来实现对齐，同理，也尽量避免使用回车的方法来调整段间距及换页。
在写论文时，你可能会先列好小标题，为了后面添加页眉、页脚方便，可能需要我们对不同的章节进行分节。
写好小标题后，将光标定位至分章处，然后点击菜单中的“插入－分隔符”，对于分章处，我们选择“下一页”，这样不必再敲回车去换页了，如是分节处，则可选择“连续”。
步骤4、编号也要自动化
提示：通常我们先会使用“多级符号”，然后再使用“编号”，如果再分级，则会使用“项目符号”。
论文的基本特征是结构严谨、条理分明，因此章、条（节）的编号有严格的规定。比如我们采用一级标题的编号为1，2……；二级标题的编号为1.1，2.1，2.2……；三级标题的编号为1.1.1，1.1.2……，依此类推。
第一步：点击菜单中的“格式－项目符号和编号”项，点击“多级符号”标签。
第二步：选中你选择的编号样式后，点击“自定义”按钮。
第三步：点击“高级”按钮，然后选中“级别”下的“1”，再在“将级别链接到样式”中填入“章标题”，用同样的方法将级别2设置成“节标题”，最后点击“确定”，现在编号就已经制作完成了。
步骤5、编辑公式
对于理科班的同学，编辑数学公式是少不了要用到的功能。在Word中使用公式编辑器可以很轻松地完成公式的编辑。
第一步：点击“插入－对象”，然后选择“新建”选项卡。
第二步：在“对象类型”框中选择“Microsoft 公式3.0”，如果之前没有安装公式编辑器，会提示你进行安装。
步骤6、插图编号
提示：对于已经添加到文档中的图片，可以通过右击鼠标，选择“题注”的方法添加图片编号。
在写论文时，最好是将图片进行编号，当然不是手动来输入编号，而是让Word来帮我们为图片自动编号。
第一步：在插入图片之前，先点击菜单中的“插入－引用－题注”，打开对话框单击“自动插入题注”按钮。
第二步：在弹出的窗口勾选“Microsoft Word 图片”，然后点击“新建标签”按钮，在弹出对话框中输入“图”。如果需要，单击“编号”按钮打开对话框选中“包含章节号”，并选择“章节起始样式”列表中的章节标题样式。
第三步：再选择菜单中的“插入－图片－来自文件”，这样插入的图片就会自动加入图注了。
图片插入文档以后，发生了增加或删除等情况。例如在原来的编号之间插入了新的编号，Word 2003会根据图片所在的章节以及前后的图片编号，自动给予选中的图片正确的编号。如果删除了论文中的某一张图片，只需将对应的编号删除。然后右击已删除编号前后的某个编号，选择快捷菜单中的“选择格式相似文本”，将文档中的所有图片编号选中。再次右击鼠标选择快捷菜单中的“更新域”命令，所有图片编号就会按照顺序自动调整。Word 2003编号默认的字体是“黑体”，字号为“10”磅。如果需要修改编号的字体和字号，可以右击任意一个编号，选择快捷菜单中的“选择格式相似的文本”，将稳当中的图片编号全部选中，然后使用“格式”工具栏修改“字体”和“字号”即可。除了编号以外，凡是使用“域”的功能。例如“目录”、“脚注和尾注”和 “交叉引用”等都可以采用上述方法修改它们的字体和字号等属性。
提示：除了图片以外，凡是“自动插入题注（插入－引用－题注－自动插入题注）”对话框中列出的对象，包括表格、文档、公式等等，都可以采用上面介绍的方法自动编号。
步骤7、图片的引用
我们在论文中经常会引用某个图片，比如“请参见图2-1”，“参见第X章、如图X所示”等，这时不要手敲，而要使用“交叉引用”功能。
第一步：先将光标定位至需要插入图号的位置，比如“请参见”后，点击菜单中的“插入－引用－交叉引用”。
第二步：打开“交叉引用”对话框，在“引用类型”下拉列表中选择“图”，在“引用类型”下拉列表内选择“只有标签和编号”，然后在“引用哪一个题注”框内选中“图2-1”，单击“插入”按钮即可插入一个交叉引用。
提示：
如原来是“请参见图2-1”，由于章节顺序调整需要改名为“请参见图2-2”，就需要对交叉引用进行修改：首先选中“图2-1”，在单击“插入－引用－交叉引用”菜单项，再选择新的引用项目，最后单击“插入”按钮即可。
如果论文中的某个对象（例如图片）连同编号被删除，那么它后面的所有对象的编号必须手动刷新。办法是选中整个文档，按“F9”键使Word 2003更新域，图片编号和交叉引用等即可自动更新为正确状态。
步骤8、页眉页脚
页眉页脚的制作有很大学问，制作好一个特殊的页眉页脚还是很麻烦的。
第一步：点击菜单中的“视图－页眉页脚”，弹出“页眉页脚”设置窗口。
第二步：输入好页眉页脚的文章，然后点击“页眉页脚”中的“设置页码格式”，对页码进行设置。通过“页面设置”窗口中“版式”选项卡下的“奇偶页不同”和“首页不同”可以让页眉和页脚有更多的变化。
第三步：可能有很多朋友需要在页眉中插入章节标题，这需要用到“域”。将光标定位至页眉后，点击菜单中的“插入－域”，在“域名”中找到“StyleRef”，在“域属性”中找到“章标题”，然后点击下侧的“域代码－选项”按钮，在弹出窗口中的“开关”出选择“\n”
第四步：确定后，每页的页眉处就会显示出相对应的章标题。
提示：添加过分页符后，可以通过“页眉和页脚”窗口中“链接到前一个”，来对文档页码可以从第五页开始显示，只要解除链接，删除前面的页码，再通过“页码格式”窗口，将“其实页码”设为“1”即可。
步骤9：目录生成
老师评论文的时候，第一印象主要来自标题、目录和摘要，可见目录制作的好坏直接影响了论文最终效果。
第一步：将光标定位至文章开始处。
第二步：点击菜单中的“插入－引用－索引和目录”，在弹出窗口中点击“目录”标签。
第三步：点击“选项”按钮，将“目录级别”中“标题1”至“标题3”中的数字清除，然后将“章标题”和“节标题”的“目录级别”分别设置为“1”和“2”。
提示：如果我们使用过大纲，目录也可以通过大纲进行设置，后面我们会对大纲是使用方法进行介绍。  Excel篇

1、 使用边框中的对角线
     首先，选中要绘制斜线表头的单元格，单击鼠标右键，然后进入“设置单元格格式－边框－外边框”，再单击从左上角至右上角的对角线按钮，确定。当然你也可以在次窗口中修改线条的样式和颜色。此方法下的文字问题可以通过单元格内换行（Alt+回车键）、用几个单元格设置不同的对齐方式（居中、靠左、靠右等）、把字体改小来解决。
2、 使用绘图工具
     首先选中要绘制斜线表头的单元格，右键选“设置单元格格式”，再单击“边框－外边框”按钮，确定即可（启用“绘图”工具栏的方法是：单击“视图－工具栏－绘图”）。现在选中直线，在要绘制斜线表头的单元格中，将鼠标放在左上角，拖动鼠标，将直线右下角放置在所需位置即可。重复上一步，添加多条斜线都没有问题。通过添加文本框并将其外边框线条颜色设置为无线条颜色无背景，可以在需要的位置输入标题。
3、 应用不同的行本身
     复杂一点的表头，比如序号\数量\项目三个元素，可以将“序号”放在“A2”格，水平靠左；“数量”放在“B2”格，水平居中；“项目”放在“B1”格，水平靠右。然后\线用绘画中的画线工具完成，在“A1：A2”画一条斜线，“A1：B1”画一条斜线，就OK了。  

部分文字玩特效：
     我们认为电脑是万能的，自己的手也是万能的，什么都可以输入电脑，可是遇到平方、下划线等情况，就犯愁了。比如现在输入单位“Kg/m3”，如何把中间的 3变成上标？很简单，选中3，点击“格式－单元格”，选中“特殊效果”里的“上标”就完成了。看，删除线、下标以及各种下划线都在这里，以前粗心的自己是否从未注意过？
局部“捉迷藏”：
     蜥蜴是聪明的，它懂得通过不断变化颜色来保护自己。Excel的应用更具广泛性，无论想把哪里藏起来，都不在话下。先看看“轻度隐身”。选择要隐身的单元格，进入“格式－单元格”，单击“数字”选项卡，在“分类”框中单击“自定义”，然后在“类型”框中键入三个半角的分号“;;;”，确定。好了，单元格中的内容不会显示在工作表中，但当你单击这个单元格后，编辑栏中会显示其内容。
如何完全隐身呢？
     在“保护”选项卡中，选中“隐藏”复选框，确定。然后进入“工具－保护”，单击“保护工作表”，选中“保护工作表及锁定的单元格内容”复选框，还可以键如密码，确定即可。要恢复显示，在“工具－保护”子菜单中单击“撤销工作表保护”就OK。还可以把要保护的局部区域的字改为白色，再进行整个工作表的保护。
行列的折叠 ：
     降落伞不用时可以收成伞包，那么暂时没用的行列能先收起来吗？有时侯数据过多，为了把最重要的数据显示在单元格中，可以把行或列隐藏起来。首先任意点击一个单元格，进入“格式－行－隐藏”，这个单元格所在的行就隐藏起来了，隐藏列的方法相似。
     还有一种折叠，带有加号，打开后又变成减号，如何实现的呢？选定所要折叠的区域，在“数据”里选“组及分级显示”（或按Alt+Shift+→），可以按行或列分组，也就是折叠。点击“取消组合”或按（Alt+Shift+←）就能恢复原貌。
打印篇：
     在《越狱》最精彩的“惊险大逃亡”中，迈克尔和哥哥为了争取时间，取得最后的胜利，“淘汰”了少数兄弟。我们阅读纸制文件更容易发现某些不易察觉的错误，所以把电子文档打印出来再反复检查修改十分必要。那么，打印Word文档时是否所有的元素都要打印出来呢？
未必，威力加快打印的速度，可以按草稿的质量输出打印文档，不打印格式及大部分图形。在“打印”对话框的“选项”中选中“草稿输出”即可。
     打印PPT的时候，在“打印”对话框的“打印内容”中选择“幻灯片”（保留格式）、“讲义”（可在一页中打印几张幻灯片）、“备注页”（含有批注的幻灯片）、“大纲视图”（按幻灯片分页的文字）等项目，能获得不同的打印内容。比如一个PPT，演讲者自己打印时可以保留批注，而给参加培训的人员发的材料，可以把这些无关信息去掉。打印Excel的时候，局域、工作表还是工作簿都能根据需要选择。  

Excel的特长是计算，通过它可以很轻松地实现学生的平均分、总分的计算、名次的排序、工作人员工资的统计、计算等等。不过“巧妇难为无米之炊”，在计算之前首先需要输入大量的计算数据，有时还要对输入的数据做一些编辑。如果我们能进一步掌握一些技巧的话，就能够事半功倍，大大提高工作的效率了。
         技巧1：快速输入大量含小数点数字
在Excel中，直接输入“00015”，就自动加上小数点，变成“0.0015”，是不是很方便？如果需要输入大量这样的含小数点的数字，这样的方法一定能节约许多时间。不过要达到这样的效果，还要做一些简单的设置。
第一步：启动Excel，执行“工具－选项”命令打开选项对话框。
第二步：单击“编辑”标签，勾选“自动设置小数点”项，在“位数”框中输入需要显示在小数点右面的位数，这个例子是4位，确定后返回。现在就可以直接输入数字，让Excel自动加小数点了。
提示：如果在选项对话框中将位数设置成负数，如设置成“-3”，则输入任意数并回车后，在数字后面会自动加上3个0。
         技巧2：快速输入大量相同的数据
当我们需要在不同的单元格中输入大量相同的数据信息时，如果每次都要一个一个地输入单元格，就太浪费时间了，而且还比较容易出错。这时可通过下面的方法快速输入。
方法1：相邻单元格的重复输入
可以先在第一个单元格中输入数据，然后拖动单元格右下角的填充柄选择其他的单元格，就可以快速复制了。
方法2：不相邻单元格的重复输入
按住Ctrl键不放并依此点击选中需要填充数据的所有单元格；放开Ctrl，在最后选中的那个单元格中输入数字；再次按下Ctrl键并按回车键，所有选中的单元格中就会填充上同一数据了。
         技巧3：快速删除工作表中的空行
有时我们会遇到这样的现象：当使用Excel处理完数据后，却发现在Excel中包含了大量的无用的空行，如果一行一行删除的话，会很繁琐。这时可试试下面的方法：
第一步：在要删除空行的工作表中插入一个新的列（假设为X列），并通过填充柄快速在X列中顺序填入序数。
第二步：以其他列为依据进行排序，让所有的空行都集中到工作表的底部，全选这些空行（包括X列中对应的行）并删除。
第三步：以X列为依据重新排回原来的顺序，最后再删去X列就可以了。
         技巧4：快速移动或复制单元格
当我们需要将多个单元格的内容移动或者复制到其他区域的时候，如果采用“复制/粘贴”的方法，就显得比较繁琐了。使用下面的方法就会简单很多：
第一步：先选顶这些单元格，然后光标指针移动单元格边框上，光标将变成十字箭头状，此时拖动鼠标就可以将选中的单元格快速移到其他地方了。
第二步：如果在拖动的同时按下Ctrl键不放，就可以完成快速复制的目的。
         技巧5：快速清除单元格的内容
在Excel里选定包含有错误数据或公式的单元格并按Delete键删除时，删除的只是单元格里的内容，而它的格式和批注等信息仍然保留着，这给以后的数据输入留下了不少的隐患。可通过下面的方法解决这一问题：
选中想要清除数据库的单元格（或单元格范围），接着单击菜单“编辑－清除－全部”命令就可以了。
提示：如果仅仅是清楚数据，可先选定单元格区域，再用鼠标右键向上或向左（反向）拖动填充柄，放开鼠标键时那些变灰的单元格中的数据就清楚了。
         技巧6：连续在同一单元格输入不同数据
你是否遇到过这样的情况：有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用这个单元格的其他单元格的效果，但在每次输入一个值后按回车键，活动单元格总是自动移到下一个单元格，这给下一步操作带来了不便。
第一步：点选要连续输入数据的单元格，然后按住Ctrl键不放并再次单击这个单元格，这时这个单元格周围会出现实线。
第二步：现在就可以持续在这个单元格中进行操作了。点击其他任意单元格，即可取消这一设定。