卫戍区警卫三师炮兵团:能源贸易行业 管理信息化成功体验 宝矿国际贸易有限公司

行业概述

上世纪 90 年代以来，全世界在生活和生产方面对能源的总需求不断增长，以中国为代表的新兴国家的飞跃式发展带动能源消费量急剧上升； 2004 年开始，亚太地区已经超过北美、欧洲，成为世界上最大的能源消费地区。

煤、电、石油、天然气等能源与我们的生活息息相关，我们很难想象一个能源匮乏的世界将是何种景象。中国是能源短缺国家，接踵而来的煤荒、电荒、油荒，着实让国人心慌。

自 1993 年起，中国由能源净出口国变成净进口国，能源总消费已大于总供给，能源需求的对外依存度迅速增大，煤炭、铁矿石、石油和天然气等能源在中国都存在缺口，国内众多的钢铁生产企业所需的铁矿石多依赖于进口； 2007 年下半年以来，矿石、煤炭、生铁等原材料市场价格持续大幅上涨，屡创新高，国际铁矿石长单协议价格（基准价格）在连续三年上涨后， 2008 年度价格再次上涨 65% ，铁矿石价格不断攀升给我国钢铁生产企业带来了成本压力。

而对于诸如铁矿石国际贸易为代表的能源贸易企业而言，需要应对的问题更多。

一方面，由于铁矿石采购价格上涨导致的能源贸易企业利润空间骤然下降；另一方面，则来自于钢协着手整治铁矿石贸易市场，而使得铁矿石贸易商面临重大行业整合的问题。能源贸易企业之间的竞争已不仅仅是以往单纯的产品或价格的竞争，而是企业内部规范化管理和外部供应链管理之间的竞争。

无容置疑，信息时代将是一个结构节能、技术节能和管理节能都具有光明前景的节能新时代，信息技术革命推动了各种技术的飞跃，同时也支撑了全球能源信息化的发展。利用信息化手段合理分配资源，提高资源配置效率，实现能源的节约、增效、安全保障等已经成为各国共识。

?  信息化将显著提高能源资源的配置效率。 信息化对提高能源资源配置效率的作用在于，合理组织的信息流将驾驭经济体系中的能量流进行高效和合理的流动，同时，信息流中的反馈信息将科学地调节传统能量流的数量、方向、速度和目标，从而显著提高能源服务质量和能源利用的经济效率。通过信息化系统，整合自身资源，优化企业配置，降低运营成本，提高企业核心竞争力，成为企业盈利的主要来源。

?  信息化与结构节能。 信息技术的广泛应用和信息资源在经济活动中的高投入，将引导传统产业的改造升级和国民经济产业结构优化朝着非能源 / 实物资源密集型、信息密集型方向深入进行，从而带来比工业时代更显著的结构节能效果。信息化将使传统产业的改造升级在更高的层次上进行，促使国民经济整体产业结构发生深刻的变化。

?  信息化与技术节能。 从能源的角度来看，信息化将推动能源技术体系向前发展，使整个经济和社会活动的能源技术基础焕然一新，从而产生广泛的技术节能效果。

?  信息化与管理节能。 信息化将对经济管理产生深刻的影响。管理节能在信息时代具有广阔的发展空间，信息技术将使能源事务处理，特别是大量能源、经济数值信息处理的效率大大提高，具有巨大的管理节能效益，信息时代的经济管理效率将得到显著提高。

宝矿介绍

宝矿国际贸易有限公司（以下简称宝矿）是宝矿投资集团下属的全资子公司。今日的宝矿投资，已经发展成为以国际贸易为先导、商业地产投资开发为支撑、现代物流为平台、高档物业服务管理为辅佐的四大产业板块，资产规模超百亿的大型集团企业。作为集团的先导子公司，自 1996 年 6 月，宝矿全力从事钢铁原料贸易经营，建立稳定的海外资源供应，同时大胆创新发展高效和便捷的海运方式，十年间，宝矿已经形成了一个“采购——中转配送——销售”钢铁原料的整体化贸易网络。

宝矿国际贸易有限公司集内、外贸于一体，主要进口澳大利亚、巴西、南非、印度、秘鲁、智利、加拿大和独联体等国家优质钢铁原料，并依托雄厚实力，不断拓展钢铁原料国际采购渠道，与世界各大钢铁原料生产商均保持着稳定、良好的合作关系。

随着经营业绩的不断增长和市场占有率的逐步提高，宝矿的营销服务网络日渐强大，形成了以北仑港为中心，以长江流域为主轴线，并向南北二翼辐射展开，包括上海、江苏、安徽、江西、湖北、广东等 15 个省市及周边地区，网点与合作伙伴遍及全国及海外，业内领先。

同时，宝矿针对国内运输能力薄弱的贸易瓶颈，进军物流行业，开展太平洋、大西洋等航线跨洋海运业务，在国内则通过成熟、经济、便捷的水路物流链供应客户需求，构筑起江海联运的完整物流体系，采取种种措施降低物流成本，和客户共享利益，进一步完善优化贸易物流产业链。

宝矿公司是国内钢铁物流贸易企业持续创新战略的实践者和成功者。

由于长江航道吃水原因，以往长江沿岸的钢厂很少用 15 万吨级的 CAPESIZE 海轮进口铁矿石，而用 5 万吨以下的 HANDY 海轮运输的物流成本相对偏高。宝矿在业内首创了“大海轮运输，在途中港口部分卸货”，即所谓的 “ 一船两卸 ” 的方式，让 CAPESIZE 海轮驶进了“浅水”流域，从而降低了钢厂的到货成本。

在以南京长江大桥为界的上下游地区，情况刚好相反。受限于大桥，以往人们往往采用 2 、 3 万吨大船中途倒小船的方式来运铁矿石。宝矿则首创了直接使用 5000 吨江海两用海轮过桥的方式，即“江海直达”，节省了中转费。

今天，宝矿在业内首创的“一船两卸”和“江海直达”铁矿石水运模式，已经成了长江流域的通行“法则”。

目前公司的进出口贸易总额已达数亿美元，加上其他钢铁和非钢贸易，宝矿的年销售额近百亿元人民币。

行业业务特色

?  物流配送、中转与清场

当销售合同中约定的交货地点与矿石存放的地点不一致，或实际业务需要调整矿种的存放地点时，需要将矿石转移到合同约定地点。 铁矿石存放在港口，由港口负责看管；当铁矿石到货时，港口按照每船分别管理，当一船的铁矿石全部发运后，港口和宝矿公司共同到码头清点，清点后该批次的铁矿石才算正式清场结束。

?  借矿及还矿

在能源贸易业务中，借矿、还矿的情况时常发生。所谓借矿、还矿就是当某种矿石库存的数量不能满足销售急需时，临时向其他公司借矿，然后再在适当的时候归还相同数量的同种矿石或者价值相当的其他矿石，以保障库存数目和业务进度的清晰、流畅。

?  品质跟踪与批次

品质跟踪是指对外贸采购的矿石，可以通过品质的每个指标，比较从签订合同、装港到卸港商检、第三方商检的不同时点上的指标差异。 一张采购合同订购的矿石，通过某条船运送到某个港口卸货，该船矿石即为一个批次。 每收到一船矿石将增加一个批次，入库单确认后增加该批次的数量，出库时减少该批次的数量，当港口上该批次的数量被发完时，通过清场关闭该批次；矿石入库、出库及结存的估算成本也围绕批次进行核算。

?  干吨 / 湿吨

由于天气和环境的影响，铁矿石贸易涉及干吨 / 湿吨两个计量单位，干吨指卸出货物重量减去水份的干态重量。 合同中数量使用湿吨单位，但价格可为干吨或湿吨单价，仓管只使用湿吨单位，结算时按照合同中注明的条款，选择使用干吨或湿吨。 干吨和湿吨之间没有固定的换算关系。

?  采购成本评估

矿石的采购成本是销售部门制定销售价格的依据，只有掌握成本动态，才能及时调整销售策略。由于财务的成本核算受核算时点的限制，通常比销售业务晚，且核算时并不包括所有发生的费用，而销售部门希望了解每个批次的所有成本，包括货款及各种费用，需要对每个批次的成本进行评估。

?  商业智能

商业智能是基于数据仓库、数据挖掘和联机分析处理等信息技术构建而成的数据管理工具，能够实时地对企业不同部门、不同区域、不同时期、不同信息系统中的数据进行采集、抽取、整合和转化，并按维度与层次对主图建立数据分析模型，进行多维、深度分析，寻找隐藏在数据与数据之间的潜在关系，从战略层面为决策层提供支持，从战术层面为业务人员提供指导。

?  海量单据

跨国能源贸易行业涉及国内外采购、销售、物流业务，在业务流程中会产生大量的作业单据。

宝矿的信息化需求

?  贸易中转站的双重压力，强化供应链管理

在整个业务供应链中，宝矿处在贸易中转站的位置。

上游的采购商比较强势，按行业惯例，其订单需求，总是要求在一天内给予准确回应。宝矿的矿石供应有国外、国内两种采购途径，其长期供应商至少有 50 家以上，而且遍布世界各地，这些供应商还有自己的上游，任何一个采购细节出现问题都会直接影响宝矿的采购。如果不能有效掌控对供应商的采购计划，将直接影响宝矿实际业务计划的实现。

下游的客户不仅仅需要宝矿的确定供应答复，而且还要看到值得信赖的依据，比如可行的采购渠道或库存基础等。长期以来，宝矿的市场和计划人员对交付期的确认基本上是依靠经验，无法进行科学地可承诺量分析，客户常常置疑那种由手工计算出的表单计划。

以往宝矿一直缺乏告诉客户准确交货时间的实力。因为不知道哪个环节会突然出现问题，比如说某个原材料可能存在供应链上缺货的情况，或者是海关那边进不来，哪种材料缺货对应到哪个订单，哪个客户会受到影响等等问题都无法准确预估。

宝矿管理层认识到公司迫切需要借助计算机信息化系统强化供应链管理、供应商管理，对铁矿石的采购、销售、入出库、运输、往来结算业务进行严格的控制，记录材料储备情况，采购渠道，以及供应商实力等，实现对异地物流和资金流的实时监控，以应对客户严格的交付期确认要求。

?  部门之间信息不流畅，导致协作不同步，反应速度慢

物流部要根据外贸部的采购需求及时与货运主联系，保障矿石的运输，可是经常延迟的信息，导致矿石在港口堆积，不得不向供应商赔付滞期费。

销售部要根据采购部的货款信息和物流部的费用信息调整销售策略，可是滞后的信息很难确定销售合同的价格，导致商机流失或报价偏低。

?  打破“黑匣子”，使每个岗位不再成为每日不可缺席的“宝贝”

宝矿公司岗位精简且每个岗位只配置一个人，手工作业方式导致只有本人才能提供相关信息，同时也导致信息共享的缺失；迫切需要通过管理信息化系统规范不同角色在各种事件中，应利用哪些资源，通过哪个流程，遵守哪些规则，得到何种结果；消除黑匣子，实现无纸化办公。

宝矿管理信息化平台

博科资讯结合自身在物流行业的项目经验，以销售与库存综合控制管理为核心，在 MyERP 平台基础上，根据宝矿公司的业务特点通过采购管理、销售管理、库存管理、运输管理、往来管理、成本评估、品质管理、合同管理、质量管理等整合宝矿的贸易业务，强化宝矿供应链管理，提高运营效率。

宝矿信息化系统业务总流程图：

整个系统要点如下：

采购管理

MyERP 采购管理子系统帮助宝矿采购人员控制并完成从询价单、采购计划、采购申请、外贸合同到货接收、商检入库、应付 / 费用处理的全部过程。

外贸采购流程图：

博科资讯 MyERP 有效地监控采购计划的实施，采购成本的变动及供应商交货履约情况，帮助采购人员选择最佳的供应商和采购策略，确保采购工作高质量、高效率地执行。采购系统连接库存管理和应付系统，为库存系统和应付系统提供共享数据源，产生的核心单据自动生成财务凭证，直接传递到财务系统中，并可以在财务系统中进行即时统计，从而实现物流采购系统、财务应付系统、财务总账系统一体化。

外贸采购合同系统：

供应商供货信息管理以购货价格为中心，对供应商供货业务资料的记录和控制信息进行了比较完善的管理，包括对不同供应商、不同物料、不同数量段、不同币别的价格和折扣信息进行了详细记录、业务传递、自动更新、数据分析，同时进行采购最高限价的控制和预警管理。

订单管理对订单的情况进行记录、跟踪和控制，包括针对采购合同的执行；控制购货价格、折扣、数量；随时对订单完成情况的跟踪、控制订单的实际执行；根据实际补货情况实现追加执行订单；进行比较并显示订单执行差异，并通过业务和分析报表进行订单执行情况的反映。

由于宝矿的外贸采购涉及商检、报关、装港、宣港等特殊环节，系统还将宝矿的采购管理分为内贸采购、入库和外贸采购、入库两种不同业务类型。不同业务类型其业务的处理过程以及财务收支核算的过程有差异，对应在系统中也会有不同的业务处理流程。

内贸采购合同系统：

销售管理

MyERP 系统把所有销售业务集成为一个有机的整体，建立完整的客户档案，集中管理各类单据，提高销售人员的工作效率。销售业务与其他部门业务集成，如：客户信息－报价－接单－采购－发货－收款，不同部门的业务实现了无缝链接，缩短了交货周期，提高了交货准时性。帮助销售人员和管理人员对市场信息、计划、报价、订单、发运等销售活动实行全过程的动态跟踪管理和分析，提高经营决策水平、市场竞争能力和应变能力。其主要功能包括：售价格管理、订单管理、信用管理、成本估算和交货期查询等。

销售合同管理系统：

销售价格管理： MyERP 系统对宝矿的销售价格管理不仅保障了对基本信息的处理，还将管理内容扩大到对不同客户、不同物料、不同数量段、不同币别的价格信息以及折扣资料等方面，对其进行了详细记录、业务传递、自动更新、数据分析，同时进行销售最低限价的控制和预警管理。

信用管理： MyERP 系统支持宝矿设置信用额度、信用期限、信用数量等信用标准，制定信用政策。支持在销售业务处理过程中对销售订货、价格确认、货物出库、收款等环节对客户和业务员的双重信用控制。 s

销售合同执行系统：

成本估算和交货期查询：系统还对指定销售订单提供对制定物料进行成本估算和交货期计算与查询的功能，以确保在双方签订的时间按时交货，提高企业的按时交货率。

其他关键业务管理

借矿、还矿管理

借助博科资讯 MyERP 系统，作为借矿业务的源头单据，宝矿先填制借矿通知单，依据借矿通知单生成入库单，增加库存数量，此时的入库为暂估量，当实际入库量确定后，如果与暂估数有差异，还需要填制调整单，调整库存数量。一张借矿通知单可生成多张入库单，一张入库单生成一张调整单。在归还所借矿石时，可依据借矿通知单生成出库单，减少库存数量；一张借矿通知单可生成多张出库单。归还的矿石可能与借入的矿石不是同一个矿种，即使是同一个矿种，归还的数量也不一定与借入数量完全相对，因此借矿通知单可以手工关闭，关闭后的通知单不能再执行，认为该笔借矿已还清，保障库存数目和业务进度的清晰、流畅。

矿石中转管理

矿石中转指的是当销售合同中约定的交货地点与矿石存放的地点不一致，或实际业务需要调整矿种的存放地点时，将矿石转移到合同约定地点。 MyERP 宝矿系统支持宝矿各种矿石的平滑中转，在移库时，宝矿物流部通过中转通知单，通知港口准备发货，当矿石发出、交货时根据移出单、移入单、调整单，确保库存账目的精确。

另外，博科资讯 MyERP 系统特别设计品质跟踪表，从询价单到合同，到装港单、采购发票、采购合同和销售合同的上引下推系统，综合合同号、物料名称、物流记录、湿吨数量、干吨数量、品质名称、品质数量等指标明细，帮助宝矿精确跟踪矿石品质。

物流运输管理系统：

博科资讯 MyERP 系统支持宝矿各种矿石的平滑中转，在移库时，宝矿物流部通过中转通知单，通知港口准备发货，当矿石发出、交货时根据移出单、移入单、调整单，确保库存账目的精确。

当矿石发出后依据中转通知单填制移出单，当移到交货港后，依据移出单填制移入单，移入后如果最终确认的数量与移入量不符，可通过调整单进行库存量调整。一张中转通知单可生成多张移出单，一张移出单只能生成一张移入单，一张移入单只能生成一张通知单。中转通知单确认后将增加中转冻结量，减少库存可用量；移出单确认后将减少中转冻结量和实际库存量，增加中转在途量；移入单确认后将减少中转在途量，增加实际库存量；调整单确认后将调整实际库存量。通知单可以手工关闭，关闭后的通知单不能再执行，同时释放被冻结的可用库存量。

采购成本评估

矿石的采购成本是销售部门制定销售价格的依据，只有掌握成本动态，才能及时调整销售策略。由于财务的成本核算受核算时点的限制，通常比销售业务晚，且核算时并不包括所有发生的费用，而销售部门希望了解每个批次的所有成本，包括货款及各种费用，需要对每个批次的成本进行评估。 MyERP 系统成本评估从签订采购合同开始计算，加上各个时点发生的各项费用，当有些费用在业务系统没有体现（如财务发生的利息费用）或费用单据不能及时到达时，以暂估的形式录入系统，动态、清晰的计算每笔矿石的评估成本。

权限控制

MyERP 系统的权限管理分为数据权限、业务权限和特殊权限，是否有权登陆系统、登陆后有权进入哪些模块、可以操作哪些单据、具体的操作功能分配（新增、修改、审核、审批等）、具体的操作字段分配、具体使用的字典分配、具体的报表分配……这些权限支持完全的自定义，宝矿可以根据业务需要，对不同的操作人员被授予不同的权限，操作人员只能在授予的权限范围内执行相关操作。

博科资讯实施策略

宝矿公司下设外贸部、综合贸易部、内贸部、物流部、财务部、管理中心、海外事业部、房产事业部等部门。外贸部负责国外采购、内贸部负责国内采购和销售，物流部负责国内、国外运输，综合贸易部负责各港口矿石管理（矿石存放在各港口，由港口根据宝矿公司的收发通知负责实物管理），海外事业部负责国外销售。其中矿石贸易是公司数据量最大，管理最复杂的部分，宝矿公司决定先对贸易事业部、财务部和管理中心进行信息化管理。

从项目的前期咨询、到中期的实施互动、到后期的培训服务，博科在十余年的管理信息化服务经验中已经积累了独具特色的实施方法，管理信息系统素来有“三分管理、七分实施、十二分数据”之说，继明确的项目建设需求之后，实施服务就成为影响项目成败的关键因素。

企业实施 ERP 的根本目的在于优化管理、提高效益。博科认为， ERP 软件系统作为承载先进管理思想的载体，也是管理执行的技术保证。 ERP 软件的构成既要包含 ERP 的先进管理思想及模式，同时又要凝聚企业的个性化，而所谓的“个性化”就是指企业自身的核心竞争特点以及相配套的管理机制和方法。

宝矿采用博科资讯的 MyERP 产品，该 ERP 采用架构式平台技术，基于平台和行业插件，能根据业务发展随机应变，满足单据、流程、查询、报表的动态变更，可轻松的将企业资源集成到各种应用和业务流程中，同时通过与商业智能的有机结合，能帮助企业高层领导从规模庞大、“事无巨细”的数据中解脱出来，同时利用构成的综合查询、报表和 OLAP 为一体的智能决策信息，帮助企业领导进行宏观决策和经营策略可以灵活、深度地满足用户个性的需求以及企业业务不断成长、变化的要求。

在遵从核心层的基础上，自由扩展管理层

应用效果

博科 MyERP 软件上线后，宝矿业务出现了“三增三减”的良好局面：即客户投诉、业务人员、经营费用减少，客户订单，资金周转、经济效益增加。

降低经营成本，提高经济效益

信息化大大疏通了供应链的各个环节，加快了业务流程，员工的工作条件得以改善、劳动强度降低，节约了大量的人力资源和经营成本；提高了综合经济效益。

规范经营行为，提高管理水平

信息化的标准化流程约束了员工的行为，规范了业务流程，数据采集及时准确、实时，提高了服务水平和工作效率；彻底杜绝了违规的销售行为；克服了对外贸易凌乱，异地物流、资金流不清晰、难以控制的局面，提升了内部管理水平和控制能力。

信息反馈及时、调控有力到位、送货及时到位

原来宝矿的各个职能部门相对独立，部门之间靠报表传递信息，信息传递手段比较滞后，现在统一、一体化的信息化网络，保证宝矿所有数据都是实时在线，为宝矿建立了清晰的物流、资金流，实现了对供应商和货物的实时监控，有利于采购，出、入库的顺利展开和货物的及时调拨，保证了货物订单的及时执行。

密切部门联系，提升协作水平

原来销售、财务、办公系统等各个部门独立运行，没有形成合理的信息沟通渠道，部门之间没有联网；现在财务、营销、物流实现了信息一体化， MyERP 自动驱动的工作流，从把财务、销售、物流等各个部门的关键岗位紧密地联系在一起，有效地增强了职工的协作意识，培养了团队精神。

通过信息化的建设，宝矿不仅做到了实时准确回馈，快速响应订单需求，更能及时掌握订单的执行情况，准确预测和锁定出现问题的环节。此外，对于手工管理很难解决的物流控制、库存调拨、货物追踪等问题，通过实施 ERP 系统都得到了较好的实现和解决。

在 MyERP 信息化系统下，宝矿疏通了公司运营的每个环节，面对问题时，能够及时锁定出现问题的原因节点予以解决，而不再像以往，总是抱怨却无从下手解决。对供应商的评估也实现了数字化，能够量化供应商质量。利用博科资讯 MyERP 系统，宝矿将自己打造成为供应链上采购、物流、销售快速反应的强者。

客户感言：

采购部经理 ：

价格维护功能可以帮我掌握市场的价格走向，与供应商谈判时就心中有数了。通过单船综合表我对每笔采购业务的进展情况了如指掌，也不用向财务部 “ 请教 ” 货款是否支付了，通过系统我都看到了。

销售部经理 ： 通过成本测算功能，可及时调整销售价格，才签采购合同就找到买家了。

物流部业务员 ： 按时将船只动态录入系统，采购部、销售部和仓管部的人在系统上直接就看到了，再也不用每天打电话 “ 跟踪 ” 我了。

仓管部经理 ： 通过库存帐可以掌握各个港口的存货数据，再也不怕某某（仓管员）生病了。

人事部： 系统规范了各个岗位的工作内容，新员工的培训工作简化了。

宝矿副总：

通过智能分析功能，可随时掌握各个部门的情况，及时锁定出现问题的原因节点予以解决；系统的流程控制、短消息、资料管理等功能，提高了部门之间的沟通质量，减少了相互扯皮和推诿责任现象，部门的执行力和协同力、公司的资源使用效率和市场竞争力都得到了提升。