家用型煤锅炉 说明书:企业档案信息整合服务研究

企业档案信息整合服务研究
中国人民大学信息资源管理学院   冷裕波
本文转自《档案学通讯》2011年第6期

一、企业档案信息整合服务概述
（一）企业档案信息整合服务的概念
        档案是企业最原始、最真实的活动记录，档案信息具有其他信息不可替代的重要价值，而档案信息的价值并不是显而易见的，需要经过整合、加工才能得到充分挖掘。传统的档案管理模式大都按纲目分门别类，致使档案信息分散异构，利用受到限制。企业档案信息整合服务，就是企业档案部门在了解分析企业档案信息需求的基础上，根据本企业档案信息的特点，围绕特定的对象或主题，对分散、异构、无序的档案信息进行整理组织，以集中反映某一对象或实践领域的基本情况，更好地为企业的各方面工作服务。

（二）企业档案信息整合的类型举例
    企业档案种类繁多，涵盖范围广，根据国家档案局2009年11月2日发布的《企业档案工作规范》（DA/T42—2009），将企业档案归档基本范围分为党群管理类、经营管理类等十大类。以下介绍其中几个类型：
1.党群管理类
        党群管理档案是企业党务部门和组织在党务管理、组织宣传、开展群众工作等活动中形成的档案文件材料。党群档案的整合就是将党群档案的整体按其所包含的专题进行分类整合，按特定主题对档案信息进行集中。整合精神建设和理论教育相关专题信息，有助于企业坚持党的领导和社会主义方向、开展党员和群众教育、进行组织宣传工作。整合群众工作档案，有利于开展群众工作、团结教育员工、增强企业凝聚力。

2.行政管理类
        行政管理工作档案是企业行政管理机构和组织在贯彻执行国家法律、法规和企业规章制度，从事企业生产、建设、经营等职能管理活动中形成的档案文件材料。行政管理工作档案信息的整合，例如：法律类档案信息的整合服务，为企业加强自身的法律约束、企业经营管理在法制的轨道上进行提供保障；同时为企业维护自身合法权益提供强有力的法律武器。整合专业技术职务信息、人事任免和工资类信息，为企业在职工评定职称、晋升职务、套改增加工资等工作中，方便快速地检索出所需的档案信息，能极大地简化办事流程，提高工作效率。

3.经营管理类
        经营管理档案是企业在规划领导、市场销售等职能管理活动中产生形成的档案文件材料。整合企业生产计划档案信息可以为企业今后的生产规划提供可资借鉴的参考资料；整合企业决策成功或失败的案例信息，能总结成功的经验，吸取失败的教训；整合市场信息，为准确把握市场发展方向，及时抓住商机提供依据；整合客户档案信息，准确了解客户需求，便可因人制宜地提供客户服务，不断拓展产品范围，赢得顾客的好感和信任。

4.科研开发类
        科研开发类档案是企业在科学研究和产品研发等活动中产生形成的档案。对科技档案信息进行整合，使同一主题的档案信息得到最大限度的集成和序化，主题相关的信息得到合理配置，从而为该领域的研究和技术突破提供最有效的数据或信息支持，避免研究过程中从大量繁复的文件信息中筛选所需材料，从而提高了科技研究的效率和企业的自主创新能力；整合生产技术专题信息，吸取技术失败的教训，引进行业先进技术和生产理念，有利于在吸收先进知识的基础上进行技术创新，为快速提高生产技术水平服务。
       
（三）企业档案信息整合服务的意义
1.有利于挖掘档案信息资源，提高档案利用效率
        企业档案信息内容涵盖企业经营管理、生产制造、产品营销、科学研究、会计核算等各个方面。在传统的分散、封闭的档案管理模式之下，企业档案处于无序、零散、混乱的状态，大量同类或相关的档案信息被分割在不同的类目之下，而得不到有效集合，利用起来极为不便。按专题整合后的档案信息，将特定范围的档案信息进行集成，对相关的档案信息进行合理配置，其范围突破了原有整理体系的局限，扩展至企业工作的方方面面。整合后的企业档案信息一改先前零散、无序的管理状态，形成集成化、有序化、结构化的系统信息，可以更加有效地提供给相关部门或人员，为其开展工作、履行职能、解决现实问题提供依据，为企业提高效益、创造价值提供档案信息服务。
       
  2.有利于档案信息集成，实现档案增值服务
        企业档案信息整合服务的主要途径就是档案信息的数字化和网络化，建立档案资料目录和全文数据库，提供数字化的信息利用。例如，温州发电有限责任公司档案信息室建立的全文信息系统，整合涵盖了中文期刊、法律法规、标准，以及各种文字材料、图纸等数字信息。企业职工可以通过该系统实现局域网的信息查询。企业通过档案与信息的整合管理，实现了公司内部的信息共享，产生了巨大的经济效益。通过整合，反映同一领域或同一对象的档案信息得到集中组织，相关档案信息得到合理配置，化分散为集成，无序为有序，无论是在管理还是利用上，都会变得更加科学、有效，促使档案信息的组织管理从注重形式提升至注重档案内容管理与知识管理的方向，从而实现档案信息的增值服务。
       
3. 有利于档案信息共享，增强企业竞争力
        档案信息共享成为当今世界发展的必然趋势，档案数字化是实现档案信息整合和共享的最有效方式。它突破了载体形式与地域、时间的限制，将纸质档案进行数字化，拓展了档案信息的传播渠道，信息得以在更大范围内实现交流共享。例如，美国档案文件署在20世纪90年代组建了档案信息导航系统，利用者通过导航系统就能检索到200多个档案馆的数字化档案信息。企业利用内部信息共享网络，同样能促进企业各部门的信息交流和共享，使企业管理者和员工随时随地、方便快捷地获取所需档案信息。企业档案信息的共享能够为企业发展按需按时地提供所需档案信息，让领导做出科学决策，让员工更好地开展工作，各方协调，配合贯通，这无疑提高了企业的办事效率，为企业竞争提供有利条件。
       
二、企业档案信息整合服务的现状与问题
        目前，企业档案信息由于受传统档案管理模式的影响，大部分仍处于较封闭的管理状态，企业档案信息整合服务工作的问题主要表现在：
（一）档案信息整合与利用意识薄弱
        目前许多企业档案部门在档案工作中的思想观念还停留在对档案实体进行简单的收集、整理、归档保管或者单纯地将档案内容输入到计算机存储上，没有将档案信息按特定主题进行组合优化，进行信息集成，合理配置相关信息；没有促进信息在更大范围内实现共享的意识，未利用现代信息技术对档案信息进行数字化和网络化，没有优化档案信息的存储结构，信息交流意识淡薄。同时，企业工作人员缺乏通过网络利用档案信息的意识与经历，对信息的利用尚局限于图书馆或网络信息。
       
（二）有关档案信息整合的法规与制度不健全
        企业有关档案信息整合的法规、制度建设还不够完备，影响了档案信息整合的进程。企业档案部门对档案信息整合的重要性未引起足够重视，甚至没有档案信息整合的概念，制定完备的档案整合的制度措施更无从谈起；另外，企业在档案整合过程中，由于缺乏相应健全的制度规范和监督机制，在档案的收集、整理、鉴定等环节缺乏严格规范与监督，而产生重要档案信息流失，整合结果不理想，达不到标准要求等问题。企业需要建立起自己相应的管理规章和整合机制，对企业档案文件进行全程管理，规范管理文件从形成、使用到收集、鉴定、归档的每一个具体环节。

（三）档案信息整合服务的面不广，服务方式有待创新
        现阶段企业档案部门的整合服务工作的面比较狭窄。一方面，由于对整合对象的局限认识，只看到企业档案本身产生形成的文件材料，对其进行简单的归档处理，没有将其他相关的有价值的信息收纳进来，进行信息集成；只管纸质档案而忽视电子档案的纳入，导致有重要价值的档案信息得不到有效利用，不能满足用户的多样性需求。另一方面，档案服务方式缺少主动性和创新性。企业档案部门主动提供信息服务的意识不强，利用者往往也缺少利用档案的积极性，导致企业档案信息服务工作的被动。利用者需要什么档案，有时候连利用者自己也不是很清楚，而档案部门往往也缺乏友善的服务环境和高效的提供利用服务的手段。
       
（四）数字化建设滞后，资源共享不足
        档案信息整合的重要途径也是主要内容，就是档案信息的数字化和网络化，现代企业档案数字化建设水平较低，一方面是因为缺少专业的档案数字化技术人才。目前，企业档案部门的数字化工作一般都是由专职的档案工作人员完成，他们通常只精通档案实体的管理，而缺乏档案信息数字化方面的知识和技术，导致档案信息数字化工作的成效甚微；另一方面是数字化过程中通常只是转化了档案的载体形式和对档案信息进行了一定的整序，单纯地将档案信息转录扫描到计算机中，而没有在更大范围对档案信息进行科学地集中整理、整合，使档案信息内容增值受阻。信息共享不足，主要表现在档案信息未充分完成网络化，利用者获取档案信息网络服务的途径还不完善，难以实现即时随地的查询和共享信息。另外，纸质档案和各种电子信息没有统一的存储检索和利用平台，不能满足利用者的多方面需求。

三、加强企业档案信息整合服务的对策         
（一）宣传档案价值，增强档案意识
        思想意识对客观事物的发展具有能动的反作用，只有科学、准确地把握档案信息的价值所在，认识到档案信息整合的重要性，才能促进档案整合工作的发展，提高档案信息利用率。档案工作人员应打破传统观念的束缚，更新工作理念，把档案工作重点从单纯的实体管理转向档案信息价值开发上来，通过档案信息整合，实现信息增值，为企业创造信息财富。同时，档案部门要大力宣传档案知识，增强企业档案意识，通过电视、板报、网络等各种媒介的宣传和举办档案展览、专题教育、发布编研成果等宣传活动，让企业全体人员认识到档案信息的重要价值，关注档案工作和信息发展现状，提高档案利用的积极性，进而推动档案整合工作的深入发展，形成良性的利用与开发循环体系。
         
（二）加强制度建设，建立科学的档案管理机制和规范
        任何工作离开了健全的法制体系和规范做保障，其施行起来难免会举步维艰,没有规则和方向。企业档案部门在遵循国家大政方针的前提下，要根据企业自身的具体情况制定可行性规范和准则，把档案整合工作作为一项制度性任务来抓，为档案整合的每一个具体环节制定完备的工作细则和监督机制，从收集、整理到数字化、集成化，确保每一个流程都落到实处。
        完善企业档案工作机制，加强档案部门的管理职能。随着信息化的发展，企业对信息的需求量越来越大，范围越来越广，档案部门的职能也从单一的档案管理转向了知识信息的综合管理，档案信息的整合也不再局限于档案这一狭隘的信息主体。整合的目的是集合相关专题和特定领域的全部信息，因此企业档案部门要加强对档案、图书资料、标准、情报等信息的集中统一管理，形成以企业档案为主体，兼顾标准、图书、情报等信息的档案信息中心，建立结构合理、种类齐全、质量优化的信息体系。
       
（三）以需求为导向，创新服务方式
        有档案需求才会有档案利用的市场，企业要以激发档案信息需求来促进档案资源的利用。由于企业内的档案利用者在档案修养方面有很大差别，有许多人缺乏档案意识和档案知识，工作中遇到问题不会想到通过查阅档案信息来解决；或者由于档案部门服务水平低，导致利用者的利用行为受阻；也有在进行档案咨询或检索时，往往词不达意，不能准确地表达其利用需求，因而也影响了其利用的积极性。首先，档案工作者应采取多种方法，调查了解企业内部的档案需求情况，全面掌握企业各部门的业务性质和需求动态，以便及时、合理地组织档案信息；其次，要随时跟踪分析企业内部档案需求的变化，及时调整工作部署，有重点地整合专题信息；扩大专题范围，不断丰富档案内容，保证信息服务的准确性，提高服务效率和服务质量。

（四）构建档案网站，建立企业档案信息中心
        档案网站是档案部门在网络上的门户和窗口，通过建立网站，利用者可以很方便地查询相关的档案信息。此外，还可以在网站上设立咨询栏目，使企业档案部门与利用者实现在线交流。建立企业档案信息中心，对企业全部档案文件资料进行集中管理，避免档案文件的分散保存和流失，精简了管理流程，统一了管理秩序，降低了管理成本，有利于企业档案管理的专业化和集成化，有利于档案资源优化，有效地满足企业对信息快速准确检索的要求。
（五）参与专业协作，促进资源共享
        知识经济时代，企业仅靠自身有限的信息无法满足自身经营管理的需要，因此必须参与网络共建，借助社会公共网络资源以弥补自己的不足。首先，企业档案部门应认真总结自身档案信息整合的现状，同社会档案机构或其他企业业务部门进行交流与沟通，对本企业档案信息整合工作的整体情况进行把握，发挥优势，了解不足并进行相应的调整和改善；加强档案信息编研，进行信息深加工。同时，企业档案信息部门应以实现资源的互补和共享为目标，与社会档案机构、文件中心等建立档案信息合作网络，打破各自为政的局面，实现档案信息资源共建共享。