证券公司校园招聘2018:「逻辑力」商业世界的共通语言

来源:百度文库 编辑:中财网 时间:2024/03/28 19:36:40
作者:经理人杂…    文章来源:网络    点击数:246    更新时间:2008-7-29    
5W2H分析法又称「七何分析法」,任何事情皆可用这7大面向去思考,对于不善分析问题的人,只要多加练习即可上手。
销售成绩为什么一直无法提升?产品为什么卖不出去?为什么每次提的计划总是不被主管采纳......。碰到问题时,许多人脑海中浮现的第一个疑问就是「为什么」,老是想不透,到底是哪里出了问题?
然而,问题解决专家告诉我们,与其不断自问「为什么」,倒不如先学会如何提出对的问题!诚如福特汽车(Ford Motor Company)前执行长唐诺?彼得森(Donald Peterson)所说:「多问一些对的问题,就不必花费许多气力去找寻所有的答案。」
在职场中,头脑清楚、逻辑思路清晰的大有人在;但是,却也有些人说话老是抓不到重点,讲了老半天,大家还是听不懂。碰到后者,就算是提醒他们说得「更聚焦一点、更具体一些」,也没什么用,因为所谓的「具体」,并非只要改变措辞或提升表达能力就能做到,而是要看当事人对于议题了解多深入、能够分析到多细。换言之,对于问题不够敏感,或是根本看不出毛病,其实与平时就不善于提问大有关连。
大多数人之所以不知道如何问问题,最主要的原因就是缺乏训练,而在所有逻辑思考法中,「5W2H」可说是最容易学习和操作的方法之一。5W2H是在二次大战时,由美国陆军兵器修理部所提出,之后广泛应用于企业决策和管理议题上,有助于工作者在思考问题时不会有所疏漏。
5W2H分析法又称「七何分析法」,包括:Why(为什么做)、What(做什么)、Where(在哪里做)、When(何时做)、Who(由谁做)、How(如何做)、How much(成本是多少)。更详细地说:
What就是确立问题,了解「目的是什么?做什么工作?」
Why是说明背景或提出问题,也就是「为什么要这么做?理由何在?原因是什么?」
When指的是时间,设定「什么时间完成?什么时机最适宜?」
Who是对象,指明「由谁来做?谁来完成?」
Where是地点,确认「在哪里做?从哪里入手?」
How是方法,提出「怎么做?如何做会更好?如何实施?做法是什么?」
How much则是花费或成本,计算「要花多少预算?金额是多少?」
任何工作如果缺少了这7个面向,即使提了案,也不会有具体进展。举例来说,如果只传达「下礼拜四要开会」,却未事先说明「从几点开到几点」「在什么地点开」「开会目的是什么」等讯息,与会者就无法安排自己的时间表。
下次,当你再接到工作指令时,不妨试着用5W2H的角度去思考,相信做起事来更能事半功倍。
主题学习/【逻辑力】MECE:抽丝剥茧拆解整理问题
MECE的意思是指:将某件事拆解成为彼此没有重复、完全没有遗漏的类目组合,以掌握这件事的整体关系。
当我们在思考或解决问题时,如果手边的数据或信息一多,脑袋常常就开始打结、失焦,不知道从何抽丝剥茧,逐步将数据或信息拆解整理,所以很容易就会错失数据的重点、偏离原来的主题,最后不仅很难清楚地表达自己的观点,甚至可能导致错误的结论。
其实,想要改善这样的问题并不困难,只要透过「MECE」这个思考技术,就可以有效地整理外在的信息及内在的思绪,让自己在分析事情或表达想法时,更加有条有理、逻辑清楚。
MECE的技术,来自于美国知名的管理顾问公司麦肯锡(McKinsey &Company),后来也成为许多企业人士用来提升逻辑思考能力的工具。所谓的MECE,就是「Mutually Exclusive & Collectively Exhaustive」(互不重复、全无遗漏)的英文缩写,意思是将某件事拆解成为彼此没有重复、完全没有遗漏的类目组合,以掌握这件事的整体关系。
进一步来看,MECE是一种「集合」的概念。将现有的数据,或是某个主题或事件当做「母集合」,去思考如何将这个母集合区分成没有重复与遗漏的各个「子集合」,这就是MECE。
举例来说,如果将「公司平日获得的信息」视为母集合,就可以将其分为「定期」和「不定期」这两个互不重复、全无遗漏的子集合;而定期的信息,又可再分为「每日」「每周」「双周」「每月」「每季」「每年」这几个子集合,依此类推。
透过MECE的方式,可将主题或事件所包含的元素或结构,以「立体化」的方式呈现出来,有助于工作者厘清其中的关系。而站在听者或读者的立场,这样的做法也是最容易理解的沟通表达方式。
此外,在运用MECE时,有一个很重要的关键,就是要找到分类的「切入点」,以将母集合区分没有遗漏或重复的子集合。比如说,当母集合是一群人时,性别就是一种切入点,可分为男性、女性这两个子集合。
不过,MECE的切入点往往不只一种,擅长用MECE思考的人,可从各种角度、立场去拆解一件事。因此,在使用MECE分析数据或事情时,最好能尽量从不同的角度思考,才能找到最有助于表达观点、解决问题的切入点,同时也可以刺激自己的想象力和创意。
MECE这个名词乍看之下很深奥,其实却是一个相当简单的方法,随时随地都能练习。只要让脑袋熟练这样的思考模式,无论在工作或生活中,人人都可以轻松地分析所遇到的问题,进而理出头绪,找到解决之道。
主题学习/【逻辑力】So What?Why So?充分依据 验证解答
从整理好的资料中找出「到底是怎么一回事」,并且确认「真的是这样吗」,进一步的验证、确认,以检视做出的结论能不能符合原订的需求与目的。
「老板,昨天和经销商开会的纪录,我已经整理出来了,请您过目一下。」
「好,整理得挺详细的......咦,你的结论A和结论C的关系,看起来好像满牵强的耶!」
「嗯,这个嘛......」
上述的对话,你是不是觉得似曾相识呢?
透过「So What?Why So?」的方法,可快速地找出数据中有助解决问题的菁华部分,并确保思考逻辑的正确性,不会出现前后无法扣连的结论,也可在沟通时让双方就事论事,降低发生争议的机会。若能灵活而熟练地运用,碰到再复杂的问题,都可迎刃而解!
【实用秘技】人脉秘技/6个小细节,扩大人脉网络
刚下班的你,打算去参加一个社交活动,觉得那是广结人脉的好机会。然而,如果你忽略了某些重要的准备工作,你很可能会无功而返。面对任何社交活动,事前留意到以下6个小细节,将会让你自信出击,满载而归:
第一步:拿到出席者名单
这应该不难,只要向活动主办人或联络人提出要求即可。万一有人询问为何要索取名单,不妨坦白回答:「我非常期待能有所贡献,让活动办得很成功,所以希望事先做好准备。」
第二步:评估名单
拿到宾客名单时,可从几个层面展开评估。首先,练习念出名单上的名字,尤其是比较罕见难读的字和英文名字。每个人在听到别人正确念出自己的名字时,都会很高兴。这虽然是小事,却是表达尊重非常有效的方法,能展现你对细节的重视,让别人留下好印象。
其次,进一步查核和了解宾客的背景、事业重心及近期的活动,从中获得宝贵的信息。
第三步:寻找可结交的人脉和有用的关系
要了解特定场合中有哪些值得建立的重要关系,建议可针对名单上的公司和个人,上网搜寻相关资料。当在会场上碰到这些人,需要找些话题来闲聊时,你的事前研究就会发挥极大的价值。
第四步:准备话题
你能不能有深度地谈论最近的新闻事件?介绍一本好书?或是谈论某位现代艺术家或作家?建议可在参加活动前,先下一些功夫,准备几个当下最热门的话题,这样才能留给别人深刻的印象。
无法从资料中顺利引出正确的根据和有用的结论,是许多工作者常犯的毛病,也是问题无法解决的关键。所以,在思考、分析事情时,除了必须利用MECE的方法,毫无遗漏且互不重复地拆解资料之外,还要从整理好的资料中,找出「其中到底是怎么一回事」,并且确认「真的是这样吗」。而能做到这一点的技术,就是所谓的「So What?Why So?」。
顾名思义,「So What?Why So?」可分为两部分。「So What?」是指从整体数据或经过分类整理的内容中,萃取出可以回答问题的重点。比如说,顾客为餐厅所填写的回函中,会有各式各样的意见。如果将这些意见分为人员、餐饮、环境等项目,便可从中找出顾客不满意的主要因素,包括「服务生对菜色不够了解」「餐厅标示不够清楚」等,这就是「So What?」。
「Why So?」则是针对「So What?」所得到的结果,再去追问「为什么会有这样的结论」,并且以手边的数据做进一步的验证、确认。在上述的例子中,以「服务生对菜色不够了解」这项关键因素来看,在归纳出「加强训练」「只录用大专学历的人」等结论的同时,还必须回头检视这些解决方法,有没有事实或依据;如果没有,就不是正确答案。
根据逻辑思考专家照屋华子与冈田惠子的看法,「So What?Why So?」还可再细分为两类,一类是「观察型So What?Why So?」,一类是「洞察型So What?Why So?」。
观察型是指透过分析,正确地说明存在的现象或事实重点;洞察型则是从多种现象或事实,发掘出其中共通的事项或机制,是更进阶的分析方法。不过,对一般工作者来说,无论是观察型或洞察型,两者都是必备的思考技巧,可以依不同的目的来使用。
第五步:设定优先级
浏览名单上是否有你很想见到的人士,并且依据对你工作上的帮助程度,排定先后次序。切记,出现在社交场合时,心里想着「我待个20分钟就走」的人,绝对不只你一个,因此脑中一定要牢记优先级,才不会来不及见到想见的人。
第六步:构思一句抢眼的自我介绍
设计一段简洁而吸引人的自我介绍,内容可以随着说话对象的不同而调整。不过,在专业场合里,介绍内容一定要包含自己的全名、公司名称和职衔。唯有让谈话对象清楚知道你所属的行业和工作,他们才会知道能怎么帮你,而你又可以在哪些方面帮他们的忙。
【实用秘技】思考秘技/大前研一的4个思考训练法
大前研一在畅销著作《思考的技术》中,与读者分享了他个人的许多训练思考的方法。
1.用英语表达想法
大前说,当他用英语说话时,常常能帮助他得到更多更好的构想。也就是说,当他把用日文逻辑所思考的事情,以英语来说明时,反而会更顺畅,因为努力想用英语做说明的同时,有时候就会出乎意料地产生新的构想。
2.坐在车子左侧靠窗位置
晚间乘车时,朝着行进方向坐在左侧靠窗位子,从车窗向外看,街景的灯光如同走马灯般一闪一闪而过,应可藉由强化左眼的使用,而刺激右脑。这时,如果能写点东西、认真思考,常会不可思议地涌现新的构想,或是理出一些思绪。
3.闭眼行走
找个安全的地方,最好是在办公室附近,一个你十分熟悉,知道哪里会有些什么的地方,然后将视觉遮蔽,只仰赖耳朵及其它感官走路,你将会「看到」与以往截然不同的景观。
前面真的没东西挡住吗?应该快碰到转弯处了吧?你或许会因为不确定前方道路有无阻碍,而产生不安或恐怖的感觉,但这么做将可刺激大脑中某些平常没用到的部位。
4.逆向做笔记
在做笔记或找灵感时,可试着使用蓝色方格纸,并且由左下方往右上方记录重点,最后就会在方格纸右上方,完成一个金字塔结构,进而导出一个结论。这大概是因为反其道而行,所以容易出现对不同事物的看法。
人类是懒惰的动物,一旦用脑的方式模式化后,就很难用别的方法再予以刺激。所以,为了训练思考逻辑以产生发想或构想的思考逻辑,就必须常常刺激脑中各个不同的部位,这是很重要的一点。
【实用秘技】职场密技/川普开除员工的5不原则
拜电视影集《谁是接班人》(The Apprentice)之赐,美国房地产大亨唐纳?川普(Donald Trump)最为人熟知且津津乐道的一句话就是:「你被开除了!」(You`re fired!)这个真人实境的竞赛节目中,川普每集照例会开除一位表现欠佳的参赛者。
「你被开除了」这几个字,似乎很轻易就能说出口,但实际上,川普很清楚,开除员工一点都不容易。
「即使是开除世上最恶劣、最愚蠢的笨蛋,都无法让人开心,」川普指出,做出开除员工的决定就够让人苦恼,到了真正执行的时候,更是经常出现难以预料的麻烦。所以,川普建议,主管在开除员工之前,最好能将下列「5不」谨记在心:
第1不:不要贸然行事,最好照规定来
开除员工的风险其实很大,若处理不当,往往会导致被开除员工心生不满,甚至控告前雇主。最好是能制订相关规范,做为开除员工的理由及方法依据,并依照规范来执行,才能保护自己。
第2不:不要在愤怒的情况下开除人
在愤怒时,往往会做出情绪化的错误判断。假如你觉得自己快要生气了,先找个地方让自己冷静下来。等到心平气和的时候,再和可以提供你客观建议的人讨论整个情况。
第3不:不要在别的员工面前发脾气
当你对某位员工不满,欲与对方进行讨论时,千万不要选在公开场合,或是其它员工可能会不小心看到或听到的地方。
第4不:要开除员工时,不要在你的办公室会面
选一个中立的场所(例如会议室),万一情况不对时,你才能转身走人。
第5不:不要与员工争辩
在开除员工时,千万不要与员工争辩,要文明,要实事求是。对方一定会难过,因此要直接而有礼貌,一定要给予对方充分发言的机会。