用办公之星玩转文档管理

　　我曾经设想过，如果每次用电脑开始写作的时候，首先进入一个总调度型的界面，其中显示所有文章的题目以及相关状态 (发表日期、投稿媒体等)，只要单击文章某个路径即可立刻打开对应的文件。修改文章时如果需要又可以轻松地返回调度界面……那将是多方便呀！显然这在Windows资源管理器是难以实现的。尝试了其它一些方法，都不很理想。

　　直到办公之星的出现！

　　办公之星引入Excel的多工作表概念，一个普通文档可以包含多个工作表，每个工作表包含多页。以及独创的自动指令（设定了自动指令的文字或按钮具有类似超链接功能，但又不仅局限于文档间的跳转）使这一切成为现实。要玩转文档管理需要做二方面的工作：一是建立调度界面，即文章目录及有关状态信息，调度文档间的跳转；二是设置文章工作表，每个工作表对应一篇文章，在每篇文章后加入一链接，使其能跳回文章目录。

　　一、建立调度界面

　　在办公之星中新建一个文档，取名为“我的作品”，这就是以后所有文章所在的文档。将该文档第一个工作表命名为“主界面”，其操作步骤为：

　　在“sheet1”工作表名称上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“重命名工作表”选项，弹出“重命名”对话框。在其中的文字框中输入工作表名称——“主界面”，单击确定即可。

　　以后对其它文章的调度都通过这个工作表进行。该工作表包括两部分：设定了自动指令的文章标题和发表日期、投稿媒体等状态信息。

　　1、建立文章标题

　　1）在标尺上双击，弹出“页面设置”对话框，将页面规格设为B5，同时将对话框右边的“绘制行线”选项选中。设置行线主要是为了美观，在“绘制行线”选项下面可对“行线颜色”进行设置。之所以将页面设定B5是为了浏览上的直观（100%显示比例下可完整地显示页面）。

　　2）直接在“主界面”工作表页面中输入文章的标题，每一个标题占一行。有可能在换行的过程中出现每行标题并不左齐的情况，有的空了两个字符，有的顶行。这时将所有的标题选中（按Ctrl+A或通过鼠标拖动选中），然后点击“格式工具条”上的“首行缩进”按钮（在“全匀齐”按钮后面）即可。

　　3）选中一个标题，单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“设置自动指令”命令，弹出一对话框（如图1）。在“常用自动指令”中双击“ActiveSheet()”指令，该指令便出现在“自动指令”文字框中。在指令的括号内输入要跳转的工作表（一篇文章对应一个工作表，工作表名最好是文章题目）名称，例“ActiveSheet(用办公之星玩转文档管理)”单击确定，完成插入超级链接的操作。

　　重复此项操作，完成对所有文章标题的自动指令设定。设定后的文章标题以蓝色显示并且在其下方出现一条下划线。当你把鼠标放在超级链接文字上时，鼠标就变成小手状，同时在状态栏的左边出现该链接自动指令的详细内容。轻轻一点超级链接文字中的任何一处,即可跳转到相应的链接位置。由于我们这里对页行进行了行线设置，标题的下划线与行线有点重叠，我们可以将它去除：

　　状态信息包括两项：最后修改时间和投稿媒体。我们通过表格来存放这两项内容。其中最后修改时间让软件自动取当前时间，而投稿媒体通过快速下拉菜单直接进行选取。

　　1）从“插入”菜单中选择“表格”命令，弹出“定制表格”对话框，其中行数为1行、列数为3列，行高为5.7，列宽暂且不管。将生成的表格移至底边与第一行行线平齐，右边表格线与行线右端对齐。

　　2）双击表格第一列，从“数据”菜单中选择“输入公式”命令。

　　3）在弹出的“表元公式输入”对话框中单击“函数”按钮，展开下部对话框。

　　4）在“函数分类”中选择“日期”，在对应的“函数名称”中双击“CurDate”函数，此时此函数出现在表元文字框中，单击“确定”按钮。

　　5）双击第二列表元，此时光标在里面闪动，输入“投”字；

　　6）选择“工具”菜单中的“编辑快速下拉菜单”命令，在弹出的“快速输入菜单数据”对话框中点击“增加菜单类型”按钮，增加一“投稿媒体”选项；

　　7）在“菜单类型”里选择新增加的“投稿媒体”，点击“编辑菜单选项”，在弹出的对话框中以“|选项1|选项2|选项3|”格式输入媒体名单。例我们这里输入“|电脑报OA专刊|中国电脑教育报|计算机世界|计算机应用文摘|电脑爱好者|大学生电脑|大众软件|大众电脑|天极网|”，输入完成后单击确定，此时“快速下拉菜单数据”对话框应如图2所示。单击“确定”关闭该对话框。

　　8）选中第三列表元（不要使光标位于其中），单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“表元”属性。在“表元”对话框中“其它”选项卡里的“快速下拉菜单中选择“投稿媒体”选项，单击“确定”按钮关闭对话框。此时，如单击表格第三列表元，会如图3所示。

　　9）调整列宽，使列宽刚好容纳表元中内容，保持右边表格线与行线右端对齐。

　　10）对着表格单击右键，从弹出的快捷菜单中选择“表格属性”命令。在“表格”对话框中“外观”选项卡里设定边线线型为“无”；

　　至此，便完成调度界面的建立，如欲使页面更加美观还可以设置页眉，完成的页面如图4示。

　　二、设置文章工作表

　　在“我的作品”文档中增添其它工作表，每一个工作表对应一篇文章。其工作表名设为该文章标题。具体步骤如下：

　　在已有的工作表名称上单击鼠标右键，这里是名称为“主界面”的工作表，从弹出的快捷菜单中选择“插入工作表”选项，又弹出二级菜单，里面包括三个选项：

　　◆在最后插入工作表：如果当前文档包含多个工作表，在最后一个工作表后再插入一个工作表；

　　◆在前插入工作表：在当前工作表前面位置插入一个工作表；

　　◆在后插入工作表：在当前工作表后一位置插入一个工作表。

　　我们这里选择“在最后插入工作表”选项。多次重复此项操作步骤可插入多个工作表。

　　在工作表中输入文章内容，并在最后放上一“返回”超级链接，链接到“主界面”工作表中。其自动指令为：ActiveSheet(主界面)。

　　通过上述设定后，以后要查看文章时，打开“我的作品”文档，在“主界面”工作表中点击相应文章标题，系统即自动切换至相应文章工作表，如欲修改直接进行即可。修改完毕点击“返回”又重新切换到“主界面”工作表中。要新建文章时，新建一工作表，将工作表名称命名为文章标题，同时不要忘记到“主界面”作有关登记。这样，不出办公之星、不出一个文档就将有关文章的查阅、修改、新建搞定，显得非常的方便。

　　对于主要用电脑进行文档编辑的朋友还可将办公之星主程序的快捷方式放到“启动”组中。并将“我的作品”文档设为自动打开文件。以下是具体步骤：

　　1、在办公之星中从“工具”菜单里选择“选项”命令，弹出“选项”对话框；

　　2、直接在“自动打开文件”文字框中输入“我的作品”文档的绝对路径，或点击文字框右边的按钮，通过对话框来选取文档；

　　3、单击“确定”。