提案改善通知:应用写作概说 (讲义）

应用文的性质
什么是应用文？对此，不少应用写作教材作了不同的解释。例如：
“应用文是人类在社会生活中为处理日常公私事务而使用的文章的总称。”（诸孝正  陈妙云编著《应用写作》，广东省自学考试委员会组编本）
“应用文是人们在日常生活、学习、工作和公务活动中经常使用，有直接社会效用的文书”（陈子典  李硕豪主编《应用写作教程》（修订本） P1）
我们的理解是：
应用文是机关单位、团体或个人在工作、学习和日常生活中用于处理事务、沟通关系的具有一定惯用格式的书面材料的总称。
关于应用文的这一定义，包含了以下几个命题：
1、应用文的作者包括机关单位、团体或个人。
机关团体、单位一般说来不可能作为文艺作品的作者，但却常常是应用文的作者。这一命题反映了应用文作者的广泛性。
机关：办理事务的部门。通常指负责领导指挥、组织管理党或政等方面事务的机构或部门。就国家机关（国家机构的组成部分）而言，它包括中央与地方各级的权力机关（人大）、行政机关（政府）、军事机关、司法机关（审判机关：法院，检察机关：检察院）。
团体：社会团体的简称，是各级群众性组织的总称。如工会、妇联（妇女联合会）、青年团、学生会、各种学会等。
单位：通常指机关、团体或属于一个机关、团体的各个部门。在与“机关”、“团体”并称时，一般指企事业单位。企业单位：从事生产、流通或服务性活动的独立核算的经济单位。如工厂、矿山、铁路、贸易公司等。企业单位一般都有一定的生产流通基金和一定的业务范围。按企业的生产经营分，有工业企业（如工厂）、农业企业（如农场）、运输企业（如铁路局）、商业企业（如贸易公司）等。按企业的所有制形式分，有国营企业、合作社企业、公私合营企业、私营企业等。事业单位：受国家机关领导，不实行经济独立核算的部门或单位（或者说是从事没有生产收入，由国家经费开支，不进行经济核算的事业的部门或单位）如学校、医院、研究所等。从经济来源上说，机关用行政经费，事业单位用事业经费，均由国家财政拨给；企业则要上缴利税给国家。这里只是对事业单位与企业单位作一般性的区别，并没有顾及事业单位企业管理方面的问题。
2、应用文是人们在工作、学习和日常生活中形成和使用的。
这说明了应用文使用上的广泛性，也将应用文与文学作品、学术论著和一般性的记叙文（如冰心的《笑》）、说明文（如林斌、陶定光的《笑》）、议论文（如苏洵的《六国论》）等区别开来。
3、应用文是用以处理事务、沟通关系的——这是应用文实用性这一重要特点的反映。
“处理事务、沟通关系”这一点说明了写作应用文的目的意图及应用文内容的性质特点，也反映了应用文的基本作用。应用文的“应用”正是体现在这一方面。
所谓事务，指的是与人们的日常工作、学习、生活等需要紧密相关的，具有很强的现实需求的各种具体事情（它包含了现实的时空因素，不同于想象等活动可不受时空限制）。这种需要、需求是有客观实在性的，而不是纯主观的、虚拟性的。如写寻物启事，是因为自己丢失了东西想找回来；写申请拨款的请示是因为需要有这笔资金来解决某一实际问题。因而写作应用文总是出于现实的需要而不是凭一时的兴致，一时的心血来潮，如写抒情诗之类。“事务”是有意为之的事，有具体明确的目的、要求。意外之事如无意的摔跤、撞车这类事一般来说是事情、事故而非事务，因其并非有意为之，但对这些意外之事作处理则属于事务。
有的应用文教材在“处理事务、沟通关系”之外还提到“传播信息”。其实，应用写作作为一种语言交际活动，从信息论的角度看，实际上就是一种信息传输活动。似无必要在“处理事务、沟通关系” 之外特别提出“传播信息”。同时，只提“处理事务、沟通关系”也有利于将应用文中的信息传输与一般的信息传输区别开来，以免把应用文的范围搞得太大。
事务：“所做的或要做的事”（《现代汉语词典》）“事务，犹事业，世务。亦谓一般什事。如‘事务庞杂’。”（《辞海》补）
事情：“人类生活中的一切活动和遇到的一切社会现象”
事件：指历史上或社会上所发生的大事。
事变：突然发生的重大的非常事件。
事故：意外的变故或灾祸。
事宜：关于事情的安排和处理。
4、应用文往往具有一定的惯用格式——这是应用文程式性的主要表现。
5、应用文是语言交际的书面材料。
这里实际上是要说明，应用文并不都具有文章的面貌。不说“文章”而说“书面材料”，是因为应用文中有不成文者，如简单的电文、会议记录等（“会议记录，用流水账方法实录会议的进程和情况。它真实、全面、自然，但不成文，是有关会议情况的最原始材料”――陈子典等《应用写作教程》修订本P90 ）诸孝正、陈妙云编著的《应用写作》（广东省自学考试委员会组编本）也提出：“章程不能写成文章，章程的内容全用条文表达”。（P292）
我们将要看到，应用文的几个重要特点（下面将具体谈到）都是从应用文的这一定义中引出来的。
“应用文”这一概念或提法是否科学，对此，人们的认识并不一致。
有人持否定态度,认为“就广义说，所有文章都是应用的，都是实用的”，“没有单独分出‘应用文’或‘实用文’一类的理由。”（1950年出版的初中语文教材的“编辑大意”）叶圣陶先生也“反对‘应用文’这个提法，因为既然是文体，没有不可应用的。”②而对应用文这一概念持肯定态度的人则认为，就狭义而言，并非所有的文章都是应用的、实用的。如那些抒情写志的散文（如陶渊明《桃花源记》）、描摹景物的散文（如碧野《天山景物记》），那些评论历史人物或事件的史论（如欧阳修《桐叶封地辩》、《伶官传序》，王安石《读孟尝君传》）。
这两种意见的分歧，主要是集中在对“应用”、“实用”的不同理解上。前者是从广义上理解的。后者则是从狭义上理解的。其实，对应用、实用或适用应结合主旨（用来做什么）、情境、场合（什么时间、什么地点，什么情况等）来看。花瓶与饭盆就各有用场，各有应用、实用之处。我们所讲的“应用”、“实用”，指的是在现实生活中处理事务、沟通关系等方面的应用、实用。这方面的应用、实用显然不是所有的文章都具有的。因此，提出应用文这个概念并不是没有道理的。
另外，还有人从表达方式的运用上着眼，对应用文这一提法提出异议。他们认为，所谓应用文，所用的表达方式仍是叙述、描写、说明、议论等几种。如写家信，用记叙方式来讲述自己的近况；用说明的方式来讲述事物的形状特征；用议论的方式来发表个人的意见；用抒情的方式来表达自己的情感。林觉民的《与妻书》就是放在记叙文里讲的。记叙文、说明文、议论文等文体已经包括了应用文在内，无需再提出应用文这一概念。此外，记叙文、说明文、议论文等文体是从表达方式的不同去分类的，而应用文则不然。现在将应用文与记叙文、说明文、议论文并举，是违背了分类的基本要求即每一次分类必须用同一标准。我们认为，说“将应用文与记叙文、说明文、议论文并举，是违背了分类的基本要求即每一次分类必须用同一标准”这是对的，而说“记叙文、说明文、议论文等文体已经包括了应用文在内”则是值得商榷的。尽管应用文所用的表达方式主要也就是叙述、描写、抒情、说明、议论等几种，许多应用文，从表达方式上看，是可以分别归属于记叙文、说明文、议论文等文体中，但也确有不少应用文是无法划归记叙文、说明文、议论文等文体的。例如一些简单的便条、启事、三言两语的商品广告等。此外，许多应用文，如合同、电报、公文，都有其特定的惯用的格式。这同一般的记叙文、说明文或议论文是不同的。我们所讲的应用文，无论在内容还是在形式上，在写作还是在接受上都有同一般记叙文、说明文、议论文等文体不同的要求。此外，一般的记叙文、说明文或议论文写得好的人，不一定就能写出好的应用文。《文心雕龙·书记》曾指出“才冠鸿笔，多疏尺牍”的现象。三国时有一谚语：“汝无自誉，观汝作家书”。可见，在记叙文、说明文、议论文等文体之外强调学习应用文，是现实的需要，决不是多此一举。当然，我们要注意到应用文与记叙文、说明文、议论文之间并非并列关系。
有人认为，应用文这一名称在科学性方面不够周严，因而提出“实用文”或“程式文”来取代“应用文”。但“实用”与“应用”并无多大差别。如1955年中国青年出版社出版的《怎样写应用文·序》就说过：“一切文章，就广义说，都是实用的。”可见，对“实用”两字也存在着广义与狭义两种不同理解（如果从广义来说，一切文章都是实用的，那么文学作品也是实用的。而狭义的实用性主要是与文学作品等的非实用性相对而言的。）而用“程式文”来取代“应用文”，许多程式上要求并不严格的应用文就会被排除出去，例如调查报告。我们认为，“应用文”这一名称既然沿用已久，形成习惯的提法，还是有其存在的必要，有使用的价值。
此外，有人虽也提出应用文这个概念，但把文学作品以外的书面材料均归入应用文中。例如，吕叔湘认为“文艺作品以外的文字都是应用文”。 陈独秀也曾认为：“文之大别有二，一曰应用之文，一曰文学之文”（1917年5月1日《新青年》第三卷第三号，附于刘半农《我之文学改良观》之后）。这种说法与“所有文章都是应用的，都是实用的”可说是大同小异。他们所说的应用文与我们所说的应用文显然也不是同一概念。
1、非并列关系而是交叉关系
2、应用文与非应用文并列
记叙文、说明文、议论文是普通写作学上根据写作主旨（从文体的角度而不是从单篇文章的角度来说的）、表达方式的运用（指主要运用什么表达方式）对一般文章划分出来的文体名称，而所谓应用文则是根据其具有“处理事务、沟通关系”方面的实用性和一定的惯用格式等方面的特点而提出来的。可见，记叙文、说明文、议论文这三大文体与应用文并不是从同一角度、根据同一标准去划分出来的，因此，它们之间不存在并列关系。从划分的要求上说（每一次划分只能依据同一个标准），可将所有文章分为应用文与非应用文两类，而记叙文、说明文、议论文都与应用文或非应用文具有交叉关系。如下面的图表所示：


应用文的基本特点
应用文的特点可概括为下面几点：
这反映在以下几方面:
1.使用者（作者和读者）：包括一切组织与个人。任何组织与个人都要用到应用文。
2.时间方面：就整个社会而言是“自有文字以来”就有应用文；就个体而言则是“终其一生”都与应用文相关（出生时有出生证，死亡时有死亡证）。
3.空间方面：从地理空间上说，中外、四方，凡有人群的地方，只要有文字的使用就会有应用文；从社会空间上说，社会生活的方方面面（工作、学习、生活、娱乐等方面）都会用到应用文。
“实用”常与“美观”相对而言。人们说到虽美观但不实用的东西时就往往说是“中看不中用”。“实用”体现出一定的功利性、适用性。
应用文的实用性指的是为处理事务、沟通关系的实际需要而写作，讲求现实效用。应用文的实用性集中表现在与具体的工作、事务（包括沟通关系等）相联系的事务性上面。应用文写作总是直接地与工作、学习、生活中的某些具体问题、具体事项相联系，旨在解决现实存在的某些问题，满足客观实际需要，因而最讲究现实的效益。也就是说应用文的写作旨在应用、有用，能解决问题，满足客观实际需要。其生命在于应用、实用而不在于欣赏，不在于给人以美的享受，不在于个人情感的宣泄。
应用文，一是讲有用，或者说首先讲有用，二是这个“有用”指的是满足事务性方面需要的有用而不是作用于美感，作用于主体情感的有用。因此它不同于那些一般的抒情写志、描摹景物的诗文。
《三国志·崔琰传》注中说：孔融高谈教令，“辞气温雅，可玩而诵，论事考实，难可悉行”。显然，孔融所谈的教令是没有多少实用性的。
刘半农《应用文之教授》说：“应用文与文学文，性质全然不同。有个比喻：应用文是青菜黄米的家常便饭，文学文是个肥鱼大肉；应用文是‘无事三十里’的随便走路，文学文乃是运动场上出风头的一英里赛跑。”
应用文的实用性反映在以下三点：
1．时效性强。主要体现在成文、收发与办理方面。如会议通知， 不及时发出就影响会议的召开；不及时办理也会影响应用文的现实效用。又如，不按邀请书的时间赴约，不注意按交费通知单的时间规定交费，就会误事或为此而付出不应有的代价。
应用文由于时效性强，因此，对应用文的收发、处理往往有严格的要求，这在法定公文中表现尤其突出。例如：
唐代规定：“诸稽缓制书（当时的中央文件）者，一日笞五十，三日加一等，十日徒一年。”（见《应用文学练指导》Ｐ５）
《广东省人民政府办公厅行文规则》中规定：“二、公文收发时间：1.通过交换发出的文件、信函，每天上午九时前送到通信班的,当天上午发出,九时后送到的,第二天上午发出。2.通过邮寄和机要邮局发出的文件、信函，每天上午下班前送到通信班的，当天下午发出；下午上班后送到的，第二天下午发出。3. 急件、电报当天送出；必须在限定时间二小时前送到通信班。”（广东省人民政府办公厅编《秘书工作手册》1995年版Ｐ45）
《广东省人民政府办公厅办理公文的时限要求》：“一、机要室收到的各类公文（含需要办理的电报，下同），应在半个工作日内分送到各业务处室。二、业务处室处理公文的时限要求：（一）请示性文件和代拟稿  1.可以直接送领导审批的请示性文件，应在一个工作日内呈批，可以修改后送领导审批的发文代拟稿，一般应在三个工作日内改好呈批。……（二）会议纪要  工作会议和省府常务会议后，经办人应在两个工作日内拟好纪要文稿呈批。”（摘自粤府办[1993]62号文。同上Ｐ13）
应用文具有现时接受性。从写作方面说，应用文写作要保证读者能快捷、准确地理解文中的内容。其它文体尤其是文艺作品则往往允许读者接受的滞后（作者的认识超前，读者的接受滞后于作者的认识）。如荒诞派戏剧《秃头歌女》（1912年出生于罗马尼亚后移居巴黎的居剧作家尤金·尤内斯库于1950年刓作。这是没有完整的剧情，没有明显的冲突＄也没有具有个性的人物的一出戏。写的是两寱英国夫妇一场莫名其妙的东拉西扯的胡话。马丁夫妇到斯密斯夫妇家作客，四个人机械地重复地谈着一个叫毕生的熟人死了，但说着说着，好象死者的妻子、亲戚也全叫毕生，不仅姓名一样，而且面目特征也一样，于是怎么也弄不清到底是谁死了。更奇怪的是，马丁夫妇开始攀谈时，竟互不认识，后经再三回忆，各自说明来历，才发现是坐同一次火车，同坐一节车厢来伦敦的，而且现在又同住一条街、同一旅馆、同一幢楼、同一间房，甚至睡在同一张床上，于是才恍然大悟是夫妻。不仅剧中人颠三倒四，舞台上挂的钟也乱敲乱鸣。西方评论家认为，这出戏的意义在于“明确无误地反现实主义，同时还含有反现实本身的意向”，还在于“勇于宣布字句是没有意义的，人与人之间的一切沟通都是不可能的。”（河南大学出版社1987年7月版，严铮等主编《外国文学史》P449））这出戏刚上演时剧场里走得只剩下三个观众，而若干年后风靡欧洲。
应用文
文学作品
主旨
强调明确性
允许多义性
接受（理解）
讲究现时性
允许滞后性
对象
具体
广泛
处理
时效性强
不强调时效性
2．非自主性强。写不写、写什么、如何写甚至看不看、执行与否等均由所写内容涉及的具体事情的客观实际需要决定，往往由不得作者或读者的主观意志。如邀请书不能不写明出席的时间、地点；不按邀请书规定的时间、地点赴约，不按缴费通知书规定的时间、数额缴费，就会误事或为此会出代价。又如，要召开会议，就利写会议通知，要寻回遗失物，就得写寻物启事。
3．指向性明确。指交际对象、交际领域较明确。（这点在下面具体说）
“一般的书刊谁都可以看，并无定向表述，而公文除公报、公告等之外，大都有致发对象。对象不同，内容、语气也不同。”（陈子典等《应用写作教程》修订本  P17）
有些应用文体其收文对象是有关方面明文规定定的。例如，行政机关制作的议案只能发往同级人民代表大会及其常务委员会。
关于应用文指向性明确这一点在下面还会具体说。
主要指具有一定的惯用格式。程式：“规程法式”的简称。规程即格式，书面格式（指狭义的格式，包括行háng款及内容表达的书形式）；法式指正文写作的法则与样式，实际上就是正文的结构。
《现代汉语词典》：“程式：一定的格式。”
就一般的文章写作而言，格式大致包括以下三方面内容：
1、行文款式（文面格式、书写格式），简称行（háng）款。指文字、标点符号等的书写或排印方面的规定（如横书横排、从左至右、转段空两格，旧式书信、公文中的抬头制度等；标点符号中的 ”  ）  》等标号不能顶格书写等），标题、署名等位置的规定等。
“行款：书写或排列文字的行列款式。”（《现代汉语词典》）
“行款：文字的书写顺序和排列形式，包括字序和行序。如汉字过去直排，字序由上而下，行序由右而左。现在横排，字序自左而右，行序自上而下。”（《辞海》）
1935．11．14鲁迅最后一次校阅了萧红的《生死场》后，第二天他写信给萧红说：“校稿除改正了几个错字之外，又改正了一点格式，例如每行的第一格就是一个圈点或一个点，很不好看，现在都已改正”
新华社北京2月16日电  台北消息：台北市有关方面近日通过“中文书写及排印方式统一规定”，明确要求公文、街道名称、广告板、机构标示等的中文书写格式为横写、由左至右。   在台湾，中文书写格式一直沿用旧式的竖写，直到开放两岸民众探亲往来之后，横写格式也出现在一些报章和各种招牌上，但横写的格式究竟由右而左还是由左至右，各界莫衷一是，常见两种写法并列，非常混乱，外来访客阅读时常感困惑。这次，台北市以提供便捷、高效、合理、清晰的公共环境为由作出统一书定格式的规定，并决定由公务部门率先执行，再逐步向民间推广。（1996．2．17《南方日报》第三版）
2、内容表达的书面形式。如分条列项式、篇段合一式、表格式等。条列式中有的分章又分条（如《国家行政机关公文处理办法》），有的分条不分章（如《中华人民共和国中外合资经营企业法》）。
3、正文的组织结构方式（文章内部的组织结构方式）。包括行文顺序、段落层次的安排、开头结尾的安排等等。如议论文，通常采用“绪论――本论――结论”的顺序行文，有人还具体总结出所谓“五步论说法”：1．议论的缘起，2．提出中心论点或中心论题，3．正面论证，4．反面论证，5．结论。
非应用文的一般文章及文学作品，对于文章内部的组织结构不求固定的格式，文学作品更是要求“文无定法”。应用文则不然，在行文顺序、开头结尾的安排等方面都要求有较固定的安排。
对于应用文来说，除了上述三个方面以外，还有一个重要的方面，即“结构要素”方面。所谓“结构要素”指的是一种应用文体的基本构件，即一种应用文各个部分和项目（或者说是组合单元、部件）。如：
经济业务工作中使用的原始凭证，就有凭证名称、编制日期、凭证编号、接受单位名称、经济业务内容、实物数量和金额、编制单位和有关人员签章等“凭证要素”。
民事诉讼状要有标题、上诉人与被上诉人的基本情况、案由、上诉请求、上诉理由、送达人民法院的名称、上诉人签名盖章、具状日期和附项标注（说明上诉状副本×份，书证×件，证物×件，证人证言等）。案由部分写明原审人民法院的名称、判决书的编号和不服原判的事由，并有特定的语言表达形式。
文言尺牍通常包括以下几项：称谓（姓名＋称呼），提称语（如：膝下、尊前、钧鉴、足下、学兄、如见），启事语（如：叩禀者、敬禀者、敬启者、迳启者、兹复者），开头语（现常用“您好”或省略，旧时书信除以“迳启者”开头的以外，常要来一番客套），正文，结语（如：“专此奉禀”、“专此布复”、“此嘱”等，有时可不写结语）祝颂语（祝词通常是四个字的状谓宾结构，如“即请台安”；结语和祝词起语空两格写在一行，祝词内容顶格写于另一行），落款（自称＋姓名＋具名语。具名语如“谨上”等），写信时间（年月日或月日）
程式有不少是是约定俗成的，有的则是由有关部门制定出来并强制遵守执行的，旨在便俗致用。如信封的写法，在英语地区就有不同于我们的习惯。他们在信封的左上角写寄信人的姓名、地址，右下角写收信人的姓名、地址。在写收信人的姓名、地址时，头一行写姓名（先名后姓），下一行写门牌、街路名，再下一行写城市名、国名。据1984．2．6《羊城晚报》载，中山大学一学生写信到国外，就因为不懂寄往国外的信封的写法，结果信被退了回来。
程式的积极作用主要表现在有利于迅捷、准确地传递、接收、处理信息等方面。如拍发电报，电报稿纸有统一的书写格式，这就是邮电部门为了迅速、准确地拍发、接收电报的需要而制定的。又如法定公文有较严格的体式，也是为了便于公文的运转处理（如登记、分送、存档等）而制定的。应用文作为传输信息的载体，要考虑体例的规范。如果发讯者不注意这一点，往往会影响接收者对信息的及时接收、处理、贮存和反馈，甚至失去控制，贻误大事。
叶圣陶先生还说过：“程式不是客套。程式之中实在包含着情分和礼貌，不注意程式，在情分上礼貌若有欠缺，就将使对方不快。”（《中学国文学习法》）
要分清应用文程式性与八股文流弊的区别。应该指出的是，就形式而言，八股文并非毫无可取之处的。八股文在形式上的特点主要表现在结构方面。八股  结构上关于破题、承题、起讲、入手、起股、中股、后股、束股等的要求，作为文章的一种格局，并非完全无用的。古代格律诗词在格律上的严格要求并不妨碍今人创造出优秀的作品来，何况八股文在结构上的规定还远没有格律诗词那么严格。事实上，八股文的弊病在于其内容上的僵化，“代圣人立言”的规定。毛泽东同志对“党八股”的批判，也主要是从其内容上着眼的。如“空话连篇，言之无物”、“无的放矢，不年对象”、“装腔作势，借以吓人”等等。
还应指出的是，一种应用文体的程式并不是一成不变的。内容决定形式，社会生活的变化必然引起文章内容的变化，也必然引起文章形式上的变化。但在一定时期, 任何一种应用文体的程式还是有其相对的稳定性的。
主体此指交际主体，包括作者与读者两方面。应用文用者的身份、角色明确，读者对象也较明确，并形成一定的关系。公文的上行、下行、平行均体现了作者与读者间特定的关系；非普发性公文对象明确，普发性公文也有一定的对象与范围，广告亦有一定的指向。广告原则之一就是对象原则。(瑞士)雅克•施瓦茨《旅游市场学研究》：“应该想方设法尽可能精确地选定广告所针对的顾客对象。这是使广告达到最佳效果的根本原则。”（陈子典等《应用写作教程》修订本p252）“一般的书刊谁都可以看，并无定向表述，而公文除公报、公告等之外，大都有致发对象。对象不同，内容、语气也不同。”（陈子典等《应用写作教程》修订本p17）
辨别一篇文章是否应用文，应着重将实用性与程式性这两方面结合起来考虑，不可偏废。如书信体小说，虽有书信的形式特点，其内容却无实用性特点，就不能算是应用文。有些古典诗词，在内容上有实用性特点，但采用了诗歌的形式，诗味重，进入了文学领域，反倒似乎与应用文无缘了。如苏轼晚年在海南儋县所作《环饼诗》：“纤（xiāng）手搓（cuō）来玉色匀，碧油煎出嫩黄深。夜来春睡知轻重，压扁佳人缠臂金。”
应用文的分类
由于所用分类标准不同或出于其他方面的考虑，不少应用写作教材对应用文所作的分类有所不同，甚至有很大的差异。例如：
（一）李景隆主编《应用写作》（中央广播电视大学出版社1983年7月第一版）将应用文分为三大类：
1．供进行科学研究应用的学术文体，包括学术论文、科研报告、毕业论文、科技论文）、
2．供处理日常工作应用的事务文体，包括：
（1）公文（国务院办公厅规定的九类十五种行政公文）
（2）事务文书（会议记录、纪要、简报、调查报告、计划、总结、规章制度）
（3）司法文书（公、检、法各系统的司法文书，诉状、演说词、笔录、公证书）
（4）财经文书（市场报告、经济活动分析报告、经济合同、商品广告）
（5）文教文书（教案等）
（6）演讲稿
3．个人学习与生活中需要的应用文体，包括书信、读书笔记。
（二）刊授大学编著《中国实用文体大全》（上海文化出版社1984年10月第一版）将应用文分为十一大类：
1、公文类（国务院办公厅规定的九类十五种行政公文中除通告、布告、公告以外的部分，会议记录、会议纪要、计划、总结、简报、条例、章程、规定、办法）
2．法律书状类（诉状、上诉状、申诉状等等）
3．告启类（广告、海报、通告、布告、公告，捷报和喜报、启事）
4．礼仪类（请柬、祝辞、题词、讣告、悼词、碑文、对联）
5．契据类（契约、合同、协议书、公约、条据、外交协议文书）
6．书表类（申请书、志愿书、保证书和决心书、挑战书和应战书、倡议书、建议书、聘书）
7．信电类（书信、电报）
8．新闻类（消息、通讯和特写、短讯、新闻评论、广播稿、电视新闻稿）
9．宣传鼓动类（黑板报和墙报、讲话稿、解说词、说明书、传单、标语和口号）
10．传志类（传记、回忆录、家史、村史和厂史、地方志）
11．笔记类（日记、读书笔记、札记、杂记）
按：该书没有提及“调查报告”
（三）于成鲲等编著《应用文大全》（学林出版社1984年12月第一版）将应用文分为五大类：
1．行政应用文（包括：国务院办公厅规定的九类十五种行政公文、便函、计划、总结、规章制度、会议记录、会议纪要、简报、提案等）
2．财经应用文（包括催款书、查帐证明书、查帐报告书、广告、市场预测、计划任务书、工程设计说明书、综合反映、经济活动分析报告、国际贸易会谈纪要、经济合同、经济规划）
3．诉讼应用文（包括现场勘查报告、立案报告、破案报告、起诉书、公诉书、抗诉书、判决书、裁定书、笔录、民事起诉状等等）
4．文教应用文（序跋、编者按、题解、发刊词、作者小传、教学大纲、教案、科技研究报告、实验报告、调查报告、毕业论文、消息、解说词等）
5．日常应用文（包括日记、一般书信、专用书信、电报稿、读书笔记、条据、公启、贺词、讣告、对联等）
（四）陈子典、李硕豪主编《应用写作教程》（修订本）（暨南大学出版社1993年8月第二版）将应用文分为五大类：
1．通用公文（国务院办公厅规定的十类十五种行政公文，公报、条例、规定、办法、章程）
2．事务文书（计划、总结、调查报告、工作研究、讲话稿、汇报提纲、会议记录、大事记、提案、简报）
3．专用文书（财经调查、经济活动分析报告、经济预测报告、经济合同、商品说明书、广告词、科技文摘、学术论文、民用诉状）
4．涉外文书（涉外会议纪要、涉外意向书、涉外合同、合营企业章程、涉外公证书、外贸商业信函等等）
5．生活文书（介绍信和证明信、感谢信与慰问信、建议书与倡议书、聘书与请柬、启事与海报、介绍材料、贺词、申请书、讣告与悼词）
（五）全国中等专业学校语文教材编写组《语文》（第三册）（国家教委八五规划教材  中专学校各类专业通用，高教出版社1994年10月第一版）分为三大类：
1．日用文类
它是单位和个人在日常生活中所运用的各种应用文。如书信、条据、启事、海报等。
2．机关事务文书类
它是机关、团体、企事业单位处理公务时使用的文书，主要用于内部事务的有：计划、总结、调查报告、经济活动分析、会议记录、规章制度等；主要用于对外事务的有：意向书、协议、合同、招标通告等。
3．公文类
它也是机关、团体、企事业单位处理公务的文书，主要是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规，请示和答复问题、指导和商洽工作，报告情况和交流经验的重要书面工具。按国务院办公厅1993年11月颁布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，共有12类13种。
按：该教材第三单元是“新闻”（主要讲狭义新闻即消息），但没有说明新闻属上述三类应用文中的哪一类。
（六）诸孝正、陈妙云编著《应用写作》（广东省自学考试委员会组编本）（广东高等教育出版社1998年4月第一版）将应用文分为四大类
1．行政公文（国务院办公厅规定的、十二类十三种）
2．事务文书（计划、总结、调查报告、综述、简报、会议记录、章程、启事、海报、条据）
3．信函文书（介绍信、证明信、邀请信＜含请柬＞、感谢信、慰问信、求职信、申请书、倡议书、建议书、涉外书信等
4．经济文书（经济合同、经济预测报告、经济活动分析报告、经济司法文书＜起诉状、答辩状＞、商品说明书
（七）四川内江农校《应用文》分为四大类：
1．常用体式（包括书信、请柬；广告、启事；说明书、解说词；电报稿文；日记、读书笔记；对联、题词、卡片、祝辞、讣告、仪式等）
2．专用体式（包括新闻、总结、调查报告、合同、计划、凭证、经济活动分析报告＜生产分析报告、成本分析报告、财务分析报告＞
3．公文体式，（1）行政公文（国务院办公厅规定的九类十五种），（2）事务文书（会议记录、纪要、简报），（3）司法文书（诉状、笔录、公证书等），（4）规章制度（守则、公约、章程等）
4．科技体式，包括科普说明文、科学小品、科技经验总结、科技报告、科技论文等）
（八）四川内江农校《 （秘书用）应用文》分为十二类：
书信类、礼仪类、行政公文（国务院办公厅规定的、九类十五种）、事务文书、司法文书、规章制度、外交文书、新闻类、财经类、碑志类、日记类、科技类。
由于应用文范围甚广，种类丰富复杂，因而在某些应用文的归属上，人们的认识也并不一致。见下表：
教  材
分    类
会议记录
简报
调查报告
计划
总结
规章制度
《中国实用文体大全》
公文类、法律书状类、告启类
礼仪类、契据类、书表类、信电类
新闻类、宣传鼓动类、传志类
笔记类
公文类
公文类
公文类
公文类
公文类
公文类
四川内江农校《（秘书用）应用文》
书信类、礼仪类、行政公文、事务文书、司法文书、规章制度、外交文书、新闻类、财经类、碑志类、日记类、科技类
事务文书
新闻类
新闻类
事务文书
新闻类
规章制度
诸孝正
陈妙云
编著《应用写作》
行政公文、事务文书、信函文书、经济文书
事务文书
事务文书
事务文书
事务文书
事务文书
＊事务文书
＊只列章程一种
根据分类的原则（1、要包举，即一个事物内部所包含的各小类的总和，应等于该事物的全体；2、对等，即在在事物的各小类之间，要互相排斥，既不能重迭也不能越级；3、正确，指要用统一的标准。）和应用文的实际，我们把应用文分为以下四大类：
1. 法定公文
属狭义的公文，包括党政军各自规定的公文。法定公文是有法定的作者、特定的体式、一定的办理程序、严格的阅读范围的用于处理公务的文书。包括党、政、军等方面的法定公文。属狭义的公文。
一般应用文教材中讲的主要是国家行政机关公文。
2. 通用的机关事务文书
属广义的公文，各种机关单位都要用到或经常使用的。包括计划、总结、调查报告、会议记录、规章制度等。
3.专用的部门业务应用文
具有一定的专业性。如司法文书中的诉状、辨护书等（判决书有法定作者，是法院专用的，应属法定公文中的司法公文），外事部门的照会、备忘录等外交文书；文教部门的教学大纲、教案，科技领域的科技报告等。
4. 日常生活应用文
是轻便型的。主要供个人处理学习、工作和生活中的日常事务。包括书信、条据、一般告启（启事、声明等），品类最杂。
这里所作的分类，有人称之为“名目上的分类”，此外还有所谓“等级上的分类”，例如把公文分为上行文、下行文和平行文三种（这里的行文的“行”字包含有文件流动的意思）。
应用写作的基本要求
应用写作属指向性明确、非自主性强的书面交际。应用写作的基本要求从实际运用方面来说，可以概括为六条：
－－指正确地确定收文对象，做到指向正确、合适。
搞错收文对象，应用文的现实效用将会受到很大的影响。例如，用公函向有关部门请求批准，哪一个是有关的主管部门，这要弄清楚。不然，很可能问题得不到及时的解决。
搞错收文对象，有时还会损害所用应用文的合法性。这在行政公文和司法文书中表现得最为突出。例如，各级人民政府的“议案”的主送机关只能是同级人大及其常委会，不能向上一级人大及其常务委员会。又如，法律文书如起诉状在书写法院名称时应严格遵守诉讼法中关于级别管辖、地域管辖、移送管辖和指定管辖的有关规定，正确选择受理法院。（参阅诸孝正  陈妙云编著《应用写作》，广东省自学考试委员会组编本Ｐ451--452）
就公文写作而言，“对象要适宜”指的是主送、抄送机关的确定要正确、适宜。
国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》第18条规定，“‘请示’一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人”。
《中共广东省委办公厅、广东省人民政府办公厅关于向省委、省政府报送文件有关事项的通知》〈粤委办[1995]85号〉也明文规定：“文件的主送机关要定得准确。各市党委和人民政府、省直各单位应根据隶属关系、职权范围和文件的内容行文。属于党委职权范围内的工作，以党委（党组）名义报省委；属政府职权范围内的工作，以政府或部门的名义报省政府。报省委的文件如果同时需要省政府知道的，主送单位应当写‘省委、省政府’；报省政府的文件如果同时需要省委知道的，主送单位应当写‘省政府并报省委’”；“不要越级上报请示件”。
在公文写作中，明确收文对象不仅是行文规则的要求，也是保证公文的现实效用的需要。政府机关实行分工负责制，各司其职。如我省部分审批事项权限分工：“华侨、港澳同胞捐物，由省侨办审核后报省政府审批；台湾同胞捐物，由省台办审核后报省政府审批。外国人捐物，由厅级单位报省政府审批”；“指定印刷商标单位和指定印制烟草制品商标单位的资格审批，省属广告经营单位、全省临时性广告经营单位业务审批，由省工商局负责”；“新建出版社，新办报纸、期刊、音像、电子书报刊出版单位的审批，由省新闻出版局负责”。这就要求做到谁主管请示谁。
明确受文对象，并不仅仅是语文写作方面的问题。
－－指根据行文的目的、范围、内容等正确使用文体。
应用文的文体与一般文章的文体涵义略有区别。应用文的文体往往表现为文体的名称。因此，应用文写作中文体要恰当，也往往是指使用的文体名称要恰当。
一般文章可淡化文体观念，而应用文则不然。各种应用文体都有一定的使用范围，适用的场合，具有一定的功能。《文心雕龙》： “汉定礼仪，则有四品：一曰章，二曰奏，三曰表，四曰议。章以谢恩，奏以按劾，表以陈情，议以执异”（章用于对皇帝感恩，奏用于弹劾揭发，表用于陈述下情，议用于讨论不同意见。）便说明了这一点。
“文体要恰当”这在法定公文中尤为重要。因为“不同的公文名称，反映着不同的目的和要求，也反映着行文机关之间的关系和发文机关的权限范围。划清各种公文名称的使用界限，正确地使用公文名称，对于做好文书处理工作，具有重要意义。”（1957．11国务院秘书厅《关于对公文名称和体式问题的几点意见（稿）》）
《中共广东省委办公厅、广东省人民政府办公厅关于向省委、省政府报送文件有关事项的通知》中曾明确要求：“正确使用文种。要求省委、省政府批复的事项，应当用请示上报，并一文一事。”“在一般情况下，各级党委的职能部门不能对下级党委发布指示性文件”
文体要恰当，就文体名称的使用上来说，须注意以下几点：
1．忌张冠李戴。这就要求在选用文体名称时，应当在以下“四看”方面下功夫：
（1）看对象，看行文关系。例如，在行政公文中，同是请求批准，给上级机关的应用“请示”，而给“有关主管部门”的则应当用“函”。
（2）看内容性质、主旨要求。例如，在行政公文中，同是给上级机关发文，如果只是汇报工作、反映情况，就应当用“报告”，如果是请求指示或批准，则应当用“请示”。
（3）看作者的地位、权限。仍以行政公文为例，像“命令”、“公告”就不是一般的机关单位有资格使用的。
（4）看交际领域、使用场合等。例如，“海报”一般用于传播有关文艺体育、集会等的信息，推销猪苗就不宜用“海报”。
2．不生造文种（包括不用已废弃的文种）如“启示”、“速报”、“请示报告”。
3．留意文种方面的变化。
国家行政机关公文文种自1981年以来已有4次较大的变化(见下表，见下页)：
1981．2．27——
1987．2．18——
1994．1．1——
2001．1．1——
9类15种
10类15种
12类13种
13种
命令、令、指令、
决定、决议、
指示、
布告、公告、通告、
通知、
通报、
报告、请示、
批复、
函
命令（令）、指令
决定、决议、
指示、
布告、公告、通告、
通知、
通报、
报告、请示、
批复、
函、
会议纪要
命令（令）、
议案、
决定、
指示、
公告、通告、
通知、
通报、
报告、
请示、
批复、
函、
会议纪要
命令（令）、
决定、
公告、
通告、
通知、
通报、
议案、
报告、
请示、
批复、
意见
函、
会议纪要
文种方面的变化与现实生活紧密联系，也从一个侧面反映了应用文的实用性。文种方面的变化主要有以下几种情况：
a．增减   b．改换（名称的变换）  c．功能上的变化。如公函，1987年以后增设了一项功能：“向有关主管部门请求批准”。
（这主要是与文艺作品相比较）
主旨：行文的目的、意图、基本观点、意见、要求等。文艺作品允许而且往往追求主题的含蓄性、多义性、模糊性。恩格斯《致玛·哈克耐斯》：“作者的见解愈隐蔽，对艺术作品就愈好”。文艺作品允许“作者未必然，而读者未必不然”。如庄子《庖丁解牛》，作者意在宣扬明哲保身的处世之道，养生之道；而今天我们则读解为凡事有规律，要遵循客观规律办事。
而应用文则强调主旨明确，不求含蓄，切忌模糊。 “诗多义”、“诗无达诂”在应用文写作中是没有市场的。“每篇应用文都有明确的诉求点。”（《应用文学练指导》p4）
写应用文，不但自己要明确主旨，而且要让读者也能迅捷而准确地了解作者发文的主旨。否则就会损害应用文的实用性。如某校团委给党委写的一份《关于组织登山比赛活动的请示》，旨在申请活动经费，由于文中虽然详细地说明了组织该项活动的目的意图、比赛的时间、地点、经费开支的安排等，却没有提及经费困难，没有明确提出请求拨款的要求，加上标题又没有反映出申请经费的意思，结果使学校党委发生别解，以为发文者只是申请批准组织该项活动。象这样的应用文其主旨就是不明确的。
行文要实现主旨明确，首先要求作者对发文的目的、意图等有清醒的认识；其次要求作者对行文的中心、内容的基本方面、问题的主次轻重等做到心中有数；（以上都是在下笔前要做到的），再次，要求作者在行文时还要做到“立主脑，去枝蔓”，在确定主旨、中心后，应紧紧围绕中心、主旨来选择有关的材料，组织有关的内容。如上面提及的某团委的《请示》就宜围绕“申请经费”这一点来选择、组织材料，要说明自己缺少该经费的情况，要明确提出“请予拨款”的要求。此外，标题也最好改为《关于申请拨款组织登山比赛活动的请示》。
1．务实（“务实”：做扎实具体的工作。“务虚”：对某一工作进行大致的规划或粗略的讨论）
务实在这里指不尚空言藻饰，讲求实效；反映情况，提出要求、措施等要切合实际，具体不笼统，具有可操作性，能解决实际问题；材料要真实、准确，不能想当然、虚构、夸大或缩小。
如申请经费、补助不能狮子大开口；订计划定任务、目标不能脱离实际，乱放“卫星”。
“在×月×日前交货”与“在×月×日交货”是不同的，要根据合同的实际情况来进行约定，否则就会影响该合同的实用性。
据说一企业向国外购买木材，买方在合同书上对标的提出如下要求：“原木直径53厘米以上”，由于没有提出上限，结果对方发来的所有木材的直径都大大超出53厘米，造成买方增加了四倍成本。（按应写：53厘米－－××厘米”）
李欣《文书工作与文书质量》一文中曾举过这样一个例子：某部曾以上级机关的名义拟草过一个文件，其中出现了这么一句：‘请各级党委将检查结果于七月二十日前报告××并抄告我部。’这是以上级机关名义发文，以部门口气说话，人称混乱。我部是谁也没有交代。此外，发文时已是7月19日了。19日发文，20日即要报告，办不到。此文幸被发现纠正才未出乱子。”（松世勤编《文书学参考资料》P248）
2．完整。这包括两方面：
（1）不要遗漏了必要的内容，即“不少”。
如有一份会议通知，其正文：“现定于星期一在县里召开经济研讨会，时间一天半，请依时出席”。具体的时间、地点没有交代，与会者如何“依时出席”?又如一则寻物启事，不写自己或联系人的姓名、地址等，叫拾获者如何将拾获物交回你的手中?
“开会发通知，本来时间、地点、参加人员等主要事项，都应说明的。可是今年五月开全省物资局长会议前，却发了三次通知。第一次因会议时间、地点未定，通知上写‘报到时间和地点另行通知’；当时间地点确定后，第二次又发了电报通知，上面说：‘会议定于五月十二日召开，按前通知参加人员不变’。结果报到时间、地点仍没说明白，弄得各市、地、县纷纷来电话询问，最后不得不又来一次电话通知，才把问题解决。”（松世勤编《文书学参考资料》p257 《一个小型公文处理展览》）
某厂采购员遗失一张购物发票，商店为其出具如下证明：
证  明
××钢铁厂：
你厂×××同志于×年×月×在我店购买劳保服装贰佰伍拾套，
合计人民币叁仟柒佰伍拾元整。特此证明。
××市利民劳保用品商店
××年×月×日
按，此证明内容不完整：未交代何种服装及原发票号码。
应用文中这种不可缺少的内容，我们把它称为“内容要素”。它是应用文处理事务、沟通关系上必不可少的内容。一篇应用文所以缺少实用价值，一个很重要的原因就是内容要素不齐全。例如，某单位向当地石油公司请求增拨石油指标，理由讲了不少，可到底要求增拨多少石油指标却只字不提，以致石油公司无法作出答复。
缺少应有的内容，有时会影响与交际对象的感情和关系。例如，Ｎ给其朋友Ｓ写信，告知自己光荣入党的喜事，而Ｓ复信时却对此不置一辞，Ｎ看了Ｓ的回信后难免很不高兴。甘肃人民出版社1981年第四期（总第四期）P26《伟大友谊中的小插曲》（俞守仁摘自1979年第二期《党的生活》）也很好地反映了这一点――1863年1月7日，恩格斯的妻子玛丽•白恩士患心脏病突然去世。恩格斯以十分悲痛的心情将这件事告诉马克思。第二天（1月8日）马克思给恩格斯写回信。信中对玛丽的去世只说了句平淡的慰问的话，却不合时宜地诉说了一大堆自己的困境：肉商、面包商即将停止赊账给他，房租和孩子的学费又逼得他喘不过气来，孩子上街没有鞋子和衣服，等等。正在极度悲痛中的恩格斯收到这封信后很生气。从前，两位挚友间常常隔一、二天就通信一次，这次，一直隔了五天（即1月13日）恩格斯才给马克思复信，关在信中说：“你自然明白，这次，我自己的不幸和你对些的冷冰冰的态度，使我完全不可能早些给你回信。我的一切朋友，包括相识的庸人在内，在这种使我极其悲痛的对我表示的同情和友谊，都超出了我的预料。而你却认为这个时刻正是表现你那冷静的思维方式的卓越性的时机。那就听便吧！”十天以后，当双方都平静下来的时候，马克思写信给恩格斯说：“人我这方面来说，给你写那封信是个大错，信一发出我就后悔了。然而这决不是出于冷酷无情。我的妻子和孩子们都可以作证：我收到你那封信（清晨寄到的）时极其震惊，就象我最亲近的一个人去世一样。而到晚上给你写信的时候，则是处于完全绝望的状态之中。在我家里呆着房东打发来的评价员，收到了肉商的拒付期票，家里没有煤和食品，小燕妮卧病在床……”出于对朋友的了解和信赖，收到这封信后，恩格斯立即谅解了马克思。1月26日，他在给马克思的信中说：“对你的坦率，我表示感谢。你自己也明白，前次的来信给我造成了怎样的印象。……我接到你的信时，她还没有下葬。应该告诉你，这封信在整整一个星期里始终在我的脑际盘旋，没法把它忘掉。不过不要紧，你最近的这封信已经把前一封信所留下的印象消除了，而且我感到高兴的是，我没有在失去玛丽的同时再失去自己最老的和最好的朋友。”随信还寄去一张一百英磅的期票以帮助马克思度过困境。
内容要素有所欠缺，有时还会造成主旨不明，从而影响应用文的实用性。如上述某学校团委的那份请示，其所以让学校党委对发文者的发文意图产生误解，就是由于文中缺少了有关经费困难、请求拨款等方面的内容。
应用文的内容要素可以分为一般内容要素与特殊内容要素两类。
一般内容要素是从文体的角度来看的，是一种应用文体的所有篇章都必须具备的。如经济合同的“标的”、“数量与质量”、“价款或酬金”、“履行的期限、地点与方式”、“违约责任”。又如，《社会团体登记管理条例》（1989.10.13国务院第四十九次常务会议通过，1989.10.25中华人民共和国国务院令第四十三号发布）第十一条：“社会团体的章程应当载明下列事项：（一）名称；（二）宗旨；（三）经费来源；（四）组织机构；（五）负责人产生的程序和职权范围；（六）章程的修改程序；（七）社会团体的终止程序;（八）其他必要事项。《广州市劳动合同管理规定》指出：劳动合同应当具备以下基本内容。一、劳动合同期限；二、工作内容；三、劳动报酬；四、劳动保护和劳动条件；劳动纪律；六、社会保险和社会福利；七、劳动合同终止的条件；八、违反劳动合同的责任；九、劳动合同争议的解决办法。”（《广州日报》1999。1。27 B3）
应用文的一般内容要素往往成为一种应用文体与另一种应用文体相区别的重要依据。它是应用文正文部分相对比较固定、稳定的构成成分，属于正文中的结构项，我们可以把它放到应用文惯用格式中去把握。
特殊内容要素是从应用文的具体篇章的角度来说的。由于所处理的具体事务的不同，写作的目的不同，交际对象的不同等原因，即使是同一应用文体，其具体篇章的内容要素也会有所不同。就拿经济合同来说，其主要条款，除上述五条外，“法律规定的或按合同的性质必须具备的条款，以及当事人一方要求必须具备的条款，也是经济合同的主要条款”（1981年12月13日第五届全国人民代表大会第四次会议通过《中华人民共和国经济合同法》第二章第12条）可见用于不同事务的经济合同会有不同的条款，甚至因当事人不同，便是同类合同也会有不同的条款。这些不同的条款也就是不同的经济合同各自应具备的特殊内容要素。（按合同的性质必须具备的条款，如购销合同要有包装、验收、结算等条款。当事人一方要求必须具备的条款，如是否要担保、公证或监证等。）
再以调查报告来说，即使是反映同一调查对象的调查报告，因报告的目的不同，其内容要素也会有的所不同。例如《上海市街道集体企事业的调查》（载1979.2.8《文汇报》）其旨在帮助上海市街道集体企事业排除障碍、健康发展，因此报告的重点就放在这两方面：一是上海市街道集体企事业的作用与贡献；二是上海市街道集体企事业在继续发展方面存在的障碍。前者写出了该调查对象继续发展的必要性，后者则写出如何扶持其发展。没有前者看不出该调查对象有无继续发展的必要，这就很难激发有关部门帮助其发展的兴趣和积极性；无后者则看不出该对象在继续发展上还存在哪些障碍，有关部门就难以有的放矢地去解决问题以保证其健康发展。可见这两方面内容都是这篇调查报告必不可少的，缺一不可。假如这篇调查报告的目的是为了给其他城市的同类企业树立样板以指导它们多作贡献，健康发展，那么，该调查报告就应着重反映上海市街道企业如何开展工作、取得成绩，如何健康发展方面，从而使该调查对象工作上的成绩、做法、效果、经验体会等项成为这篇调查报告的内容要素。
又如同是会议通知，如果出席人员是固定的，会议地点是固定的（如一个单位的办公会议），会议通知上便可以不写这几项；如果这些方面的情况有所改变，那么会议通知上就应当一一交代清楚。又如，公文中的批复，如果是同意、批准下级的请示事项的，则表明态度就可以了，不必写原因、理由。而如果不同意的，则除了表明态度外，还要适当阐述一下不同意的原因、理由。
另外，有些应用文，如社交书信，因其涉及的具体事务与关系千差万别，很难从文体的角度去把握其内容要素，因而基本上只有特殊的内容要素。
相对说来，应用文的特殊内容要素比起一般内容要素来更难把握。因其并不固定，千差万别，完全决定于所要处理的具体事务及所要沟通的具体关系的特定需要。
2．不要有多余的内容。这是“完整”的另一方面。所谓“过犹不及”，画蛇添足是内容不完整的另一种表现。
一篇应用文，出现不必要的内容，不仅有碍行文的简约，也往往会损害应用文的实用价值。倘若出现不该有的内容，其后果就更为严重。如招领启事，倘若把普通拾获物的特征、数量等交代得一清二楚，在无需凭证件领取的情况下就很有可能造成被人冒领。
有时，画蛇添足除损害应用文的实用价值外，也会造成文体使用不当。历史上就有过这样的例子： 康熙四十八年七月初六，李煦（康熙的亲信，曾任苏州织造三十年之久，曹雪芹的祖父曹寅是其妹夫）在给康熙的请安折子中附奏江南提督张云翼病故的讯息。奏折中写道：“恭请万岁万安。窃提督江南全省军务臣张云翼，于康熙四十八年六月十八日，病患腰瘫，医治不痊，于七月初三日巳时身故，年五十八岁，理合奏闻。苏州六月晴雨册进呈，伏乞圣鉴。”康熙看了极不高兴，手批道：“请安折子，不该与此事一起混写，甚属不敬。尔之识几个臭字，不知哪去了?” 李见了御批，急忙上表请罪，痛自忏悔。（见金庸《鹿鼎记》第五集附录）在请安折子中附带写讣告的内容，造成两种性质、功用截然不同的文体的混用，李煦请安表忠的效果也因此大打折扣。
《国家行政机关公文处理办法》（国务院办公厅1993.11.21修订）中规定，请示必须一文一事，报告中不得夹带请示事项。《中共广东省委办公厅、广东省人民政府办公厅关于向省委、省政府报送文件有关事项的通知》（粤委办[1995]85号）也明确指出：“不要在工作报告中夹带请示事项，以免误事。省委、省政府对工作报告原则上不予批复。但重要的报告可予以批转。”这实际上也是对“不多”的要求。
因此，对应用文的内容，应做到不溢不缺、不多不少。也就是说，要从实际（包括事情本身的要求，读者对有关事项的了解程度，收发双方对于有关事项有无事先约定等等）出发，既要考虑该篇应用文有何非写不可、必不可少的内容，也要顾及有哪些不必写、不该写的内容。
即拟稿制作要合乎应用文一定的惯用格式。
应用文具有形式上的程式性，这主要就是表现为具有一定的惯用格式。这一点，法定的行政公文、规章文书、司法文书、电报等表现得尤为突出。拿公文来说，标题、发文字号、主送及抄送机关名称、正文、附件标注、发文时间、主题词等的写法及书面位置等都有特定的要求，甚至对文字的书写排印、用纸的规格及装订方式等都有严格的规定。有些应用文虽无明确规定其书面形式、书写体例，但一般都有其较常用的结构形式，如调查报告。
应用文惯用格式主要表现在以下几大方面：
1．载体（介质）方面：包括其所用材料的质地（绢、纸等）、颜色、尺寸大小、装饰等，如：
太平天国时，“公文书写材料，诏旨用黄纸或黄绸。长三尺，横幅，硃格。王谕，用黄纸，分别饰龙、凤、狮、虎，下托云水。侯谕和布告，用红纸或红布，无定式刊饰”。（武汉大学出版社1983年7月第一版  张清明著《文书学及实用公文》Ｐ25）
宋代递送公文有“檄牌”，按金字、青字、红字来区别迟速。金字牌日行四百里，接力飞递，不准留铺、昼夜兼程，用于赦书及军机要件。青字牌日行三百五十里。（学林出版社1984年12月第一版  于成鲲等编著《应用文大全》Ｐ314《我国历代公文沿革概述》）
汉代规定以封囊的颜色来区别文件缓急程度，如平件用青色，急件用赤白二色，密件用黑色。（同上书p316）
国务院办公厅1993.11.21颁布的《国家行政机关公文处理办法》第十一条规定，我国现行行政公文“公文用纸一般为16开型，长260毫米，宽184毫米（ 1987.2.18的《国家行政机关公文处理办法》规定为宽185毫米），也可以采用国际标准Ａ4型（长297毫米。宽210毫米）。左侧装订。张贴的公文用纸大小。根据实际需要确定”。
婚礼宴请的请帖用红纸，含有喜庆吉祥之意。
“介质”（jiè zhì）：一种物质存在于另一种物质内部时，后者就是前者的介质；某些波状运动（如声波、光波等）借以传播的物质叫做这些波状运动的介质。——《现代汉语词典》
与公文纸介质相关的方面：公文各项数据的物质表现形式——油墨；公文纸介质产品形态——开本、规格、印刷、装订等。
2．语文方面：
（1）文面（版面）安排方面：这主要不属于写作，更多地表现为装饰。包括：
①文面上版块的划分，空白的留置等。
例如文件式公文，文面上明显分为文头、内文、文尾三大部分。文头部分占全页的2/5。
空白的留置方面：（例见下表）
②文字等书写符号系统的书写排印格式，包括字体、字号、字色的选择，字序、行序的安排，“抬头制度”等的规定。这是行款格式的主要内容。例如：
（各级政府发的“红头文件”）“文头部分占全页的2/5。按规定，各级政府公文文头用字规格不超过24×14（毫米）；各级政府办公厅（室）、各级行政职能部门公文文头用字规格不超过22×12（毫米），文头部分不超过首页的2/5。文头下沿与红线间隔30毫米。”（见张永照主编八五规划教材中等专业学校各类专业通用《语文》第三册教参p168  高教社1994.10）
广东省府、省府办公厅文件、函件有关字体、字号等格式
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（ 根据《广东省人民政府办公厅行文规则》整理。详见广东省人民政府办公厅1999
年编《秘书工作手册》）
字序方面：国务院办公厅1993.11.21颁布的《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文的文字从左至右横写横排，少数民族文字按其习惯书写、排版。”台湾台北市1996年2月也明确规定公文中的中文书写格式为由左至右横写。（见《南方日报》1996．2．17第三版《台北统一中文书写格式》）
（2）结构项安排方面——主要包括以下内容：
① 有何结构项，
一种应用文体在一定时期内设置了哪些结构项，这是首先要搞清楚的。每一种应用文体都是一个结构系统，它由若干结构项按照一定的方式构成。不同类型的应用文体固然有其不同的结构项（如普通书信就没有行政公文那样的标题、发文字号等项），就是同属一类的不同应用文体，它们所设置的结构项也往往有所不同。例如，同属书信类的应用文，普通书信无标题这一项，而专用书信则有用于标明文种（也叫文体名称。指各种应用文体所用的名称，如专用书信中的“介绍信”、“证明信”，行政公文中的“通知”、“请示”）的标题。甚至同一种应用文体当其在不同的场合、情况下使用而具有不同的性质、特点、要求时，也往往会有不同的结构项。例如，同一种公文，当其内容需要保密时则有“秘密等级”一项，而当其内容无需保密时便无“秘密等级”一项。
对一种应用文体在各种情况下都要具备的结构项（或者说是一种应用文体中的所有篇章都必须具备的），我们不妨称之为结构常项或一般结构要素。例如行政公文中的标题、发文字号、主送机关、正文、印章、发文时间等；而对一种应用文体只是在特定的场合、情况下才有的结构项则称之为结构变项或特殊结构要素。结构变项不是一种应用文体中的所有篇章都必须具备的，它是适应某些特殊需要而设置的，或者说是某种应用文体中某一类型的篇章所要求的。如秘密公文要标明秘密等级，紧急公文要标明紧急程度。这秘密等级、紧急程度便属行政公文的结构变项。我们在掌握一种应用文体其结构项设置方面的情况时，应当对该文体在一定时期内设置了哪些结构项，哪些属结构常项，哪些属结构变项，各种结构变项是在怎样的情况下出现，如此等等，都要作具体的了解。
★结构要素不同于内容要素。内容要素是针对正文部分的内容来说的，而结构要素则是对于全文的结构来说的（当然，在正文部分的一般内容要素与应用文的结构要素确有相通之处，正文部分的一般内容要素如有较直观的表现的话，也不妨视作正文部分的结构要素）。相对于内容要素来说，结构要素（如汉代上奏文书首称“臣昧死敢言”，末称“臣诚惶诚恐，顿首顿首，死罪死罪”）具有一定的直观性与外部性。一篇应用文的内容要素是否完备，往往一眼看不出来，必须结合处理事务的现实需要，深入到文章内部，通过对正文的内容作认真分析后才能了解。而一篇应用文的结构要素是否完备，则一般可从文章的外部形式上把握，往往可以一目了然。
应用文的结构要素有如一部机器的零部件，少了一个零部件，往往会影响机器的组装与正常运转，一篇应用文，如果其结构要素残缺不全，也会影响结构的完整，影响到应用文正常的运转处理，会损害其现实的效用。例如，借条、收条、领条一类条据应在书面上写明“今借（收、领）到”或“借（收、领）条”等标明该条据的性质、种类的字样。否则，很可能会造成日后的争执、纠纷。尤其是借条。
② 各结构项的内部构成情况
一种应用文体是由若干个结构项构成的，而一个结构项又是由一定的成分构成的。一个结构项由哪些成分构成，这也是需要了解清楚的。
不同的结构项（包括名称相同而实际上属于不同文体的结构项， 如各种应用文中的正文、标题等项）其构成情况是不同的。从量的方面来说，有的结构项只有一个构成成分，如专用书信的标题，一般就是文体名称一项（例如介绍信的标题通常就是“介绍信”三字）；而不少结构项则是由几个构成成分按一定顺序组合而成的，如行政公文的发文字号一般由发文机关代字、年度、顺序号三者构成，法院判决书的案号则由年度、法院代字、案件性质、审级、文书编号等五项构成。再从质的方面来说，不同的结构项有不同的构成成分（如行政公文中的标题与发文字号二者的构成成分就很不相同）。就是同一结构项在不同的情况下也往往会有不同的构成成分。例如，同为转发文件的通知的标题，当通知用于批转下级机关的公文时，它由发文机关名称＋“批转”＋被批转公文的标题＋“的通知”四项构成；而当通知用于转发上级机关的“通知”时，则由发文机关名称＋“转发”＋被转发通知的标题三项构成。（在“批转”或“转发”前可酌情加上“关于”二字）。
有些结构项其某些构成成分可根据实际情况省略。如公文的标题一般由发文机关名称、事由与文种三部分构成，但在有版头（即“××××文件”）时则往往省去发文机关名称。而有些结构项如法院判决书的案号其各个构成成分则缺一不可。因此，我们在掌握应用文结构项的构成情况时，对每一结构项有何构成分，其中哪些是必不可少的，有哪些在怎样的情况下可以省略，等等，都应作全面而具体的了解。
③ 结构项的书面位置安排
正如一部机器的各个零部件在整部机器中各有其一定的位置一样，各种应用文体其结构项（包括其内部构成成分）也有其一定的书面位置。应用文结构项的书面位置安排，有些是由有关的主管部门明文规定的，更多的则是人们在长期的书面交际中约定俗成的。
结构项的书面位置安排是应用文行款格式、文面格式的一个重要内容。它对于信息的及时、准确的传输、接收有着重要意义。结构项错位往往会妨碍信息流通渠道的畅通，甚至造成贻误时机。例如收信人与寄信人的姓名、地址等项，在信封上的位置安排，国内与国外有不同习惯。有人去信国外，按国内的习惯去写信封，结果信给退了回来。可见结构项的书面位置安排问题，也是应用文惯用格式的一个重要方面，值得我们高度重视。中共中央办公厅一九九六年五月三日发布的《中国共产党机关公文处理条例》的第三章“公文格式”第八条一共17项，其中就有15项谈及各种结构项的书面位置安排，分别对版头、份号、密级等15个结构项的书面位置安排作出明确规定。
要特别指出的是，在一种应用文体中，不同的结构项的书面位置固然不同，就是同一结构项，在不同的情况下其书面位置也有可能不同。例如行政公文中的发文字号，其书面位置就随公文有无版头（即“××××××文件”字样）而有所不同。此外，一个结构项内部不同的构成成分其书面位置也可能大不相同。例如，书信中的祝颂致敬语就往往要分行书写：“此致”一类词语放在正文下一行空两格写起，而“敬礼”之类词语则转行顶格书写以示郑重、尊敬。
④ 各结构项的书面表现形式——主要包括以下两个方面：
A．文字等书面符号和句式等的使用与书写、排印等。
前面讲应用文文面格式时已谈及这一问题。这里是从结构项的书面表现形式方面来说的。
例如，法院判决书的案号一般写作“（××××）×法刑（或‘民’）×字第××号”，依次标明年份（年份用阿拉伯数码书写，外加小括号）、法院代字、案件性质（分别用“刑”或“民”字代表刑事或民事案件）、审级（分别用“一”、“二”或“终”、“申”字表明属一审、二审、复审判决）及文书编号（也用阿拉伯数码书写）。
又如，不同的应用文体的正文在文字等书面符号的书写排印方面有其一定的习惯，从而在文面上显示出其不同的外观形式。如规章制度一般用条文式，调查报告、总结多用段落式。
B．行文中特定的语言表达模式。
有些应用文体常常在正文起承转合的关键处使用一些专门用语（也叫做事务性词语，如公文中的“为、为了、遵照、鉴于”等开端用语，“当否，请核批”等征询期复用语。事务性词语的具体运用可放在语言得体中谈）。这些专门用语的使用已成为应用文建构文章的一种手段与模式。它有利于显示正文的内部结构，也往往可以反映出文体的性质。这在行政公文、法律文书中表现尤为突出。例如，请示中常在请示理由与请示事项之间用“特请示如下”等承启用语来过渡，又用“当否，请批示”等征询期复用语来结尾。又如判决书在“案由”等项与“案件事实”之间常用“现查明”来过渡，又在“理由”与“判决主文”之间用 “判决如下”来承启。这些专门用语有时还通过提行书写来加以突出与强调。
有些应用文体习惯于在其正文的某些构成成分之前使用提要性词语（或居于段首，或提行书写）用来提示（或者说规定）所要反映的内容项目。这些词语也就成为正文构成成分的语言标志。这在法律文书中较为常见。如刑事诉状正文部分就分别在“原告人基本情况”、“被告人基本情况”、“请求事项”、“所诉事实与理由”这几个构成成分之前分别写上“原告人：”、“被告人：”、“请求事项：”、“事实与理由：”等字样。这类提要性词语的运用，能使读者对该文体正文表层的基本构成情况及总体的行文过程一目了然。
有些应用文体甚至还对正文的某些部分规定了特定的语言表达模式，形成一些规范化语句。写作这一部分时，象填表、填空一样写出相应的具体内容就行了。
《广东省人民政府办公厅行文规则》之三“公文开头语一般写法”就规定了公文开头的语言表达模式。例如 ：“粤府函批复文件：1、批复的内容较多，需分点批复的一般写法：‘×字×号(无文号的可写来文日期)文件收悉。关于……问题批复如下（现批复如下）：’2、批复的内容单一，一段话可批复明确的一般写法：‘×字×号（或来文日期）文件收悉。为（鉴于）……同意……’。‘×字×号文件收悉。同意……’。注意：使用“粤府函”，文中不写“省人民政府同意”字样。……” （广东省人民政论办公厅1999年编《秘书工作手册》）
不少法律文书都有其特定的语言表达模式。例如，在民事上诉状的案由（写明原审人民法院的名称、判决书的编号和不服原判的事由）就有一个相对固定的语言表达模式：“上诉人因××一案，不服××人民法院于×年×月×日×字第×号民事判决（或裁定），现提出上诉。上诉的请求和理由如下：”（见暨南大学出版社1993年8月第二版  陈子典  李硕豪主编《应用写作教程》（修订本）P282）
又如，在刑事判决书中，在反映案由、案件来源、审判组织和审理方式等项内容时，就要求写作：“被告人×××（姓名）××××××（案由）一案由××××人民检察院公诉来院。本院依法组成合议庭，由××××人民检察院检察长（或‘员’）×××出庭支持公诉，经本院公开（或‘依法不公开’）审理”。
上面我们只是着重从共时性角度谈到了应用文结构项的几个有关问题。应该看到，任何一种应用文体的结构项的诸方面都不是一成不变的，它们在不同的时期往往会发生一定的变化。例如行政公文中的“主题词”一项就是近几年来为适应电脑检索文件的需要而增设的。在结构项的内部构成方面，也同样不是一成不变的。例如书信中的“称呼”一项，在旧式书信中多由姓名、称谓、提称语（如“雅鉴”之类）三者构成，而现在一般不用提称语。此外，同一结构项的名称在不同的时期也可能不同。如行政公文的“发文字号”过去叫“编号”，而现在称“编号”的实际上是过去所谓“顺序号”（即同一篇公文的印制顺序号）。因此，我们不能把对应用文结构项的了解视为一劳永逸之事，而应以发展的眼光经常注意其变化。当然，任何一种应用文体，其结构项的诸方面在一定时期内还是有其相对的稳定性的。不然也就无所谓“惯用格式”了，对应用文结构项的了解也就失去现实意义了。应该说，我们对应用文结构项的了解，从学习应用文写作的角度说，主要还是要着眼于其在一定时期内（尤其是当前）具有稳定性的方面。
（3）正文部分的内在结构安排
包括行文的顺序、开头结尾及详略轻重的安排、常用的结构方式等。不少应用文体在长期的使用过程中往往形成了一定的结构方式。如计划，在反映任务要求（Ａ）与方法步骤（Ｂ）方面的内容时，就常采用以下两种结构方式：１．（Ａ1＋Ｂ1/Ａ2＋Ｂ2/Ａ3＋Ｂ3/……），它适用于工作任务较多而各项任务间又没什么共同措施的计划；２．（Ａ1＋Ａ2＋Ａ3＋……/Ｂ1＋Ｂ2＋Ｂ3＋……），它适用于各项任务较单纯且各项任务间又多有共同措施的计划。
得体，即语言、行动等得当、恰当。俗话说“站有站相，坐有坐相”（相：姿态）说的就是人们日常生活中举止得体的问题。得体，对于应用文来说显得十分重要，因其往往直接影响到应用文处理事务、沟通关系的现实效益。得体的要求是多方面的，就应用文写作而言，主要反映在表达方式的运用和语言运用两方面。
1．表达方式的运用要得体
这主要是指要根据文体的特点来正确运用表达方式。在一般文章写作中，不同文体对表达方式的运用各有一定的要求。如记叙文主要运用叙述、描写，有的还有较多的抒情，但不能过多使用议论。一般文章中的三大文体（记叙文、说明文、议论文）的区分，一个重要的根据便是看其主要运用什么表达方式。不同应用文体对表达方式的运用同样有自身的要求。例如，会议通知具有告知性、规定性，就表达方式而言，主要是运用叙述说明，而不用或少用抒情、描写。又如，“国家法令文件中一般不需要论证，而是必须作出规定，订出规则，所以这种文字中一般不发议论，陈述性的叙述方式也不典型，没有纯粹的描写，只有特殊的指令性记实性的叙述。”（《法律语言艺术》Ｐ57）下面是一篇下乡调查综合汇报的开头：
阳春三月，风和日丽。我们省商业学校企管班的４５名同学从广州乘船，在十五日凌晨到达肇庆。啊！肇庆，美丽的肇庆，南粤的胜地，多少个日日夜夜啊，同学们梦寐以求，要来领略你的风采，今天，如愿以偿了。但是，这次我们是要到你的农村－－城郊、大湾、碌步三个区的食品站，作为期一月的近两年来生猪收购情况的调查。因此，大家都把实习调查，学好专业放在首位。在实习老师的带领下，在到达肇庆市的当天，听完市食品公司经理对情况的介绍后，下午就分头到三个区的调查点去了。
这里虽然也按要求交代了调查的时间、地点、对象、课题等，但由于使用了描写、抒情等表达方式，便显得有点不伦不类。因为调查报告的开头部分，要求用简约的语言扼要地交代有关的基本情况。下面是表达方式不得体的又一例子（来自农经891班陈仁勇同学的《一年来的学习总结》）：
在课后，特别是晚自习课后，大家都进行了激烈的讨论。一般是以宿舍为单位。大家躺在床上，由某人提出一个观点，然后大家就来一个“××研讨会”之类的讨论。争论到激烈之处，或许会听到床板一个闷响，那是由于激动的缘故，用手捶击床板发出的声音。虽然有时我们的观点难免有些偏激，但是，从这样的讨论，更能加深我们对课文的理解程度，对社会也会有了初步的认识。
“争论到激烈之处，或许会听到床板一个闷响，那是由于激动的缘故，用手捶击床板发出的声音。”像这种具体的描述放在总结里是不合适的。（当然，主要问题还在于这样的内容放在学习总结里完全是多余的。）
2．语言运用要得体
严格说来，表达方式的运用，实际上也属语言的运用。但这里所谓语言运用，主要是指语言材料的选择与组织，具体说来就是遣词造句、运用修辞等方面。
语言是社会交际的重要工具，语言运用要求符合交际的现实需要。语言运用不当，不得体，会影响交际的效果， 甚至造成严重的恶果。 如《剃头工被窃》：“一剃头人家被盗劫，次日至顾主家剃头，愁容满面。主人问之，答曰：‘昨夜被强盗将我所积一年劫去。仔细想来，只当替强盗剃了一年的头’。主人怒而逐之。”（《明清笑话四种》）。又如，《巴基斯坦小姐一言丧前程》（《家庭》90年12期Ｐ40）也是一个典型的例子。
因此我们要十分注意语言运用要得体的要求，要结合一定语境来适切地选择和运用语言材料。
日常的语言交际，一般说来，表达者总是希望自己所表达的情、意能为对方准确、快捷地接受（理解），从而收到预期的效果，达到一定的目的。因此，在语言的运用上就要考虑到让对方易于接受（理解）的问题。（当然也有特殊的情况，这就是或有难言之隐，不便明说、直说或有意要让人发生误解）若非旨在向对方挑衅、挑战，与对方决裂、绝交等，则还要考虑到让对方乐于接受的问题。（按：易于接受本可以包括两个方面，一是从理解的角度说的易于接受，即容易理解；二是从情感的角度说的易于接受，即乐于接受。当易于接受与乐于接受并举时，易于接受就只是从理解的角度而言。）一般说来，语言运用要得体的要求也就主要体现在让语言交际中的接受者易于接受和乐于接受这两个方面。在应用写作中要收到这种效果，要重视以下几点：
第一是要看对象说话。这里的“看对象”包括看对象的身份、地位，年龄、性别，学历、专业、职业、经历，个性特征、习惯，身体状况，情感、态度，认知水平、原来的态度强度，等等；还要看彼此间的亲疏关系，对方的信任程度，与对方的利害关系；自身的吸引力、影响力等。具体说来有以下几点：
1．要正确体现出收发双方之间一定的关系。如亲疏关系，上下级关系，师生关系，朋友关系等等。一个人在社会生活中，总是要与他人建立某种关系，从而使自己处于一定的社会地位，具有一定的身份，扮演着一定的角色（社会地位是个人在社会关系中所处的位置；社会身份是个人社会地位的标签、名称；社会角色是个人在社会关系和社会活动中所处地位（身份）应有的行为模式）。同时，每个人随着各种主客观条件的变化（如年龄、学历、职务、政治面貌，工作、生活的环境，交往的对象等等），他所处的社会地位，所具有的身份，所扮演的社会角色也会有所不同。应用写作作为一种指向性明确的语言表达，写作时就要注意做到符合自己在与特定的交际对象面前的身份、地位，做到正确体现出收发双方之间一定的关系。《文心雕龙•书记》称“祢衡代书，亲疏得宜”。这“亲疏得宜”就是指正确体现了收发双方间一定的关系。注意这种亲疏的关系，在与异性的书信来往中尤需注意。如“亲爱的”、“心爱的”、“你的……”等就不可滥用。
公文中的事务性用语要视尊卑关系，上下级关系来使用。如“上报”、“呈报”用于上行；“印发”、“颁发”用于下行。上行文用“拟办”而不用“决定办”。复函的结束语多用“此复”、“特此函复”，其中“此复”只用于下行的函。“除主送机关外，对其他需要了解文件内容的上级机关用‘抄报’，同级机关和不相隶属机关用‘抄送’，下级机关用‘抄发’。”（中共中央办公厅1989．4．25《中国共产党各级领导机关文件处理条例》）。社交书信中具名专用语也往往要根据这种关系来选用。如“手泐”（lè  书写）是长辈对晚辈的用语；“谨禀”、“敬禀”用于晚辈对长辈；“谨启”、“鞠启”则是在平辈中使用。这些专用语倘用错了便不符合作者在社会关系中的特定位置。又如，上行文宜多陈述事实，少讲道理；下行文应有明确的指示、要求，平行文要体现出平等相待、尊重对方等等。这都是为了体现与妥善处理好双方的关系，以利于问题的妥善解决。《文心雕龙》所谓“若夫尊长差序，则肃以节文”（至于尊贵有差别有等级，便根据礼节条文来表示尊敬）不能仅仅视为维护封建等级观念，从处理事务求得实效方面而言，这还是很有必要的。
2．要了解对方的个性、习惯、情绪、忌讳等等，采用对方乐于接受、易于接受的言语。这也是“看对象说话”的问题。
“写说前应摸清交际对象的国别、年龄、性别、文化程度、职业等众多因素。引发的话题、交谈的内容同上述多种因素都有密切关系，至少要相适应，才能取得好的修辞效果，不然，就会适得其反”。（宗廷虎《写说要看准对象》，载《语文月刊》1992年第6期）例如，对比较幽默风趣的人说点俏皮话还可以；对一贯严肃、不苟言笑的人就不要耍噱（xuē）头、说俏皮话。有的人很讲究忌讳，同这种人说话在这方面就应特别注意。俗话说，“见着秃子不讲疮，见着瞎子不讲光”。这方面不注意，往往会损害正常的人际关系，甚至会招来严重的祸患。朱元璋早年当过和尚，后又参加过红巾军起义军，因而对“光”、“秃”、“贼”、“寇”等字眼极为反感、忌讳（红巾军曾被统治者称为“贼”、“寇”）。杭州徐一夔在朱元璋登基时写了一篇《贺表》，中有“光天之下，天生圣人，为世作则”等语，被处死（因“生”谐“僧”；“则”谐“贼”）。北平府学训导赵伯宁替别人作的《万寿表》中因有“垂子孙而作则”一语也被杀。这是某些人特殊的忌讳。至于一般人忌讳的话也要尽量避免。有一个储蓄所的营业员，把“要存定期还是存活期”说成“要死的还是要活的”，结果把一个前来储蓄的老人给气走了。这就是说话不注意忌讳，不得体的后果。同一个意思往往有不同的说法（属语言中的同义异形现象），其中有的说法人家乐于接受，有的说法则令人反感。这就要求在遣词造句以表情达意时要十分慎重，尽量做到让对方乐于接受。在这方面可以说只有一个例外，那就是你是有意要激怒对方。
3、语言表达要注意适合对方的年龄特点、文化程度、专业水平等，使对方易于理解、易于接受。例如，对文化程度不高的人，应多用通俗平易的词语句式而不用古奥生僻的词语（包括用字）和较难接受的句式（如欧化句式）。不要闹秀才买柴的笑话。（明代赵南星《笑赞·秀才买柴》：“一秀才买柴，曰：‘荷薪者过来。’卖柴者因‘过来’二字明白，担到面前。问曰：‘其价几何？’因‘价’ 字明白，说了价钱。秀才曰：‘外实而内虚，烟多而焰少，请损之。’ 卖柴者不知说甚，荷担去了。” 见周启明校订《明清笑话四种》，人民文学出版社1983年11月北京第二版，P20））对不熟悉某一专业的人，不能过多的使用该专业的术语，否则，对牛弹琴，于己于人都无益处。明代吕新吾说过：“言各有体，为诸生家言，则患其不文；为儿曹家言，则患其不俗”。“余为儿语而文，殊不近体”。“故小儿习先君语（按：指《小儿语》，明代人吕近溪编），如说话，莫不鼓掌踊跃之。虽妇人女子，亦乐闻而笑，最多感发。习余语，如读书，蹇蹇惛惛，无喜听者”。（蹇jiǎn,跛，不顺利。惛 hūn,糊涂）
第二是要注意特定的场合与氛围，做到和谐协调，避免矛盾冲突。这是看场合说话的问题。
不同的交际对象、交际目的、交际方式、交际的时间、地点、环境等会形成不同的交际场合，如会议讨论的场合、正式外交谈判的场合、朋友聚会的场合、娱乐的场合等，也会形成不同的氛围（周围的气氛和环境）：或肃穆，或轻松愉快，或沉闷紧张，或热烈友好等等。语言的运用就要与特定的场合与氛围相适应。如贺喜时不说丧气话，如在朋友的结婚喜宴中不说什么“夫妻本是同林鸟，大难来时各自飞”之类让人扫兴的话；庄严肃穆的场合不说俏皮话等。以平时打招呼为例，在离开饭时间很久（早或晚）时问人吃饭没有就显得不妥，人家刚从厕所出来，问人“吃过没有”会使人尴尬或恼怒。看场合的问题固然与口头交际的联系特别紧密（因口头交际有很强的临场性），但在写应用文时也要十分注意。如写请柬，用于商店开张，会议开幕的可以写“敬请光临指导”，而用于结婚宴请的则不宜写“指导”之类字眼。又如，讣告上写“欢迎光临”，就失去了讣告应有的严肃性，显得很不合适。
第三，语言色彩要符合特定的行文目的及内容性质的要求。这既是根据交际的主旨来运用语言的问题，也是看场合说话的一种表现。如颁布政令的要庄重严肃，通报错误的要显得说理严正，义正词严；申请要求的要平和委婉；报喜祝捷的要热烈欢快，等等。《文心雕龙·诏策》里说：“故授官选贤，则义柄重离之辉；优文封策，则气含风雨之润；敕戒恒诰，则笔吐星汉之华；治戎燮伐，则声有洊雷之威，眚灾肆赦，则文有春露之滋；明罚敕法，则辞有秋霜之烈，此诏策之大略也”。这说的便是语言色彩与行文目的、内容性质的要求相符合的问题。
不同的文体往往有不同的内容性质，因而，不同的文体亦往往有其相应的语言色彩：“政府文告、法律条文、外交文书要求庄重明确，科学论文要求冷静谨严，小品文、随笔要求亲切幽默”。
语言色彩固然是一篇文章情感因素的综合反映，但个别词句的运用对形成或破坏一定的语言色彩也起着不可忽视的作用。如一篇《寻物启事》，其中写道：“有拾到者，请速交回本人，切切勿误”。寻物启事，本是请求他人给予自己帮助、支持，理应写得委婉恳切，而“速交回本人，切切勿误”等语则是使用命令、训诫口吻，给文章涂抹上一种很不协调的色彩。
第四，要符合应用文体的语体要求，体现所用语体的个性。应用文主要使用事务语体。事务语体最根本的特点就是“平实”。所谓“平，即通俗易懂，平易；所谓“实”，就是质朴实在，朴实、不夸饰，不做作。孔子说：“辞达而已矣”（《论语．卫灵公》）、沈约《评〈颜氏家训〉》说：“文章当从三易：易见事，一也；易识字，二也；易读诵，三也。”刘勰说：“文质相符，语无旁溢”（《文心雕龙·议对》），都谈到了语言平实的问题。(关于如何实现语言平实的问题详见《语言平实的有关问题》)
平实是对应用文语言的总的要求。在这个总的要求下，不同的应用文体对语言的运用还有其具体的要求。如公文、法律文书等，其语言除了要求平实以外就还要求简明、庄重（例如，法律文书中，“离婚”不能说成“散伙”，“复婚”不能说成“破镜重圆”。就因为前者是法律术语，显得庄重严肃，后者为生活用语，显得生动活泼）。因此，在写作应用文时，语言的运用要注意符合不同文体的要求，也就是要体现出所用语体的个性。
关于应用写作的基本要求问题，可参阅拙作《“明确  完备  合式  得体”-- 谈谈应用文写作的基本要求》（广东省中专语文教研会主办《广东中专语文教学》第十五期、1988年9月，北京师院出版社1989.12出版《中专语文论集》），《应用文惯用格式琐谈》（国家教委全国中专语文课程组主办《中专语文教学》1992年第一期P27－28），《谈谈应用文正文项的惯用格式问题》（《中专语文教学》1993年第三期P38－42），《乘一总万  举要治繁-- 浅谈应用写作的宏观研究与指导》（《中专语文教学》1995年第一期），《谈谈应用文的结构项问题》（长春光机学院  吉林省写作学会主办《应用写作》1999年专辑P12－15）等篇。
应用文作者的努力方向
要务实尚平，讲求时效，认真细致：
1．务实尚平：实实在在，平易通俗。
2．讲求时效：应用文的时效性极强，时过境迁的应用文其处理事务、沟通关系的实用价值将大打折扣，甚至为零。
3．认真细致：
关心政治形势及社会生活变化，熟悉有关的政策法规，有较高的政策水平。
应对“政策”作广义理解：方针、政策、法律法规。
××林业局：“谁敢乱砍树，就让他倾家荡产”。按：国家刑律上并无“倾家荡产”的条款。对乱砍乱伐者，政府司法部门将视其情节轻重，按有关规定给予相应处罚。作为一种特殊宣传形式的标语口号，其内容一定要准确、严肃、合乎法律。
某《山林管理规定》“人畜不得进山。电枪伤人，概不负责”。这也是违法的。
知识面要广中有深
要把握应用写作规律，熟悉所用应用文体的写法。
1．能正确、准确、流畅地表述自己的思想
2．能把握全局，合理结构文章
3．熟悉主要应用文种的写法
（1）各行各业通用的公文－－行政公文
（2）与自己从事的行业有关的常用应用文。
“世事洞明皆学问，人情练达即文章”。
许多时候，应用写作是受命而为，是代言之作。这就有一个准确领会授命人或委托人的真实意图等方面的问题。如公文的撰拟中就有一个“恰切地体现领导意图”的问题。这一能力的培养、提高离不开积极的社交实践。例如：
《周末》画报1990年第19期《魏主任为何态度突变》写出“一篇简讯，两个角度，三种态度”：某局办公室魏主任叫初到办公室的一年轻大学生针对该局受暴雨灾害的情况写一篇简讯。大学生最初写的是：“由于暴雨成灾，全局八月份生产任务减产（按：“减产”应改为“仅完成”）50％”（这是纯客观的报道，且是从减产角度说），魏主任极不满意，说是“角度不对”。大学生百思不得其解，后经办公室即将退休的老王同志将它改为“虽然暴雨成灾，全局生产任务仍然达到（按：“仍然达到”宜改为“完成”）50％”，于是得到魏主任的表扬。老王过去写的简讯不少结构松散，文字上差错颇多，但因角度对领导胃口而时得领导表扬。如老王这一改，便体现出了局的努力，是从取得成绩的角度说。（三种态度：魏主任对这个大学生先是寄予厚望，颇为热情，后因失望而不满，最后满意给予表扬）。可见写作应用文，并不是有了熟练驾驭语言的能力就行的。
“巧妇难为无米之炊”