带彦字的满分男孩名字:新手GTD之软件、方法及心得 - yoyozy.com 工作空间 - DonewsBlog

新手GTD之软件、方法及心得P4-新手GTD之软件、方法及心得

在前面我已经谈了下GTD的一些基本理念和方法，没有看过的朋友可以看一下。
《GTD — PDA继续存在的意义》（http://digi.pchome.net/2005/2/12/6_12144.php?rpcount=7）
《P1-新手GTD之收集和分类(inbox)》（http://digi.pchome.net/2005/2/12/6_12145.php?rpcount=0）
《P2-新手GTD之执行(next action)》（http://digi.pchome.net/2005/2/12/6_12146.php?rpcount=0）
《P3-新手GTD之回顾(review)》（http://digi.pchome.net/2005/2/13/6_12149.php?rpcount=0）
我并不是觉得自己写的有多么的好，我觉得自己还是很用心的在写下那么多的。总也希望大家能仔细看看，因为这个GTD确实是个好东西，至少我觉得因为它的缘故，让我的生活和工作都有很大效率。

好，话不多说。我在这篇里主要想介绍下GTD所使用的软件，以及为什么说GTD是PDA的核心，另外想说的就是自己的一些心得。

我们都知道PALM上那四大天王（当然不是张学友，刘德华他们...），行事历（Date Book)，地址（Address），备忘录（Todo List）和记事本（Memo Pad）。
这四个东西就构成了我们常说的PIM功能，我在这里不是讨论PIM的，我想说的是GTD，所以我说这四个从PALM OS1.0就开始存在的老家伙其实就是最基本的GTD软件。
为什么这么说呢？我们来看GTD中的三个基本要素（inbox、next action、review）他们就包含在这些功能里。
收集来的信息我们都可以归在记事本中，我在自己的memo里就有个inbox的分类，不过inbox中的东西不应该出现在第二天，如果出现在第二天，那么说明你的dayily review工作没有做好。
对于一些有时间要求的工作我们可以放入date book，因为可以在时间快到时给你提示。
对于一件可以慢慢做的事情我们则可以放入todo，只要执行了这件事情，至于是什么时候执行并不重要。
当然可能大家会说有的事情是有期限的，比如叫电费，虽然什么时候都可以，但过期了就不行了，那么我可以在todo中增加个期限就行。
当然address的作用我就不用多说了，基本人人都明白了。

但是你去一些胖子爱去的论坛，不难发现他们在讨论GTD时并不会去谈我们所熟悉的这四个软件。
所以在这里我简单说下我所用的GTD软件。
inbox：当然，画永远比写要快，我使用的是TH55自带的FreeNotes，手写涂鸦，而且可以欠如其他的CO程序。而其他的机型，可以使用的是如DiddleBug，可以把记录下来的东西抄送出去，再如我在OS4机器上用的ToriAheads...使用可谓非常方便。如果大家要看截图的化，我在后面的跟帖中跟进。
next action：我目前使用的是life balance+bonsai的组合，这个也是GTD软件讨论的最多的两个软件，功能强大，天下无敌...哈哈...说的有点过了，LB和BONSAI其实都有自己的一些缺点。不过LB有个place的设定确实是GTD概念的完美体现，而且能将重要性按一个瓶图来自己调整，你将发现按照这个软件的在分类后你的将获得一种life balance。而BONSAI能把一个多步骤事件完美的拆分，犹如一盆在你面前完美的盆景了。并和LB一样可以link到DATE BOOK和ADDRESS这样的贴心表现在艰难的掌握期后，我就明白为什么GTD能在这两个软件中完美的体现了。
关于review则不得不说是DayNotez了，也许从字面你可以认为这其实是一个日记软件，不错，这个软件在我PALM中可以说从01年开始就一直常驻ROM了，而一开始我也是将它作为自己的日记来用的。但是从装了LB和BONSAI后我惊讶的发现，我做的事情都会在其中准确的记录下来，于是每周看一遍自己的日记的同时可以非常准确的review一便自己的GTD执行情况。

当然上面这段是为PALMer写的，PPCer们不必过于气馁，其实你们也有很多好的日程管理软件，比如ContactAssistant；Motions MultiPad；TimeMAX等等...他们也是些好工具，可惜我总觉得比起PALM的快捷差了那么一点...
这个也不用太不服气，举个简单的例子来说，我最差的PALM是IBM的C3，20MHZ的CPU，8M的内存，160*160灰阶的屏幕；我最好的机器是SONY的TH55，8-123MHZ的CPU，32M的内存，320*480的彩色屏幕。装上上面我说的这些软件执行GTD，我的C3的效率竟然比我的TH55更高。而用我的TH55和我的2210在GTD的应用上，不是说2210不好，但效率却低下了很多，当然这个和我不是经常用PPC也有一定的关系。我想如果多家联系和掌握2210的特性也许不会比TH55差很多。

上面说了那么多，我接下去想说一些心得。

1）按照我上面的说法GTD带来的是高效率，因为这个效率建立在一个有条理的筐架下，所以网上很多朋友说GTD能带来高产出，我认为是错误的，因为产出的东西是你在GTD中希望达到的目的，而GTD本身不会产出任何的东西，所以不存在有多产出这个概念。另外GTD可能会耗费我们更多的精力在建立一套完整的方案，所以如果使用不当还会造成低的产出。所以在GTD的分类中一直提出2分钟这个概念，因为为低于2分钟的事件去规划，是浪费的，所以2分钟概念还是希望大家能多多领悟。我个人的领悟是在近期执行的一个简单单步骤事件。

2）GTD是怎么帮我们达到目的？我个人觉得就是inbox和next action。关于inbox（这里可理解为收集）我觉得如我以前看过的一个帖子中描述，它首先是在你的大脑之外的，其次它是个合理的（原文是Logical），最后它要便于收集。
a.关于第一个游离在你大脑之外这个非常容易理解，你想的太多，那么你的效率越低，而inbox要收集的就是你要去完成的所有东西（tasks），按照原文的意思，一旦你把你的任务设置完了，那么你就该把关于这件事的任何东西都要忘记。因为你不需要记住这些，你已经让你的秘书去记录这些了。
b.关于第二点合理性，又分为两点，合理不意味整齐。我以前见过一个技师，他的工作桌上的工具是摊的非常散乱的，但他要什么工具，他都能很快拿到，那么我们不能认为技师的工具摆放法是不合理的。相反，如果你理整齐后，你认为这对你来说是一个合理的摆放，对他则不是，他很可能无法找到自己要的工具而造成效率低下，那么对于这个技师来说，你的合理方法不是他的合理方法。
而合理的另一个因素则来源于其稳定，如果你往PDA里写什么很容易造成其死机，或者你经常找不到你的PDA那么这个inbox系统同样不能认为其是一个合理的系统，为什么是PDA，因为它能快速的查阅，快速的调度，而且能让你方便的对其进行修改。所以一个你对其性能非常了解的PDA则是一个合理的系统。同样PDA不会不遇到死机，不遇到掉电，但如果能快速的恢复的话，那么这个系统仍是合理的。
c.关于第三点，便于收集，这个我也就不多说什么了，很多GTD的牛人都建议一个小便签本+一支小原子笔是最好的初级inbox工具，我觉得有他们的道理的，灵感往往是一瞬间的，能快速的抓住需要的就是便捷，在我写这文章刚开始的时候“七窍玲珑心”朋友就说：他是做策划创意的，路上有灵感随时可以记录下些东西。那么我想他能很深刻领悟便于收集的意义所在了。

3）GTD的作用，很多人对GTD的理解是一种时间管理的方法，确实如此，《Getting Things Done》在台湾的译名就是《时间管理》。但我认为GTD不仅仅是管理时间的方法。GTD中还有一个大关键是review，review可以让你有更大的提高，可以让你有更多的思考时间，并且在目前的基础上进一步。如果你用好了inbox和next action的话，你会觉得自己做的都是很琐碎的事情（确实如此，因为大事情也都变成了小事情），但通过review后则不会再有这样的感觉了，尤其是weekly review，能让你从一个大局上看整个的事情过程。

4）什么是project，什么是task。两者都可理解为项目，但是task必须是单步骤的事件，而project则不是，由许多的task组合后可能就演变为一个project。
另外还有一种情形，我想大家也一定遇见过，举个例子，我想给自己的电脑换块CPU，那么买CPU可能有调查，比较等等小的task组成，但我可能在调查CPU的时候看到了显卡，继而对显卡也产生了兴趣，可能继续收集显卡的信息。那么买CPU这个porject已经超出了我们原先的目标，你后面的调查等等已经可以算做你的兴趣爱好了。对于这样的情形GTD中称为Focus Areas这个和project是不同的，必须和project分开来管理。所以对于一个project来说，一样要有一个明确的目标。所以在买CPU的project里我们的目标只是CPU，显卡等不能在其中，所以GTD中告诉我们一个方法可以在一个project里加入一个称为outcome的区域来管理这些事情。


后记，没想到会写的那么晚，而且花了自己两个晚上的时间来写这个。而且我觉得自己对GTD的理解中加入了很多自己的想法和一些自己的小经验在里面，不管怎么说也算是完成了。如果大家有兴趣，我们可以继续讨论，我也希望能象其他的PDA论坛那样对GTD进行火热的讨论。

另外，我会不时的新补充些自己的新体会和想法的。仔细看来还是觉得说的比较浅，希望大家能明白了。另外据我所知GTD的中文版也在近期上市了，大家如果能买到，不妨看一下。