船寮村:《用演示说话-麦肯锡商务沟通完全手册》读书笔记

《用演示说话-麦肯锡商务沟通完全手册》读书笔记

用演示说话

——麦肯锡商务沟通完全手册

作者：基恩·泽拉兹尼

第一篇 明确演示任务

1、为什么要进行演示

在你进行演示时，应该告诉听众一个为什么要耐着性子听完的理由，让他们感觉你的演示时绝对必需的。一个好的定义目标的方法就是用一句话来记述表达。

A、将演示内容限定为一句话。如果它超过一句话，就说明你自己对目标尚不明确。你的演示可能会有几个混淆不清的目的。

B、确立确实可行的目标。例如，要求听众现场作出投资决定，向一个新产品投入数百万美元，就是不切实际的目标。企图只通过一次演示就使投资者做出这样的决定，这是根本做不到的。

C、确保演示发挥应有的作用。专业术语是：你想要你的听众做什么？

一个定义清晰的目标拥有巨大的价值：这一目标可以帮助你判断是否真正需要进行演示；它能帮助听众集中精力和注意力；它带领你在考虑目标时，从听众的立场来考虑你的目标；能否实现你的目标是检验你的演示是否取得成功的唯一标准。

2、你想要说服谁？

谁是决策人？对于你想要完成的目标，谁处于说“是”或“不是”的关键位置的决策者。

听众丢演示材料的熟悉程度如何？

听众的兴趣如何？如果有兴趣，那是最理想的；如果不是，那就尽可能快的激发他们对于该主题的兴趣，紧紧抓住他们的注意力。

演示主题对听众有什么利害关系？如果观众同意你的建议，他们会得到什么？又会失去什么？

如果你劝说听众去做的事情是如此之好，那么，为什么以前没有人这么做呢？他们为什么说“不”呢

他们的态度是什么？他们是反对还是赞同你的建议？没有比劝告别人更容易树敌的做法了。

演示主题对听众有什么利害关系？如果观众同意你的建议，他们会得到什么？又会失去什么？

如果你劝说听众去做的事情是如此之好，那么，为什么以前没有人这么做呢？他们为什么说“不”呢

他们的态度是什么？他们是反对还是赞同你的建议？没有比劝告别人更容易树敌的做法了。

3、演示需要多长时间

如果你演示的时间比预定的短，听众绝不会因此抱怨你，反之，他们就会抱怨。一定要在承诺的时间内结束演示，哪怕省略掉一些材料。

如果听众不准时呢？仍然可以按时开始演示，最多等待几分钟；如果决策者迟到了呢？依然按时开始，当决策者到达时，再总结一下刚才讲过的内容，告诉迟到者你现在讲到了哪里。

第二篇 筹备演示

1、明确信息

把主题浓缩成让听众一分钟内可以比较全面了解的内容。把信息写下来，放在一个引人注目的地方，然后由此开始展开演示的清洁轮廓。

2、组织演示过程

应该把结论或建议放在前面、中间还是后面？答案取决于你对当前的形式是如何理解的，特别是取决于你对你的观众的接受程度的理解。

几种顺序：

目标

话题A

  论据1、2、3

话题B

  论据1、2、3

话题C

  论据1、2、3

结论概要A、B、C

建议 可不可行

建议

预览结论A、B、C

结论A

  论据1、2、3

结论B

  论据1、2、3

结论C

  论据1、2、3

建议 可不可行

目标

问题预览A、B、C

问题A

论据1、2、3

结论A

问题B

  论据1、2、3

结论B

问题C

  论据1、2、3

结论C

结论概要A、B、C

建议 可不可行

把结论放在前面，观点更清晰，更有说服力，更直观

把结论放在前面，观点更清晰，更有说服力，更直观

如果观众不同意怎么办？如果最终的建议不是他们所期望的怎么办？如果他们有敌意怎么办？把结论往后推迟一下，但每个部分结束后就提出一个小结论。

3、设计导入方法（开场白）

PIP公式：目的（purpose）、重要性（importance）、预览（preview），顺序可变换。

4、计划结尾

对听众来说，不论你的演示多么好，他们还是会因为你的演示即将结束而精神一振。结尾，就像开始一样，是听众注意力最为集中的时候。

A、概括总结你在演示过程中所提出的主要观点。包括结论、发展趋势、有争议的看法等；

B、缓慢的一字一顿的读出你的建议。这是你要将之表达为演示的主要内容；

C、推出你的行动计划。如果听众看到你的实施计划，他们必将更倾向于接受你的建议；

D、要求听众同意并承诺实施建议。在演示中，听众点头示意往往表示“我懂了”，但不意味着“我同意你的看法和要求”。你要坚决、具体的提出要求。

E、总结并确定“下一步”。总结在演示中达成的所有一致点，对后续的或演示的安排要达成一致。

5、用想象说话

通常使用文字可视化来解释是什么和为什么；数据表格采用可视的图像来解释数字；概念图标可以用来诠释组织、时间线、流程图以及其他观念或行为。

想象的方式：比喻、艺术、音乐、幽默（慎用）、动画、图像、观众的参与等等

想象从何而来？

A，最重要的是不要独自工作；

B，聚焦演示的特殊目的；

C，分析听众中的个人并判断出他们背景中的独特之处或共同爱好；

D，接触所处的环境；

E，聚焦可以引起话题的可视图像；

F，考虑来自音乐、艺术、体育运动以及其他行业公司的激励。

6、设计文字效果

A、帮助观众看一个复杂演示或章节的结构；

B、能强调一些重要的观念，像三个结论、四个建议、五个步骤等；

C、以上是演示前的准备工作，关键通过以下方法将之修改成简洁的直观内容：

D、从必须展示的内容中区别出必须讲的内容；编辑删除附加说明的评论冗余，像“例如”、“即”等等；将句子字数逐渐压缩；

E、然后，如果用结构图来显示各步骤之间的关联就更有效了。

第三篇 进行演示

1、信心、确信、热诚

深入研究优秀的演示者，他们能够脱颖而出的关键在于：充满自信心。

信心的标志：了解你自己——掌握你演示的素材——了解你的观众——明确你的目标——成功的演示

你对听众讲的事情，首先你自己要相信。

如果你的演示让人厌烦，听众就会厌烦你；如果你满腔热情的演示，听众就会热情回应。

2、预演：找出不完美之处

初次预演可以单独在房间内进行，好想你站在将要进行演示的房间里一样。排练的目的是熟悉素材，想想你在使用每个教具时要说的内容，大致记下过渡词，验证掩饰设计要用的时间是否准确；用录音的方式听自己的声调是否合适，你的素材是否恰当。

第二次排练最好有三四个同事作为听众陪伴，包括一些熟悉和不熟悉情况的人，这次排练的目的是建立信心。要求听众分工，分别注意演示的不同方面。有人注意内容、分析和结构的连续性，有人则注意是否清楚以及有没有打字错误，第三个人专门注意演示技巧，第四个人则可以从未来决策者的角度来审视演示。同时，这也是发现可能出现的问题的时候，包括预测听众最有可能提出的三个最难的问题，预先准备好清楚、准确的应对方案是聪明的。

对于排练观众来说，耐心看排练，但不要用打击信心的方式提问：对提出的问题要有建设性，建议要容易、可操作性等等。

3、运用讲话技巧

深呼吸

同听众建立目光的交流

讲话自然：书面表达和口头表达的意思听起来是不同的。准备讲稿时最好用口头语来写

语调丰富

站姿要稳妥，把双手放在腰部以上处

站在屏幕旁边

在必须的情况下才使用教鞭

4、解答问题

有耐心的听取问题

问题提出后，稍微思考一下你的答案

没有必要重复问题，但一时想不出答案可以重复一下

只回答听众提出的问题，内容方面不要答多，也不要答少

向所有的观众说出你的答案，不要只看着提问者回答

一直等到你圆满回答了问题为止

作者做的《用演示说话提纲表》

1、明确演示任务

明确你的目标

你要进行演示的原因是什么？

你希望实现什么目标？

你想要听众在演示结束后采取什么行动？

  分析你的听众

谁是行动的拍板决策者？

决策者对主题熟悉吗？

决策者对主体感兴趣吗？

如果他们支持你的建议，听众有何得失？

如果他们反对，会是什么原因呢呃？

听众可能会提出的三个问题中，最难回答的三个问题是什么呢？

  限定演示目标的范围

在指定的时间内你能实现预期目标吗？

  选择演示媒介

可散发的印刷品、黑板架、非正式讨论会、实地调查会议、交流会议所用的电子白板

半正式的进度回顾会议所使用的幻灯片、屏幕等

正式的最后展示所使用的屏幕、多媒体录像设备

2、筹备演示

明确信息

如果只给你30秒钟时间，你将如何概括演示内容

精心制作演示情节主线

介绍

目的

重要性

预览

主题

对于接受能力强的观众，结论和建议应放在前面

对接受能力不强的观众，结论放在每章结束或放在演示结尾

结束

总结

建议

行动方案

后续步骤

建立演示情节串联板

制作直观教具，以及分发与直观教具内容配套的印刷材料

3、进行演示

排演1

  熟练掌握演示情节和直观教具内容

  准备笔记

  演练时使用录音机

排演2

  同观察力强、具有建设性的、看问题客观且实事求是的同事一起练习

  预期发现问题

  在录像里观察你自己的演示情况

安装设施

  提前40分钟进入房间、承担安装设置和设备的职责

实际操作技巧

  呼吸、呼吸、深呼吸

同听众建立目光的交流

讲话自然

语调丰富

站姿稳重大方

双手叉在腰部以上

站在屏幕旁边

运用讲话技巧

  在更换直观教具前准备好过渡衔接工作

教具助手

  展示直观教具

  引导听众观看每一个直观教具

  撤掉直观教具

驾驭问题

  保持目光练习

  耐心倾听

  在回答之前停顿片刻

  针对问题作答，不多也不少

  回答之后转回到演示内容