中财网puppylinux安装:如何处理企业档案管理工作与ISO9000质量管理体系的关系
来源：百度文库 编辑：中财网 时间：2024/05/08 02:32:04
如何处理企业档案管理工作与ISO9000质量管理体系的关系
天津天女化工集团成立于2002年11月18日，其控股、参股企业共16家，拥有油墨和表面活性剂两大产品系列。其中集团本部生产的“天女”牌油墨、天津东洋油墨有限公司的“天狮” 牌油墨、天津云兴油墨有限公司的“晶莹” 牌油墨构成了天女化工集团的油墨制造体系，产销量连年位居中国第一；以烷基本磺酸、AES、叔胺等产品构成了以阴、阳、非离子表面活性剂产品已逐步确立了规模、工艺等在国内同行业的领先地位。集团的核心层企业——天津天女化工集团股份有限公司是由成立于1949年的天津油墨股份有限公司吸收合并天津市合成洗涤剂厂组建的，作为中国油墨行业的副理事长单位，在中国油墨的发展史上具有举足轻重的地位。目前公司的主导产品“天女”牌油墨系列产品及“黎明”牌叔胺系列产品行销全国各省、市、自治区，油墨产品已销往世界53个国家和地区。“天女”牌被天津市工商局认定为“天津市著名商标”，“天女”牌油墨被天津市政府授予“天津市名牌产品”称号。预计至2005年天女化工集团的销售收入将达到13.3亿元，利润超过8000万元，比集团组建之处的2002年的6.7亿元和3869万元翻了一番。如果说荣誉的取得来源于经营规模和经济效益的快速增长，那么企业的跨越发展则离不开管理工作的持续规范。无论是原来的天津油墨股份有限公司和现在的天女化工集团股份有限公司，在企业管理工作方面都有着光荣的历史和骄人的业绩。1998年，原天津油墨股份有限公司在中国油墨行业首批通过GB/T19001-1994idtISO 9001:1994ISO9001质量体系标准认证；2003年，天女化工集团股份有限公司又通过了北京中大远华认证中心的审核，通过了GB/T19001-2000idtISO 9001:2000的质量管理体系认证证书。
追溯企业8年的质量认证贯标历史，质量管理工作不断与传统的工作规范甚至习惯进行整合，使抽象的标准不断贴近企业的实际工作，企业的管理流程持续优化。在档案管理工作方面，传统的管理模式与ISO9001标准实现了互为促进、持续发展的效果，公司的档案管理工作于2001年通过了档案工作目标管理国家二级的验收。下面，我们从四个方面介绍天女集团是如何处理好档案管理与质量体系的关系。
一、企业档案与质量体系在内容上是相互关联的
企业档案是直接记述和反映企业活动，保存备查的各种企业文件材料的总称，即企业档案，来源于市场营销、技术管理、产品生产与开发、劳动人事管理、资产管理、设备能源管理等一系列和质量管理有关的活动，并以书面文件、图纸、磁盘、电子媒体等形式保存下来，因此质量管理形成的文件都是档案管理的内容。
从ISO9001：2000标准的概念分析，质量体系贯穿了产品设计开发、生产制造、试验检测、售后服务等产品质量形成的全部过程，在企业贯标的过程中必然产生着大量的企业档案。同时ISO9001标准要求建立并保持文件化的质量体系，保持文件的适用性。具体讲，就是要质量手册、程序文件和作业指导性文件共三个层次的文件，这些文件必然是企业质量管理档案归档保存的重点内容。
为保证质量管理体系的贯彻实施，公司将质量手册、程序文件及作业文件作为受控文件，下发各管理职能部门，并做到在使用中通过对出现问题的分析，采取纠正预防措施予以修订补充，保证文件记录的有效性和可控制性，保证了质量管理体系的持续有效进行。
所以，从理论上讲，企业档案大量地来源于企业质量管理活动。质量体系文件，质量记录从内容到载体形式与企业档案有着密不可分的联系。
二、档案管理专业职责与ISO9000质量管理职责既有区别又有联系档案管理与ISO9000质量管理在行使职责方面存在各自的工作职责范围。档案管理系针对各类档案综合管理。企业在ISO9000质量管理中形成的档案在很大程度上具有其独立性，在管理手段，工作职责，档案划分及组成保管单位方面有较大区分，比如天女化工集团股份有限公司在开展质量体系的工作中产生大量的部门受控文件及相关的记录清单，按照质量体系的管理规定，由部门自行保存，便于随时管理记录和定期的外部审核，这就产生了文件的整理保管的责任和权力分散在各个部门的问题。
例如公司的人力资源部门在管理体系中涉及的人力资源控制程序产生相关的受控文件：《岗位任职要求》，即对公司各部门的每一个岗位制定了任职要求及相关人员的考核上岗过程，所涉及的记录清单中就包括了《人员培训台帐》、《人员培训登记》等，作为日常管理工作的考核目标及质量审核的依据材料，需要随时利用检索；又如公司的设备动力部承担着为保证生产及产品的质量提供完善的基础设施的工作，部门产生的记录如《日巡检记录》，即每天需要对生产用的电器仪表、生产设备的日常巡查工作，同时还要保留相关的巡查记录作为后期工作参考凭证。
针对上述具体问题，如果一味执行档案管理规定，要求各部门严格档案的移交规定，势必给各部门在材料利用统一归档方面带来矛盾，这也从根本上违反了档案管理工作中“便于查找利用”的原则。因此，将这部分质量记录按要求保管在职能够部门，使得工作现场的文件都是有效和受控的，从而更便于质量文件的作用的发挥。
三、企业档案与质量体系在管理目的手段上实现有效整合
ISO9000标准要求企业建立并执行质量记录的档案管理程序，在标准中的“4.2.3文件控制”和“4.2.4记录控制”对文件的管理和质量记录的管理进行了明确的定义，无论是文件发布前的批准、评审、更改、修订、发放、保存废止，还是质量记录的标别、贮存、保护、检索、保存和处置等等都和档案管理工作如出一辙，非常便于为评价产品过程和服务是否符合规定要求和质量体系有效运行，提供分析依据。可见 “质量记录” 从管理程序到管理目的乃至名词术语都与档案管理要求相似。因此，“质量记录” 相当一部分属于 “企业档案” 的范畴。 “质量记录” 的控制需要必须依靠档案工作管理网络提供保证和支持。
在技术档案管理上，其完整性、准确性对产品的设计生产具有举足轻重的指导意义，任何一个失误都可能给企业造成严重的经济损失。因此，天女化工集团股份有限公司在开展ISO9000标准认证中原有的档案管理体系对资料的控制发挥了重要作用，所以企业档案和质量体系在管理目的、管理手段、管理要求上较为相似，档案业务同质量体系紧密相联。
四、通过贯彻ISO9001标准，有效的促进了天女化工集团各分有限公司档案管理工作规范化
企业档案管理工作和质量体系两者的关系可以说有交叉，有衔接，既相互制约、相互作用、相互依存又相辅相成。理解和处理好两者的关系，既有利于企业档案管理的加强，又有力地推动质量体系认证工作的顺利开展。贯彻ISO9000标准就要求加强文件和资料的控制，统一文件生成、审批程序，统一文件的格式，做好文件材料的分类和标识，既保证了文件材料的统一性和准确性，同时也保证了档案的完整性、统一性和有效性。
由于质量体系贯标工作的不断深入开展以及技术手段的不断进步，对天女集团的档案工作的要求不断提升。集团组建以来，我们一方面，对于原有的天津油墨股份有限公司和天津市合成洗涤剂厂的全部档案进行了全宗整理，并进行了封存，编制了编研材料。并以新的全宗号，对天女化工集团经营管理过程中产生的档案进行整理归档，遵照2000年新颁布的档案整理规范，结合企业经营管理的实际划分了档案归档整理的类目，做好新旧档案材料整理方式的衔接工作，保证了公司日常档案的管理。另一方面，为了促进公司的质量管理体系作用的发挥，结合档案管理工作既要符合制度规定又要符合使用部门的利用查找的原则，办公室结合质量管理体系的要求，对归档范围、归档方式等制度进行修改，使其从内容上在全面完整的涵盖了质量管理体系中涉及的档案管理内容；在管理方式上，公司制定的受控文件由集团综合档案室集中统一归档管理。参照档案管理规定，本着便于利用和版本有效的原则，质量体系运行中所产生的质量记录及部门使用的受控文件由各使用部门分别保管，并制定部门文件和质量记录清单，便于部门的使用及内、外部审核时的查阅。同时我们在公司各部门内部设立兼职档案管理人员，通过培训方式将公司的《档案管理制度汇编》贯彻落实到每个部门，使质量体系运行中产生的文件材料在保管、存放、利用方式上符合档案制度要求，使集团公司的档案管理工作与质量管理体系实现了有机融合。
综上所述，尽管ISO9000系列标准没有把档案工作作为一项单独的要素列入标准，但由于档案工作的职能作用及其与质量体系中各要素的关系，形成了档案工作与贯彻ISO9000标准间相辅相成的联系，企业档案管理工作是质量管理体系的重要环节之一，也是保证质量体系持续有效运行不可缺少的部分。因此，我们可以得出这样的结论，质量管理体系工作有力地促进了企业档案管理工作及其基础业务建设的完善，档案管理工作通过发挥其对质量管理工作的指导、辅助等作用，使企业档案的利用价值得到更充分的发挥。与此同时，要使贯标工作与档案管理自身规范有机的结合，既要重视质量体系，也要杜绝片面地把贯标工作与档案管理工作对立起来的错误做法，甚至破坏了档案工作自身的规范。总之，只有正确地处理好质量体系工作与档案工作的关系。才能推进档案管理工作与质量体系认证工作不断的向前发展，最终实现不断持续改进、规范企业基础管理工作的目标。
本资料来源：天津档案网
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