如何利用新媒体推广:简报例文：北京外国语大学办公室工作简报2006－2007学年第四期（总第六期）

信息通讯

全校办公室第六次工作会议召开

11月30日下午全校办公室第六次工作会议在办公楼三层会议室召开，全校各院、系、部、处的办公室负责人参加会议。会议由党校办副主任丁浩主持，会议内容为办公室工作经验总结与交流。

党校办信息信访科负责人马永恒首先发言，他回顾了全校办公室工作会的办会历程，每次会议都有不同的主题，每次大家都有新的收获，为了会议能够办的更好希望大家能够多献计献策。党校办文秘科负责人陈海燕着重谈了办公室工作论文集的事情，希望大家以文字的形式把自己的工作经验总结起来，提出办公室工作新思路，进行新思考，促进大家更好的交流与学习。

英语学院的陈淑玉老师和国际商学院的牛华勇老师分别向参会人员介绍了本单位的一些创新工作经验。陈老师着重介绍了英语学院的导师制和文化沙龙，牛老师介绍了国际商学院的班主任工作制，参会人员都深受启发。

同文教育发展中心、国际关系学院和法学院新近成立，是全校办公室工作会的新成员，同文教育发展中心的王远谋老师向参会人员介绍了同文的基本情况和运作状况，国际关系学院的尹春玲老师、法学院的李薇老师也发表了自己的感想。三个单位的办公室负责人一致认为全校办公室工作会形式非常好，为大家提供了很好的学习交流平台。

校医院的张玲老师向大家通报了体检结果，提醒大家要注意健康加强锻炼，并表示校医院将邀请专家为全校教职工做保健讲座。

党校办副主任丁浩做了总结发言，丁主任首先感谢各院、系、部、处对全校办公室的支持，希望大家群策群力把办公室工作会办的更好；党、校办也将积极争取大家多创造走出去的机会，学习其他院校的先进经验；最后，他指出今后一段时间要集中精力做两件事：一是集中力量做好年鉴编写工作；一是多方发动做好信息上报工作。

大家纷纷表示会全力支持学校工作，齐心协力，团结一致，把北外的办公室工作推上一个新台阶。       （党、校办）

党校办召开一卡通工作总结协调会议

我校与中国工商银行、新中新公司采用“银校企”合作模式，共同建设校园一卡通工程，经过半年多的实施，现在已经初具规模，为校内广大师生的生活提供了可靠的信息化保障。为了总结已经取得的成果、安排下一个阶段的工作，12月8日下午，学校党校办、财务处、饮食中心、动力中心等相关单位负责人在办公楼二楼会议室召开一卡通工作总结协调会议，李朋义副校长出席，党校办文君主任主持会议，网络信息中心沈晓春汇报工作。

沈晓春主任通过PPT图表及详实的数据从七个方面汇报了“北外通”（校园一卡通）工程的进展情况、目前的人员配备、财务状况、卡务中心的定位及发展目标，以及急需进一步解决的问题等。

      在认真听取了沈晓春主任的汇报后，李朋义副校长认为，“北外通”的投入使用将为建立国际化大学确立崭新的服务模式，一卡通下一步的主要工作是完善现有系统，改造老的水控系统以解决对接不稳定问题（取消小钱包），建设门禁、触摸屏等服务系统，与银行顺利合作，以及扩大工作人员队伍，提高服务质量，采取事业编制、企业化管理运营等，他的发言为“北外通”工作今后的发展明确了方向。

     会上，网络信息中心提出与银行深度合作，替广大师生争取更大权益，为今后学费、工资的收缴、发放奠定了基础，还就校内各单位补助发放模式、账目审核、工作方式提出了建议，得到了与会领导的支持。

     “北外通”卡务中心是学校专门为一卡通工作成立的管理部门，现在隶属于网络信息中心，制定了完善的规章制度，目前已经与财务处、饮食中心、动力中心、劳服中心、国际交流中心、图书馆、校医院等部门接通服务，为保证新系统稳定运行采取新旧系统并行。一卡通通过卡务中心柜台、网站、电话、圈存机等提供全方位的服务，发行一卡通卡片超过一万张，下学期开学前原有旧系统淘汰后，系统规模将有大幅增长。

   “北外通”是网络信息中心推出的服务品牌，包括一卡通、宿舍宽带等各项信息化服务，从人员配备、服务标准、品牌宣传等方面都开创了我校服务的新气象。但是，一卡通工作还任重而道远，建设生活数字化校园是我们最终的目标，达到人手一卡、走遍校园，集合证件、消费功能，完善门禁、考勤管理，为创造和谐校园而努力。                                         （网络中心）

保卫处与宿舍管理中心联合开展消防报警系统知识培训  

冬季气候干燥，火灾隐患增加，为使校园远离火灾，为师生员工创造一个安全、祥和的学习、工作、生活环境，保卫处与宿舍管理中心决定对学生宿舍楼管理人员进行消防报警系统知识培训。

12月11日，保卫处邀请报警系统技术专家，就消防报警系统设备的管理使用、具体操作等技术内容，为学生住宿管理中心的工作人员进行详细介绍和讲解，并就火灾预防、扑救及火灾现场自救进行了培训。这对有效发挥消防报警系统的监控功能，提高消防管理水平起到促进作用。

     多年来，保卫处按照年度消防工作计划，根据对不同岗位人员的工作要求，有针对性地开展经常性的、形式多样的消防知识培训及演习，力争做到在发生火情时，师生员工能够有效利用消防报警系统、灭火设备做应急处置，熟知并掌握灭火、自救及逃生的知识和技能。此项工作受到广泛好评。（保卫处）    

英语学院党总支、德语系党总支分别举行主题党日活动

   12月15日，英语学院党总支组织教职工党员和部分学生党员参观了顺义区的北京现代汽车有限公司。全体党员参观了现代汽车公司产品展示厅，认真听取了解说员对每一款车的详细讲解，在放映厅里，观看了北京现代公司的宣传片，并参观了汽车组装生产线。通过这次参观活动，大家对北京现代的成立、成长过程有了一个全面的了解，对北京现代公司的企业理念和企业文化有了进一步的认识，对现代汽车生产的高度自动化和科学化表示赞叹。   （英语学院）

12月16日上午，德语系党总支组织全系党员教职工利用周末时间，赴卢沟桥抗日战争博物馆举行了爱国主义教育的主题党日活动。在这里，大家或仔细观看珍贵的历史史物与照片，或驻足沉思，或相互交流心得体会，继而一起观看了“七七事变”的历史文献记录片，重温了当年全民抗战的宏伟与惨烈。在返回学校的路上，大家畅谈了自己的观感，许多党员表示，总支组织这样的活动，“温故知新”确有必要，当代党员不能忘记国耻，更应发奋图强。  （德语系）

学生处就业指导中心启用职业测评系统 

       近日，学生处就业指导中心联合我校心理咨询中心面向全校毕业生开通朗讯职业测评系统，为毕业生提供更有针对性的就业指导和职业生涯规划的建议。

       此前，学生处就业指导中心、心理咨询中心分批对部分院系学生开展测评的试点工作。并邀请有关专家对全校就业工作干部和辅导员老师进行了职业测评系统的课程培训，帮助各位老师做好毕业生测评方面的辅导、咨询。

    职业测评系统全面启用后，引起毕业生同学的广泛关注和积极参与，并对测评工作提出了建议和意见。学生处就业指导中心、心理咨询中心表示将继续不断完善职业测评系统，进一步做好我校毕业生的就业指导和职业生涯规划，提升就业工作的有效性和科学性。    （学生处、就业指导中心）

简    讯

近日，国家外国专家局下发《关于表彰“十五”期间引智工作先进单位和先进个人的通知》。我校国际处获全国“十五”期间引智工作先进单位，马晓燕同志获全国“十五”期间引智工作先进个人。  （国际处）

12月15日是我校老专家伊莎白老师的91岁生日。当天上午国际处处长苑建华、副处长刘鹏和负责专家工作的同志到伊莎白老师家中探望老人，带着美丽的蝴蝶兰花，送去生日的祝福，愿伊莎白老师生日快乐，健康长寿。  （国际处）

12月16、17日早7点，我校奥运志愿者工作领导小组、英语学院组织了我校首批奥运驾驶员志愿者英语水平测试员约40余人前往朝阳、大兴、丰台、昌平等5家鉴定所，开展奥运驾驶员志愿者英语水平测试工作。    （团委）

12月20日下午，北京市教委后勤处在中国传媒大学召开2006年高校后勤工作会议。大会表彰先进集体50个，我校学生食堂评为先进食堂。表彰先进个人218个，我校宿管中心宿亮田评为先进个人。我校后勤处在网站大赛中获得组织奖。   （后勤）

办公之窗

浅谈文书平时立卷与年终立卷的关系

文书立卷是整理与保存文件材料的一种方法。所谓文书立卷即将已经办理完毕的文件材料按其自然形成的规律和文件之间的有机联系组成一个个完整的案卷，以利日后查考利用。文书立卷可分为平时立卷与年终立卷。平时立卷工作是一项化整为零、化难为易的有效方法，是在日常管理工作中做到及时归卷，使文书处理工作有条不紊、循序浙进，为进一步方便机关工作，以利及时准确查找所需文件，提高机关工作效率创造条件，同时也为文件材料的立卷归档奠定基础。笔者作为一名档案工作者，仅就平时归卷与年终立卷及其关系，结合实际工作谈点粗浅的认识。  

一、平时归卷与年终立卷的区别与联系  

机关现实文书归卷工作可分为两步，一是平时归卷，二是年终立卷。平时归卷与年终立卷既有区别又有联系，二者是文书处理工作最后一个密不可分的环节。笔者认为平时归卷与年终立卷的主要表现在以下几方面：  

1、任务不同。平时归卷是按立卷类目及时将已办理完毕的文件材料及时归入指定的类目中去，为年终立卷打下基础。年终立卷是将已在平时归卷的文件材料进行系统整理、组合、编目、装订等系列工作，为文件材料的归档移交做好准备。  

2、目的不同。平时归卷主要目的是便于文件材料的日常管理和随时的查考利用，充分发挥文件的现行效用并为年终立卷奠定基础。年终立卷是将有价值的文件材料，按其自然形成的规律和有机联系组合成不同的案卷，为日后查找利用，发挥文件材料的历史作用。可见两者的目的不同。  

3、时间不同。平时归卷是在平时工作中随时地将文件材料归入指定的类目，年终立卷是在年末或第二年年初集中进行。  

    4、内容不同。平时归卷的主要是某一会议或某一事件所形成的文件，能够组成一卷或数卷的文件材料，及时归入指定的类目，待年终立卷时再进行处理。  

    可见平时归卷与年终立卷是有着明显区别的，二者不能混为一谈。但是，平时归卷与年终立卷又有着密不可分的联系。  

    首先，平时归卷和年终立卷的目的是切实加强文件材料的安全、科学管理，以利文件材料价值的发挥，使其更好地为现实和历史服务。  

    其次，二者是相辅相成的。文件材料的平时归卷工作为文件材料的年终立卷打下基础，后者是前者的继续和发展。同时年终立卷又可以检验平时归卷工作，以便根据工作的变化及调整类目，为新的一年编制类目提供根据，二者互相联系，互相促进。没有科学的平时归卷打基础，就不能搞好年终立卷。所以，平时归卷与年终立卷是互相区别、互相联系、互相促进的。  

二、  平时归卷的地位和作用  

机关或机关内部的各个业务部门的文书归卷工作，从年初编制案卷类目、平时归卷到年终立卷和归档，是文书部门的重要任务，是文书处理的必然过程，即是文件材料管理的措施，又是文件材料立卷归档的基础，这就决定了平时归卷的重要地位和重要作用。实践反复证明：做好平时归卷工作，是巩固与健全文书部门立卷制度的关键，是加强文件的日常管理，便于查找利用，发挥文件的现实作用和历史作用的有效措施。因此，笔者认为，平时归卷有以下几方面的作用：  

1、确保文件材料的归档率，完整率和准确率。  

2、便于及时查找，提高工作效率。  

3、减轻年终立卷的压力，掌握立卷归档的主动权。  

4、保证年终立卷质量。  

三、做好平时归卷工作，为年终立卷打好基础  

平时归卷相对正式立卷而言，平时归卷是年终立卷工作的基础。那么，怎样才能做好平时归卷工作呢？笔者从实际工作中体会到：  

首先，要编制案卷类目，案卷类目就是根据机关活动和文件形成规律，在总结上年立卷归档基础上，根据本年度工作计划、新的任务，然后编制出新的案卷类目。有了切实可行的案卷类目，这是搞好平时归卷的前提条件。  

其次，应在“勤、细、恒”三字上下功夫：  

“勤”就是要求文书人员必须做到“四勤”即脑勤、嘴勤、脚勤、手勤。  

“细”主要就从以下几方面努力：  

1、编好案卷类目，充分发挥其作用。  

2、文书立卷工作要紧密地和文书的登记、催办等工作相结合。  

3、搞好文件材料的收集。  

4、搞好平时检查。  

“恒”这是搞好平时立卷的关键。搞好平时文件材料的收集，是提高案卷质量的有效措施，也是巩固和健全立卷质量的关键。另外，平时归卷是一个环环相扣的过程，疏忽一次就会脱节，就不能对现行的文件随时提高供利用。到头来势必造成年终突击，文件积压不全。因此搞好平时归卷是“贵有恒”，切勿闹“伤寒”，丧失时机。  

实践证明，搞好平时归卷工作是大有益处的，它不仅能提高工作效率，而且能保证案卷质量，为年终立卷打下良好基础，使文件材料发挥应有的现实作用和历史作用。