怀素大草千字文欣赏:机关文件材料归档范围和文书档案保管期限

索 取 号：QD044020600200804001 内容分类： 业务股
发布文号： 发文日期：2008-04-17
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》 培训材料
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》 培训材料
目           录
一，  机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
二，文书类归档文件整理单位的确定与装订
三，文书类归档文件分类
四，文书类归档文件的排列与编号
五，文书类归档文件的编目与装盒
一，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》
(一)，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》介绍
1，《规定》的制定背景
1987年国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件，在近20年的实践和应用过程中，对划分机关文件材料的归档范围和界定机关档案保管期限方面发挥了积极的作用，但是随着我国改革开放的不断深入，档案工作理论与实践发展以及办公自动化的日益普及，两个业务性文件难以适应新形势下机关档案工作和档案馆工作的实际需要，如对反映维护国家，集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料重视不够；某些文件材料归档范围界定过宽，导致重复归档；某些条文表述可操作性不强，造成对一些文件价值判断不准确；档案行政管理部门对机关文件材料归档工作缺乏实质性的监督和管理手段等，针对这种情况，越来越多的档案行政管理部门，综合档案馆和机关档案室以及档案学理论研究部门呼吁对1987年国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件进行修订。
2，《规定》制定的原则
（1）《规定》的内容要涵盖机关在其工作活动中形成的所有文件材料，即包括各种门类和载体的历史记录。
（2）《规定》要对机关文件材料的归档范围和不归档范围作出明确规定。
（3）《规定》在明确界定机关文件材料的归档范围时，采用标时制标明文书档案的具体保管期限；提出对其他门类文件材料归档范围和档案保管期限要按国家有关规定执行。
（4）要尽量避免机关文件材料重复归档。
（5）凡涉及与公民权益有关的文件材料，归档和划分保管期限要体现“从宽”的原则
（6）《规定》要明确各级档案行政管理部门与各级机关在具体执行《规定》过程中的职责和义务，确保各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表实用性和可操作性。
3，《规定》与1987年颁发的两个业务文件相比有哪些主要变化
（1）《规定》将1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件合二为一，《规定》中的附件《文书档案保管期限表》实际上既是文书档案保管期限的具体划分，也是机关文件材料的归档范围，具有一表两用的功能
（2）改革了文书档案保管期限划分方法，将原有的永久，长期，短期划分方法改变为永久，定期。定期中再实行标时制，分为30年，10年。
（3）突出了立档单位的主体地位，在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面体现“以我为主”的思想。
（4）充实了一些文件条款，《规定》的附件涉及保管期限界定的条款共84项，比1987年规定的63项保管期限相比，增加了21项，在具体内容方面主要充实了如行政执法、行政审批、产权关系、公民权益等方面的文件材料。
（5）与1987年规定相比较，对一些档案的保管期限作了适当调整，比如凡涉及到公民权益有关的档案，这次绝大多数调整为永久保管，体现以人为本的思想。
（6）加大了管理力度，将1987年规定中的“备案制”改为“审批制”，建立机关文件材料归档范围和文书档案保管期表的审批制度，确保各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表有具有针对性、实用性、可操作性。
（二）机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
(国家档案局2006年第8号令 2006年12月18日)
[  ]中内容为解释部分
第一条 为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
[这个定义对“机关文件材料”的内涵有明确的界定，从门类上分，“机关文件材料”可分为文书、人事、基建、会计等文件材料；从载体上分，可分为纸质、磁性、电子等载体文件材料；这个内涵就是要使《规定》适用于机关各种门类或载体的归档工作，而不是仅仅针对机关文书材料的归档工作。虽然《规定》没有其他门类文件材料的归档范围和保管期限表，但第九条，“机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和保管期限，按国家有关规定执行”]
第三条 机关文件材料归档范围是：
（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
[这四项是原则规定，原因在于机关文件材料涵盖了机关在其工作活动中形成的所有文件材料，不仅包括了文书材料，而且包括了非文书材料，如科技文件材料、人事文件材料等，不仅包括了纸质文件材料，且也包括非纸质文件材料，如磁性载体文件、电子文件等， 因此机关文件材料内容及其载体差异性较大，内容也为庞杂，如详细概括既不科学，也不实际。《规定》对机关文书材料的归档范围有具体要求，对非文书和纸质载体文件材料归档范围也提出了要求，即“机关形成的人事，基建，会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行”。]
第四条 机关文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
[这四条仔细看是从机关级别的来划分，即上级，本机关，同级，下级，是比归档范围四条原则内容要明确，也有操作性。]
第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
[各机关应归档的文件材料，要实行集中统一管理，集中统一管理可以分为两个方面，一是对本单位档案实体实行集中保管，统一整理、编目，提供利用；另一方面对本单位的全部档案信息（目录，数据等）按统一的管理制度进行集中管理。]
第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
[定期保管的文书档案必须实行标时划分，不能直接注明或写上“定期”，这是与1987年国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》不同之处，]
第七条 永久保管的文书档案主要包括：
(一)本机关制定的法规政策性文件材料；
[如政府令，各种规定，办法等。]
(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；
(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
[如这次国家档案局8令，对于档案部门是重要的业务文件，需要永久归档。]
(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
[这八条在保管期限表中还要具体解释，这八条要求重要的归在永久，那么把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动的规模大小，规格层次，影响力，产生的文件材料是否具备法规政策性诸多因素来考虑。]
第八条 定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本机关一般性事务管理文件材料；
（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
[把握材料的“一般性”，要看文件材料涉及的问题是否是常规性，技术性等方面的问题，比如说单位请示，档案室是否可以建在地下室等问题，这类问题是技术性问题，相关的文件材料就属“一般性”。]
第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
[现有各种专门档案管理办法，规定近30种，有的办法或规定涉及到了文件的归档范围，比如涉及到人事档案管理的规范性文件有：《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》，还有《会计档案管理办法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《测绘科技技术档案管理规定》、《婚姻档案管理规定》这些规范性文件都标明了专门文件材料的归档范围和保管期限，具有较强的针对性和实用性。因此机关专门文件材料的归档范围和档案保管期限，国家已有规定，按现有规定执行；国家没有规定的，由国家档案行政管理部门会同专业主管部门，制定后执行；在其它门类文件材料的归档范围和档案保管期限规定未出台以前，应参考已有的文书有专门档案的规定。]
第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
[本条对电子文件材料归档时的组成要件提出了特殊要求，以确保电子档案的长期性，可读性，元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式，编排结构，硬件和软件环境，文件处理软件，字处理和图形工具软件，字符集等数据。背景信息是指描述生成电子文件的职能活动，电子文件的作用，办理过程，结果，上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
关于电子文件有《电子文件归档与管理规范》，我在这里就简单讲一下，《电子文件归档与管理规范》规定电子文件要转化为通用格式存储，如对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式，文字处理工具等，必要保留文字处理工具软件，文字型电子文件以XML，RFT，TXT为通用格式。比以前DOS操作系统产生的文件，放到现在的WINDOWS系统中就打不开。]
机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
[这里规定了纸质文件材料归档的组成要件，机关文书处理过程中，办理各种文件，常有文件处理单或发文稿纸，包含有拟办，批办，承办，审核，签发等多种不同内容，体现了文件形成后的过程和来龙去脉。]
第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
[这条明确了机关联合召开会议，联合行文所形成的文件材料由谁归档，应该归档哪些文件材料的问题，主办机关和其他机关虽然归档内容相同，但在档案的保管期限划分上是不同的，主办机关对档案保管期限的划分高于其他机关。
通常一般是从发文字号来确定谁是主办，谁是协办，但在日常工作中也有特殊情况，如以“两办”发文，通常是以县委办的发文字号，这是以“两办”名义发文的惯例，实际上主办者可能是县委办，也有可能是政府办，这要从会议内容和文件内容来判断，如果是政府归口管理的职责范围，政府办就是主办机关，县委办是协办机关。如以“两办”名义联合发出加强农业工作的文件，由于农业归口政府管理，那么主办机关是政府办，协办机关是县委办。]
第十二条 各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。
[这次机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作与以往不同，以往各机关制定的文件材料归档范围和档案保管期限表经本机关领导批准后即可执行，只报同级档案行政管理部门备案，现在是以“审批制”代替“备案制”
。《规定》施行后，各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，须经同级档案行政管理部门审查后才能执行。
编制机关在上报本机关或本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，要同时上报本机关“三定”工作方案等职能说明材料。]
第十三条 在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。
第十四条 本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。
[《规定》的实施范围包括执行范围和参照执行范围，《规定》中的机关包括各级党政机关和人民团休，各级人大、政协、法院、检察院等，参照执行的有军队系统，民主党派，企业事业单位。]
第十五条 本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。
[我县从2007年开始执行。]
附件：《文书档案保管期限表》
（三）档案鉴定工作遵循的原则和标准
鉴定档案价值也就是划分保管期限，是永久还是定期
首先讲一下机关档案鉴定工作应遵循哪些原则：
1、坚持以科学发展观为指导预测判断档案价值。档案的鉴定工作必须全面贯彻科学发展观，坚持以人为本，从国家、集体和个人的整体利益出发，研究档案的内容实质和其他各方面的因素，充分预测档案对和谐社会建设所能起到的作用，来判断其价值。
如这次《规定》中将职工录用、转正、聘任、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料，考核、职称评审、调动、党团介绍信材料划到了永久，以前是划为长期的。还对在归档范围上充实了行政执法、行政审批、产权关系、公民权益等方面文件材料，且保管期限作了从宽处理。
2、坚持历史的观点，什么历史时期产生什么样的形式的档案。因此，要分析档案的价值，必须把它放在形成的历史条件中去具体分析档案的内容和形式，以及档案和文件的相互关系、历史条件、特定的作用，并结合当前和将来的利用需要来考虑其保存价值，不能单纯以上级文件还是下级文件来衡量其价值，历史的观点还应包括历史研究价值，如地方史、经济史、文化史、专业史、社会史等方面的价值。
3、坚持全面的观点。一方面，要全面分析档案各方面的特征，要从其来源内容、形成时间、文本形式等方面，综合判定档案与其他档案的联系，不能孤立地判断单份文件的保存价值，而应将有关文件材料联系起来，才能准确地做出判断，另一方面，要全面地预测社会对档案利用的需要，社会对档案的利用是多层次、多角度、多方面的，拟在鉴定归档文件的价值时，既要考虑本机关的需要，也要考虑社会其他方面的需要；既要考虑当前的需要，也要考虑长远的需要。总之，要全面地分析档案的价值，切忌仅从本机关，本部门或仅从某一点需要出发轻易地确定档案的价值和保管期限。
4、坚持长远的观点：由于档案的价值有时效性和扩展性的特点，现在有用的档案随着时间的推移，将来可能没有用处，而现在尚未用上的档案，将来可能变得很重要很有用处，所以在制定归档文件价值时，不能静止地看，要有发展的眼光，既要看到当前的作用，又要看到将来可能需要，要能正确预测它的长远价值。
其次，就具体而言档案鉴定应依据的标准：
1、职能标准，职能标准是指按立档单位所在社会系统的地位和重要程度来决定其档案的价值，一般情况下，行政级别越高，其形成的档案越重要，首脑机关、核心部门与一般机关、服务后勤部门形成的文件材料，其价值应有所不同，在确定档案的保管期限时，对于不同行政级别的机关，永久档案所占比例应有所不同。另一方面，机关档案部门应尽可能保存对其职能起到凭证、评价作用的文件材料，以及能够证明单位的存在、发展和历史作用的文件材料，也就是反映本机关主要职能及基本历史面貌的文件材料。
2、来源标准，是要突出档案形成者在档案鉴定中的地位，即“以我为主”的标准。档案的形成者在社会上以及机关内部的地位，作用影响甚至决定档案的价值。档案价值应体现出其产生和发出的地方，要充分重视档案形成者的重要地位，本机关形成的文件材料应当是保存的重点。在鉴定文件材料的价值时，重点要看它本机关产生的，还是外机关产生的，而不能简单地认为上级的就比本级的重要。
3、内容标准
档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素，内容标准是指强调档案内容的重要性、独一性和时效性，档案是对既有事实的记载，而这些事实本身的重要程度直接影响着档案的价值，在分析档案的内容时，主要是看它内容的重要程度，是方针政策性的、重大事件的、还是一般行政事务的；是主要职能的、还是非主要职能的、是反映全面和全局工作的、还是反映局部工作；是有针对性的、还是普发性的；是有效时间内的、还是失去时效的；是典型的、还是一般的。同时还应注意基础数据、典型材料、原始数据、专题材料的价值。
4、形式特征标准，
（1）文件的名称不同，作用也不同，价值也不同，“法”、“令”、“决定”“指示”、“纪要”、“条例”都是反映方针政策，重大事件和主要职能，具有权威性，价值较高；而一般的“通知”“函”等处理日常事务性工作，价值就低，但不能将文种作为判定价值的主要依据，还需要结合文件内容加以评价。
（2）文本是指文件的正本、定稿、修改稿、草稿。正本和定稿具有标准的格式，有机关印章和负责人的签署，可靠性高，价值就较大，草稿，修改稿都是未定稿，因此一般情况下都没必要保存。
（3）相对价值的标准，在鉴定档案价值时，既要考虑文件本身的固有价值，也要考虑该文件与其他文件之间的相互关系，还要考虑全宗档案的丰富、完整、覆盖面齐全和避免重复等要求。
（四）文书档案保管期限表
这保管期限表有很强操作性，很具体。一表两用。
以下是具体内容，[  ]内容是解释部分：
[大家可以看到保管期限表中1-6条，是会议形成的材料，同时发现同一会议形成的文件材料在归档时有不同的保管期限，这主要是根据各种文件材料的价值大小来确定的，有的材料反映活动主要内容，主要过程，有的是反映事务性活动的，价值程度不同，所以不能在保管期限的划分上同等对待。有的机关在对会议文件材料归档时不仅将召开会议形成的所有文件材料划分归档范围，而且在保管期限划分上采用了同一保管期限，理由是遵循会议文件材料的成套性原则，其实这种观点是不对的，会造成库房膨胀。]
1 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料
1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料     永久
1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报                                                                            永久
[每年在的人大，政协会议，会形成一定数量的人大议案，政协提案，这些议案，提案按照所涉及的内容，分门别类地由机构转给相关职能主管机关办理，有的是由一个主管机关单独办理，有的是两个以上联合办理，办理的结果要送人大代表，政协委员，同时还要送人大，政协机关。由于办理人大议案，政协提案过程中，承办机关的办理过程形成的文件材料，人大，政协机关有办理结果的文件材料，这里就出现一个由谁归档，保存多长时间的问题，这一条规定主要承办机关对议案，提案的答复，办理结果归档时，保管期限定为永久。其他协办机关归档时可以定为30年。人大，政协机关对人大议案及答复，政协提案及办理结果进行归档时，也应定为永久。]
1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料                      30年
1.4 讨论未通过的文件                                                                  10年
2 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料
2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册                                                                             永久
2.2 讨论未通过的文件                                                              10年
3 本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录                                                         永久
会议种类一般有党组（支部）、办公会议、局务会议等
4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料
4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要                                                            永久
4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报                          30年
5 机关联合召开会议的文件材料
5.1 本机关为主办的
5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要                                                           永久
5.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报                               30年
5.2 本机关为协办的
5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本                                                                               30年
5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年
[可以突出了立档单位的主体地位，在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面，体现了“以我为主”的思想，避免重复进馆。]
6 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料
6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计                                                               永久
6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道                                 30年
6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排                                                               10年
7 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料
7.1 重要的                                                                                永久
7.2 一般的                                                                                30年
[这里的重要的，一般的判断标准通常以上级机关领导的行政级别和检查、视察事由的重要程度划分，省部级以上的领导检查、视察本地区、本机关工作形成的文件材料，属“重要的”，省部以下形成的文件材料，通常要具体问题具体分析，如，县里负责人到县档案局，馆检查工作，现场解决了县档案馆库房的新建问题，这一问题对本地区讲是重要的，形成的相关文件材料机关在归档时就要永久保存，如果是一般性检查，视察工作，相关文件材料应属一般文件材料，可定为30年。上级机关一般工作人员到下级机关检查，指导工作形成的文件材料，要根据检查，指导事由的重要程度，确定是否归档，重要的文件材料机关要归档，档案保管期限可定为30年，其他文件材料就不必归档。
在执行这一条款时，既要考虑上级领导级别，又要考虑上级领导视察，检查事由的重要程度，具体情况具体分析，再具体确定归档文件的保管期限。]
7.3 本地区、本机关工作汇报材料                                                30年
8 本机关业务文件材料
[机关在行使职能职能活动过程中，会产生一定的业务文件材料，有的业务文件涉及法规政策性和重大业务建设内容。属于比较重要的问题，有的涉及基础性，技术内容，属一般业务问题，关键是对业务内容的把握。要具体问题具体分析，不能一概而论。]
8.1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料                                                                                  永久
8.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示
8.2.1 重要业务问题的                                                               永久
8.2.2 一般业务问题的                                                              30年
[如县档案局请示市档案局，关于能否开放馆藏档案的问题，这类问题比较复杂，也比较敏感就属重要的，就属重要业务问题。如果县档案局请示市档案局关于“按件整理的档案装盒后，是否编盒号”这类问题属于技术性问题，就属一般业务问题。]
8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料
8.3.1 重要业务问题的                                                               永久
8.3.2 一般业务问题的                                                              30年
8.4  本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿  30年
[在机关行使职能活动过程中，要代上级机关起草有关属于机关，本行业，本系统业务的法规政策性文件，以上级机关名义制发或转发。在上报给上级机关这个最后稿本，上级机关可以能有改动，也可能没有改动，这个稿本由代起草的机关保存归档，保管期限定为30年。后上级下发由最后稿本形成的正式文本时，就按照“上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件”将其定为永久。]
8.5 机关联合行文的文件材料
8.5.1 本机关为主办的
8.5.1.1 重要业务问题的                                                           永久
8.5.1.2 一般业务问题的                                                           30年
8.5.2 本机关为协办的
8.5.2.1 重要业务问题的                                                          30年
8.5.2.2 一般业务问题的                                                          10年
8.6 本机关编辑、编写的文件材料
8.6.1 大事记、组织沿革等                                                      永久
8.6.2 简报、情况反映、工作信息等                                           10年
8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料
8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料                    永久
8.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等                             永久
8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料
8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料                                                                               永久
8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料                                                              永久
8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料                                             永久
8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料                                               30年
8.7.4 行政管理工作中形成的备案文件材料                                     10年
8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料
8.7.5.1 重要的                                                             永久
8.7.5.2 一般的                                                             30年
[行政处罚的种类分警告，罚款，没收非法所得，没收非法财物，责令停产停业，暂扣或者吊销执照，行政拘留和法律、法规规定的其它行政处罚七种。对行政处罚中形成的文件材料，“重要的”和“一般的”应结合行政处罚的种类加以区分。原则上对“警告”类应视为“一般的”文件材料。对受到罚款，没收非法所得，没收非法财物，责令停产停业，暂扣或者吊销执照，行政拘留和法律、法规规定的其它行政处罚形成的文件材料，应视为“重要的”文件材料。
行政复议形成的文件材料，也应与所受行政处罚的种类结合起来，判断区分相关文件材料是“重要的”，还是“一般的的”，应遵循行政处罚有关的“重要的”与“一般的”的区分原则。
行政处分形成的文件材料，要根据处分类型区分“重要的”和“一般的”，根据《中华人民共和国公务员法》，对公务员违法违纪应当承担纪律责任的，要给予处分，处分分为“警告、记过、记大过、降级、撤职、开除6种，对受到“警告”处分的，应视国“一般的”，对受到“警告”处分以上形成的文件材料，应视为“重要的”。
国家赔偿过程中形成的文件材料，一般来说都属“重要的”。]
8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
8.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料                                 永久
8.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料                                       10年
[在机关年度活动中，一般有季度，半年工作总结，在统计材料方面，有的机关有度，季度，半年统计材料。这类工作计划，总结，统计材料在归档时，要具体问题具体分析，视机关主要职能而定，并不是机关所有年度以下工作计划，总结，统计材料都要归档。比中以本地区经济发展有重要分析价值的月度，季度，半年统计材料，机关都应归档，这些机关主要是一些经济运行管理部门，如各级统计部门，商务部门，发改委等。其他非经济管理部门年度以下工作计划，总结，统计材料纳入机关归档范围，保管期限定为10，月度，季度工作的计划，总结，统计材料可不归档。]
8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料                               永久
8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料                                   10年
[重要职能活动、重要专题与一般活动、一般问题的总结、调研材料的区分，要从职能活动的规模、影响力、问题的大小因素来加以考察区分。]
8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料
8.9.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等                                                      永久
8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录                                                            30年
9 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料
9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料                                                   永久
9.2 人事工作制度、规定、办法等文件                             30年
9.3 人事任免文件                                                             永久
9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
9.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的                          永久
9.4.2 受县级以下表彰、奖励的                                         30年
[先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料归档时保管期限的划分是以表彰、奖励的主办者的行政区划级别，行政级别来划分的。在日常工作中，表彰，奖励活动多种多样，有综合性的，有行业性的。但凡是县级含县级以上开展评先表彰活动，无论是本行政区域内综合表彰，还是行业系统表彰，形成的先进单位、劳动模范、先进个人的文件材料都应永久保管、其余的表彰材料保管30年。
评先表彰活动中，某一行业主管机关与同级人事行政管理部门联合表彰，评选出的先进个人一般是同级行政区域的劳动模范，由于这些表彰材料直接涉及受表彰者的个人权益，应从长划定保管期限。
需要注意的是某一机关内部评选出的先进工作者，优秀个人的文件材料，归档时其档案保管期限一般定为30年，比如每年公务员考核，对考核为优秀等级者予以表扬，对优秀等级个人的相关文件材料归档时档案保管期限为30年。]
9.5 对本机关有关人员的处分材料
9.5.1 受到警告（不含）以上处分的                                   永久
9.5.2 受到警告处分的                                                       30年
[根据《中国共产党纪律处分条例》处分分为：警告，严重警告，撤销党内职务，留党察看，开除党籍5种，根据《中华人民共和国公务员法》处分分为：警告，记过，记大过，降级，撤职，开除6种。
机关中除以处分手段对有关违纪人员进行处理外，还有通报批评等手段，关于这类材料，鉴于相关人员违纪违规情节轻微，有关文件材料在归档时档案保管期限可界定为10年。]
9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料                                                             永久
9.7 人事考核、职称评审工作文件材料                             永久
9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根                                                    永久
9.9 职工名册                                                               永久
9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料
9.10.1 工作报告、总结，换届选举结果                                        永久
9.10.2 重要专项活动的报告、总结等                                          永久
[就行政机关而言，党，团，工会工作活动虽不是一个机关的业务职能活动，但它们是机关工作中不可或缺的一部分，它们主办的一些专项活动不仅规模较大，而且影响也较大，如各机关开展的“保持共产党员先进性教育活动”形成的阶段报告，总结重要，这类活动就属机关党的工作活动中重要专项活动，其文件材料应划分为永久保管，又如机关工会组织本机关工作人员向受灾地区捐款捐物，就属一般性专项活动，形成的报告，总结等文件材料，在归档时可划定10年。]
9.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料                                                      永久
9.10.4 情况反映、工作简报                                                  10年
9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
9.11.1 重要的                                                              永久
9.11.2 一般的                                                              30年
9.12 保卫部门的安全检查、调查记录                    10年
9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料
9.13.1 有领导重要批示和处理结果的                                          永久
9.13.2 其他有处理结果的                                                        30年
[机关处理人民来信来访过程中形成的文件材料是否归档，一个先决条件是对来来访是否有处理结果，如果没有处理结果，这类来信来访文件材料还暂时不能归档，因为处理过程没有完成，正如机关办理文件没有完毕一样；如果有处理结果，这类文件材料机关在归档时要看是否有领导重要批示。据此来确定其档案保管期限。
本条款中的领导对人民来信来访所作批示，除党和国家领导人所作的批示作为“重要批示”外，其他级别的领导所作的批示是否重要的，一般要根据领导批示的具体内容来定，“重要批示”不是指泛泛批示，而是指对解决来信来访的明确态度，方式或方法，对事态发展态势的估计。如批示“此事情请某某部门认真高歌，如情况属实，要严肃追查相关人员的责任”，这类领导批示就属“重要的”
。如有处理结果，机关归档时应划定为永久。如泛泛批示“请某某单位协调处理”“请某某部门根据国家有关政策回复”，这类批示就属“一般的”，而非“重要的”批示，如处理结果的，就可划定为30年。]
10 本机关事务管理文件材料
10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料                                    永久
10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
10.2.1 重要的                                                              永久
10.2.2 一般的                                                              10年
[在机关事务管理过程中，机关与外单位签订的合同，协定，协议，议定书等文件材料，都属法律文书，对这类文书材料价值判断标准应从文件材料法律价值出发，结合事由重要程度，合同、协定，协议等的有效时限，或涉及资金的多少来具体区分其档案的“重要性”和“一般性”，合理界定保管期限。如某机关盖大楼，就要与签订合同，合同金额就大，属机关固定资投资范畴，事由重要，这份合同就属于重要的合同，机关归档时应永久保管。又如机关与某苗圃单位签订“五一”“国庆”等假期间供花合同，金额万元以下，这份合同就属机关事务管理中一般性合同。应划分为10年。因此一个机关与有关单位签订的“重要的”合同协定、协议、议定书等文件材料的重要与一般区分要因事而定，因量而定。]
10.3 接待工作的计划、方案
10.3.1 重要的                                                              30年
10.3.2 一般的                                                              10年
[重要与一般的接待工作的计划、方案的区分关键在于接待对象的级别。一般来说，重要的接待工作的计划、方案、接待对象是指党和国家领导人。党和国家领导人到某地视察工作或进行调研，那么形成的接待计划、方案应属重要来在，可定为30年。
机关事务管理过程中，接待工作的对象、成分也比较复杂，有机关接待兄弟单位，也有的是接待专项检查，还有外事接待。虽然接待对象的级别是区分接待工作计划、方案重要与一般的主要因素，但还要与接待事由的重要程度结合起来综合考虑。比如人大代表团、政协委员团组对某机关进行视察、检查，这是属于重要活动，相关接待计划、方案也就相对重要了，归档时可定为30年，而兄弟单位对口接待形成的接待计划、安排、方案等文件材料应属一般性，其档案的保管期限可界定为10年。]
10.4 机关财务预算                                                          30年
[这里注意是，这一款没有提出财务决算，因为1998年《会计档案管理办法》中将决算纳入会计档案定为永久保管，所以没有再决算在这里表述。在机关日常工作中，大多数机关单位仍然是将决算当作文书档案来对待，这种做法也是允许的。]
10.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料 ，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料
30年
10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料
10.6.1 重要的                                                              永久
10.6.2 一般的                                                              10年
10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续        永久
10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请                                                             30年
11 上级机关制发的文件材料
11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料
11.1.1 重要的                                                              永久
11.1.2 一般的                                                              10年
[“重要的”和“一般的”区分原则，在于把握上级机关制发的，属本机关主管业务的文件材料是否具有政策性，法规性，方针性。如，这次的国家档案局8号令，属部门行政规章，具有法律效力，县档案局作为国家档案局的非直属下级机关，同时又能本行政区域宣传，贯彻，执行《规定》的业务主管机关，就应把《规定》作为上级机关制发的属本机关主管业务的重要业务文件材料进行归档，并定为永久保管。]
11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料  10年
11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料                                          永久
12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料     10年
13 下级机关报送的文件材料
13.1 重大问题的专题报告                                                    30年
13.2 年度和年度以上的计划、总结、统计材料                 10年
二，文书类归档文件材料整理单位的确定与装订
（一）《归档文件整理规则》简介
为了克服立卷自身存在的弊端，适应档案管理现代化发展的趋势，探索追求符合时代要求的新的文件整理方法，国家档案局于2000年12月6日作为行业标准发布《归档文件整理规则》并实施
1《规则》的基本概念
⑴定义
广义上讲，归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕，应作文书档案保存的各种纸质文件材料：
①必须是办理完毕的文件材料
②必须是文档范畴的纸质文件材料
③必须是应保存的文件材料
⑵归档文件整理
归档文件整理是将归档文件以“件”为单位进行整理装订、分类、排列、编号（编页数）、编目装盒使之有序的过程。《规则》的核心就是取消案卷，以“件”为单位直接实行文件级整理和管理。
基特点有：
①简化了归档文件整理工作量。
A  取消卷，实行件级整理，免除繁杂的组卷过程。
B 界定“件”的概念，整理时便于确认和操作。
C 分类采取年度、期限、机构、问题、简化分类层次。
D 装订以“件”为单位，不一定“三孔一线”。
E排列方法按事由、时间、重要程序、可结合实际选用。
F取消案卷和卷内目录，只编以“件”为单位归档目录。
G无需编页号，目录改设“页数”项。
H无需拟定案卷题名和填写封面，只填写脊 背。
②适应档案室、馆管理需要
室编件号和馆编件号，解决了档案移交进馆时跳号和断号现象。
③有利于现代化管理
A：发挥计算机管理档案优势
传统立卷方式不便计算机扫描，缩微等，给档案的数字化，管理设置了障碍，件级整理，能充分发挥计算机的技术优势。
B：能促进文档一体化管理的实现
文书是档案的前期形态，档案是文书的活期变体。件级整理，能做到随时办理完毕，随时进行整理，有助于推动文档一体化的最终实现。
C：为设计合理的电子文件整理方法打下了 基础
协调纸质文件和电子文件在整理方法使用上的关系，奠定了良好的基础。
在整理上有三个整理原则：
（1）遵循文件的形成规律，保持文件间的有机联系。机关的工作活动是有一定的规律，如开展一项工作，总是预先有计划、有布置、中间督促、有检查、最后有总结、有汇报等（这是一个完整的工作，材料要收全，又要有规律的排列，今后便于查找）
（2）区分文件不同价值 （即划分不同的保管期限）
通过鉴定，首先确定文件材料归与不归的范围，其次是给归档范围内文件材料划保管期限，再次是按不同的保管期限相对集中排列。
（3）便于保管利用
遵循文件的形成规律，保持文件间的有机联系是整理的原则，“便于保管利用”是整理原则的基本标准。按规定做好每个环节，对档案利用将会提供方便，总之整理档案的目的最终是为了利用。
（二）归档文件整理单位确定与装订
归档文件以“件”为整理单位，一般情况一份文件即为一件，但也有特殊情况，因此对整理单位“件”的确定必须作出以下七方面 统一要求。
1，“件”的界定
⑴正本与定稿为一件
同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中还会形成历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等。一般文件定稿（即机关单位负责人审核签发稿）需要留存，与正本合为一件。重要文件（如法律、法规等）历次修改稿都需要留存，可与正本合为一件。
⑵正文与附件为一件
附件是指附属于文件正文之后的其它文件材料，作为正文内容的补充说明或参考，如附属的图表、统计数据、正文批准或发布的文件等等。
⑶转发文与被转发文为一件
转发文与被转发文是一份文件两种不同的组成部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是要贯彻执行的具体内容，二者在发挥文件效用方面难以分开，因此应为一件。
⑷原件与复制件为一件
对于制成材料、字迹材料等不利于保管留存的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的文件等），以及使用中出现破损的文件，就首先复制后予以整理，这些复制件与原件应为一件。
⑸来文与复文各为一件
在机关工作活动中，常常会形成两个机关单位关于某一问题或几个问题往来问复的文件，如请示与批复、报告与批示、来函与复函等，这些来文与复文在内容上有着密切的联系，故《规则》采用 “可为一件”的做法，但是在实际工作中，这些往来问复文件的形成和运转有着许多复杂的情况，如有请示无批复、多次请示一次批复、或批复跨年度才能发到请示单位，批示也不一定就批到报告单位，来函与复函的时间跨度更无定数等，因此，在整理时将来文与复文作为一件很难统一操作，同时在填写归档文件目录时也很难准确填写，以致直接影响以后档案文件的检索，更主要的是，来文与复文从严格意义上讲完全是两个不同的单位在不同的时间形成的独立文件，应该是各为一件，它们在内容上的密切联系，只有通过文件的分类和排列去体现。
⑹文件处理单与文件为一件
文书处理工作较规范的机关，本机关的发文与收文在形成与运转过程中都有统一格式的文件处理单。文件处理单记录了发文起草，核稿、签发、印刷、校对和来文拟办、批办、分送和办理结果的主要过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件为一件。如发文处理单与发文正本，定稿为一件，收文处理单与来文正本为一件等，应当注意，在归档文件整理时将文件处理单剔除出去的做法是不对的。
⑺报表、名册、图册等每册（本）为一件
报表、名册、图册等每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按其本来存在的自然形式，每册（本）作为一件；同时在实际中各机关一般都会定期不定期地编写一些工作情况简报、信息通报、信息快报等一类的小型刊物，对于这些刊物可按照一定的时限或期次分别装订成册（本），每册（本）作为一件。
2文件装订前的准备
为保证归档文件材料能够长期保存和有效地提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整，文件修整一般包括对破损文件进行修裱，对字迹模糊退变的文件进行复制，去除文件上易锈蚀金属物，对过大的文件进行折叠等。
⑴去除金属物即回形针、大头针等。
⑵破损文件以及幅面较小（如介绍信等），要用A4纸修裱。
⑶过大幅面文件材料要进行折叠成A4幅面大小。
⑷字迹不清或易退变的文件要进行复印。
3，文件的装订
归档文件材料修整完毕后，需要加以装订，以从实体上最终确定“件”的形态，同时起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。
⑴件内稿本，文本的排列
归档文件应按件装订。装订前每份文件内的稿本、文本必须进行有序的排列，，以便装订后方便保管和利用。《规则》规定：“正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后”，除此之外，尚须注意做到以下三点：
①重要文件历次修改稿都需要存留的，定稿在前，历次修改稿按时间顺序在后。
②不同文字的文件，一般汉文本在前，少数民族文字在后；中文本在前，外文本在后。
③有文件处理单的文件，收文文件处理单在前，正本在后；发文文件处理单在前，正本、定稿在后。
⑵装订方式和装订材料的选择
目前，常见的装订方式主要有以下几种：
①线装式，如“三孔一线”和缝纫机轧边等。从保护归档文件的角度看，线装无疑是最好的方式。“三线一孔”很适合于过去的案卷级装订，但现在实行文件级整理，除了较厚的文件外已不再适用了，使用缝纫机在文件左侧或左上角轧边，这种装订方式有利有弊，但在没有其它更好装订方式的情况下可以采用。
②穿孔式，如使用钉书钉、铁夹背等。这种装订方式的关键在于装订材料对归档文件有没有锈蚀损害作用。如果对归档文件有损害作用，则此种装订方式不可以采用。
③粘接式，如浆糊及胶水粘贴等。这种方式存在可逆性差，复印及扫描时不能拆除的特点，所使用粘接材料的可靠性难以确认，所以很少有机关单位使用。
④使用变形材料装订方式，如不锈钢夹，燕尾夹等。这种装订方式对金属制品夹的质地要求很高，同时必须考虑所在地区的气候条件以及档案库房保管条件。另外要注意，对使用金属装订材料的归档文件，不能使用微波设备进行消毒，否则可能引起火灾。
⑤无酸纸封套套用装式，即使用80克左右无酸纸制成时右上两侧开口的封套，将归档文件以件为单位夹装其中，封套上盖上归档章，方便保管和利用。这种套装式会增加档案的厚度，造成多占用空间和装具的浪费。
《规则》对装订材料没有作统一规定，只提出“装订材料应符合档案保护的要求”，装订材料的选择和装订方式的选择是一致的，不管选用何种装订材料的装订方式，都必须对归档文件无损害，不能影响档案的保存寿命。
⑶装订的要求
装订是一项细致的技术性工作，装订的文件要力求整齐，结实，美观，一般说来，采用左侧装订的，应将文件左，下边对齐；采用左上角装订的，应将文件左，上边对齐，装订工作最好由专人负责，以便熟练操作，符合要求。
三，归档文件的分类
分类方法也称为“分类标准”或“分类原则”。合理选择分类方法，很大程度上决定了分类的质量。归档文件分类的方法很多，《规则》选择年度，机构或问题，保管期限作为基本分类方法，是因为这三种分类方法反映了档案管理的基本规律和要求。按照这三种方法对归档文件进行分类，可以实现对归档文件的有序管理和有效检索。
1，年度分类法
年度分类法，就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类，即一个年度形成和处理的文件材料放在一起整理，不和前后年度的文件材料相混淆，归档文件按年度分类，可以反映出一个机关单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况，并且同现行机关分年度整理归档文件制度相吻合。
运用年度分类法时，正确地确定文件的日期并归入相应年度，是决定分类质量的关键，有以下几种情况，需要注意：
（1）文件有多个时间特征
一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等，分年度时，一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准，据以断定文件所属年度。对于计划、规则、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，《规则》取消了原有的按针对年度归类的做法，统一规定按文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度，以进一步简化分类中概念和操作，例如，1995年形成的《1996—2000年工作规划》，应归入1995年度；1997年形成的《1996年机关工作总结》，应归入1997年度；1998年制订、1999年生效的法律法规，应归入1998年。
（2）跨年度形成的有密切联系的文件
机关单位的某些具体职能，如召开会议、处理案件等等。可能会跨年度形成有密切联系的文件材料。为了日后整体利用的方便，这些文件材料往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度，比如：跨1998年、1999年两个年度会议形成的文件材料，统一在闭幕年，即1999年整理归档，分类时这些文件材料都归入1999年度；跨1998年、1999年两个年度处理的案件形成的文件材料，统一在结案年，即1999年度，跨年度形成的来文与复文，包括请示与批复，整理时改变过去文书立卷时的传统做法，一律分放在各自的形成年度。
（3）件内稿本，文本日期不一致
按照《规则》规定：正本与定稿、正文与附件、转发文与被转发文等可作为一件。这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文本的日期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以正本为准，正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准等。
（4）文件没有标注日期
此类情况常见于内部文件，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或接近日期，并据以按年度合理分类。
2，机构或问题分类法
机构或问题分类法，实质上是两种分类法。为了避免整理归档文件时分类层次太多，所以把机构或问题分类法放在同一层次上，即按机构分类时不能按问题分类，按问题分类时不能按机构分类。各机关可以根据归档文件形成的具体情况任选其中一种。
（1）机构分类法
机构分类法是将归档文件按其形成或处理部门划分类别。如某市计划生育委员会的归档文件，分为办公室、科学技术科、政策法规科、宣传教育科、群众卫生科、规划统计科等类别。按机构分类，一般说来，机关内部有几个机构就设几个类，机构的名称就是类的名称。这种分类方法适用于内部组织机构比较稳定，职责范围比较清楚，形成的文件材料在内容上不相交叉的机关单位。
采用机构分类法，能最好保持全宗内文件来源方面固有联系，客观地反映立档单位的工作过程和历史面貌。每个机构的文件材料相对集中存放，便于按照一定的专题查找和利用。同时在整理分类过程中，每个机构的文件材料自然构成一类，使全宗内分类体系的设计大大简化，也便于操作。
采用机构分类法，原则上哪个机构处理或办理的文件就归入哪个机构的类别中，对于几个机构共同处理或办理的文件，有主办机构的应归入主办机构。由业务部门起草，以机关名义或办公厅（室）名义发出的文件，如果内容属于该业务部门职能或业务范围，应归入起草文件的机构，否则归入发文的综合机构。
机关内部设置的临时机构，应和内部机构一样设置类目，其形成的文件材料归该临时机构。有的临时机构与某一内部机构合署办公，其形成的文件材料归入该内设机构；如果临时机构与两个以上内部机构有工作关系，其形成的文件材料归入哪个类别，可经协商后确定。
就县一级来说，县直单位一般设有室、股等，这种情况一般应选择室、股机构进行分类，确定类目。
例1、按年度—机构—保管期限分类法
这种分类法先将归档文件按年度分开，每个年度下按机构分类，再在机构下按保管期限分类。以县计划生育管理委员会为例，其分类方案为：
2007年       人秘股      永久     30年      10年
业务股      永久     30年      10年
稽查队      永久     30年      10年
（2）问题分类法
问题分类法是将归档文件按其内容所反映的问题划分类别，如某县组织部的归档文件，分为综合、组织、建设、干部管理、党员管理、党员教育、党费管理、政策落实、老干部管理等类别。按问题分类，不受机关内部机构的限制。一个机关的文件材料分成哪些类，可根据本机关的具体情况而定，这种分类方法适用于内部机构变化较大，职责范围不够清楚，形成的文件材料在内容上常有交叉的机关单位。
采用问题分类法，可以避免或减少同类问题文件材料分散的现象，便于按专题查找和利用，由于设置类目不受内部机构的限制，机关的主要工作活动的文件材料可以单独设类，这样能够突出地反映一个机关干部的主要历史面貌。
采用问题分类法，虽然不受内部机构的限制，但要注意考虑机关内设机构的基本职能和业务范围，尽量做到问题和机构基本照应。同时类目设置要符合逻辑规则，表述要简明准确，保持连续性，以便文件材料能够准确归类，避免给查找利用带来麻烦。
例2： 按年度—问题—保管期限分类法
以县体育局为例，其分类方案为：
2007年      综合类      永久     30年      10年
业务类      永久     30年      10年
3，保管期限分类法
保管期限分类法是将归档文件按照不同的保管期限分开，分成永久、30年、10年三个类别。
采用保管期限分类法，能够将不同价值的文件材料从实体上区分开来，为归档后排列上架，采取保护措施，档案移交进馆和到期档案鉴定等都提供了方便。
这种分类方法先将归档文件按年度分开，每个年度按问题分类，再在问题下，按保管期限分类。这种分类方法多用于内部机构复杂，或由于机构之间往往不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部非常简单等情况。
四：归档文件的排列与编号
归档文件的排列，在坚持事由原则下，按照文件材料形成时间，重要程度等系统排列文件材料的基本方法，各机关单位也可以根据实际情况采用文件材料责任者，排列等方法。
归档文件的排列涉及两个方面文件排列，同一事由内的归档排列和不同事由间的归档文件排列。
（一）排列
1，同一事由归档文件的排列，按文件形成时间的先后顺序。
2，不同事由间的归档文件排列，按事由的重要程度排列，按事由具有的共同属性分别集中排列，如，工资，有组织部下达，也有人事局下达的，还有如任免、调资、转正定级、人员退休等。
注意：不同类目归档文件的排列，按单位对机构或问题摆列的习惯性先后排列。
（二）编号
归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果，通过编号使归档文件在全宗中得以确定，并为后续的编目工作及将来查找和利用时的实件存取提供了条件。
1，加盖归档章
全宗号
年度
室编件号
机构或
问题
期限
馆编件号
（1）归档章的格式，长45毫米，宽16毫米，分为均匀六格
（2）归档章的项目与档号项目相同，包括全宗号、年度、保管期限、件号等必要项目，以及机构或问题等选择项目，归档章项目填写要求主要应使用符合档案保护要求的字迹材料，碳素墨水或打字机打号，禁用元珠笔，铅笔，纯蓝墨水等不耐久的字迹材料。
（3）盖章位置
A：归档章一般盖在归档文件首页上端居中的空白的位置。
B：如领导批示或收文章等瞬息上述位置，可盖在首页其他位置，但以上方为主。
C：有些文件处理单放在文件首页，就盖在处理单上。
D：加盖归档章不得压住文字或领导批示，已保原貌。
E：首页却无处盖章，就请另附纸于首页再盖章。
2，编号
编号是编目工作的起点和基础
（1）室编件号
归档文件在分类，排例后，其位置得到确定，此时编制的排列顺序号称为室编件号。室编件号，应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注，即编一个流水件号，因此对于永久，长期，短期3个保管期限的归档文件，编号后形成了3个流水号。
如          永久有50件      1—50
30年有70件      1—70
10年有60件      1—60
同时编号需要注意的是：有的单位按照年度—保管期限—机构或问题编号，这种编号所编出来流水号有许多，如
永久    综合类有50件1-50   业务类有50件1-50
30年   综合类有50件1-50   业务类有50件1-50
10年   综合类有50件1-50   业务类有50件1-50
这种编号方法也可行，但比较容易混淆，在档案移交进馆时，编档案馆号容易出错，我们建议不使用这种方法。
（2）馆编件号
移交进馆时，由于再鉴定，整理 归档文件在全宗中位置可能发生变化，此时按新的排列顺序重编件号，称为馆编件号。
3，档号项目的设置及填写要求
档案项目分为必要项和选择项，必要项包括全宗号，年度，保管期限，件号。
（1）必要项
必要项目包括全宗号，年度，保管期限和件号
其一，全宗号，是档案馆对其接收范围内各立档单位所制的代号。
其二，年度，是指归档文件的形成年度，即形成或处理归档文件的年度，填写年度为四位阿拉伯数字，如2004。
其三，保管期限分为永久、30年、10年。
其四，件号，是指室编件号和馆编件号。
（2）选择项
机构或问题项为选择项
五，归档文件的编目与装盒
归档文件的编目是编制归档文件目录和盒内文件目录（这两种目录的内容完全相同），它是归档文件整理工作的重要内容之一，也是其他各种编目工作的起点和基础，编目应以“件”为单位进行，在目录中一件也只体现为一条目录，归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
（一）目录各项目的具体填写要求如下：
1，各项填写标准
（1）件号，按照归档章中件号栏中填写。
（2）责任者，责任者是指制发文件的组织或个人即文件的发文机关或署名者，填写时不能写“本部、本局”等含义不明，难以判断的简称，对“白头文件”，由于种种原因未写责任者的应考证后填写。
（3）文号，即发文的字号，即机关代字，年度，顺序号组成，应照实填写，否则给查找带来困难，没有文号的文件材料，应空着不填写。
（4）题名，即文件的标题，一般应如实抄写，对特殊情况如协议，通知，应说明某协议，通知，所加内容用“[      ]”。
（5）日期，即文件的形成时间，一般以应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2005年5月13日，应为20050513。
（6）页数，填写一件文件的总页数，计算总页数时，有字迹和图表的页面算作一页，空白面不得算作一页。
（7）备注，备注用于填写归档需要补充和说明的情况，包括密级，缺损，移出，销毁等，字数多时难以填写可用“*”符号，将具体内容填入备考表中。
2，归档文件目录的格式
归档文件目录
盒号
件号
责任者
文号
文件题名
日期
页数
保管期限
类别名称
备注
档案室编
档案馆编
盒内文件目录
盒号（      ）
件号
责任者
文号
文件题名
日期
页数
保管期限
类别名称
备注
档案室编
档案馆编
（二）装盒
装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒。盒前放入盒内目录，盒后放一份备考表，编制档案封面及盒脊项目等内容，装盒应该体现出归档文件系统化的结果，因此在装盒方式，档案盒脊背项目设置等与分类、排列原则和方法是一致的。
1，装盒的具体要求和包括
（1）不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。要注意形成年度并不等同于文件落款的年度，因此分年度装盒并不意味着同一档案盒内文件都是一个年度写成的
（2）不同保管期限的归文件不应放入同一档案盒，30年、10年也要分开。
（3）不同类别归档文件不放入同一档案盒。
2，档案盒格式
（1）规格：长31厘米，宽22厘米，高度有20、30、40厘米。
（2）档案封面，档案盒封面使用全称或规范化简称（即立档单位名称），下加双横线。
（3）档案盒脊背项目
全宗号
年度
保管期限
机构
件号
室编
馆编
盒号
（4）档案盒封面
3，各项目具体填写要求如下：
备考表
盒内文件情况说明
整理人：
检查人：
年   月   日
4，备考表