脸上红痒脱皮:企业秘书队伍建设

 浙江 吴采明 吴 佩

 企业秘书工作者队伍是一支力量雄厚的专业队伍，是我国秘书群体的重要组成部分。这支队伍总的状况是好的，但是，也存在着人才流失、人员断层、素质下降等问题，在一定程度上影响了秘书工作的开展和参谋助手作用的发挥。因此，必须采取措施，加强企业秘书队伍的建设，首先要坚持五个“首先”。
第一，流动人才，首先应考虑结构合理。
从杭州市工交系统秘书协会获悉，企业特别是大中型企业的秘书队伍不稳定，秘书人员流失严重。据杭州市纺织化纤系统近40家企业不完全统计，前些年秘书人员外流达30多人。其中一家大型棉纺织厂的厂长办公室，原来配备主任一正二副和四名秘书，大都是从工人中选拔上来后在职读成人高校毕业的大专生和本科生，并经过五年以上工作实践锻炼，业务素质较高。可是，在市场经济大潮的冲击下，仅三年时间就陆续离队各奔前程，除一名老主任到龄退休外，副主任和秘书各一名首先下海去深圳经商，两名秘书分别到当地报社当记者和宾馆当总经理，一名副主任到当地开发区工作，还有一名秘书到本厂经营部门搞营销工作。经了解分析，多数是受经济利益驱动，为解决个人经济收入、住房及子女读书等问题。秘书人员不断外流，给办公室工作乃至企业工作带来严重后果。笔者认为，在当今改革开放和市场经济背景之下，办公室不可能也不应该死水一潭，秘书人员要有进有出，办公室应该成为锻炼人、培养人和输送人才的基地。在大稳定的前提下，在不引起办公室业务工作“青黄不接”的情况下，要保持秘书人员的相对流动。但是，这种流动不能是盲目的、无序的，更不能流失。在秘书队伍中要形成一种正常、有序的人才流动。对德才兼备的秘书人员应提拔重用；对专业不对口、结构不合理的秘书人员也应作适当调整；对不努力、不称职的秘书人员更应及时调离。办公室内部也可以适当调岗换位。所以，我们在反对和制止人才盲目流失的同时，要注重支持和推动人才的合理流动。目前，企业办公室的人才流动都要从岗位设置、知识结构、专业程度、相关学科专业人才等方面渐趋合理的角度出发，积极主动争取调进本专业或相近专业的大、中专以上毕业生或本企业中既热爱秘书工作又有一定文字基础的优秀人才，比如，工作表现出色的车间或分厂文书就可以调厂部当秘书。在知识结构和能力结构上，既要有知识面广、经验丰富、德才兼备的办公室主任，又要有会调查研究能写一手好文章的“秀才”，还要有擅长组织会务、公关工作的人才。既要有秘书专业或文科专业的秘书，又要有学管理、懂经济乃至学工程技术的秘书。在年龄上要形成梯形结构，并有男女性别之间的合作与互补。在企业集团中，要公司之间、部门之间的文秘人员，按工作需要，采用组织调动或招聘竞争上岗等办法进行流动。这样既搞活了人才流动，又防止了秘书系统“吐新纳故”现象。当然，实现企业办公室人才合理配置和促进专业“梯队”的形成，还有赖于企业领导人、组织人事部门和上级秘书部门的支持和帮助。总之，要形成一种人员适当流动、适时提拔，保持合理结构的办公室用人机制，增强秘书队伍的生机与活力。
第二，稳定队伍，首先要留住专业骨干。
历史的经验告诉我们，秘书系统的人才“外流”，在很大程度上与办公室乃至整个企业没有很好形成一个尊重知识、尊重人才的良好环境有关。因此，企业领导特别是办公室领导应当注重人才，加强对专业骨干的选拔和培养。坚持既要用事业留人，又要用适当的待遇留人。在政治上，要关心他们的进步与成长，进一步弘扬吃苦耐劳、敬业奉献精神；在工作上，要高度信任和大胆使用，充分发挥他们的积极性；在生活上，要帮助解决实际困难，消除他们的后顾之忧；在业务上，要利用各种渠道的形式大力教育培养，使他们不断更新知识，充实自己，增长才干；在环境上，要创造一个既能使人才脱颖而出，又有宽松、适宜成长的“土壤”与条件。只有这样，企业办公室才能产生聚财、贮才效应，留住业务骨干，逐步形成专业梯队，防止秘书队伍的断层。留住业务骨干还要解决职位待遇问题。在许多企业往往有这种情况：选调一个功底深厚的参谋型或文字型的秘书是很不容易的，而且需要多年培养，但是因为工作需要长期留在岗位上，又会对其待遇和前途有影响。解决这个矛盾，建议借鉴一些机关的做法，即在办公室内设主任秘书或副主任秘书（或称科员），享受同办公室正副主任一样的待遇，这样可促使一些同志把秘书工作当作自己的终身职业，一生为之奋斗。
第三，提高素质，首先要树立敬业奉献精神。
无论是群体素质或个体素质，均可从政治思想素质和从事专业和业务素质两个方面来具体衡量。两者相比，政治思想素质是第一位的，中央领导同志强调，领导干部一定要讲政治。作为领导干部身边的秘书工作人员，强调讲政治思想建设，具有特别的重要性。可以说，较高的政治思想素质能够推动业务素质的提高。那么，要从根本上提高企业秘书队伍素质，就要充分发挥各种组织作用，加强耐心细致的思想政治工作，辅之以环境条件的改善，使广大秘书人员真正树立起热爱秘书事业的思想，建立起和谐团结、互谅互济的良好人际关系，并在工作岗位上刻苦钻研理论知识与操作技能，为秘书事业发展和企业兴旺发达而无私奉献。秘书人员的敬业精神具体包括四个方面：
一是热爱岗位工作，充分认识秘书工作的重要性，树立光荣感和责任感。
二是刻苦学习各种有关知识，努力提高自己的思想和业务双重素质，做到干一行爱一行专一行，熟悉并逐步精通本岗位业务，真正成为本职工作的内行和能手。
三是恪尽职守，埋头苦干，任劳任怨，创造性地开展工作，不能只求过得去，而要求过得硬，出色完成各项任务。
四是秘书人员要时刻留心领导同志的言行举止、待人接物，学习领导人的长处和经验，用以充实提高自己。
第四，规范培养，首先要有一整套科学的规章制度。
俗话说：“没有规矩不成方圆”，办任何事情都要有规定，包括国家法律、政策、法规和企业制订的规章制度。我们的国家要从“人治”转变为“法治”，许多事情特别是重大问题不能由某个人或少数人说了算，也不能朝令夕改，搞什么“初一、十五不一样”的随意性。企业是经济实体和群体组织，必须有规章制度，而企业秘书部门和秘书人员是企业领导的综合办事机构和参谋助手，要建立一支政治强、业务精、作风好的秘书队伍，务必要有一整套科学、严密和可操作的规章制度，包括秘书人员的提拔任用、调动使用、培养素质考核以及工作细则（如文件处理、会议组织、接待公关、小车使用、保密、值班等）。这些规章制度对老秘书人员办事有约束，对新秘书人员办事有章可循。科学可行有效的规章制度，必须坚持连续性，不因领导人的更换而变动。当然，由于情况变化，对原有规章制度进行必要适当修订应另当别论。秘书人员从思想观念到具体工作都要明确并养成习惯，各项工作都可按章有序办事，不能凭个人意志拍脑袋，更不能随心所欲，那是主观主义独断专行和小作坊、手工业操作方法，完全不适应现代社会大工业生产经营的需求，必须予以摒弃。在国家法治和企业按规章制度办事的环境与条件下，培养成长的秘书人员是比较规范，相对理论素质也好一些，有利于面向未来的发展。
第五，安定人心，首先要建立激励机制。
激励即激发、鼓励也，是常用的思想政治工作方法之一，能激发人们的积极性、能动性和创造性，鼓励人们勤奋学习和努力工作。激励分为物质激励和精神激励两个方面。物质激励是满足人们在物质上的需要，有资金、实物、晋级等等。精神激励是满足人们精神上的需要，有给予信任、口头表扬、发给奖状、报刊宣传、授予荣誉称号等等。两种激励都具有非常重要且不可替代的作用，把两者有机地结合起来实施，就能改变思想政治工作的实施方法与社会主义市场经济不相适应的状况，有效地激发广大企业秘书人员的积极性和创造性。建立健全办公室系统激励机制包括岗位任用、考评业绩、评比先进、成果申报、职称评聘，以及入党入团等诸多方面；同时，要结合企业内部管理体制的改革，建立以“奖勤罚懒”为目标的激励制度，造就一个刻苦学习、努力工作、进取向上、无私奉献、争创一流的精神风貌和浓厚氛围，使广大秘书人员在这个育人的环境里得到不断地锻炼提高。