金灿灿广场舞晚秋:Gnucash入门使用教学

最近这些日子，由于金融危机造成经济不景气，大家都感到银根紧缩，因此用记账软件来记录日常的流水帐，使我们能掌握日常收支情况更显得重要了。这里介绍一个开源多平台的免费记账软件，Gnucash。

GnuCash在记账方式设计得很不错，它把所有的帐务都处理成“资金流动”(Transaction)，不管是收入、支出还是借贷都统一当作不同帐户之间的资金流动，每一个收入和支出类别都是一个普通的帐号，帐号还是树形结构的，查看某个帐号或者类别下的收支情况非常自然。在记账时，只要在一个帐户里填写帐务，就会自动在另一个关联的帐号里生成相应的条目，有人称之为“复式”记账。

在界面上，用起来没有MSMoney舒服，可能是Windows版本的缘故。虽然有多国语言版，但是界面本地化不过完全，中英文混合界面，比较奇特。在用户体验方面，还是有很多需要改进的地方，不过鉴于是免费的，而且开源的，还是值得向大家推荐的，尤其是使用Linux系统的朋友。

五大类介绍

Gnucash是一套复式簿记系统的记帐软体，基本上的概念和会计相同，将所有帐目分为五大类，再由五大类细分出各细项。这五大类分别是“ 资产(Assets)”丶“负债(Liabilities)”丶“收入(Income)”丶“支出(Expenses)”和“净值(Equity)”，举例可以比较容易这五大类的含义，例如：现金丶房子丶车子和股票是属于“资产”，而信用卡和贷款则是属于“负债”，每个月薪水或是统一发票中奖则是属于“收入”，至于什么是“净值”，因为我也不懂会计，所以不是很清楚，不过在这系统的使用中，可以当作是用来平衡初始值的作用。例如现在要在系统中设定一个银行帐户，而这帐户一开始就有5000元在帐上，那么在设定时就是由“净值”来支出这5000元。在这里看不懂没关系，后面会有比较详细的设定说明。

在复式簿记系统里，每笔消费都会有两笔记录，一定是由一个项目记录了支出，而另一个项目记录了收入。所以整个系统平衡起来仍然是“0”，其实这个不懂也没关系，跟使用上没什么太大的关系。

帐号体系设定

第一次启动Gnucash或是新增档案时，会出现一个视窗是要求设定帐号体系的，帐号体系是指现在这个帐本是什么类型和性质的。



接下来要询问要使用的货币，在这个教程里作者选择了“TWD(Taiwan Dollar)”，台币。



接着就是选择要用那一类型的帐号，下图的方框1中列出了系统内建的帐号类型。方框3则列出了目前选择的帐号类型的说明，如果不嫌看英文累的话，最好可以看一看，比较容易明白自己选择了什么东西。在方框2中则是系统根据我们所选的帐号类型而做的五大类细部帐号自动设定，每种帐号类型都有不同的细部帐号，帐号类型是可以复选的，在这里我们将以“CommonAccounts”（通用帐号类型）来做说明。系统内建的帐号类型有16 种之多，可以每个都点看看系统为每个帐号类型都设定了些什么细部帐号。



接下来就会看到系统根据我们所选的帐号类型而设定的细部项目，这些在后面还是可以再做变更或新增的，只是软体作者为了节省使用者做太多不必要的新增设定而浪费时间。



接下来就是最后一步了，按下套用后就能看到可以开始使用的Gnucash视窗了。



每个帐号名称左边都有一个小小的箭头，游标对着小箭头点一下就可以展开帐号的细部内容。



新增帐号和细部帐号

在这个例子中，我们将要在 Assets（资产）下的CurrentAssets（目前资产）分类中新增一个“银行”的帐号分类，然后在“银行”的分类下新增“中X银行”和“台X银行”（避免广告嫌疑就不打全名了吧！）。因为要建立的“银行”分类是要放在Current Assets分类下的，所以先在方框1点一下，让焦点设在CurrentAssets上，然后点一下方框2的“新增”。



在方框1中填入“银行”，把方框2的“Placeholder”勾选起来，勾选Placeholder的目的是因为我们要把“银行”这个帐号设定成一个母帐号，或者说是目录，并不是用来记帐的，所以勾选Placeholder后，“银行”这个帐号就变成唯读的了，单纯用来做分类用，以免日后不小心把帐记到这里来。接着注意方框3的内容，确定是类型是选在“资产”，而母帐号是选在“CurrentAssets”，这样才能确保 “银行”这个母帐号会新增在“Current Assets”母帐号下。最后按下确定。



可以看到成功的将“银行”这个帐号新增到“Current Assets”下了，接着用同样的方法在“银行”下再新增“中X银行”和“台X银行”。



帐号名称就填入“中X银行”，帐号代码可填入帐号，描述和笔记都是填入你想记录的东西。这时“Placeholder”就不要勾选了哦！确认一下，母帐号是否是选在“银行”下，接着可不是按确定哦！是选视窗上方的“起始结余”。



这个视窗是用来设定初始值的，除非刚好你要新增的帐户是新帐户，所以里面没有余额，不然一般都会有钱在里面的。而这个视窗就是用来设定初始余额的，例如我的中X银行里现在余额是500元，所以请在结余栏位里填入500元。至于其他栏位可以不用理会，采用系统预设值就好了。接着才是按下“确定键”。



接着请用同样的方法，再新增一个“台X银行”在“银行”母帐号下，余额请设定在3000元。然后就会得到以下这个画面。



初始值的设定

刚刚我们提到了在新增帐号时的初始值设定，应该会有朋友想到那“Cash inWallet”（现金）的初始值该怎么设定了，总不能把他删除再手动新增一次吧！...这也是个方法，但不是个好方法，我们可以透过直接输入的方法来手动设定初始值。动作快的朋友或许已经在看“中X银行”和“台X银行”的纪录内容了，可以看到透过系统所制做的起始结余是如何记录的。同样的记录方法我们可以用到“Cash in Wallet”（现金）帐号上。现在请双击“Cash in Wallet”，可以看到以下视窗。



日期设定在今天或是之前的日期都可以，因为是到今天为止的初始金额，所以日期别设定在未来的日期哦！在描述栏位填入“起始结余”，转帐栏位可以用输入的或是用点选的，设成“Equity:OpeningBalances”，在收到栏位填入“500”，然后按下“Enter” 键。如此便成功的设定手上的现金有500元的初始化设定了。



其他帐号的初始值设定也同样可以用此方法来完成记录。
经由系统设置的帐号大多是英文，如果看不习惯的朋友，可以使用“编辑帐号”的功能，把帐号名称都改成中文的。

一般支出消费

接下来介绍支出消费该如何记录，直接举例说明最容易懂。

假设今天的花费如下：

机车加油：125元
早餐：50
午餐：80
晚餐：80
买书：120

首先先到“帐号”分页内，双击“Cash in Wallet”，接着会看到以下画面。然后点一下工具列上的“空白”按钮，或是直接点最下面那行空白列进行输入。



日期就设定在发生消费行为的那天，在描述栏填入“机车加油”，转帐栏位输入“Expenses:Auto:Gas”，预算栏位填入“125”，然后按“Enter”键。转帐栏位有自动选字和点选的功能，以方便不善于打字的朋友。



可以看到视窗内的资讯有所改变，结算栏位的最后一列显示出目前剩下375元。接着请用同样的方法将其他消费一一的完成输入。早午晚餐的转帐项目设在 “Expenses:Dining”，而买书的项目则是设在“Expenses:Books”。设定这些项目的目的只是日后可以用来统计每个项目花了多少钱在上面。

完成以上的记录后，视窗内容将变成以下这样。可以由结算的最后一列知道今天只剩5元了。。。T T



这就是日常消费的记录方式，应该不难理解吧！

从银行提款的记录

接着上面的例子，很明显的钱已经都用完啰！只剩5元而已了！这个时候你会做什么呢？......没错！就是去提款机提款！那提款在Gnucash里该怎么记录呢？其实提款只是从资产中的银行帐户把钱转到资产中的现金帐户里而已，算不上是支出。这一类的资产转换，使用工具列里面的“转帐”按钮就可以了。现在就以从“台X银行”中提款1000元到“Cash in Wallet”来做例子。现在按下“转帐”钮吧！

方框1中填入提款金额1000元，确认方框2是选在“台X银行”而方框3是选在“Cash in Wallet”。按下“确定”钮，提款动作的记录就完成了。



完成以上动作后，可以在“Cash in Wallet”帐本内容里发现多了一笔从“Assets:Current Assets:银行:台X银行”进来的1000元记录，同时也在“台X银行”帐本内容里发现多了一笔转出1000元到“Assets:Current Assets:Cash in Wallet”的记录。

如果不幸的是用跨行提款的话，那么会有一笔跨行提款的手续费，那这个要怎么记录呢？很简单，只要在“台X银行”的帐本内容里新增一个消费，描述栏填入“跨行提款手续费”，转帐栏位填入“Expenses:Bank Service Charge”，在减少栏位里输入手续费用即可。这个动作完成的同时，在“Expenses:Bank Service Charge”这个项目下也会出现一笔从“台X银行”收到手续费用的记录。一段时间后，只要打开“Expenses:Bank Service Charge”，就能知道总共花在银行手续费的总共费用有多少了。这种每笔记录都会记录在两本帐本内的记录方法，就是“复式簿记系统”。应该能慢慢体会到他为什么叫这个名字了，至于这么做的好处，以后慢慢就能体会了。

如果你要问为什么手续费不是由“Cash in Wallet”帐本中扣除，反而是从“台X银行”这本帐本内扣除？其实原因很简单，看看存摺登摺后明细就知道了，存摺上会记录着你领了1000元，另外会补一行手续费6元，所以是由银行这个帐本内支出这个手续费，手续费根本就没从ATM中领到。当然你要把手续费记成从现金支出的也可以，只要以后自己看得懂就可以了。

信用卡消费的记录

信用卡－一个令人又爱又恨的小东西，薄得几乎让你感觉不到他的存重，他的份量和利息却又重得让你不得不重视他。信用卡几乎是现代人必备的理财工具，估且不论他的是与非，在这里只是教大家怎么使用 Gnucash来记信用卡的帐，至于怎么用和怎么理财，就看每个人记帐的功力啰！前面提过信用卡是属于五大类中的“负债”也就是 “Liabilities”，所以在系统预设的分类里，他的位置是在“Liabilities”项目下的“Credit Card”。但是身为现代人，通常不会只拥有一张卡，有些人甚至有五丶六张卡。在这个教学范例里，我们只以两张卡来做简单范例。请用前面所学到的新增帐号方法，在“Liabilities”下的“Credit Card”分类下再新增一个“花X信用卡”和“中X信用卡”，如果有初始值的话在新增时设定为2500元和3000元吧！如果设定步骤正确的话，应该会跟下图一致。



接下来我们用个小小的范例做简单的教学，消费项目如下：

花X信用卡扣缴电话费1100元
中X信用卡刷卡买衣服950元

首先在“帐号”分页里双击“花X信用卡”，打开“花X信用卡”的帐本。然后在最后一列空白列填入资料，描述栏位填入“电话费”，转帐栏位填入 “Expenses:Phone”，在索价栏位里输入1100。1100千万别填到付款栏位里哦！不然他的意义会变成从“Expenses:Phone” 拿了1100元存入了信用卡了。初学者最容易搞混的就是那两栏填入数字的地方，究竟是要填在那一个，反正多试几次，看结算余额就会知道你填的位置是对还是错啰！我到现在有时候还是不小心会填错，位置一错，金流的方向就会反过来哦！要注意哦！另外，如果你不只一只电话的话，可以在“Expenses: Phone”下面为你的每个电话新增一个帐号，就可以统计每个号码的花费了。这个步骤做完后会得到以下的画面。



同样的步骤，请试着在“中X信用卡”中新增一笔消费，转帐栏位可以找到系统预设有一个“Expenses:Clothes”。完成后可以看到以下的画面。



这就是信用卡的消费记录方法，那缴卡款的话呢？

答案就是请使用工具列中的“转帐”按钮，将费用从“Assets:Current Assets:Cash in Wallet”转到“Liabilities:Credit Card:中X信用卡”就可以了！



收入的记录

提到那么多的支出记录，当然也要有收入的记录。不然收支怎么会平衡呢？在使用复式簿记系统其实最重要的概念就是金流的流向，因为他可以清楚的记录出金流是如何在流动的，所以在记下每笔帐之前，你要清楚现在要记的这笔帐，他的现金流是从哪个帐户流到那个帐户，如果要记录的金流都不属于你现有的分类，那么就为这笔记录新增一个分类。在我们这个范例里，以每个月领到的薪水为范例。如果薪水是公司直接汇到银行户头的，那么金流就是从“Income:Salary”流到“Assets：Current Assets：银行：中X银行”。可以在“中X银行”的帐本或是“Income:Salary”的帐本来记录都可以。如果是在“中X银行”的帐本里记录方式如下图：



如果是在“Income:Salary”中记录的话，就如下图：



但是切记，只要记一笔就好了，系统自己会在另一本帐簿中登上另一笔记录，其实根本就是同一笔，只是数字填入的位置不同，造成的金流方向不同罢了。

报告

入门教学的最后，来谈谈报告。翻译虽然是翻成报告，或许翻成报表比较贴切吧！一切的记录，就是为了要产生一份报表，一份让自己知道钱都花到那里去的报表。系统设置的报表有非常之多，在此只谈几个。

“交易报告”：在“报告（R）”指令下的第一个。这个指令会产生一份每个帐号的流水帐，除了预设值外，还能透过工具列中的“选项”按钮来设定其他的参数。包括日期和想得到详细资料的帐号项目。

“支出图饼图：在“报告（R）”＝＞“收入＆支出”内，可以看出每项支出项目所占的百分比，可以明显看出花在那个项目最多。

“帐号摘要”：就在“报告（R）“指令下，可以看到每个帐号的结算余额。

其他还有很多很多的报表，有兴趣的朋友，可以每个都按出来看一看。入门的教学就到此结束，Gnucash的功能远不只如此而已，甚至可以拿来做公司的帐也是游刃有余，其他还有用来记股票的帐，预算规划丶周期性消费的设定丶员工薪资管理丶客户货款管理等等...在Gnucash中都可以完成的，不过这些已经算是比较高阶的用法，不在入门范围里了，有兴趣的朋友可以自己深入研究。

附加教程：将MSMoney的资料汇入到Gnucash中

其实要将Microsoft Money的资料转入到Gnucash中并不难，如果你在记帐的过程中全程都是使用英文来记录的，那么很简单的只要在MS Money中以Qif的格式把每个帐号进行汇出，再到Gnucash界面中的“档案”＝＞“汇入”＝＞“汇入QIF”就可以了。

如果在使用的过程用中文来记录的朋友，可能就没那么容易了，你会发现如果按以上的作法，会发生有些档案无法成功的汇入Gnucash中或是即使汇入了，所有的中文字也都变成乱码了。

这是因为MSMoney在汇出档案时，在windows下他会以big5编码格式来储存档案，可以一般Gnucash在linux下运作时，大部份是以utf8格式来做解读，于是发生了这个现象。解决的方法并不难，只是有点繁杂。只要将每个MSMoney汇出的档案，使用iconv做一次转码的动作，将档案从big5转到utf8，就可以让Gnucash成功的汇入这些档案，并且中文的部份不会是乱码。

以下举个例子。

# iconv -f big5 -t utf8 xxxx.qif -o xxxx_utf8.qif


以上档案名称部份的xxxx，请各位直接套入汇出的档案名称。执行完毕后会得到一个xxxx_utf8.qif，只要在gnucash中汇入这个档案，就可以了。