爹娘的眼泪为谁流:财务人员实战Excel之五---------办公室管理工作表2

财务人员实战Excel之五---------办公室管理工作表(未完，接下章，待续)

第1节、办公用品领用记录表

第2节、财务报表中车辆使用管理表

第3节、考勤管理表的制作

第5章　Excel 办公室管理工作表

第1节、办公用品领用记录表

　　办公室用品分为消耗性物品和非消耗性物品，领用需登记在册。一来可以掌控耗材的使用情况，控制成本，二来对于物品的领用做到心中有数，特别是非消耗性办公室用品原则不能重复申领，登记可做到有账可查。

办公室用品领用表效果图

步骤01   新建工作表
　　启动Excel2007，新建工作簿，将Sheet1改名为“办公用品领用记录表”。选中A1单元格，在编辑栏中输入“办公用品领用记录表”，在A2:I2单元格区域输入标题，在对齐方式中点击“居中”按钮。选中A1:I1单元格区域，点击上方“合并居中”按钮。

步骤02   设置格式
　　选中A3单元格，点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”→“数字”→“日期”，在右边的“类型”列表中选择“01-3-14”，点击确定。选中A3单元格，点击“格式刷”按钮，当鼠标变化后按着Shift键不放点击A17，就完成了A列单元格区域的格式复制。

步骤03   录入数据
　　按照当月办公用品的领用情况，逐一将数据录入表格。

步骤04   计算价值
　　选中F3单元格，在编辑栏中输入公式：“=PRODUCT(D3:E3)”，按回车键确定。

选中F3单元格，将光标放在单元格右下角，当光标变成黑十字形状时，按住鼠标左键不放，向下拖动鼠标到F17松开，就完成了F4:F17单元格区域的公式复制。

　　知识点：PRODUCT函数PRODUCT函数将所有以参数形式给出的数字相乘，并返回乘积值。
　　函数语法PRODUCT（number1,number2,…）
　　函数说明①当参数为数字、逻辑值或数字的文字型表达式时可以被计算；当参数为错误值或是不能转换为数字的文字时，将导致错误。
　　②如果参数为数组或引用，只有其中的数字将被计算。数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略。

步骤05   完善表格
　　表格中数据已经完成，现在对表格的样式做进一步美化。设置字体、字号、边框线和填充色，并适当调整列宽，保证表中内容完整显示。

第2节、财务报表中车辆使用管理表

　　很多办公用品在使用中会产生费用，而使用又存在公事或私事两种情况，费用上就会有所区别。该怎么处理这类账务呢？这里以车辆使用为例，做简单讲解，财务人员可在实际应用中举一反三。

车辆使用管理表效果图

步骤01   新建工作表
　　启动Excel2007，创建新的工作簿，将Sheet1改名为“车辆使用管理表”。选中A1单元格，在编辑栏输入“公司车辆使用管理表”。在A2:J2单元格区域输入标题，并适当调整列宽，保证单元格中内容完整显示。选中A1:J1单元格区域，点击“合并居中”按钮。

步骤02   数据录入
　　将当月用车记录逐一录入，在录入时，按部门顺序录入。选中H3单元格，点击鼠标右键弹出快捷菜单，选择“设置单元格格式”→“数字”→“货币”→设置“小数位数”的值为“0”→“货币符号”选择人民币符号，点击确定完成设置。选中H3单元格，点击“格式刷”按钮，当光标变化后按着Shift键不放，点击J12单元格，完成H3:J12单元格区域的格式复制。现在，这个单元格区域的数字前自动生成了一个人民币符号。

步骤03   报销费公式的编制
　　当车辆使用时为了办公事，车辆消耗费可以报销，如果车辆使用为私事，那么车辆产生的消耗费则不予报销。本着这个原则，来编制报销费的公式。选中I3单元格，在编辑栏中输入公式：“=IF(D3="公事",H3,0)”，按回车键确定。

步骤04   报销费公式的复制
　　选中I3单元格，将光标放在单元格的右下角，当光标变成黑十字形状时，按着鼠标左键不放，向下拖动鼠标到I12单元格松开，就完成了I列单元格区域公式的复制。

步骤05   编制驾驶员补助费
　　选中J3单元格，在编辑栏中输入公式：“=IF((G3-F3)*24>8,INT((G3-F3)*24-8) *30,0)”，按回车键确定。选中J3单元格，将光标放在单元格右下角，当光标变成黑十字形状时，按住鼠标左键不放，向下拖动光标到J12单元格松开，完成J列公式的复制。

步骤06   插入部门合计行
　　为了方便观察和统计各部门用车情况，需要按部门进行分类统计。在不同的部门后插入两个空行，然后在C列按部门的不同，分别输入“业务部 计数”和“业务部门 汇总”，同时调整列宽保证单元格中内容完整显示。

步骤07   编制各部门计数、汇总公式

　　选中H6单元格，在编辑栏中输入公式：“=SUBTOTAL(3,H3:H5)”，按回车键确认。点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”→数字→数值→点击确定按钮。选中H7单元格，在编辑栏中输入公式：“=SUBTOTAL(9,H3:H5)”，按回车键确认。

　　知识点：SUBTOTAL函数返回列表或数据库中的分类汇总。
　　函数语法SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2, ...)function_num：为1到11（包含隐藏值）或101到111（忽略隐藏值）之间的数字，指定使用何种函数在列表中进行分类汇总计算。
　　ref1、ref2：为要进行分类汇总计算的1到254个区域或引用。
　　函数说明如果在ref1、ref2……中有其他的分类汇总（嵌套分类汇总），将忽略这些嵌套分类汇总，以避免重复计算。
　　当function_num为从1到11的常数时，SUBTOTAL 函数将包括通过“隐藏行”命令所隐藏的行中的值，当你要对列表中的隐藏和非隐藏数字进行分类汇总时，请使用这些常数。当function_num为从101到111的常数时，SUBTOTAL 函数将忽略通过“隐藏行”命令所隐藏的行中的值。当你只对列表中的非隐藏数字进行分类汇总时，就使用这些常数。
　　function_num对应的函数如下：

本例公式说明=SUBTOTAL(3,H3:H5)，“3”对应COUNTA函数，表示返回H3:H5单元格区域中非空值的单元格个数。
=SUBTOTAL(9,H3:H5)，“9”对应SUM函数，表示对H3:H5单元格区域求和并返回值。

步骤08   跨行公式复制
　　在前面的例子中，我们已经掌握了连续单元格公式的复制，但是当单元格不间断不连续时，如果复制公式呢？方法很简单，就是我们熟悉的CTRL+C和CTRL+V命令。选中H6单元格，同时按下CTRL+C键，然后用鼠标选中H10、H14、H17、H21单元格，并同时按下CTRL+V键，公式和格式就同时复制完成了。比如，选中H21单元格，编辑栏中显示的公式就是：“=SUBTOTAL(3,H18:H20)”，Excel的职能化就此体现出来。使用同样的方法，对汇总公式进行复制。

步骤09   总计数与总计公式的编制

　　对本月车辆使用情况进行汇总统计，选中C23单元格，输入“总计数”，在C24单元格输入“总计”。选中H23单元格，在编辑栏中输入公式：“=SUBTOTAL(3,H3:H20)”，按回车键确认。选中H24单元格，在编辑栏中输入公式：“=SUBTOTAL(9,H3:　　H20)”，按回车键确认。
步骤10   完善表格
　　到此为止，工作表中的内容已经完成，现在来进行工作表最后一步的美化工作。首先，取消零值的显示。点击Office按钮→Excel选项→高级→此工作表的显示选项→去掉复选项“在具有零值的单元格中显示零”→确定。然后对字体、字号、边框线和填充色进行设置。

第3节、考勤管理表的制作

　　传统的考勤表是用手工记录的，根据员工的出勤情况，划上叉叉、勾勾或圈圈。到了月末，挨个数清楚那些标记，统计出员工当月出勤情况。这种方法很原始，还容易出错。现代公司当然要实行现代化管理，于是考勤机便应运而生了。但很快弊端就出现了。产品再高科技，也不如人脑来得灵活，因为人懂得如何去作弊。总不能再回归到原始的考勤办法吧，利用Excel可以讲手工和电脑劳动相结合，起码现在你不用去数勾勾叉叉了。
考勤管理表效果图

步骤01   新建表格
　　启动Excel2007创建新的工作簿，将Sheet1改名为“考勤管理表”，保存。在A1单元格中输入“2009年3月考勤表”，在A2单元格输入“员工编号”，在A3单元格输入“A101”。选中A3单元格，将光标放在单元格右下角，当光标变成黑十字形状时，按住鼠标左键不放，向下拉动光标到A22单元格松开，在A列自动生成了员工编号。在B2输入“1号”，同样使用刚才的方法自动生成日期编号，不过这次是向右拉动鼠标。

步骤02   设置多列列宽
　　现在，你也能发现这个表格的问题，太宽了，以至于无法完整浏览。选中B列，按住Shift键不放选中AF列，点击鼠标右键，在弹出的右键菜单中选择“列宽”，在弹出的“列宽”对话框中输入“2.5”，点击确定按钮。用同样的方法将AG到AL列的列宽设置为“3.5”。适当调整第二行的行高，保证单元格中文字的完整显示。

步骤03   录入数据
　　为了省事，我们用“a”表示正常出勤，“b”表示迟到，“c”表示早退，“d”表示矿工，“e”表示事假，“f”表示病假。每天根据员工的出勤情况，进行记录。

步骤04   公式的编制
　　月末，记录完成，需要对出勤表进行统计。有Excel的帮助，我们并不需要去数有几个a、b、c、d、e、f，通过公式可以非常容易实现统计功能。选中AG3单元格，在编辑栏中输入公式：“=COUNTIF(B3:AF3,"a")”，按回车键确定。使用同样的方法完成其余单元格的公式，如下：
　　   AH3=COUNTIF(B3:AF3,"b")

       AI3=COUNTIF(B3:AF3,"c")

        AJ3=COUNTIF(B3:AF3,"d")

        AK3=COUNTIF(B3:AF3,"e")

        AL3=COUNTIF(B3:AF3,"f")

步骤05   多项公式的复制
　　以前的例子中，我们都是对单列的公式进行复制，当连续几列都需要复制公式时，该怎么办呢？其实，方法是相同的。选中AG3:AL3单元格区域，将光标放在AL3右下角，当光标变成黑十字形状时，按住鼠标左键不放，向下拉动光标至第22行，松开鼠标左键，就完成了AG4:AL22单元格区域的公式复制。

步骤06   完善表格
　　表格中内容已经完善，接下来就是表格外观的美化了。对于这种看上有些单调的表格，除了用边框线区别外，最好还要使用不同的填充色，将数据记录区域和数据统计区域区分，这样更便于浏览。