演员的诞生 杭州:时间管理 - 褪墨 - Part 2

时间堂GTD笔记本设计心得

时间管理 April 19th, 2010

本文由褪墨约稿，来自 时间堂

在我设计GTD笔记本的时候，一直在考虑的一个问题就是“时间管理与时间管理工具的关系”。

我们可以得到魔术道具，但魔术变得怎么样是另外一个问题；我们可以得到倚天剑，但我们的武艺如何是另外一个问题；我们可以到鲁班的斧子，但我们能否做出精美的物品是另外一个问题。

也就是说，如果我们没有掌握方法，工具能够给我们带来的帮助将是很小；而如果我们掌握了时间管理的方法，一个好的时间管理工具有可能给我们带来很大的帮助。

时间管理本身不是一件复杂的事情。人们无法掌握自己觉得复杂的事情，如果我们觉得还没有充分掌握时间管理，那是因为我们觉得时间管理还不够简单。

一个好的工具应该能够把一件复杂的事情变得更简单，而非相反。一个好的GTD笔记本，它的最高境界，应该是可以帮助我们把注意力集中到时间管理本身，而非把注意力集中到工具上。

所以，我希望在GTD笔记本的设计中，体现出GTD中最具实用性的部分：收集、整理、行动、回顾。

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为自己准备一份任务清单

时间管理 April 13th, 2010

有时候，你会忙的焦头烂额，在深夜里无法入睡，想着是不是把所有的事情做完了，把明天的事情安排好了。有时候，你会变得焦虑，发现脑海中有太多的事情塞满，不知从何事开始。

如果你的事业，学习或生活缺乏管理，缺少成功，主要是两个原因，一是你不懂得管理任务和安排时间的方法，二是你不懂得自律，不能在规定的时间去干自己规定的事情。这两个，在褪墨上讨论的有很多，你可以翻翻《GTD系列》，《ZTD系列》，《自律系列》和《激励系列》等。至于前者，你还可以在网上，书店找到更多的资料，而后者，其实没什么方法，只有自己去克服。

你应该已意识到，自己感到焦虑，忍受压力和错失项目的原因在于，没有把握好什么是该做的。

新年伊始，我建议大家给自己准备一个好的记事本，随身携带，把握自己的生活。当然，我也不否定PDA，智能手机和电脑软件等等。总之，一件你随时携带的，任何时候都可以查阅，添增任务的工具。

• 如何打破这个怪圈？

生活的有序性来自于管理，安排和执行，所以你需要任务清单（待作列表）。但是，任务清单不应该只有在临近崩溃时，才拿出纸和笔拟一张，把每件想到的事都写下来，贴在电脑旁或者塞进钱包，之后照着单子做，暂时松一口气，然后下一次又被这样的常规生活压垮，到达崩溃边缘。这个事半功倍的循环既疯狂又愚蠢——而这就是多数人的生活。

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助你创建实用任务清单的十大窍门

时间管理 February 20th, 2010

来自扯WEB博主 Ven 的投稿

创建和使用任务清单相当简单，但也需要讲究一些技巧和诀窍以提高办事效率的。下面我将与大家分享多年来我管理日程安排和任务时总结出来的一些诀窍：

• 选择合适的媒介

你需要选择一个方便随时查阅记录工作清单的地方。对于大多数人来说，可能是桌上的一个小记事本，但也可以是你电脑、手机中的一款小软件应用。只要确保你能够随时轻松地在你的清单上添加、删除和编辑条目就行。

• 保持任务列表整日可见

有必要让你的任务清单整日出现在你的眼前。这样会加强紧迫感，一旦自己开始懈怠了，看到它就会不断督促自己赶紧工作。

• 从任务列表开始你的每一天

养成在每一天早上开始坐下办公桌时就着手写任务清单的习惯。这是安排计划的最佳时间，因为你的脑子是新鲜、精神饱满，也是你最能清晰抓住当天必须要完成的所有重要事情。

• 只列出当天的任务

不要试图把整个星期或者就算提前几天的安排都列出来。你应该只记录在当天必须完成的任务，因为你无法知道白天一天下来会发生什么事情，因此一天后的事情它们的优先次序可能会发生变化。

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减少收件匣，减少焦虑

时间管理 June 8th, 2009

网友 David Ke 投稿，续上一篇《禅邮件》，David Ke将在这篇文章中分享了如何整理收件箱。

如果心存挂念就无法心静如水。当全心投入，活在当下。

GTD里有一个非常重要的概念就是inbox，把脑袋里的一切倒入inbox，做到心静如水，全心投入。但是现代人因为科技的发达，越来越多反而陷入inbox里，无时无刻不被inbox困扰着，inbox也多种多样，让我们应接不暇，Email、Voicemail、信箱、办工作上的收件匣、Todo list上的inbox，另外还有Facebook, Twitter这些都是inbox。我对Inbox的定义是，任何必须去查看和处理的地方都是inbox。

就因为Inbox太多给我们带来了过分的焦虑，inbox无法发挥它本身的功效，为我们减少焦虑，为脑袋减少杂事，所以一定要减少inbox，下面是我自己的一些减少inbox的方法。

整合不同的Inbox

1. 不要使用多个邮箱，如果需要使用多个邮箱地址就把他们全部转发到一个邮箱。
2. 不要分开公司和个人的日历，日历是对个人时间的安排，一个人当然只需要一个日历。
3. 如果可以把手机上的Voicemail自动发到邮件。
4. 每个需要我们跟踪的网站都是一个inbox，最好使用RSS阅读器，集中阅读。
5. 把fax自动发到邮箱，我有一个fax号码，任何人给我发fax都自动存成pdf到我的邮箱。

减少不必要的Inbox

其实很多人不知道，facebook、twitter或者豆瓣都是我们的inbox，因为里面有一些好友给我们发信息，或者一些事件需要我们处理。我的做法是现去判断是不是真的有价值，如果没有，马上把这些sns里的邮件提醒都关掉，如果有的话就全部发到邮箱里，集中处理。任何必须去查看和处理的地方都是inbox，仔细想想还有哪些地方具有这个性质，然后减少不必要的。

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如何解决邮件带来的焦虑(禅邮件)

时间管理 June 4th, 2009

网友 David Ke 投稿，如何解决邮件带来的焦虑。

邮件是用来服务人的，而不是用来困扰人的。

网络越来越发达，知识工作者每天收到上百封邮件是非常正常的事，再加上Smart Phone，人们被邮件给捆住了，无时无刻的邮件让我们不得安心，使用邮件的目的是帮助我们提高效率而非降低，邮件是用来服务人的，而不是用来困扰人的。我自己以前也被邮件给困住，iPhone上邮件不断的跳出来，每天无数次的检查是否有新邮件，大部分的时间都浪费在邮件上了，所以我决定改变，我给自己这个邮件系统命名为Email Zen（禅邮件），因为它让我Zen。

首先我必须推荐大家使用Gmail，只有Gmail才能使得邮件发挥最大的效率，它的Search&Archives模式，过滤功能，反spam功能都是邮件中最好的，我个人觉得只有用Gmail才能达到Email Zen.

为什么邮件带来焦虑或麻烦？

要做到Zen，必须现搞清楚问题，焦虑或麻烦是哪里来的，邮件给我带来的焦虑主要来自3个方面：

1. 邮件实在是太多了，时间不够。
2. 邮件没有及时得到处理或无法处理。
3. 太过于频繁的提醒。

零邮件（Zero Email）

零邮件就是让收信箱里永远保持0邮件，自从我开始零邮件之后，我整个人轻松了、自在了，每次检查邮件的时候都特别的开心，以前的困扰也没了。0邮件符合GTD的概念，看过的邮件一定要定一个下一步行动，然后Archives。如果看过了，却不去制定下一步行动，依然把邮件留在收信箱里，那么收件箱就会堆积起来，使人觉得很有压力。这也是我们最常见的错误，以为读过了就行了。

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GTD在Windows Mobile上的快速应用

时间管理 May 21st, 2009

本文由网友 稀饭 翻译。

这几年我迷上了David Allen的GTD，并坚持在Palms和Treos上使用。但在Windows Mobile上，我找不到满意的GTD解决方案。当然Windows Mobile也有各种丰富的GTD工具软件可以选择，但是，大多数使用比较麻烦。用它们来建立GTD系统，需要花费很多的时间和精力，而当你在真正使用的时候，又显得复杂笨重，使你举步维艰！

所以，我决定寻找一种尽可能少使用其他的软件的方法来实施GTD。这种方法要方便快捷，只要扫一下清单就知道要做什么，而对数据的输入和管理也尽可能的轻量化。这种方法要能很方便地收集、处理、决定和执行。而下面要介绍的就是这样的方法！

如你所料，这种方法以管理任务为中心。GTD不主张给任务安排优先级，对此我非常同意，这样我就可以利用Exchange/Outlook里的任务优先级做其他的事情：分类你的清单。

有三种类型的事情会进入到GTD的任务清单：下一步行动（你可以马上做的行动）、项目（有相同目标的一系列下一步行动清单）和将来某时/也许（希望在某个时候做但还没有决定做的事情）。在我的系统里，下一步行动全部设为高优先级，项目是普通优先级，将来某时/也许是低优先级。

当按优先级给任务排序时，所有的下一步行动会全部排在前面，然后是你的项目。当排在前面的下一步行动全部做完时，就需要从项目里再创建出新的下一步行动，推进项目的进展！

对于每一个项目（普通优先级的任务），我会在备注里分解成下一步行动清单，GTD不主张过多过细的分解树状结构的任务，因为这会加重你修改时候的复杂度（计划永远赶不上变化）。

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