李连杰张无忌:word常见问题集合

1、如何使用和设置动态子菜单？

刚接触word的用户可能会发现，它的子菜单项目少了许多，实际上word的菜单项目比以前的版本，不但没有减少，而是随着功能的增加有所增多，只不过是为了使菜单更加清晰醒目，把一些暂时没用或不用的项目隐藏了起来，它们放在子菜单的下半部，当你把鼠标在上面稍微停一下后，下面的菜单就会显示出来，供你调用。当你用过某个项目一次后，这个菜单项目就会自动在出现在子菜单的上半部。你看是不是很方便。如果你是一个老用户，习惯了以前的用法，也不要紧，改到以前的样子就是了。方法是：单击“工具”菜单项→选择“自定义”→单击“选项” →清除“菜单首先显示最近使用过的命令”和“鼠标指针短暂停留后显示完整菜单”前的选择对号→“关闭”。
2、如何使用新的剪贴板功能?

准确地说应该是增加了剪贴次数的剪贴板，以前的剪贴板只能保存一次复制或剪切的内容，很不方便。而现在的word以及所有office套件中的剪贴板可以连续容纳12个内容。并且当剪贴板内容超过12个时，系统会提示剪贴板已满，继续操作则把第一次复制或剪切的内容覆盖。每次复制或剪切的内容也会自动地保存到WINDOWS的剪贴板中（它只能保存最后这一次复制或剪贴的内容），以使粘贴到其它的程序之中。WORD的剪贴板可以显示在屏幕上，方法是：单击“视图” →选择“工具栏” →选择“剪贴板”命令，屏幕上就显示出剪贴板的浮动窗口。此后每复制或剪切一次内容，剪贴板上就会增加一项表示刚才复制或剪切内容的图标，如果要粘贴某项内容，只需单击相应的图标就可以了。更令人满意的是，如果你忘记了每项剪贴的内容，只需把鼠标指向这个图标，所剪贴的内容马上就会在下面显示出来，保证你不会剪贴错了内容。如果要同时粘贴剪贴板中的所有内容，可按剪贴板窗口上的“全部粘贴”按钮。如果要清空剪贴板的全部内容，可执行剪贴板窗口上右边的“清空剪贴板”按钮。

3、如何设定自动保存文件功能?

为了避免因突然停电和异常关机等原因使我们还没有来得及保存文档丢失，word设计了自动保护文件功能，它可以使系统每隔一定的时间（由用户自己设定）就自动保存一下文档，在自动保存文档的同时将产生一个与原文件名

不同的文件名，扩展名为“ASD”它可使文档恢复至修改前的状态。打开这

个功能的方法是：单击“文件”菜单→选择“另存为” →单击右上角“工

具”按钮 →选择“常规选项” →打开“保存” →选定“自动保存时间间

隔” →设定后面的间隔时间→单击“确定”关闭对话框退出。

4、如何恢复自动保存的文档?

如果你依照上面的做法设定了自动保存文件功能，那么遇到突然停电等情况

没有正常保存文档时，就可利用这个功能，把原先录入的内容恢复出来。其

方法是：来电后立即重新启动word，此时窗口中会出现在断电时正在编辑的

文档→单击“文件”菜单→选择“另存为” →取名保存（如出现询问对话

框，单击“是”，可替换已有文档）。

5、如何使用“拼写和语法”功能?

word的“拼写和语法”功能不但能检查英文，而且还能检查中文。其设置

方法是：单击“工具”菜单→单击“选项” →单击“拼写和语法” →选定

“随拼写检查语法”和“显示可读性统计信息” →单击“确定”。以后，

在用户输入文本时，系统会自动检查拼写和语法方面的错误，字符的下面还

会用波浪线显示出来。即使全篇文件录入结束之后，用户也可以执行“工具

”菜单下的“拼写和语法”命令，对文件进行检查，系统还会提出修改建议

，用户可根据它的建议决定是否修改。

6、如何使用为汉字加注拼音功能?

为汉字加上拼音这一功能使用户编排汉语拼音读物成为可能。其使用方法

是：用鼠标选定要加拼音的文字→单击“格式”菜单→选择“中文版式”

→单击“拼音指南” →根据需要选择“组合”及“对齐方式”等选项→预

览→单击“确定”完成加注拼音的工作。

7、如何使用文字简体和繁体的混排转换功能?

编辑古汉语读物或特殊文稿时，有时需要在一篇文章中分别出现简体字和

繁体字，这时word的“中文简繁转换”功能就排上了用场。其使用方法是：

单击“工具”菜单→选择“语言” →执行“中文简繁转换”，出现对话框

后，根据需要选择简转繁或繁转简。为了快捷方便，执行这一功能的方法也

可以直接按“工具栏”上的“中文简繁转换”按钮，当你不选定转换范围时

，转换的对象是整个文档；要转换部分文字时，需先用鼠标选择这部分文字

才行。

8、如何寻找word菜单上没有的功能及自定义工具栏?

word默认菜单上的项目只是一些常用的命令，还有一些不常用的命令菜单

上并没有出现，如何找出这些命令项目并把它们定义到工具栏上？下面以菜

单上没有的“公式编辑器”为例，说明设置的方法：单击“工具” →选择

“自定义” →选择“命令”及左边选择框内的“插入” →选择右边选择框

内的“公式编辑器” →用鼠标按住“公式编辑式”不放一直拖至屏幕上方

的工具栏上松开，以后工具栏上就有了“公式编辑器”的按钮，单击它就可

以使用“公式编辑器”功能了。用这个方法可以找到其它菜单上所没有功能

，如“绘图”功能下的“分解图片”功能等。

9、如何用“自动更正”功能提高输入准确率和加快输入速度?

“自动更正”功能是“自动图文集”下的一个功能，它的作用有两个，一

个是当你输入了一个预先想到的错误时，系统会自动给你更正为正确的内容

，比如你把“拔苗助长”输成了“拨苗助长”，系统就会自动给你纠正为“

拔苗助长”。要做到这点的前提是，你要在“自动更正”功能中预先设置出

现“拨苗助长”时就自动改为“拔苗助长”的条目。这些易出错的内容要提

前设置好，做到预防在先，以后每出现“拨苗助长”时，就自动更正为“拔

苗助长”。其设置方法是：单击“插入”菜单→选择“自动图文集”及右面

的“自动图文集” →选择“自动更正”，在左面的“替换”输入框内输入

可能出现错误的内容如“拨苗助长”，在右面的替换为输入框内输入正确的

内容“拔苗助长”，最后按“添加”和“确定”按钮即可。增加其它内容以

此类推。“自动图文集”的另一个作用是，当输入一篇长文档时，把其中出

现频率较多的词用大写字母代替，当输入到这个词组时，就用这个大写字母

代替（按上档键加所在字母即可），然后继续输入，此时大写字母就会自动

改为你预先设定的内容，既不妨碍阅读，又可以大大加快输入速度，当你输

入一篇长文档时，这一功能的作用是显而易见的。

　10、如何使用“批注”功能?

“批注”是文档审阅人员在原有文档上所填加的批阅性文字。这些“批注

”可以使其它人员了解批阅者对该文档的看法和意见，然后根据“批注”对

文档进行加工修改，使之更加完善。填加“批注”后，只在文档中填加“批

注”的地方显示为黄色底纹，当你把鼠标移向“批注”的时候，该“批注”

的具体内容就会自动显示出来。“批注”只是给你的文档提“意见”，而不

直接修改你的文章。因为它隐藏在原文档中，所以并不影响原文档的打印和

阅读。“批注”的填加方法是：先用鼠标单击或选定要插入“批注”的点或

区域，→执行“插入”菜单下的“批注”命令→在出现的“批注”填入框中

填入“批注”的内容即可。删除“批注”的方法是：当用户确认不需要保存

“批注”时，可把鼠标移向批注处，然后按鼠标右键，执行菜单中的“删除

批注”命令即可。

11、如何使用“题注”?

“题注”功能可以为文档中插入的有连续性的图片和表格等自动地进行编

号，而且能自动提示插入编号，删除其中其一个编号时，系统还会自动调整

编号的正确顺序。题注的插入方法是：以插入图表为例，当你插入第一张图

表后，选择“插入”菜单下的“题注”命令，出现对话框后→选择题注栏显

示栏的“图表1”→按“确定”。此时“图表1”就会插入到刚才插入的图表

下面。当你又插入了一张图表后，再执行题注命令时，出现的对话框中的题

注栏就自动变成了“图表2”，只需按“确定”按钮即可。其它图表以此类

推。

12、如何使用脚注和尾注？

为了保证文章的行文连贯性，有时对于文中出现的需加以注释的概念含义，在初次出现时插入一个“注释引用标记编号”，具体的解释内容放在本页末或文档末尾，这就产生了“脚注”和“尾注”，文档中“脚注”和“尾注”一般都用顺序编号或特定符号提示。 “脚注” 和“尾注”的具体内容分别在页面的最下面和文档的最后边。“脚注”和“尾注”都与相对应的注释引用标记编号一一对应配套使用的。在许多名人著作中都用到了这种排版方式，它对读者阅读文章起到了很大的方便。 填加脚注和尾注的方法是：选择文档中要设置“注释引用标记编号”的插入点，然后执行“插入”菜单下的“脚注和尾注”项，出现“脚注和尾注”对话框后，根据文档编排需要选择“脚注”或“尾注”然后按“确定”。此时插入点处即会出现脚注或尾注的提示编号，随之光标会移到页末或文末处，此时你可以输入脚注或尾注的具体内容。

13、如何设置和使用“书签”功能?
  
   顾名思义，书签功能可以使用户在一个长文档中的任一位置设置一个标

记，以后可以利用这一标记快速定位到这个位置。
   书签的设置方法是：先定光标到要设置书签的位置，然后单击“插入”

菜单→单击“书签” →在“书签名”栏填入“书签”的名字（注意书签名

不能超过40个字符）→按“添加”按钮完成。如何快速定位到某一书签位置

？方法是：单击“插入”菜单→单击“书签” →在出现的“书签名”栏内

找到要定位的书签名字，最后再按“定位”按钮，返回后你会看到，光标已

自动定位到了文档该书签的位置。

14、如何使用“文档结构图”功能?
  
   文档结构图可以理解为文档的目录结构图，如果你在输入文档时，按照

提前设计好的样式定义了章节或小节标题，那么当打开文档结构图功能后，

在屏幕的左边就会显示出这些已经定义过的章节标题或小节标题。此时，只

要用鼠标一点左边的文档结构图中的某一标题，光标就会一下子移到文档中

的该标题处。该功能与书签有异曲同工之妙，但比书签更省时更直观。
   设置章节标题的方法是：先确定光标的位置，再选择屏幕上方“文字格

式栏” →最左侧的标题目录样式栏→选择标题的样式，然后输入文字内容

，以后每遇到同类标题，都要如此操作。打开“文档结构图”的方法是：单

击“视图”菜单→选择“文档结构图”，此时屏幕在左边就会出现一个类似

于书籍目录的结构图，用它就可以较方便地定位文档的位置了。
  

15、如何使用记忆式输入功能?
   
    记忆式输入的功能是，当你输入一个原先设定于“自动图文集”的由四

个以上字符组成的词的头几个字时，在输入上方位置会出现提示内容，如果

是你要输入的内容，可直接按回车键，这时提示框的内容就会全部输入到文

档中。
    打开记忆式输入的方法是： 单击"插入"菜单中的"自动图文集"子菜单

→再单击"自动图文集"命令→选中“显示有关自动图文集和日期的记忆式键

入”提示复选框。注意：记忆式输入必须确保"自动图文集"词条名称由四个

或四个以上字符组成，否则记忆式输入不会起作用。

16、如何使文字排列呈多种方向?
    
     在一般情况下，文档中的文字都是从左至右横向排列的，如何按一下

“工具栏”上的“更改文字方向按钮”则整个文档的文字全部变成了从右向

左的竖排格式，再按一下又返回原状。如果进入“格式”下的“文字方向”

还可以使文字呈旋转90度方向从左至右排列。有时因纸张宽度限制，要使文

字呈更多的排列格式，可以利用“文字框”功能，在文字框中，文字可以的

排列方向可达5种。
     其设置方法是：单击“插入”菜单下的“文本框”（选竖排排和横排

皆可） → 按住鼠标左键确定文本框的大小→在文本框中输入文字内容→单

击“格式”菜单下的“文字方向” →出现“文字方向”选择框后单击所要

的类型→按“确定”退出。在文本框中文字的排列方向比全文方式多2种。

如果一页的文字都要求排列成整篇文档格式不能达到的效果，可以把一页设

置成一个大文本框，这样选择的余地就大了。
    

17.如何为文档设置“节”格式?
     
      在默认的情况下，一篇文档就是一“节”，因此当你插入一个页眉时

，所有的页面上都会出现同一页眉，原因也就在这里。如果我们把一篇文档

分为多“节”，就可以为设置多个页眉和页脚打下基础。设置“节”格式的

方法是：
      把光标移到要设置新“节”的地方→单击“插入”菜单→选择“分隔

符” ，出现分隔符对话框→根据你的需要选择下面分节符的类型→按“确

定”退出。
     

18、如何在一篇文档中设置出不同的页眉和页脚?
      
       当我们在编辑一部书稿时，往往需要按不同章节设置不同的页眉和

页脚，一般文字处理软件很难做到这一点，但在word2000中，只要你做了本

文上一条的分“节”工作之后，在不同的章节中设置不同的页眉和页脚就轻

而易举了。
       操作方法是：单击“视图”菜单→选择“页眉和页脚”命令，出现

页眉和页脚工具栏→输入第一个页眉或页脚（可用页眉和页脚工具栏上的按

钮切换）→单击工具栏上的“显示下一项”，找到要建立另一个新页眉或页

脚的节→单击页眉和页脚工具栏上的“同前”按钮，使这个按钮弹起来，此

时表示断开了当前节的页眉和页脚与上一节的联系→将插入点移到页眉或页

脚位置，输入新的页眉或页脚内容→按“关闭”按钮。从此以后的页眉或页

脚都为最后设置的内容。如果还要设置新的页眉和页脚，可重复进行以上的

步骤。这样，一篇文档的页眉和页脚就与相应的章节对应起来了。