千里共婵娟是属于词吗?:数字档案馆建设现状与发展趋势及对策研究 - 河南档案信息网

数字档案馆建设现状与发展趋势及对策研究

随着国家信息化建设和电子政务建设的发展，信息资源已经成为国家核心资源。计算机技术、通信技术和多媒体技术为一体的综合电子信息网络系统正在运营，档案馆将逐步迈入数字档案馆的发展阶段。数字档案馆建设，应该纳入各地政府信息化建设总体规划，成为政府信息系统的一个重要组成部分。

一、 数字档案馆建设现状。

我们的时代已经进人了信息时代。计算机、因特网已进入社会生活的方方面面，改变着人们的生存方式、工作方式、思维方式，档案工作不可能游离于社会发展之外。数字档案馆对于县级档案馆作为国家基层档案馆来说还是一个比较难的问题，就目前来看，大多数档案馆只是停留在馆藏档案的数字化，进行文件级、以及案卷级目录数据库建设，有些县级档案馆虽然开通了档案信息网站，但是内容不够丰富，离要求还相差甚远。全文数据库以及信息网站建设还相对滞后。目前，我区发展数字档案馆面临的问题与困惑：

（一）建设数字档案馆能否提高利用率。

档案馆是永久保存国家档案的基地，它一直把提供档案信息作为社会服务的信息中心，实现档案信息全社会共享，提高档案利用率作为梦寐以求的目标。但是，在以往的条件下，这个目标是很难实现的。数字档案馆的出现为其实现上述目标提供了途径。数字档案馆“是一个电子化信息的仓储，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地访问它，以获得这些信息，并且其信息存储和用户访问不受地域限制。它能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储治理、查询和利用集成在一起，使这些信息得以在网络上传播，从而最大限度地利用这些信息”。真正体现“信息数字化，传输网络化，馆藏超时空化，服务有线化，利用者足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文，”实现档案信息的共享。数字档案馆为实现档案信息的共享铺平了道路，使档案信息共享成为可能。然而，数字档案馆的建成并实现档案信息的共享，并不等于就能提高档案利用率。档案馆作为信息部门的“弱势群体”，在建立了数字档案馆后，并不一定就能解决传统档案馆面临的档案利用困境问题。回顾历史，我们可以看到建国以来所谓的档案利用高潮仅仅出现过两次，一次是改革开放初期拨乱反正中利用档案平反了大批冤假错案；另一次是上世纪80年代全国范围内的编史修志促成的利用高潮。这两次利用高潮可以说是在特定历史条件下，为特定的目的而形成的非凡现象。因而，这种档案利用高潮会随着目标的实现而退潮。事实也证实，随着时间的推移，大规模的编史修志工作的基本完成，档案利用工作再次走入低谷。尽管，档案部门想尽各种办法，丰富馆藏、改善馆藏结构、建立开放档案目录中心、开展创新服务机制等等，档案馆门前依旧是“门可罗雀”，档案利用工作仍然在低谷中徘徊，毫无起色。“我国国家档案馆利用程度不高是不争的事实，接待查阅档案者日均二三人次的省级档案馆，日均不足一次的区、县档案馆决非个别现象”。传统档案馆所面临的档案利用率低下的困境依然会摆在数字档案馆面前，这个问题并不会因数字档案馆的建立而马上解决马上消失，数字档案馆对此恐怕也无良策。因为数字档案馆虽然可以实现档案信息的全社会共享，但是，档案信息的共享还需要建立在对这些档案信息的需求之上。假如没有对这些档案信息的需求，档案信息的共享也就没有了意义。档案信息的共享，说到底实际上是建立在对异地档案信息的需求之上的。我们清楚一般的档案馆保存的档案大部分是有关本地区的社会记录，尤其是市级以下的档案馆都是以本地区的利用者为主。试想一下，连本地区，守着家门的利用者都不去利用的档案，异地的利用者还能对其有利用需求？或者说，连对本地的档案都没有利用需求的利用者，还会对本地区没有关系的档案产生利用需求？更何况这些档案馆保存的档案大部分都是党政机关的文书档案，可以说从内容上是大同小异的，而且与异地的利用者没有多少关系。即使那些所谓利用率高的人事、土地、公证等档案，也只是与当地的利用者有关系，与异地的利用者没有一点关系。而且利用者在利用这些档案时，多数是在利用它的凭证作用，但数字档案在目前是很难起到它的凭证作用的。因而这些档案根本就不可能吸引异地的档案利用者利用。从这个意义上讲，就是大部分档案馆都建成了数字档案馆，档案信息的利用问题仍然不可能解决，数字档案馆同样会陷入传统档案馆面临的尴尬局面中。很显然，数字档案馆的建设和运行，只是运用新技术解决了档案的快速检索与异地查阅，只是更新了档案利用的手段，它并没有改变档案信息的内容和档案的凭证性基本作用。当然，数字档案馆的建设，对于国家级和部分省级档案馆以及一些其他馆保存的珍贵档案来说可能会增加一些利用者，但相对于庞大的大部分市级以下的档案馆来说，增加的这些利用者就显得微不足道，解决不了根本问题。因此，我们对数字档案馆在提高档案利用率的作用方面要有清楚的认识，在投资建设数字档案馆时应做出理智慎重的选择。同时，也应该看到，开发档案信息资源仍然任重道远。　　　　　　

（二）建设数字档案馆投入与产出能否协调。在我国档案界历来都不关注档案治理的投入与产出的问题，很少有人关心档案整理保管利用的成本效益问题，也很少有人研究档案价值和档案整理保管费用之间的关系。不管投入的整理保管档案的费用是否超过档案的价值都照常保管，这样就出现了两种情况。一种是有许多档案的保管费用已经超过了其档案的价值，或者说是完全没有保存价值了还仍然被保管着，使有限的档案保管费用被白白浪费。另一种是许多珍贵的档案不能得到合理的保护，使这些珍贵的档案和一般的档案在同样的条件下保管。有些条件差的档案馆仅仅是保存不丢失而已，根本谈不上保护。由于缺乏成本效益观念，造成了档案馆投入与产出的不协调，这种不协调在传统档案馆条件下对档案工作的影响还不算太明显。这是因为对于传统档案馆来说，可以投入大量资金改善档案保管和利用条件，也可以只给几间房子来保管档案，虽然保管和利用档案的条件差别很大，但对利用工作来说相差还不算太大。实质上前者是不计成本在维持档案工作，而后者是以牺牲档案的安全永久保存的代价来维持档案工作。但是，在数字档案馆的条件下这种投入与产出的不协调就显得非凡突出，对档案工作的影响更是显而易见的。数字档案馆是高新技术支撑起来的，建设数字档案馆需要巨额资金。但是数字档案馆又不是一次性巨额投入建成后就可以一劳永逸的，它的维护和使用费用并不少于初建的费用；数字档案馆就像一个“无底洞”，需要不断地投入大量资金来维持其正常运行。它与传统档案馆相比：其一，它的成本投入超出了人们的想象不知要高出传统档案馆多少倍；其二，它不像传统档案馆给几间房子就能运行，就是建一个最低标准的数字档案馆的投入也是相当可观的。在第一个问题里谈到数字档案馆并不能提高档案的利用率，这时的巨额投入与利用率的不高就形成了强烈的反差，成本效益的问题就显得格外突出。

二、数字档案馆建设发展趋势。

如何才能建设高效、有序的数字化档案馆，使之形成科学的系统结构是建设数字化档案馆的一个重要问题，其发展趋势既要考虑信息时代的要求，又要考虑充分利用现有档案馆的信息基础和物质基础，那种想直接建立在信息高速公路上，从档案接收开始就实现数字化的构想不符合当前的实际，还会对档案馆原有的档案信息资源形成浪费，是不可取的。要从实际出发，采取传统档案馆的数字化和文书处理部门、档案馆（室）同时开展数字化工作两条脚走路的方针来构建数字化档案馆，是切实可行的。

     （一）对馆藏档案进行数据化。即通过计算机、扫描仪等现代电子技术产品将现有的档案信息转化实现数字化，同时为非数据化的信息编制机读目录和索引等二次信息，并实现数字化，使传统档案馆对实体档案进行管理的同时也管理数字化的档案信息。在数字化档案馆里可能保存有三种类型的档案，一是印刷型的纸质档案，原有的无需实现数字化或来不及进行数字化处理的档案；二是视听型的录音录像档案；三是数字型的电子档案，对原有的印刷型、视听型档案数字化处理后形成的电子档案以及从档案室接收的数字型档案。

     （二）处理文书信息进行数字化，逐步实现办公自动化和数据化。各行业主管部门制定本行业业务工作信息数字化的规定，逐步使业务工作信息也数字化，从而使国家管理的信息都实现数字化。这些数据化的信息最终形成电子档案交各单位的档案室，形成室藏档案体系并进行管理。

     （三）机关档案室的各类档案最终交由各级档案馆保存，档案馆要对数字化档案进行分析鉴定，能公开的及时上网公布，对非数字化的信息要尽可能使其数字化，并进行分析鉴定，尽可能以数字化信息的形式提供给用户。

（四）各地档案馆通过计算机网络，既实现相互联网，达到信息资源共享，又能支持各档案用户下载所需要的信息，从而形成全国范围的数字档案馆系统。从全国范围来看，数字化档案馆系统又可以分为三层：单机环境下的数字档案馆；局域网下的数字档案馆；广域网络下的数字档案馆。

三、数字档案馆建设对策研究。

（一）加大培训力度，建设一支电子技术与档案业务精通的人才队伍。可以与高校采取长训与短训的方式。也就是，在高校的档案业务专业的课程安排上，在原有的业务学习上，增加计算机在档案上的应用技术的学习，培养一批全能人才，充实到各级档案馆。另一方面，对各档案馆的业务骨干进行计算机应用技术的培训。

（二）更新观念，以长远眼光看待数字化档案馆的建设。长期以来，多数档案馆重保管轻利用，一部分领导更是认为档案工作可有可无，不如经济工作那么重要，见效快，但当今社会处于信息时代，档案馆的大量信息资源给领导决策、工作查考提供了较大的利用价值，为方便快捷利用档案，数字档案馆建设势在必行。

（三）加大投入，不断完善档案馆基础设施建设。没有强大的经济支持，数字档案馆建设必须的硬件设施没有保障，该工作只能是纸上谈兵，对于压力较大的地方财政确是相当困难。

总之，建设数字化档案馆，更新观念是前提，硬件设施

是基础，技术力量是关键，三者相辅相成，缺一不可。

  2009年5月6日