上海盛捷女王吧:公文写作知识

公文写作语录

1、 公文分为通用公文和专用公文二大类。通用公文与外界有联系，如：通知、请示、批复、 报告、函、决定、通报、意见等；专用公文是企业内部使用，一般不与外界有联系，如： 会议通知、会议纪要、备忘录、签报、工作联系单、工作通报、电子函件等。

 2、 一级文适用于以公司的名义对外发文或公司内重大事情的通知、上报，譬如：以公司的 名义上报报表省公司，一些事情需要请示省公司，公司下发一些管理办法，对外单位发 函等。一级文包括一级文件和一级函件。二级文则用于公司内部，以部门的名义发文， 一般不对外，包括二级文件和部门电子函件。对外发文一律由发文单位拟稿，部门领导 审核后邮件发综合部秘书统一发文。 

3、 文件与电子函件的区别：电子函件用于工作历时较短，日常性、临时性、一般性的工作。 文件则相反。这里强调，以分公司下发的管理办法一定要用一级文件，以部门下发的管 理办法可以用部门文件，千万不要用电子函件。 

4、 上行文与下行文与上级与下级的关系，这里所说的上下级关系，一种是组织系统关系， 一种是业务系统关系。对上级用上行文，对下级用下行文，上行文如请示、报告等，下 行文如通知、通报、决定、意见等，向同级部门或不相隶属关系的单位，则用函。 

5、 用于向上级要钱、要物、要编制、人员、政策等资源，应用请示。 

6、 用于向上级汇报工作、反映情况等，可用报告。 

7、 用于向上级反映工作意见，请求给予支持，可用意见。 

8、 部门发文不可以超越本部门职权范围事项，不能向同级部门发下行文。工作联系单一般 选用函。 

9、 公文的标题制作三要素： （发文单位）+关于+事由+文种 例： （网络运营部）关于召开第三季网络运营分析会的通知 注意：文字务必准确、简要，一般不用标点符号（法规、规章和印发、批转、转发的文 件可加书名号） 

10、 转发文标题制作四要素：转发（批转）+来文单位+转发文件题目+文种 例：转发省公司《关于宽带互联网视听部分直播频道调整的补充通知》 注意：转发公文应避免使用重复用语和相同的文种，遇到多层转发的处理办法一是省略 中途转发机关，取最先发文单位。 二是另拟标题，转发情况在正文中说明。 例：“关于转发集团公司《关于印发〈中国电信集团效能监察实施办法（试行） 〉的通知》 的通知” 压缩改为：转发集团公司关于印发《中国电信集团效能监察实施办法（试行） 》的通知》 

11、 主送单位：受理单位、主办单位。抄送单位：主送外需要执行和知晓的其他单位。一级 文抄送分公司总经理或主管本部门工作的分公司副总经理，二级文用抄报。 注意：无论主送单位还是抄送单位，应使用全称或规范简称，两个以上主送或抄送单位， 应按行政区域、行政机关的排序，先大后小，先外后内。

12、 公文内数字除了固定的词语或成语外，要用阿拉伯数字，但落款要用全称中文。 

13、 句中较短的平级的词和短语用顿号，并列复句内部分句间用分号，在分号与句号之间， 分号与分号之间至少有一个逗号， 在提示语的前后， 表示提示下文或总结上文的用冒号。 14、请示的标题：关于+事由+请示 编写的守则：导言+主体+结尾 导言：开门见山地由外到内、由大到小地提出请示的缘由、理由、背景，要求写得充分 而又简单。例如成本支出请求，要写明物品的生产厂家、型号、固定资产编号，价格， 购置或维修的原因，如果不购置或不维修会出现什么样的情况，有多严重。 主体：内容突出，事项集中，条理清楚，要实际、合理、明确、简要。例如成本支出请 示，要写哪个部门鉴定必需购买或维修，这笔费用的单价是多少，数量是多少，几时做 预算，什么时候付现，是否有 2 套解决方案，如果有 2 套方案，你则重建议用哪一种， 为什么？ 结尾：是一个固定的模式，妥否，请批示。当否，请批示。是否可行，请批示。以上请 示，望予审批。 注意：请示的主送单位一般只写一个，请示应事前请示，不越级请示，如提出 2 个以上 方案，应有倾向性意见。 

15、批复的标题：关于+事由+批复 编写的守则：开头+正文+结尾 开头：你单位《关于 XXX 的请示》 （XX[2009]XX 号）已收悉，经 XX 部门审核，同意 XXXX，现就相关事项批复如下。 正文：做出明确的答复，同意什么，不同意什么。 结尾：从上级单位的角度强调一些事项，可提出希望、要求、号召。 注意：在做批复公文时，要认真核实缘由的真实性，研究可行性，权衡利弊得失，有根 据地表达意见。批复针对性要强，态度明朗，答复明确，措辞严谨，语句庄重。请示内 容较多的，可分条列项地答复，对不同意的事项，应说明不同意的理由。 

16、通知的标题：关于+事由+通知 编写的守则：导言+正文+结尾 导言：发通知的原因，就相关事项通知如下。 正文：通知事项 结尾：以上通知，请遵照执行。 注意：通知适用于发布（印发）本单位的规章制度，批转下级单位的公文，转发上级单 位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事 项，职务任免、岗位聘任等，因此，主送单位要准确、清楚，严忌错漏。导言简洁清晰， 高度概括。正文明确具体，针对性和可行性要强。 会议通知的模版：会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、本部内单位、 本部外单位、其他单位、会议要求、联系人、联系电话等 培训通知的模版：培训原因、培训对象及名额安排、培训内容、培训时间、培训地点、 培训费用、培训要求、报名及报到、联系人、联系电话、其他等。 

17、报告的标题：关于+事由+报告 编写守则（三段式） ： 情况——做法——问题（意见） 情况——问题——建议 （只选其中一种或两种写） 情况——原因——下步做法 情况——原因——责任及处理意见 注意：报告是下级为了获得上级的指导、发生重大情况或特殊问题、已完成上级交办或 布置的事项、答复上级的询问、报送文件时用的一种公文种类。因此，在写的时候，要 注重时效，情况真实，不弄虚作假，不文过饰非，有关事实和数据务必准备确无误。拟 文时，要语言简洁，篇幅短小突出重点，层次分明，不要夹杂请示事项。如果重大事件 报告，要同时准备好说明材料作为附件提交。 报告与总结的区别：报告在表述方式上大量使用叙述，情况、事实点绝大部分文字，只 是少量使用一些议论文字。总结与一般报告相比更侧重对规律的揭示，对问题的认识。 报告与请示的区别：两者都是上行文，对上级行文，但报告不要求上级批复，请示则要 求上级批复，报告是事中或事后行文，请示是事前行文，报告的结尾用“特此报告” ，请 示则一般用“妥否，请批示。 ” 

18、函的标题：关于+事由+函 编写守则：开头+正文+结尾 开头：简洁写明发函的缘由 正文：逐一写询问、商洽、答复的具体事项及要求 结尾： “特复”“特此函复”“特此函告”“盼复”“请研究函复”等。 、 、 、 、 注意： 拟写函时要注意措辞， 因为彼此的地位平等， 语言要朴实谦恭， 议论说理要适度。 另外，撰写复函时，要就别人在函中提出的问题回复，不是函中提出的不问题，尽可能 不要在复函中出现，不然就有画蛇添足的嫌疑。 

19、决定的标题：关于+事由+决定 编写的守则：导言+主文+结尾 导言：写明决定的原因、目的、根据、意义，语言简洁、概括。 主文：阐明具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。 结尾：提出希望、号召、实施要求。 

20、通报的标题：关于+事由+通报 编写的守则：导言+正文+结尾 导言：介绍通报的事件或人物，将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚。 正文：分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。 结尾：写明所做出的决定或指示性意见，及提出有关要求或发出号召。 注意：通报只适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况的通用公文。此公文 有较强的典型性、针对性、准确性、真实性、时效性，因此，用词要严谨，注重写实， 掌握分寸。 

21、会议纪要的标题：关于召开+会议名称+纪要 编写的守则：会议概况+会议内容+结束语 会议概况：开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。 会议内容：会议的重要发言和决议。 结束语：希望与要求。 

22、备忘录：和会议纪要非常相似，区别只在于会议纪要是决策性的事项，而备忘录是非决 策性事项，只是相关部门共同约定的事项。 

23、工作联系单：和函的撰写相似，是部门之间工作联系的一种公文，拟写时要语气平等、 诚恳、尊重、商量而非命令、指挥。它需要及时回复、反馈办理情况，并在工作有调整 时要及时告知。 

24、写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点” ，每份公文一般都只有一个中心思想， 多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前，首先要确定中心，明确思路，然后据 此去收集观点和材料。中心思想从哪里来？从上级精神、领导意图和客观实际中来，而 不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔，公文就会越写 越难写， 最后只好废掉重来。 在明确了中心思想和基本思路的基础上， 抓好三个基本点， 或是“三部曲” 。对下布置工作的公文，在一般情况下，一要写明“为什么要做” ，即目 的、意义或原因；二是“怎么做” ，即方法、措施及注意事项；三是“做成什么样” ，即 标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文，一要写明“我们做 了什么”或“我们为什么要做” ，二要写明“怎样做的” ，三要写明“做得怎么样”及体 会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么” ，多用于上级有布置，有要求的汇报， 写这样的汇报， 要少写或不写目的、 意义和原因； “我们为什么要做” 则常常是自发地、 ， 创造性地开展工作， 是主动地对上汇报或对下发动， 这就需要把开展工作和活动的目的、 意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上，若是综合性的，又是例行性，其第一部曲为 截至目前的基本情况和经验体会， 第二部曲为下一步的目标和任务， 第三部曲为完成任 务、做好工作的主要措施。若是专题讲话，其“三部曲”一般为意义、目标和措施。